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科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T 11822-2000)GB/T 11822-2000 代替GB/T11822-1989国家质量技术监督局2000-12-11批准 2001-05-01实施1范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。
某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照本标准。
2定义本标准采用下列定义。
2·1科学技术文件材料(以下简称科技文件材料)scientific and technical records记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。
2·2科学技术档案(以下简称科技档案)scientific and technical archives企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
2·3案卷file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
2·4卷内目录innerfile item list登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
2·5卷内备考表file note卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。
2·6档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3组织案卷3·1组卷原则组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
3·2组卷要求3·2·1案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。
3·2·2案卷内科技文件材料要齐全、完整。
3·2·3案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
沈阳铁路局科学技术档案排列顺序1、生产技术科技文件材料排列顺序（计16项内容）产品设计技术任务书，设计建议书及审批文件——草图设计及审批鉴定意见——技术设计及审批鉴定意见——定型设计及审批鉴定意见——产品试制、试验、试运记录——产品试制、试验、试运报告——产品制造验收技术规范，使用维护说明，操作规程——作为修改和变更设计依据的文件材料——重要部件的材料试验，化验记录报告——产品质量检查记录和验收证明文件——产品样本及说明——产品重大的技术改造材料和重大事故分析报告——工艺装备的设计任务书及技术条件——工艺装备、制造的检查、试验、鉴定等技术文件材料——工艺规程（各种卡片、守则、细则）——基本产品、原材料消耗定额2、基本建设科技文件材料排列顺序（14项内容）开工报告、竣工报告及批复文件——工程施工小结——竣工工程数量表——变更设计通知单——建交表——各种检查证——各种原始记录——各种原材料、成品出厂合格证——各种动力机械图纸、出厂合格证、说明书——单位工程质量检验评定表——竣工验收报告——其它报表和文字材料——工程日志——竣工图（按专业、图号排列）3、科技研究科技文件材料排列顺序（11项内容）科研课题审批文件、任务书、委托书——科研课题开题报告、调研报告、方案论证及协议合同——各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料——专利申请文件材料——关键工艺文件、重要来往技术文件——工作总结、科研报告、论文、专著——参加人员名单，技术鉴定材料、科研投资情况，决算材料——成果的奖励申报材料及审批材料——推广应用的经济效益和社会效益证明材料——推广应用方案、总结、表彰、奖励，扩大生产的设计文件、工艺文件——生产定型鉴定材料，转让合同、用户反馈意见4、设备仪器科技文件材料排列顺序（10项内容）使用说明书——操作规程——合格证及出厂精度检验单（或试验记录）——装箱单、备品单、工具单——易损件图册（集）——其它随机文件——安装试运验收交接单——设备技术履历簿（含技术改造、维修、保养资料）——其它管理簿册、台帐——自购、交流、复制的设备图集。
科技档案整理规范一、分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。
资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。
二、案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。
科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。
三、卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。
设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。
四、编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。
加盖档号章，格式如图：1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。
1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
1.3责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。
1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。
1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。
1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。
1.7卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。
1.8科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录2、备考表的填写要求及样式2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
2.2立卷人应由责任立卷人签名。
2.3立卷日期应填写完成立卷的日期。
2.4检查人应由案卷质量审核者签名。
2.5检查日期应填写审核的日期。
2.6互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
2.7卷内备考表排列在卷内材料之后。
六、拟写案卷题名案卷题名应在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。
科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。
科技档案整理规范一、分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。
资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。
二、案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。
科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。
三、卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。
设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。
四、编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。
整卷成册的文件材料可不重新编号。
单份装订的文件材料要编件号，加盖档号章，格式如图：档号序号五、填写卷内文件目录和备考表1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。
1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
1.3责任者应填写科技文件资料的形成部分或主要责任者。
1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。
1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。
1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。
1.7卷内目录排列在卷外科技文件资料首页之前。
1.8科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注2、备考表的填写要求及样式2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
2.2立卷人应由责任立卷人签名。
2.3立卷日期应填写完成立卷的日期。
2.4检查人应由檀卷质量审核者签名。
2.5检查日期应填写审核的日期。
2.6互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
2.7卷内备考表排列在卷内材料之后。
科技档案管理细则第一章科技文件材料的形成和归档第一条对在基建项目、科研项目、设备项目工作中形成的科技文件材料。
在每个项目（包括中断或取得负结果的项目）完成或部分结束后，将所形成的科技文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。
第二条归档范围：（见附件2）；基建项目（见附件１）；设备项目（见附件2）。
第三条科技文件材料的归档时间，可按照工作程序分期分批立卷归档，也可以在科技文件材料全部形成以后一次归档。
基本建设档案应在每项工程设计完成或工程竣工验收之后归档；科技研究档案应在每项任务完成或停止之后归档；设备仪器档案，应在设备开箱安装试运之后归档。
第四条科技文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料可适当增加份数。
归档移交手续一式两份，移交时，按移交目录查点清楚，交接双方签字，各留一份，以备查考。
第二章科技档案整理第五条科技档案整理是科技档案业务建设的中心环节。
整理工作要遵循科技档案的自然形成规律和保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管和利用的原则。
在整理工作中，组卷（盒）和编目（包括编张号、填写案卷卷内目录、备考表和编制案卷封面）工作，对归档的案卷进行科学的分类、排列和编制档案号、建立分类目录、总目录的工作由档案室完成。
第六条科技档案整理应做好下列各项工作：1、做好各类科技文件材料的收集工作。
2、做好科技文件材料的鉴别工作。
3、科技文件材料的分类。
首先按铁路运输、基本建设、科技研究、设备仪器档案分清种类，再分别对每一种类档案划分分类和属类。
4、组卷，科技档案以一“盒”为一卷。
（1）、铁路运输档案，铁路运输（类）——划分项目（分类），依形成年度的先后组成一卷或若干卷。
（2）、基本建设档案，基本建设（类）——划分专业（分类）依一个单位工程中形成的科技文件材料组成一卷或若干卷。
（3）、科技研究档案，科技研究（类）——划分项目（科研、革新、教材、论文）及专业（分类），依一个或几个同专业课题所形成的科技文件材料组成一卷或若干卷。
