进出口业务管理规范
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进出口业务管理规范
2018年
前言 (II)
1 范围 (1)
2 规范性引用文件 (1)
3 职责 (1)
3.1 营销中心国际销售部/大客户部 (1)
3.2 销售管理部 (1)
3.3 计划物控部、采购部、生产制造部、质量部 (1)
3.4 财务管理部 (2)
4 作业程序 (2)
4.1 售前服务 (2)
4.2 客户订单需求下达 (2)
4.3 订单生产与跟进 (2)
4.4 出口报关与产品发运 (3)
4.5 销售开票 (4)
4.6 销售回款 (4)
4.7 客户售后服务 (4)
4.8 销售业务行为规范 (4)
前言
本标准由营销中心提出并归口。
本标准主要起草单位:营销中心销售管理部。
本标准主要起草人:
本标准历次发布情况如下:
——2018年1月首次发布。
审核/日期
会签/日期(根据需要)
批准/日期:
进出口业务管理运作程序
1 范围
本标准规定了公司在出口销售业务、进口采购业务的工作相关内容。
本标准适用于公司所有天线、器件产品且符合国家法律许可的出口销售商品;为公司经营所需要的物料、设备且符合国家法律许可的进口采购商品;
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
Q/SL G11101-2012// COP(QST)-23 顾客服务运作程序
3 职责
3.1 营销中心国际销售部/大客户部
国际销售部各业务人员负责了解客户的要求,产品介绍和国外市场服务,对客户的接洽、咨询等前期的业务联系,确定客户需求、建立客户档案;
负责组织各部门有效完成客户可能需要的现场体系审核、产品测试、商务谈判、产品报价等;
负责接收并转化客户订单、代表公司签署合同、协议,管理客户往来文件资料;
根据与客户约定的交付模式对合同交付的报关资料制作与正确性审核、报关处理、运输或协助运输、客户清关协助;
对客户回款和应收款进行跟踪,按合同条款催收货款;
对合同履行过程中的异常进行反馈客户、提请内部各相关部门解决;
国际销售部协助公司对有需要的进口业务进行清关协助;
大客户部负责自己所辖客户范围如有涉及客户出口直提发货的交付、商检等业务沟通,其他同国内业务;
3.2 销售管理部
负责对国际销售部转化为内部销售订单的需求进行评审,参照公司通用的《订单评审流程》,录入OA销售订单,审批后自动创建入SAP系统,传递需求给PMC计划,启动物料需求与生产计划、跟进货物生产、入库进展;
按照合同要求对已生产完成并达到发货条件的产品进行发货的内部通知、建立OA和SAP系统发货单,发货装运前安排;
负责对执行完成后的协议、合同及相关单据的整理、归档。
负责销售业绩报表输出;
3.3 计划物控部、采购部、生产制造部、质量部
计划物控部:计划组负责对客户需求进行交期评估、物料分解、物料齐套跟进、生产订单下达、物料领料清单输出;仓库组负责生产订单所需物料的清点发料,负责产品生产完成后的交接入库、成品保管、发货及装载协调。
采购部:负责对计划提出的缺料进行补料采购、跟进到料;
生产制造部:负责生产订单的领料、生产制作、交付入库;
质量部:对于订单交付过程中所涉及的来料、生产过程、成品、发货出库装载进行检验;
3.4 财务管理部
负责对所有客户业务的回款及扣费等往来进行查询、登记、核对、核销客户应收款;
负责对所有客户业务开具税务发票并将报关文件复印件、提单复印件对应存档;
负责对国际业务退税申报与跟进处理;
4 作业程序
4.1 售前服务
4.1.1 销售业务员利用公司网站平台、客户交流会、展览会以及各种宣传资料等形式,向客户介绍本公司产品的信息,为用户了解产品提供机会。
4.1.2 业务员通过主动拜访客户、咨询等工作,了解顾客的需要及对产品质量的要求,提供客户信息给营销中心,确定需求的目标潜在客户通过《客户主数据申请表》审批建立客户档案。
客户的档案内容一般包括:客户名称、地址、电话、邮政编码、开户银行、帐号、联系人等。
在OA系统与SAP中录入,用于后续往来交易的记录载体。
4.1.3 当客户需要对供货方进行现场体系审核、产品测试、商务谈判等活动时,由销售业务员组织各部门参与,按受客户的审核、测试、谈判;
4.2 客户订单需求下达
4.2.1 销售业务员完成对客户的产品需求报价,并与客户磋商达成一致。
4.2.2 销售业务员接收客户订单需求,转化对应为公司的内部订单型号、确认批次的技术要求和包装要求,传递给销售跟单员;客户新产品需求按研发的《市场需求单》进行立项后输出型号、编码、图纸后转正常订单处理;
4.2.3 销售跟单员协同计划物控部门评审交付时间,回复业务员转客户,由业务员与客户签订合同;
4.2.4 销售订单下达,录入OA和SAP系统,记录客户业务往来;
4.3 订单生产与跟进
4.3.1 计划物控部相应产品系列的计划员根据SAP系统的物料BOM分解物料需求,进行物料齐套匹配,缺料零部件安排物料采购申请,物料齐套后可转生产任务指令下达生产制造部,同时输出物料领用清单交仓库发料。
4.3.2 采购部根据采购申请进行物料的采购、跟催、入库办理;
4.3.3 仓库物料仓人员根据生产订单物料领用清单进行物料的清点、核对、发料;。