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做文秘的基础知识5篇做文秘的基础知识（篇1）一、会议纪要的种类根据写作形式和作用，会议纪要一般4为两种：1.办公会议纪要这是对本系统、本部门的工作研究、讨论、作出的决定而写成的纪要。
这种处理日常工作的办公会议，时间较固定，往往采用例会的形式，一次会议只研究一个或几个问题;会议规模较小，纪要的写作也较简单。
2专题会议纪要这是专门对某个问题开会研究，作较深入的讨论，然后得出相应的结论，而形成的纪要。
专题会议不仅要记载会议的结论，而且还要阐明结论的依据。
这种专题会议，一般时间不固定，往往采用座谈会的形式;会议的规模较大，会议纪要的写作也较复杂。
二、会议纪要的格式及写作耍求1.标题会议纪要的标题一般写法是在会议名称后面加“纪要”二字，即“ _ _会议纪要”;也有的采用双标题形式，正标题概括会议主要精神，副标题由会议名称和文种构成。
2.正文正文开头一般概述会议情况，包括会议召开的目的、根据、时间、地点、出席人员、列席人员、主持人等。
大型会议一般只写由哪些单位参力口，共计多少人即可，不必把与会者姓名全部列上。
正文的主体部分包括会议的情况、作出的决定，还要概括出会议的主要精神。
结尾部分一般提出落实会议精神的措施，向与会单位提出要求或发出号召。
正文在写法上，一般有两种表现形式，一种是分项式写法，一种是总分式写法。
分项式写法是把会议概况、议题、决定事项等内容，分项排列，使人一目了然。
这种写法，适合会期短、研究事项较单纯的办公会议纪要。
总分式写法是先总述会议概况，再分述会议精神。
由于议定的事项较多，经归纳概括#，分若干个问题，或分几大块，或分若干条，进行有条理的表述，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”等表述语;也可归纳几个问题后，直接摘引某个与会者有代表性的发言，如“ _ _说”、“ _ _认为”等。
这种写法适用于大型、专题会议纪要。
三、会议纪要的写作要求1.要真实准确地反映会议的精神写作者应参加会议，全面了解会议情况，正确集中会议讨论的意见，真实准确地反映会议宗旨，不允许主观臆测，歪曲会议精神。
文秘提高写作能力的方法文秘提高写作能力的方法文秘经常要跟文字打交道，下面是小编整理的文秘提高写作能力的方法，希望对大家有帮助！一是要敏学。
圣人曰：敏而好学，不耻下问。
学习是我们日常生活中的大事。
一般来说，大多数从办公室出来的文字材料都是起点较高、政策性较强，具有相当的广度和深度;加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至几小时就得交稿。
这时，如果办公室写作人员没有一定的笔才、满腹的肚才和练达的素材，将难以满足工作需要。
古人云“不学无以广才，不学无以成才”。
学习是办公室写作人员提高工作水平的基础和保障。
因此，办公室写作人员要十分注重敏学。
首先，要勇于发扬“钉子”精神，善于挤时间学习。
克服办公室岗位特殊、工作繁重、平时难以集中时间系统学习的实际，保持应有的韧劲、拼劲和钻劲，时刻把学习挂在心上，挤时间看书看报、上网阅读，把学习巧妙地寓于工作之中，在学习中干好工作。
其次，要拓宽学习知识面，不断丰富学习内容。
“书到用时方恨少”。
对于办公室写作人员来说，没有什么知识是无用的，没有什么是不可学的。
古今中外、天文地理、科教文化、民俗谚语、正反事例等等，无所不容，无所不包。
只有学得多、看得多，想问题才会全面，看问题才会深刻，写材料才有深度。
第三，要避重就虚，讲究学习方法。
每个人的时间和精力都是有限的。
尽管文字工作要求我们成为一个博学多才的“杂家”，但是要想什么都会、什么都精，显然是不可能的，这就有个学习的方法问题。
结合办公室工作实践，我认为可采用以下三种方法：一是通读，但观大略。
如对历史、文学类的.知识，只要了解掌握其精要内容即可;二是摘读，以求所知。
如报刊杂志、妙语、时令短信等;三是精读，精益求精。
如行业法律知识、公文写作和处理知识等。
通过通读、摘读、精读相结合，博览多学，兼收并蓄，不断提高自身的文字表达能力、政策理论水平和专业知识，做到知人之先、晓人之全、见人之深，从而不断增强写作的预见性和创造性。
二是要博采。
也就是说办公室文字人员平时要十分注重广泛收集，点滴积累写作素材。
文秘之公文写作理论范本职业秘书文书写作首先是学习,学习优秀应用文体的结构。
下面是小编为您精心整理的文秘之公文写作理论范本。
篇一公文的分类公文从不同的角度，按不同的标准，可以划分出不同的类型。
(一)按行文方向，可分为上行文、下行文、平行文上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告、意见。
下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、批复、纪要。
平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的行文，如议案、意见、函等。
如人民日报社要与北京市政府商洽办理事情，由于相互没有隶属关系，在这种情况下，既不能用上行文，更不能用下行文，只能用平行文，可发商洽函、请求函等。
值得注意的是，意见根据其内容，既可作为上行文、下行文，也可作为平行文。
(二)按时限要求，可分为特急公文、加急公文、常规公文公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。
紧急文件可分为特急和加急两种。
紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快。
随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。
(三)按机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象、规定保密时限的公文。
公文的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。
其中：绝密公文是秘密等级最高的文件，它反映的通常是党和国家的核心秘密。
如果失密，将会对党和国家造成特别重大损失。
机密公文是秘密等级较高的文件，它反映的通常是党和国家的重要秘密。
如果失密，将会对党和国家造成重大损失。
秘密公文是标有秘密等级公文中，密级最低的文件，它反映的通常是党和国家的一般秘密，但其内容也不允许泄密。
需要注意的是，公文密级的划分和保密时限的确定要十分慎重，应按照《保密法》的有关规定，力求准确、恰当，而不能随心所欲，想定什么就定什么。
文秘公函写作格式与范文文秘的主要工作之一是写作，本文为大家提供写作基础指导，欢迎大家阅读借鉴。
(一)含义、功用和性质“函”，是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文文体。
这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。
但又是郑重的公务，所以才称“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档;与日常事务中的“便函”，像、、、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。
(二)类别1.商洽、询问、请求批准的。
2.知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。
3.答复问题、回复请求的。
前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是受动答复的，叫“复函”。
(三)格式和写法“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。
1.函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。
2.标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。
3.上款：受函机关或领导人。
4.正文：“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。
主体表示要求，，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。
结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予×x是荷”，“望能同意”;“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。
有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。
“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日××号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。
主体写对来函所谈事项的态度主张。
结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。
5.下款：发函机关，年月日，公章。
6.函尾：抄送机关。
(四)草拟公函应注意的问题1.中心明确，不绕圈子。
秘书如何在工作中提高文秘写作能力在当今的职场环境中，秘书作为领导的得力助手，承担着诸多重要职责，而文秘写作能力则是其必备的核心技能之一。
具备出色的文秘写作能力，不仅能够高效地完成各类文书工作，还能更好地辅助领导决策，提升工作效率和质量。
那么，秘书如何在工作中提高文秘写作能力呢？首先，广泛阅读是基础。
阅读是获取知识、积累素材的重要途径。
秘书应当养成阅读的习惯，不仅要读与工作相关的文件、报告、书籍，还要涉猎各类优秀的文学作品、新闻报道、学术论文等。
通过广泛阅读，可以开阔视野，丰富知识储备，了解不同的写作风格和技巧。
同时，在阅读过程中，要注意学习优秀作品的结构布局、语言表达、逻辑推理等方面的优点，并加以借鉴和运用。
其次，深入了解所在单位的业务是关键。
只有对单位的工作内容、业务流程、发展方向等有深入的理解，才能写出贴合实际、具有针对性和实用性的文件。
秘书要积极参与单位的各项工作，与各部门保持密切沟通，及时掌握工作动态和信息。
例如，了解单位近期的重点项目、重要决策以及取得的成绩和面临的问题等。
这样在写作时，就能准确把握主题，使文章内容充实、有深度。
再者，注重日常积累和整理也十分重要。
秘书在工作中会接触到大量的信息和资料，要善于将这些有价值的内容进行分类整理和保存。
可以建立自己的素材库，包括行业数据、典型案例、精彩语句等。
当需要写作时，可以迅速从中提取有用的素材，为文章增色添彩。
同时，要养成随手记录的习惯，无论是工作中的灵感、想法，还是日常观察到的现象、问题，都及时记录下来，这些都可能成为写作的素材和灵感来源。
另外，多写多练是提高写作能力的必经之路。
秘书要主动承担各类写作任务，不断磨练自己的写作技巧。
从简单的通知、函件到复杂的报告、方案等，都要认真对待，力求做到语言准确、逻辑清晰、格式规范。
写完之后，要反复检查和修改，不断完善。
还可以请同事或领导提出意见和建议，虚心接受批评，从中吸取经验教训，不断改进自己的写作水平。
文秘怎样提高写作能力一些在领导身边工作的秘书人员很想提高自己的写作能力，却不知从何起你好。
其实路就在自己的脚下重要的勇于在实践中摸索。
一、克服障碍，勇于实践。
有些秘书人员，总是把写文章看得高不可攀，往往是望文兴叹。
长以往，形成了一种心理的恶性循环：越怕写越不愿写越不写就越不能提高。
一个人如果不能克服这种心理障碍，那么他的能力一也不会提高。
要克服这种心理，关键是对写作要有一个正确的看法，要树立信心。
写文章不是高不可攀。
高深莫测的事，也不是轻而易举的事，只要为之付出艰苦的努力，文章一定能写好。
二、学好理论，打牢根底。
文章要有理论、有思想写文章的就必须有炉高的理论素养。
但是，在现实生活中，有些秘书人啁邓认识不到这一点，他们轻视理论知识，不愿把时间花在学理论上。
秘书人员作为协助领导工作的参谋助手，是贯彻执行党的路线方针、政策的一支骨干力量，写东西时必须对所掌握的工作进行战略的、全局的思考，不能仅仅着眼于一枝半叶：必须对当前改革和发展中出现的新情况、新问题，进行深层次的理论分析和概括，加强工作中原则性、系统性、预见性和创造性。
与此同时，还必须帮助广大群众对在新形势下出现的许多重大的理论问题和现实思想做出正确回答。
要达到这个要求，而对马列主义、____思想和____理论等一知半解或知之不多，是根本不行的。
实际上学习理论的过程，就是加强政治第三性提高辨别是非能力的过程，也是提高写作能力的过程。
三、多看书报，积累资料。
多看文件，多读报纸，至少有两个好处：一是能从中学习他人的写作经验和写作技巧。
我们在看书读报时，对重要的、好的文章要进行认真思考和分析，它好在什么地方?怎样立意?怎样布局谋篇?怎样开头和结尾?有哪些不足?假如换我来写篇文章又会是怎样?这样一对照，差来了，自己也就慢慢有提高。
二是可以从中获取信息，积累各种资料。
具体的积累方法是：第一、把自己一本书后的最大感想和书中好语句记录下来，把它抄在本子上。
第二、把报纸上的有关资料，如好的观点、标题、典型事例及数据等你感兴趣的东西记下来，条件许可时，最好剪集成册，分类保存。
文秘写作人员除了接受和完成领导安排的公文起草任务外，还要根据领导决策的需要，适时地自选题目，撰写各类信息调研文稿。
因此，如何从调查掌握的大量情况中提取鲜活素材和选择写作角度，是文秘写作人员必须过好的第一关。
文秘写作的实践表明，文稿质量要高，贵在选题准、角度新、内容精，跳出人云亦云的圈子；贵在对写作素材多角度的分析和对决策需求深层次的把握。
在写作选题上应做到“四求”。
一、大题小作要“求精”由于领导机关工作的宏观性和社会调查活动的广泛性，使得文秘写作人员经常会面对一些较大的写作题材和较为丰富的写作素材。
掌握这些题材是必要的，但不能以此来写“大文章”。
如果文稿选题大而无当，内容包罗万象，其结果必然陷入一般化、表面化的境地，一些新的观点和好的做法就会被庞杂的素材所淹没，从而使文稿失去使用价值。
因此，面对较大的题材和丰富的素材，文秘人员必须抑制贪大求多的欲望，放弃写大块文章的念头，而应设法从某一角度、某一侧面切入，从小处着手，实处着笔，这样写出的文稿才会有较高的含金量，才会给人以新鲜感和启示性。
比如，我们要写一篇反映改革开放以来农民思想观念和精神面貌发生巨大变化的文稿，这个题目就比较大。
如果从正面选题，全面地、综合地去写，写起来就容易一般化、表面化，面面俱到，面面不突出。
但如果我们能够抓住农民中兴起的科技热去写，或者抓住几位农村妇女在自家院子里跳迪斯科舞的小事去写，就能够反映出富裕起来的当代农民求知、求美、求乐的新观念和新趋向。
这样写虽然题材单一，文稿短小，但由于文稿角度新，内容精，开掘深，文稿的份量就比较重，使用价值就比较大。
二、小题大做要“求通”这里所说的“通”，是指对一种看似较小的选题要举一反三，触类旁通。
有些事情单独看并没有什么写头，写出来也价值不大。
但是如能顺着“小”题材发挥联想，“由此及彼”向大处去想，“由表及里”向深处去想，就能够从对其外表和内在的认识中，从主观因素和客观条件的分析中，从历史和现状的对比中得到新的认识；就能从对同类事物的相互联系和分析比较中“发现新大陆”，冒出一些新的写作题材。
2024年秘书工作总结写作的基本要求____年的秘书工作总结写作应当包括以下基本要求：
一、提供全面的工作概述：总结文章的开头应当提供一个全面的工作概述，包括工作范围、主要职责和工作背景等。
可以简单介绍一下所在的机构或公司的情况，以及秘书团队的规模和组成。
二、详细阐述工作内容：接下来应当对具体的工作内容进行详细的阐述。
这包括会议安排、文件管理、邮件处理、日程安排、电话接待以及其他各种与秘书工作相关的任务。
可以列举一些具体的例子，说明自己在这些方面的工作成果和经验。
三、强调工作成果：在总结文章的主体部分，应当突出强调自己在工作中取得的成果。
这可以是任务的高效完成，对会议的组织和协调，以及对领导的支持和帮助等。
在描述成果的同时，要注重客观性和事实性，不要夸大或夸张。
四、反思与改进：总结文章的结尾部分应当进行反思与改进。
可以回顾自己在工作中的不足之处，并提出改进的建议。
这可以包括学习提升自己的能力和技能，加强沟通和协作能力，以及更加有效地处理工作和压力等。
五、结构清晰，语言简明：总结文章应当结构清晰，逻辑连贯，避免冗长和啰嗦的表达。
应当使用简明扼要的语言，准确表达自己的思想和观点。
此外，还要注意语法和拼写的准确性，以保证文章的质量。
注意：总结文章并不是简单地列举自己的工作经历和成果，而是要在这些经历和成果的基础上得出一些有价值的结论。
可以对自己的经验进行总结和归纳，提出一些有效的工作方法和技巧，并展望未来的发展方向。
这样才能给读者留下深刻的印象，并体现出自己的能力和素质。
文秘专业基础知识秘书的定义及分类一、秘书的定义(一)制定秘书定义的要点1.秘书活动的服务对象是领导者;2.秘书活动的根本职能是辅助管理;3.秘书活动的基本方式是处理信息和事务。
(二)教材给出的定义秘书是直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。
(三)其他定义1.秘书是帮助上司处理各种事务的人员。
2.秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。
3.秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。
二、秘书的分类(一)纵向分类(秘书的层次)1.秘书所在单位的级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。
2.同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分：(1)初级秘书：主要从事一般日常工作;(2)中级秘书：主要负责文字工作——起草文稿、办理公文、处理信息;(3)高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。
3.秘书职业资格鉴定的三个等级线：初级、中级、高级秘书，在知识要求和技能要求上各有不同。
(二)横向分类(秘书的类别)1.从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。
2.从具体工作的角度划分，其意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。
(1)“生活秘书”这一类型确实存在过，不能简单地予以否定;(2)按此标准划分，还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”、“警卫秘书”等类型。
文秘专业基础知识（2）文秘专业是培养具备文书处理、信息管理、商务沟通和办公自动化等方面知识和技能的高级应用型人才的专业。
随着社会的发展和经济的繁荣，文秘专业的需求量也逐渐增加。
本文将介绍文秘专业的基础知识，包括文秘的定义、职责与要求、基本技能和实践应用等方面。
一、文秘的定义、职责与要求文秘是指负责处理、编写和管理各类公文、文件和资料，并协助上级管理人员进行办公和业务活动的人员。
文秘人员在组织办公和日常工作中起到了重要的作用，他们不仅需要掌握一定的办公技能，还需要具备较好的沟通和协调能力。
文秘写作的必备条作为一个文秘写作的必备条件，首先，文秘人员需要具备良好的文字表达能力。
文秘写作是通过文字传递思想和信息，因此良好的文字表达能力是非常重要的。
文秘人员需要具备清晰、准确、简洁的表达能力，能够用简洁明了的语言将复杂的概念和信息表达出来。
其次，文秘人员需要具备扎实的文化素养。
文秘写作涉及到广泛的知识领域，所以文秘人员需要有强大的知识储备和广泛的阅读背景。
只有具备丰富的知识和文化素养，才能写出有深度、有内涵的文章。
此外，文秘人员还需要具备独立思考和分析问题的能力。
在写作过程中，文秘人员需要对所写的内容进行思考和分析，能够从多个角度去思考问题，并有能力独立解答问题。
只有具备独立思考和分析问题的能力，才能写出有独特观点和深度的文章。
另外，文秘人员需要具备良好的组织和安排能力。
文秘写作往往需要进行大量的信息收集和整理，需要对各种材料进行分类和归档，同时还需要安排好自己的写作进度和时间，因此良好的组织和安排能力是非常重要的。
还有，文秘人员需要具备扎实的语言功底。
语言是写作的工具，文秘人员需要具备良好的中文写作能力，要熟练掌握语法、标点符号等基本知识，并能灵活运用。
同时，还需要具备一定的外语水平，特别是英语，能够进行简单的翻译和阅读。
此外，文秘人员还需要具备良好的沟通能力。
文秘工作往往需要和各个部门和人员进行沟通，需要与他人合作完成工作。
所以文秘人员需要具备良好的沟通能力，在与他人交流时能够表达清楚，并能够倾听和理解他人的需求。
最后，文秘人员还需要具备良好的心理素质。
文秘工作往往压力较大，需要处理各种复杂的情况和问题，因此需要有良好的心理素质，能够保持冷静和积极的心态，处理各种突发情况。
总结起来，文秘写作的必备条件包括良好的文字表达能力、扎实的文化素养、独立思考和分析问题的能力、良好的组织和安排能力、扎实的语言功底、良好的沟通能力和良好的心理素质。
只有具备这些条件，文秘人员才能够在工作中胜任各项任务，为公司的发展做出贡献。
文秘工作的写作基础与技巧作为一名秘书人员，应该涉猎广泛，了解各方面的知识，这样在日常工作中才能得新应手。
下面是小编给大家带来的文秘专业写作知识，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!商务文秘写作原则实事求是的原则公文处理工作必须要发扬深入实际、联系群众、调查研究、认真负责的工作作风，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际的问题，它是公务活动面对实际问题必须借助的方法、工具之一。
如果不深入实际，调查全面真实的情况，只是闭门造车，必然陷入官僚主义、形式主义和文牍主义的泥沼，使公文成为脱离实际，堆满了官话、套话、空话、假话、大话的垃圾堆，使浮夸虚饰、生搬硬套、本本主义、瞎指挥、妄下结论的官僚主义之风侵害机关和组织的健康肌体，这样公文处理不但无助于组织的管理，发挥不了实际的作用，甚至可能会带来混乱和矛盾等负面效应。
所以公文处理必须是一种有效的信息沟通，公文处理的实践者应该从客观实际出发，倾听群众和基层的呼声，如实地反映真实情况，不先入为主，不任意夸大和缩小问题，不掩饰矛盾，既报喜也报忧。
同时，公文处理的实践者要能对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析判断推理，运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论。
能够发现问题，提出问题，分析问题，最终还是要落在能有效地解决问题。
所以在公文处理实践中，最重要的是要能指出解决问题的具体方法、手段、途径、措施。
精简的原则精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。
“繁文褥节”一直是困扰公文处理活动实现高效的突出问题。
党和政府的有关领导曾一再要求“反对党八股”，倡导“搬文山，填会海”，但这些问题始终未能得到很好的解决。
今天商品经济社会对于公文处理活动的时效性要求更高，质量要求更严，因此必须要化繁为简，删繁就简。
首先，文章要写得短一些，精一些，公文的格式、结构、种类都要力求简化。
其次，公文的运转处理程序的环节要力求精简，减少不必要的层次和工作环节，合并一些环节和手续，随着逐步改善加工手段，有效地控制程序，减少出现差错的机会，最终实现逐步简化过程。
第三，公文处理的实践者必须从观念上破除那种陈腐的以为繁琐、层次多必有效的旧观念，树立起精简的意识，认识到简便易行的程序、责任到人的工作安排、规范功用强的方法、工具，才是保证公文处理便捷有效的正确方法。
高效的原则效率和质量是相依相伴的，效率高不仅依赖于快节奏、高时效，更取决于公文处理的高质量，只有将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到，使公文处理这一系统工程、群体行为能够按质完成，所有人员都能各司其职，公文处理的高效才有可能实现。
公文处理的质量涉及到了公文处理活动构成的各个要素，涉及到了工作过程的每个环节，涉及到了评估审核的指标体系。
首先，质量的高低不仅要依靠设备、物质、材料、工具等硬的因素，也要依靠人的主观努力、信息的保证和制度的完备等很多软的因素，只有在两个方面都达到高的质量，效率才能真正有保证。
否则，只是片面的强调速度，强调快，强调客观设备条件、物质条件是否具备，就有可能“欲速则不达”，出现只重物而不重人的倾向。
商务文书写作要素：主旨所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。
商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的;换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。
在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。
材料好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。
例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。
在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。
结构另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。
在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。
语言如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。
在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。
秘书技能：写好工作总结的方法一根据工作职能进行总结这是一种最主要的总结角度，常用于年度工作报告，用于对工作进行全面总结。
如税务部门的主要职能是“执好法、收好税、带好队、服好务”，某省国税局在总结工作时就归纳为“税收收入跃上新台阶;依法治税得到新加强;队伍素质有了新提高;纳税服务有了新改进”等部分，这就是从工作职能出发来总结工作的。
二根据工作思路进行总结如果工作思路与众不同或别有创新，也可以围绕工作思路来总结。
某省国税局抓税收分析工作，先从宏观税负查找可能存在问题的行业，然后再对该行业可能存有疑点的企业进行微观评估，然后进一步总结经验、汲取教训、制定制度，形成长效机制。
整项工作思路清晰，层层递进，富有启发性。
该单位在经验总结时就归纳为“宏观分析定方向;微观分析找问题;健全机制求长效”三部分，在全国交流时产生了很大反响。
一般来说，用这种角度来总结工作，效果好坏主要取决于思路是否清晰、深刻、新颖。
三根据工作特色进行总结这种方法常用于专项工作的经验介绍，对执笔人要求比较高，不仅需要充分掌握材料，而且还要有一双善于发现的眼睛，能从大量的资料中挖掘出闪光点来。
笔者刚参加工作时，有位同事承担了撰写本单位思想政治工作总结的任务，但反复修改，几易其稿，还是通不过，十分苦恼。
一位从事文字工作多年的办公室领导提醒他，可以先从原始材料中提炼出特点和特色来，然后再围绕这些特点进行总结。
可谓“一语惊醒梦中人”，这位同事听后迅速调整思路，抓住本单位思想政治工作“工作扎实、细致耐心、方式灵活、领导带头”的特点进行总结，归纳为“立足一个实字，增强思想政治工作的针对性;着眼一个细字，增强思想政治工作的感染力;突出一个活字，增强思想政治工作的吸引力;强调一个带字，增强思想政治工作的感召力”等部分。
领导看后十分满意，认为不落俗套，写出了新意，还要求大家作为范文来学习。
选用这种角度写起来比较难，对秘书工作者的写作能力要求也很高，但写好了就别具一格，很有说服力。
四根据采取的工作措施进行总结这也是很常见的方法，主要用于对某方面的工作进行总结。
如某市纪检部门抓“执行力建设”时采取了“统一思想、转变作风、加强督办、素质培训”四大措施，总结时就归纳为“统一思想抓落实;转变作风抓落实;督促检查抓落实;提高能力抓落实”四部分。
又如某市工商局从“教育引导、内外监督、健全制度和严格惩处”等方面抓规范执法工作，总结时就归纳为“创新载体，提升教育的针对性;内外并重，增强监督的实效性;建章立制，确保机制的长效性;狠抓不懈，提高查处的准确性”。
这是根据工作措施进行总结的典型例子。
五根据开展工作的时间顺序进行总结这种方法一般用于对专项工作进行总结。
如完成某个重点项目后，从“领导重视，精心组织;制定方案，分工负责;加强协调，形成合力;抓好试点，健全方案;狠抓落实，强化执行;总结提高，优化改进”等六方面进行总结。
这个例子所采取的角度就是开展工作的先后顺序。
应该说，这种方式能完整描述整项工作的全貌，但缺点是重点不突出，特点不明显，写不好很容易变成流水账，难以给人留下深刻的印象。
六根据“关键词”进行总结党代会、中央全会等各种重要会议，往往会提出一些新的理念，出现一些热点词汇。
合理利用这些热点词汇来总结工作，既可以体现时代气息，又可以提升文稿的高度。
有一次，笔者参加市政协的一个会议，市领导在讲话时抓住政协的“协”这一关键字进行总结论述，“第一，所谓相‘协’，首要之义为协商;第二，所谓相‘协’，又有协力之义;第三，所谓相‘协’，又有协和之义;第四，所谓相‘协’，还有协同之义”，讲得富有新意，十分精彩，赢得了满堂喝彩。
因此，作为一名秘书工作者，如果经常关注党中央的最新精神和理念，能善于提炼、总结关键词或字，也能开阔思路，提高总结的水平。
七根据参与主体来总结当某方面工作或者某个重大项目完成后，一般都要召开会议，总结工作，表彰先进。
这种场合的总结部分，往往围绕参与该工作的各主体来构思。
如某次抗洪抢险救灾工作总结表彰会议的总结部分就采用了这种方法，“在整个抗洪抢险中，党中央高度关注……;受灾省区的各级党委和政府，认真贯彻执行党中央、国务院的方针……;人民解放军和武警部队坚决响应党和人民的召唤……;人民群众是夺取抗洪抢险胜利的主力军和真正英雄……”，这是按参与主体总结的一个经典范例。
八根据解决的问题来总结在总结工作时，针对解决的问题来归纳，往往也会取得很好的效果。
有一次，笔者所在单位的服务部门总结工作，客观来说这个部门做了很多工作，也采取了很多创新的措施，成效也比较明显，但上级领导听了汇报并不满意，批评思路不清楚，工作针对性不强。
回去后，该部门对材料进行了重新补充和梳理，从解决“脸难看、事难办、门难进”等问题出发，将工作总结为“进一步提高服务意识，尽量让老百姓少受一点气;进一步改进服务环境，尽量让老百姓少跑一点路;进一步优化服务手段，尽量让老百姓少花一点钱;进一步提升工作效率，尽量让老百姓少排一点队”四个方面，得到了领导的认可。
用这种角度来总结工作，针对性强，直接鲜明，能给人留下较深的印象。
上述只是笔者根据工作经验归纳的几种角度，在实战中它们往往不是独立使用的，常常是根据情况有机组合的。
撰写总结时，应当认真收集材料，掌握总结对象的特点，尝试从多个角度出发，把思路向四面扩散，沿着不同的方向、不同的侧面思考问题，然后再进行比较分析，找出最佳的总结角度和方法。
这就要求我们秘书工作者平时注重积累分析，不断拓宽、丰富分析问题的角度，让自己的思维更加发散、更加多元、更加活跃。
文秘工作的写作基础与技巧一、写作基础知识主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心;主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。
实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述;②单一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用标题。
文章结构安排的环节主要包括：选择角度;设置线索;安排层次;划分段落;设计开头与结尾;处理过渡和照应等。
文章的结构应达到严谨(严密精细，无懈可击)、自然(顺理成章，开阖自如)、完整(匀称饱满，首尾圆合)、统一(和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾)文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法;②喻证法;③类比法;④对比法;⑤反驳法;⑥归谬法。
语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
二、公文的特点和种类公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发;②具有法定的现实执行效用;③具有规范的体式;④履行法定的程序。
