关于邮件收发程序及相关规定

公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。

所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。

二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。

2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。

3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。

4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。

三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。

2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。

3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。

4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。

四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。

2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。

3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。

五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。

2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。

3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。

六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。

严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。

七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。

前台邮件收发管理制度内容范文前台邮件收发管理制度第一章总则为了加强企业前台邮件收发工作的管理，提高前台邮件收发效率和工作质量，制定本制度。

第二章管理职责2.1 前台邮件收发管理的机构设置前台邮件收发管理的机构由企业总经理办公室负责，设立邮件收发专员岗位，邮件收发专员直接向总助理汇报。

2.2 前台邮件收发管理的职责邮件收发专员负责企业前台所有邮件的收发工作，包括电子邮件、信函邮件、特快专递邮件等。

2.3 邮件收发专员的工作职责（1）负责接收、登记、分类、分发企业前台所有邮件，保证邮件的及时和安全送达。

（2）及时对电子邮件进行查收，转发给相关人员，并将邮件存档备查。

（3）对信函邮件进行及时整理，归档，确保文件的完整和保密。

（4）及时处理特快专递邮件，根据相关流程进行分发，确保邮件能够在规定时间内送达。

（5）建立邮件登记和分发的台账，记录邮件的流向和查阅情况。

第三章邮件收发程序3.1 邮件的接收（1）邮件收发专员负责接收所有邮件，并在当天内进行登记。

（2）登记时需准确记录邮件的发件人、地址、收件人、日期等信息，并为每个邮件分配唯一的编号，方便查询和跟踪。

3.2 邮件的分类和分发（1）邮件收发专员根据邮件的性质和重要性进行分类，分为一般邮件、机密邮件、重要邮件等。

（2）一般邮件和重要邮件直接分发给相关部门或人员；机密邮件需要负责人亲自领取，并在领取时签字确认。

3.3 邮件的整理和归档（1）邮件收发专员负责对信函邮件进行整理和归档，确保文件的完整性和保密性。

（2）归档时需按照一定的规则进行分类，如按发件人、收件日期、邮件主题等。

3.4 邮件的查阅和转发（1）邮件收发专员负责根据相关部门或人员的要求进行邮件的查阅和转发。

（2）转发时需保证邮件的内容不外泄，仅转发给有关部门或人员。

3.5 特快专递邮件的处理（1）特快专递邮件由邮件收发专员负责接收，并根据相关流程进行及时处理和分发。

（2）分发时需保证邮件能够在规定时间内送达，并及时更新相关记录。

公司快件收发管理制度一、总则为规范公司快件的收发管理，提高工作效率，确保快件安全、准确、及时地送达目的地，特制定本制度。

二、管理范围快件收发管理制度适用于公司所有部门的快递寄递工作。

三、快件收发人员1.公司设立专职快递员和相关快递收发人员，有责任保管收件人的信息，确保快递安全送达。

2.所有快递员须接受相关的培训，具备相关知识和技能。

四、快件接收1.收件人在收到快递后，需确认快递是否完整无误，如有破损或缺失应当立即向快递员反馈。

2.收件人需在快递单上签字确认接收，快递员也需在快递单上填写相关信息。

3.如有特殊情况需要代收，收件人需提供委托书并出示有效证件。

五、快件寄送1.寄件人需填写完整的快递单，包括寄件人信息、收件人信息、物品名称及数量等必填内容。

2.寄件人需选择正规的快递公司寄送，避免使用无证件或非法机构。

3.寄件人需根据快递公司的规定选择适当的快递服务，确保快递按时送达。

六、快件保管1.所有快件需妥善保管在指定的收发室内，保持整洁、干净。

2.快递员需定期清点库存，确保没有遗漏或遗失。

3.有关快件的信息和数据需及时录入系统，确保信息的准确性和及时性。

七、快件投递1.快递员在投递快件时需遵循相关的规定，按照收发地址投递。

2.如有特殊情况需代收或代签，快递员需严格核查信息，确保快件送达准确。

3.如遇到无法联系收件人或寄件人等特殊情况，快递员需及时向上级主管汇报并按照公司规定处理。

八、责任追究1.快递员在工作中发生差错时，需及时向主管汇报和处理，确保问题及时得到解决。

2.对快递员不遵守本制度或发生不良记录的情况，公司将依据公司规定对其进行相应处罚。

3.收件人如有恶意拒签、拒收或遗失快件的情况，将承担相应责任。

九、附则1.本制度自发布之日起生效，需经过相关人员培训并签字确认。

2.对于制度的解释和修订，需经公司领导部门审批通过后方可执行。

3.如有违反制度规定的情况发生，公司将保留对其追究责任的权利。

以上为公司快件收发管理制度，所有员工必须遵守并执行。

文书管理制度文印室管理规定文件、档案保存年限表文件收发规定企业报刊、邮件、函电收发制度企业打字、油印工作制度文书管理规定企业文件管理制度公文管理规定公文处理实施细则一、文印室管理规定第一条公司的文件，有打印必要时方予打印。

内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。

一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。

第三条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。

第四条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。

对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。

第五条文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。

属业务部门的，由各部门承担费用;属行政、管理部门的，统一归列行政开支。

第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。

三、文件收发规定(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发;党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发;公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。

(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

(五)文件统一由办公室负责发送。

送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

报刊邮件收发服务工作程序一、目的通过对各类信件、邮件以及报刊杂志收发服务提供管理过程，确保相关服务质量符合要求。

二、适用范围本程序适用于对学校新老校区信件、外来包裹、汇款和各种报刊、杂志的收发服务过程的控制和管理。

三、依据无四、职责行政事务部下属收发室负责报刊杂志和信件的收发工作。

五、工作程序（一）工作流程1.报刊征订管理：按邮局要求，每年11月底前为统一订阅下年度报刊时间。

收到邮局的《邮发报刊简明目录》后，及时送到学校各订阅单位，以供参考。

订阅期间提供咨询服务，认真核对、汇总各单位订阅清单，按时送交邮局。

2. 报纸收发管理：每日邮局投递员报纸送到后，按照报录分发至信箱。

如有缺报情况与投递员联系，及时补充。

3. 信函收发管理：严格执行保密制度，维护收信人的合法权利。

清点当天邮局送来的挂号信的件数，实物与清单要符合。

把各类挂号信（包裹单、汇款单、特快专递等）按部门分类、登记、签发。

信封上的地址是双重地址以第一地址分发，第一地址分发失败，再以第二地址分发。

代领人需凭身份证签收领取。

4. 杂志收发管理：清点当天杂志数目与邮局清单相符合。

按照收发室杂志分配册，登记当天接收日期、杂志期数、份数后分发至杂志箱。

杂志入箱后封闭式管理，谨防丢失和误领。

领取时需签当日日期及领取人员姓名。

每月底用各部门签收单与收发室杂志分配册对照核对。

有未到的杂志，及时与邮局取得联系，根据情况实施补刊或退刊。

（二）控制措施1.信函收发标准：严格执行保密制度，维护收信人的合法权利；清点当天邮局送来的挂号信的件数，实物与清单要符合；把各类挂号信（包裹单、汇款单、特快专递等）按部门分类，信封上的地址是双重地址以第一地址为先投，第一地址投递失败，再以第二地址投递。

登记、签发；私人挂号信件需由代领人凭身份证签收领取。

2.报纸收发标准：每日邮政局投递员报纸送到后，按照报录分发各类报纸至信箱；如有缺报情况与投递员联系，及时补充。

3.杂志收发标准：清点当天杂志数目与邮局清单相符合；按照收发室杂志分配册，登记当天接收日期、杂志期数、份数而后分发杂志至杂志箱；杂志入杂志箱后封闭式管理。

前台邮件收发规定1. 邮局、快递公司送交前台签收的一切邮件，应根据其件别、性质不同进行分类派送。

需经签收盖章确认的邮件有汇款单、挂号信、包裹单、特快专递、电报等，普通邮件则免。

2. 为保证收件人利益，在签收前先确认邮件是否属代收范围(酒店各部门及员工、住客、写字楼公司员工等邮件)。

再检查邮件完整情况，在确认无误后无损坏后方可签收。

3. 邮件签收后应及时按内容进行分类、过薄、联系、派送。

4. 需做专门薄签收的邮件应严格按内容填写并将邮件夹于薄夹内，对高额汇款(1000元以上)、特快专递、包裹、加急电报等应及时致电收件人或由其所在部门代领取，将通知情况(接听人、收件)注明于该栏后面。

5. 收件人如为住客，则致电上房，如客人不在房时，可派送，《住客留言单》，及做总机留言。

6. 收件人领取邮件时，确认姓名相符后请其签收，而汇款单则需出示有效证件核对，必要时抄下证件号码。

7. 一般挂号、包裹单、低额汇款单(1000元以下)等邮件送人事部签收。

8. 前台应负责做好酒店高层管理人员的邮件传递工作。

9. 当班应对需收件人签名却仍未被取走的邮件进行交班，并跟踪落实。

10. 各部门转来退信时，应贴上退条，并按退条上面的内容如实填写，盖上邮局专用章退还邮局投递员。

前台收银程序一、前台收银员根据接待员转来“住宿登记单”按计划住宿天数向宾客收取住宿押金，对持有信用卡的宾客，需要检查信用卡是否有效后进行输卡。

开具“预收住宿押金收据”，一式三联，一联留存，将押金金额埋入住宿登记单内，与住宿登记单装入帐单箱内，二联交给客人，三联交财务部作交款附件。

并及时记入电脑。

二、如果客人需要延长住宿时间，由楼层服务员通知客人到大厅前台补交住宿押金(收款手续同上)。

收银员每日查核是否有延期逗留客人，并将检查情况提供给各楼层员。

三、客人结帐时，前厅收银员要主动、热情、迅速地为客人提供服务。

a) 散客结帐时，首先总台服务员通知楼层及时进行房间检查并反馈信息给总台，然后由客人自带收据到总台结帐。

邮件、快递收发管理规定
一、目的:规范公司快递、邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保安全。

二、范围:凡经邮政、快递渠道送达（或寄出）本公司内所有单位（个人）的信函、快递等邮件。

三、职责:每日邮件／快递收发工作由前台文员依次负责。

四、收发程序:
1. 前台文员负责签收送达的邮件／快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位（个人）名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址；损坏严重的要通知收件单位（个人）到场处理。

2. 非公函性邮件／快递应由收件人签收。

3. 汇票应由收件人签收。

4. 前台文员对送达的公函性的邮件／快递签收后应及时送到有关负责人。

5. 行政部对公函性邮件／快递建立《收发登记簿》，进行收发登记。

五、附则:
1. 已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件／快递在前台处保存期限为一个月，具有重大价值的要送到办公室。

保存期限已满一个月的报请总经理或更高职位人员处理，不得长期存放，不得擅自处理。

2. 认真做好邮件／快递收发工作，发现问题应及时处理，造成损失的视情处罚。

3. 未经授权许可，所有人员不得接收非本单位（个人）邮件／快递，不能开看，违者视情处罚。

4. 个人信函、快递不在登记签收之内。

5. 本规定自公布之日起执行。

6. 未尽事宜按相关管理制度执行。

中山市顺圆数码纺织有限公司
行政部
2012年9月3日。

秘书收发邮件程序我们都知道只有在人员在工作中做好秘书礼仪工作，秘书工作才能有助于公司达到最大的收益。

但是秘书的邮件工作同样很重要，那么秘书收发邮件程序有哪些呢?一、收文工作的程序1、签收。

对所收文件的件数要认真清点，检查实收件数与投递清单上的件数是否符合收据。

清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。

包装和封口是否损坏;文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”和、或“送文簿”上签字，并注明收到的时间2、拆封。

启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。

必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。

如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般应予以退回。

3、登记。

登记是收文处理中的重要环节之一。

登记时，按收文登记簿中所列内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，应将“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。

4、对信件(文件)迅速分类，将信件(文件)分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。

有的也可以用数字做文件夹的标识。

如上司有要求，秘书呈送文件前应先阅读后注出重点部分，如信件(文件)中的公司名称、日期、产品名称、数量、价格，应用尺和黄色笔(如需复印，黄色不会在复印件上显现)在这些内容下面画出直线，或在信件(文件)上用简练的文字作旁注，以提醒上司。

重要的信件(文件)，转送前最好复印一份保存，以备查考。

二、发送邮件工作的程序有：1、首先要对发件进行查对，即检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致;2、检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全;3、邮件分类，将各类信件、包裹等分类，快件立即处理，大宗的信件可以捆扎;4、邮件标记，即检查信封上应该标注的标记是否标注;5、邮政编码，即检查信封上收信人的邮政编码是否正确;6、签名，即检查必须由领导签名寄发的信函是否签署;7、登记，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件(文件);8、了解和适应邮政方面的规章制度和寄发(发文)时间。

单位快件管理规章制度内容第一章总则第一条为规范单位快件的管理，保障快件的安全和准确传递，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于单位内部快件管理工作，包括接收、存储、分发和传递等环节。

第三条所有单位成员均应遵守本规章制度的相关规定，配合快件管理工作。

第四条快件包括文件、包裹、信件等形式的工作物品。

第二章快件的接收第五条快件的接收应由专人负责，接收时应当核对收件人和发件人的信息，确保准确无误。

第六条接收到快件后，应尽快进行登记，并妥善保管。

第七条对于重要文件和包裹，应当及时通知收件人领取。

第八条对于无主快件，应当进行妥善保管，并依法处理。

第九条接收到快件后，应当及时送达到指定地点或分发到指定人员。

第十条快递员应当按照工作流程完成快件的接收和分发工作。

第三章快件的存储第十一条快件的存储应当遵循先进的管理制度，确保快件的安全性和无损坏。

第十二条对于重要文件和包裹，应当采取特殊措施加以保护。

第十三条快递员应当按照规定的标准对快件进行分类存放，并确保易查找。

第十四条存放快件的场所应当保持干净、整洁，随时进行清理。

第十五条发现有异常情况或者疑似丢失的快件应当及时报告上级主管。

第四章快件的传递第十六条快件的传递应当按照指定的时间和地点进行，不能擅自更改。

第十七条快递员应当按照工作要求按时进行快件的传递。

第十八条对于特殊情况，应当及时与发件人或收件人进行沟通，确保快件的准确传递。

第十九条快递员应当保持良好的工作态度，礼貌待人，确保快递服务的质量。

第五章快件管理的监督第二十条快件管理的监督由指定的主管人员负责，每月定期进行检查。

第二十一条快递员的工作绩效应当定期进行评价，对表现优秀的快递员进行奖励，对存在问题的快递员进行整改。

第二十二条对于违反本规章制度的行为，应当给予相应的纠正措施。

第六章处罚条例第二十三条对于严重违反本规章制度的行为，应当按照有关法律法规进行处理。

第七章附则第二十四条本规章制度自发布之日起生效，并对过去的相关事务进行调整处理。

邮件收发管理规定1、报刊、邮件收发管理规定报刊、邮件收发管理规定一、为规范报刊、邮件收发程序、避开报刊、邮件分发错误或丢失，特制定本制度。

二、住户报刊、邮件的订阅登记保安人员应将业主所提供的其订阅的报刊杂志登记在《报刊杂志订阅登记表》上，登记时应记录单元号、报刊杂志名称及数量。

三、报刊、邮件的接收1、除平信外，其余报刊、杂志、邮件接收时必需清点件数〔份数〕，对有在管理处登记订阅的报刊、杂志要进行核对，对份数不符的必需马上与投递员核对。

2、需管理处盖收发章的杂志、包裹单、汇款、特快专递、挂号信等各种邮件接收时，保安人员必需核对件数〔份数〕及单元住址后，才允许盖收发章，所盖章的数量必需与接收的件数〔份2、数〕符合。

3、邮件接收后，接收的保安人员必需马上将邮件登记在《报刊、邮件收发登记表》并签名；4、需转送到其它楼宇进行分发的报刊、邮件，必需由取件的保安人员在领取处的《报刊、邮件收发登记表》登记并签名，并由分发的安保人员签名确认；取件后取件的安保人员必需马上将邮件登记分发楼宇的《报刊、邮件收发登记表》中并签名。

5、对已经搬出且未交代管理处代收或地址不详、不符的各种邮件一律拒收。

四、邮件的分发1、对报刊或平信必需准时精确根据单元号投入信箱；2、对管理处盖收发章的邮件必需由当班值班人员亲自发出，不得直接投入信箱。

发出时必需核对单元号、收件人姓名，并由收件人亲自由《报刊、邮件收发登记表3、》登记并签名方可发出，发出后当班值班人员必需马上在《报刊、邮件收发登记表》上签名；3、对各类报刊、邮件必需准时分发，不允许积压或丢失。

五、报刊、邮件的交接和保存1、对当班时没有发出的邮件必需做好交接班记录，当班人必需在《安保人员工作记录表》中“交接班记录”上填写好未分发邮件种类、数量及单元号。

接班人员必需核对《报刊、邮件收发登记表》上的收发状况与移交的是否相符。

2、对于未领取的报刊、邮件应分类整理好并锁好，以免丢失。

六、报刊、邮件的退回对已搬出或无人认领的邮件在确认后必需马上交投递员退回，管理处盖收发章的邮件在退回时必需由投递员在《报刊、邮件收发登记表》上签名方可退回。

公司收发快递管理规定范文一、目的和适用范围本规定的目的是为了规范公司收发快递的管理，提高工作效率，保证快递的安全和准确性。

适用范围包括全体员工、快递公司和其他相关人员。

二、收件规定1. 快递的收件人必须是公司的正式员工或经过授权的同事。

收件人必须在收到快递后在快递登记簿上签字确认。

2. 收件员必须在快递登记簿上详细填写快递信息，包括快递单号、收件人姓名、收件日期等，并在快递上粘贴收件标签。

3. 收件员在整理快递时，必须仔细检查包裹完整性和正确性，如有破损或错误，应及时联系寄件人进行处理。

4. 对于重要文件或贵重物品的快递，收件员必须在收到后及时通知收件人，并确保安全保管。

三、发件规定1. 发件人必须填写快递单据并保持准确性。

在填写快递单据时，发件人必须仔细确认收件人姓名、地址和联系方式的正确性。

2. 发件人必须将快递交给指定的快递公司或使用公司指定的快递服务。

不得私自寄快递或使用不信任的快递服务。

3. 发件人应在快递包裹上粘贴发件标签，并在标签上标明收件人的姓名和地址，以便快递员进行准确投递。

4. 发件人应保证快递包裹的完整性和安全性，如有特殊物品需要特别保护，应提前告知快递员并提供必要的防护措施。

四、快递取件规定1. 快递的取件人必须是公司的正式员工或经过授权的同事。

取件人必须出示有效的身份证明和取件授权单，方可领取快递。

2. 取件人必须在取件登记簿上签字确认，并核对包裹的完整性和正确性。

如发现包裹有破损或错误，应立即联系发件人或快递公司。

3. 对于重要文件或贵重物品的快递，公司将进行严格的身份验证，并要求取件人在签收前仔细检查物品的完整性。

如有问题，必须在签收前向快递公司提出异议。

五、快递追踪和投诉处理1. 公司将指定专人负责快递追踪和信息查询。

发件人和收件人可以随时向该负责人查询快递的状态和位置。

2. 如发件人或收件人对快递服务有任何不满或问题，应及时向公司的快递管理部门进行投诉。

公司将对投诉进行调查并妥善解决。

信件管理制度1. 引言信件管理制度是指组织或机构为了更有效地管理和处理来自内部和外部的信件而制定的一系列规定和流程。

本文档旨在规范信件的收发、分类、保存和处理程序，确保信息的流转和传递的规范性，提高工作效率和服务质量。

2. 信件收发程序2.1 内部信件收发流程内部信件是指组织内部人员之间的信件交流。

以下是内部信件的收发程序：1.发送方将信件写好，包括主题、内容和附件（如果有）。

发送方需要在信件中明确收件人的姓名和部门。

2.发送方通过电子邮件、内部通讯工具或者纸质文档的方式将信件发送给收件人。

3.收件人在收到信件后，及时阅读并做出回复或者采取相应的行动。

4.发送方收到回复后，需要及时查看并采取进一步的措施。

2.2 外部信件收发流程外部信件是指组织与外部人员之间的信件交流。

以下是外部信件的收发程序：1.外部人员将信件写好，包括主题、内容和附件（如果有）。

信件中需要明确收件人的姓名和单位。

2.外部人员通过邮寄、快递或电子邮件等方式将信件发送给组织。

3.组织接收到信件后，将其分发给相应的收件人。

4.收件人在收到信件后，及时阅读并根据需要做出回复或者采取相应的行动。

5.发送方收到回复后，需要及时查看并采取进一步的措施。

3. 信件分类和保存3.1 内部信件分类内部信件可以根据内容、紧急程度和处理单位进行分类，常见的内部信件分类包括：•通知公告类：包括组织内部的通知和公告。

•请假申请类：包括员工的请假申请。

•决策汇报类：包括重要决策的汇报和传达。

•会议通知类：包括内部会议的通知和安排。

3.2 外部信件分类外部信件可以根据内容、重要性和处理部门进行分类，常见的外部信件分类包括：•业务咨询类：包括客户或合作伙伴关于业务的咨询和问题。

•投诉反馈类：包括客户的投诉和反馈意见。

•合作邀请类：包括其他组织或个人的合作邀请和合作机会。

3.3 信件的保存期限根据不同类型的信件和组织的具体情况，信件的保存期限会有所不同。

一般来说，内部信件的保存期限为3年，外部信件的保存期限为5年。

收发室工作制度一、目的和任务收发室是机关、企事业单位的重要窗口，负责对外邮件、报纸、杂志、文件等物品的接收和分发工作。

本制度旨在规范收发室的工作程序，提高工作效率，确保邮件、文件等物品的安全、准确、及时送达，为单位的正常运转提供有力保障。

二、工作原则1. 严谨细致、热情服务。

收发室工作人员应认真履行职责，严谨处理每一份邮件，提供优质服务，树立良好的窗口形象。

2. 分工协作、高效运转。

收发室工作应按照分工负责、协作配合的原则，确保各项工作高效运转。

3. 安全第一、预防为主。

收发室应加强安全管理，预防邮件丢失、损坏等事故的发生，确保邮件安全。

4. 保密守信、严格制度。

收发室工作人员应严守国家法律法规和单位保密制度，确保邮件、文件等物品的保密安全。

三、工作内容1. 邮件接收（1）收发室应设专人负责邮件接收工作，确保邮件及时、准确接收。

（2）邮件接收时，应认真核对邮件地址、收件人等信息，确保邮件无误。

（3）对重要邮件、文件，应进行登记，及时通知收件人领取。

（4）对于无法投递的邮件，应按照规定进行处理，确保邮件安全。

2. 邮件分发（1）收发室应设立邮件分发登记簿，记录邮件分发情况。

（2）邮件分发应按照收件人部门、办公室等进行分类，确保邮件准确送达。

（3）邮件分发时，应确认收件人身份，确保邮件安全。

（4）对于紧急邮件、文件，应立即分发，确保邮件及时送达。

3. 邮件保管（1）收发室应设立邮件保管场所，确保邮件安全、整齐存放。

（2）对重要邮件、文件应进行专门保管，设置密码锁等措施，确保邮件安全。

（3）定期对邮件进行整理，确保邮件分类清晰、便于查找。

4. 邮件寄送（1）收发室应设立邮件寄送登记簿，记录邮件寄送情况。

（2）邮件寄送应按照寄件人要求，确保邮件准确送达。

（3）对大宗邮件、文件寄送，应协调物流公司，确保邮件安全、及时送达。

四、工作流程1. 邮件接收流程（1）接收邮件→（2）核对邮件信息→（3）登记邮件信息→（4）邮件分类→（5）通知收件人领取。

邮件管理制度(优秀4篇)邮件管理制度篇一1.0总则公司开通intemet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。

公司的电子信息网络，无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。

2.0邮件服务器管理办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。

3.0邮件开户须知申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”,并在并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到办公室邮件管理人员处开户，邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”,并通知申请人。

回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。

4.0电子邮件使用规程4.1用户应当定期检查自己的邮箱，并取走邮件，以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。

每个用户的邮箱不能大于10m,对于超过10m的邮箱，管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10m以下。

由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。

4.2禁止向异地发送大于2m的电子邮件，严禁使用fidmail下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。

技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”,然后提交图书室订阅，公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。

4.3在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不可擅自使用其他任何邮件地址。

4.4严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。

4.5发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。

4.5.1秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。

4.5.2机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交办公室审核、存档，并由办公室负责发送。

4.5.3绝密级：禁止在网上发送5.0监督检查工作公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的。

监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存。

公司快递收发日常管理制度
一、目的和原则
制定本管理制度的目的是为了规范公司快递收发流程，确保快递物品的安全、及时送达，
同时提高物流效率，降低管理成本。

本制度遵循公正、客观的原则，适用于公司全体员工。

二、收件管理
1. 快递接收
- 快递到达公司后，前台或指定人员负责签收，并核对快递单上的信息是否与实际物品相符。

- 确认无误后，应及时通知收件人，并安排快递的妥善存放。

2. 登记备案
- 所有收到的快递都应在《快递收发登记簿》上进行记录，包括快递单号、收件人、物品
描述、签收时间等关键信息。

- 收件人领取快递时需签字确认，以备后续查询。

三、发件管理
1. 快递寄送
- 员工需发快递时，应填写《快递寄送单》，注明寄件人、收件人、地址、联系方式及物
品详情。

- 根据公司规定选择合作快递公司，确保服务质量和速度。

2. 费用结算
- 发件人需根据公司财务规定先行垫付或通过公司账户支付快递费用。

- 定期与快递公司对账，确保费用清晰透明。

四、责任与监督
1. 责任划分
- 前台或指定人员负责日常的快递收发工作，并对快递的安全负责。

- 各部门负责人需监督本部门员工的快递收发行为，确保遵守本管理制度。

2. 监督检查
- 行政部门定期对快递收发情况进行抽查，发现问题及时整改。

- 对于违反管理制度的行为，应按照公司规定进行处理。

五、附则
本管理制度自发布之日起实施，由行政部门负责解释。

如有变更，将及时更新并通知全体员工。

公司邮件快递管理制度尊敬的员工们：为了有效管理公司的邮件和快递业务，提高工作效率，特制定了以下邮件快递管理制度。

请各位员工仔细阅读并严格遵守，以确保工作顺利进行。

一、收寄邮件和快递1. 每天上午10点前是收寄邮件和快递的截止时间，超过该时间递交的邮件和快递将顺延至第二天处理。

2. 收寄邮件和快递必须填写明确的收寄登记表格，包括发件人姓名、联系方式、收件人姓名、联系方式、快递号等信息，以确保寄送的准确性。

3. 敏感邮件和快递必须按照公司规定的保密程序处理，任何违规操作将受到严厉处罚。

二、分发邮件和快递1. 每位员工在收到自己的邮件和快递后应当及时领取，如有特殊原因不能及时领取的，请提前告知行政部门协调处理。

2. 邮件和快递必须按照收件人的姓名标记，分发时务必核对清楚，避免错发或遗漏。

3. 对于特殊文件和重要信件，应当特别注意保管，并按照公司规定的流程进行传递和处理。

三、快递包裹管理1. 收寄快递包裹时要仔细检查包裹的完整性和准确性，如有破损或者缺失应当及时与快递公司联系协商解决。

2. 快递包裹应当按照公司指定的收发地点妥善存放，避免遗失或损坏。

3. 对于特殊和贵重物品的快递包裹，应当加强安全管理，并通知相关部门跟踪处理。

四、外出邮件和快递管理1. 外出工作需要邮件或快递传递的员工应当提前向行政部门提交申请并办理相关手续，确保安全送达。

2. 在外工作期间如需快递或者邮寄重要文件，应当提前告知相关人员跟进处理，确保及时送达。

五、违规处理1. 对于违反邮件快递管理制度的员工，将受到相应的处罚，情节严重者将予以辞退处理。

2. 对于邮件和快递丢失或者损坏的情况，责任人应当立即报告，并协助调查处理，确保公司利益不受损害。

六、其他事项1. 邮件快递管理制度将定期进行修订和完善，公司将提供相关培训和指导，以确保员工遵守规章制度。

2. 如有疑问或者需要帮助，请随时与行政部门联系，我们将竭诚为您服务。

感谢各位员工的支持和配合，希望大家共同遵守邮件快递管理制度，保持公司办公室的秩序和高效运转。

中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行电子邮件系统管理暂行办法》的通知文章属性•【制定机关】中国人民银行•【公布日期】2003.06.03•【文号】银办发[2003]106号•【施行日期】2003.06.03•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】银行业监督管理正文中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行电子邮件系统管理暂行办法》的通知（银办发[2003]106号2003年6月3日）人民银行各分行、营业管理部、省会首府城市中心支行，大连、青岛、宁波、厦门、深圳市中心支行，中国外汇交易中心：为加强人民银行电子邮件系统管理，明确各单位职责，确保系统安全、稳定的运行，总行制定了《中国人民银行电子邮件系统管理暂行办法》，现印发给你们，请遵照执行。

执行中遇有重要情况和问题，请及时报告总行。

附件：中国人民银行电子邮件系统管理暂行办法第一章总则第一条为加强人民银行电子邮件系统管理，确保系统安全、稳定、规范的运行，特制定本办法。

第二条本办法适用于人民银行内部使用电子邮件系统的各单位。

第三条人民银行电子邮件系统是在Lotus Domino/Notes应用软件基础上开发，为人民银行总行及各分支机构提供电子公文传输、电子邮件业务数据发送等服务的计算机应用系统。

第四条人民银行电子邮件系统管理是指管理部门职责划分，系统配置、运行与安全管理，电子邮箱的使用与管理，罚则等。

第五条本办法中相关专业术语的含义如下：（一）组织单元：是Notes系统层次命名方式中的一层或多层，用来模拟组织内部的机构划分情况。

例如，人民银行总行科技司某位用户在本系统中的用户名为：用户姓名/科技司/总行/PBC（其中PBC为组织名称，总行、科技司为组织单元）。

（二）服务器连接文档：是Notes系统中的一种特殊文件，用来定义两个服务器间的逻辑连接方式和连接时间，以便服务器完成数据库复制和邮件交换。

（三）公共通讯录：是Notes系统中最重要的系统数据库之一，主要记录系统的用户信息及其他相关内容。

内部备忘录日期: ２００５．１１．２９档案编号: ＡＤＭ２００５１１２９０１发送: PRC-ALLSTAFF抄送: ZH 中國辦公室通告发自于: Ｓｏｐｈｉｅ页数: 2（包括此页）主题: 关于文件、物品收寄流程关于文件、物品收寄流程　邮寄程序：　１、邮寄任何文件、物品，均需要在邮寄单据上详细注明邮寄信息。

如：邮寄人、接收人、邮寄物品、数量、注意事项等，并清晰注明邮寄人签名。

　２、接收需要邮寄文件、物品的相关人员，需要认真填写“收发邮件登记表”，内容包括：填写邮寄人、邮寄对象、物品、目的地等相关信息。

　３、各部门邮寄物品，需要统一由ＡＤＭ安排（交收部货品除外），并一同检验邮寄物品的装箱情况，检查是否符合安全标准。

　４、如邮件接收人为公司内部员工或往来单位（包括ＨＫ、ＳＨ、ＳＺ、ＭＳ等），在寄出前需以电邮方式通知对方，包括邮寄内容、价格、重量，接收人、邮件单号等。

　邮寄方式的选择：　文件　—　应视乎文件的重要性及时间要求（是否紧急），与邮寄部门确认选择不同的邮寄方式。

　建议：普通信函、文件，可选择市内快递、城际快递；重要或时间紧急的信函、文件，须选择ＥＭＳ、ＤＨＬ、ＦＥＤＥＸ等。

　物品　—　需要根据其邮寄物品的价值、重要程度、重量与邮寄部门确认选择不同的邮寄方式。

　建议：邮寄物品价值在ＲＭＢ５，０００元以上时，需要对邮寄物品进行保价；邮寄物品价值低于５，０００元时，应视乎物品的重要程度选择是否进行保价；　如邮寄的物品为电子类产品、移动硬盘、电脑配件等，或其他比较重要的物品时，需要选择安全、适当的邮寄方式，如ＥＭＳ、ＦＥＤＥＸ等，或同时进行保价；　物品邮寄装箱前，必须根据不同物品的需要进行妥善及安全的包装，以减少运输途中因包裹不当而出现的货物损毁。

　接收程序：　文件　－　在文件送达的第一时间，检查文件袋是否有被开启过的痕迹；　填写“收发邮件登记表”，内容包括：邮寄人、收件人、邮寄类别、邮寄单号码等；　接收的文件资料，须在签收后第一时间交给收件人；如为往返文件，需由收件人亲自处理，不得代为办理。