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行政公文规范标题：行政公文规范尊敬的各位同事：根据公司的规定和要求，为了提高行政公文的质量和效率，特制定了以下行政公文规范，请大家遵守并执行。
一、公文格式规范1. 标题：使用简洁明确的标题，突出公文的主要内容，字号应为小二号。
2. 发文单位：位于标题下方，使用小四号字体，居中对齐。
3. 正文：使用宋体小四号字体，行间距为1.5倍，段落首行缩进2个字符。
4. 页眉页脚：页眉中标明公文的密级、文件字号和页码，页脚中标明发文日期和页码。
二、公文内容规范1. 公文要求简明扼要，重点突出，避免冗长废话和重复内容。
2. 正文内容应围绕主题展开，逻辑清晰，条理分明，段落之间应有明确的过渡。
3. 使用简练的语言表达，避免使用生僻词汇和过多的行政术语，以便广大员工能够理解。
4. 公文中的数字应使用阿拉伯数字，避免使用汉字数字。
三、公文排版规范1. 公文纸张规格为A4，左右边距均为3厘米，上下边距均为2.5厘米。
2. 公文中的标题、发文单位、正文等各部分应居中对齐，整体上下对称。
3. 段落之间应有适当的行间距，使得整篇公文看起来整齐、清晰。
四、公文签发和归档规范1. 公文签发时，应由相关领导亲自签署，并注明签发单位和日期。
2. 签发后的公文应及时进行归档，确保公文的安全性和可检索性。
3. 公文归档时，应按照文件字号和发文日期进行分类整理，方便后续查阅和管理。
以上即为行政公文规范，请各位同事严格遵守，共同提高行政工作的效率和质量。
如有任何疑问或建议，欢迎随时与人力资源部联系。
谢谢大家的支持与配合！人力资源部日期：YYYY年MM月DD日。
学校公文处理工作规范第一章总则第一条为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。
第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和学校秘密的安全。
第五条学校负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本校公文处理工作的领导和检查。
学校公文流转，由校内各单位专人专责办理，责任到人。
第二章公文种类第六条学校的公文种类主要有：（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩学校职能部门及人员，变更或者撤销学校职能部门不适当的决定事项。
（二）通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（三）通知：适用于批转学校职能部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求学校职能部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复：适用于答复学校职能部门请示事项。
（八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式第七条学校公文主要由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位等部分组成。
（一）发文单位标识由发文单位全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。
联合行文时应使主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
学校行政公文处理规范一、概述学校作为一个组织机构，必须管理大量的行政公文。
行政公文是学校内部沟通交流的基本手段，对于保持学校正常运转至关重要。
因此，规范学校行政公文处理是提高学校行政效率和工作质量的关键一环。
二、公文的定义和种类公文是指管理机关为了履行职责，实现组织目标而制作、发布的正式文件。
学校行政公文按照用途和内容可分为通知、通报、公告、指示、报告、请示、函件等多种种类。
在处理公文时，必须正确理解各种公文的定义和用途。
三、行文和格式行文是指公文的文字表达方式，格式是指公文的排版和组织结构。
行文应遵循简明扼要的原则，避免冗长和复杂的句子。
公文的格式应符合规范，包括抬头、标题、正文、署名、印鉴、附件等要素。
正确的行文和格式可以提高工作效率，避免歧义和误解。
四、内容的规范公文的内容应明确、精炼、具体。
要点突出，表述准确，避免产生歧义。
对于涉及学校决策的公文，内容必须经过充分的研究和论证，确保合理性和可行性。
在处理公文时，应注意公文内容的重点和次重点，将重要信息放在前面。
五、审批和签发公文的审批和签发是行文过程中必不可少的环节。
在审批和签发公文时，必须严格按照权限和程序进行。
审批人应对公文进行细致的审查，确保内容准确无误，并合法合规。
签发人应核实公文的完整性和合规性。
对于重要的公文，应设立专门的审批和签发程序，确保公文处理的严肃性和权威性。
六、公文流转在学校行政公文处理过程中，公文的流转是必须遵守的程序。
公文的流转路径应明确，人员的流转应严格按照规定进行。
公文的流转时间应合理控制，以便确保各环节的工作顺利进行。
同时，应建立起一套科学、高效的公文流转系统，提高行文效率和工作效能。
七、保密和归档学校行政公文中，有些信息是机密或涉及个人隐私的。
在处理这类公文时，必须严格遵守保密规定，防止信息泄露。
对于各类公文，都应进行规范的归档，以确保公文的查阅和备案。
归档应分门别类，建立科学完善的档案管理系统，以便于后续的查询和利用。
***川外语学院公务接待管理办法根据上级党政机关公务接待活动有关规定，为进一步完善和规范学院接待制度，切实做好公务接待工作，特制定本管理办法。
一、公务接待的原则和要求1．严格执行中共中央、国务院关于加强廉政建设的有关规定，本着有利工作、杜绝浪费、勤俭节约、热情周到的原则，切实做好公务接待工作。
2．根据宾客的职级、来校的目的等情况，本着“谁接待、谁负责”的要求，按照统一标准、对口接待、分工负责的原则，做好公务接待工作，并做到力求从简，不搞层层陪同。
3．建立公务接待报批制度，接待规格与标准列入报批内容。
在院内接待的由主管院领导审批；在院外接待的，按系统分别由党委书记、院长批准。
4．按照对等原则，凡因公至各院（系）的宾客，由各相关院（系）负责接待并承担接待费用。
二、公务接待的规格和程序1．根据来宾的级别和工作性质，按以下规定进行接待：（1）省（部）级单位的领导因公来校，由书记或院长及有关院领导接待，学院办公室负责安排。
（2）厅（局）级单位的领导因公来校，是单位正职的由书记或院长出面接待；是单位副职或部门领导的，由对口院领导负责接待，需要书记或院长出面的，需提前协调安排。
（3）县（处）级单位的领导因公来校，原则上按来访要求由对口单位负责接待。
如确需学院有关领导会见的，须提前进行协调安排。
但院领导原则上不陪同，不陪餐。
(4)专家学者来校的接待标准根据其职称及知名度，给予相应职务的接待。
2．一般接待程序（1）领导会见；（2）学院情况介绍；（3）座谈交流；（4）参观校园；（5）根据需要安排食宿；（6）送行。
三、具体接待事项要求1．接站和送行省（部）级及以上领导来校，由一名院领导接送站；省（部）级以下的领导来校，安排相应人员接送站；一般来宾不安排接送站或由对口单位自行安排接送站。
特殊情况由学院办公室做出安排。
2．住宿凡公务来校的宾客，原则上住宿费自理。
需要学院安排住宿的，一般安排在学院宾馆，厅（局）以上宾客安排单间或套间，其他人员安排标准间。
行政公文的格式规范
行政公文的格式规范包括文种、标题、正文、署名、日期等要素，这些要素的
规范使用能够保证公文的规范性和统一性，有利于信息的传达和管理的规范。
下面就行政公文的格式规范进行详细说明。
首先，行政公文的文种有很多种类，如公函、通知、请示、报告等，每种文种
都有其特定的格式要求和使用场合。
在起草行政公文时，首先要确定所使用的文种，然后根据该文种的格式规范来进行书写。
其次，行政公文的标题应简明扼要，体现公文内容的主题和重点，避免出现歧义。
标题应置于文种名称之后，一般采用宋体小三号字体，居中书写，可以适当加粗或加大字体突出重点。
再次，行政公文的正文内容应分为前言、正文、结语三部分。
前言部分主要介
绍公文的缘起和目的，正文部分详细阐述事由和要求，结语部分总结全文内容，表示期待和祝愿。
正文内容要求言简意赅，信息准确清晰，避免使用口头语和方言，确保表达准确。
此外，行政公文的署名是达成公文正式性和可控性的标志，署名须注明主办单
位的名称和标志，以及负责人的姓名和职务，署名位置一般置于正文下方右侧，排列整齐，字迹工整。
日期应置于署名之下，一般使用国际标准格式“年-月-日”，表
达清晰准确。
总的来说，行政公文的格式规范对于提高公文的规范性和统一性具有重要意义。
只有遵循规范的格式要求，才能使公文内容得到及时、准确地传达，有助于提高工作效率和管理水平。
因此，在起草、审核和签发行政公文时，务必严格按照规范要求进行，确保文风规范、内容真实可靠。
希望各级单位能够重视行政公文的格式规范，建立和完善相关管理制度，提高行政效能和服务水平。
外国语大学公文处理办法第一章总则第一条为使学校公文（以下简称“公文”）处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）、国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704-1999）以及陕西省委、省政府的有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条学校公文（包括电报、传真、电子邮件，下同）是学校党政机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作的重要工具。
第三条公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。
第五条公文处理必须严格执行党和国家的保密法律、法规和有关保密规定，确保国家和学校秘密安全。
第六条各部门、各单位的负责人要高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
各部门、各单位应当配备专（兼）职文秘人员负责本单位的公文处理工作。
文秘人员应具有一定的文字处理工作能力和相关专业知识，并保持相对稳定。
第七条学校党政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，逐步改善办公手段，努力提高公文处理的效率和质量。
行文力求少而精，注重实效。
第八条党政办公室（以下简称“党政办”）是学校党政公文处理的管理机构，主管学校党委和行政的公文处理工作并指导全校各党政部门和单位的公文处理工作，定期公布各部门、各单位公文处理情况。
第九条公文处理工作，应贯彻党政分开的原则。
行政公文不得对党的组织作指示或布置任务。
第十条各部门、各单位要逐步增加对办公设备的投入，更新维护设备，为实现全校办公自动化创造条件。
第二章公文种类第十一条学校公文种类主要有：（一）决议用于经党委会议讨论通过的重要决策事项。
行政公文处理规范第一总则第一条为使我校行政处理工作进一步规范化制度化，提高质量和处理效率，保证的严肃性，根据国务院发布的《国家行政机关处理办法》，结合我校实际情况，特制定行政处理规范。
第二条行政是我校行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的书，是依法行政和进行务活动的重要工具。
第三条处理指的办理管理整理立卷归档等一系列相互关联衔接有序的工作。
第四条处理应当坚持实事求是精简高效的原则，做到及时准确安全。
第五条处理必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定，确保国家密的安全。
第六条各单位的负责人应当高度重视处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位行政处理工作的领导和检查。
第七条校办是校行政处理的管理机构，主管校行政的处理工作并指导各单位的行政处理工作。
第八条各单位办室主任综合科科长负责本单位的行政处理工作。
第二种类第九条行政的种类主要有：一决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。
二告适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
三通告适用于布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。
四通知适用于批转转发，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
五通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
六议案适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事项。
七报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
八请示适用于向上级单位请求指示批准。
九批复适用于答复下级单位的请示事项。
十意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
十一函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
十二会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项。
第三格式第十条一般由密等级和保密期限紧急程度发单位标识发字号签发人标题主送单位正附说明成日期印附注附主题词抄送机关印发机关和印发日期等部分组成。
一涉及国家密的应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”“机密”级还应当标明份数序号。
三一文库（）/常用公文/规章制度〔行政公文处理规范〕第一章总则第一条为使我校行政*处理工作进一步规范化、制度化，提高*质量和*处理效率，保证*的严肃性，根据国务院发布的《国家行政机关*处理办法》，结合我校实际情况，特制定行政*处理规范。
第二条行政*是我校行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条*处理指*的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条*处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条*处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条各单位的负责人应当高度重视*处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位行政*处理工作的领导和检查。
第七条校办是校行政*处理的管理机构，主管校行政的*处理工作并指导各单位的行政*处理工作。
第八条各单位办公室主任（综合科科长）负责本单位的行政*处理工作。
第二章*种类第九条行政*的种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。
（二）公告适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）通知适用于批转、转发*，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）议案适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事项。
（七）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
（八）请示适用于向上级单位请求指示、批准。
（九）批复适用于答复下级单位的请示事项。
（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十一）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十二）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
四川外语学院机关服务规范
为规范学院机关工作人员工作行为，改进机关工作作风，提高工作效率，切实为学院教学科研创造良好环境，更好地为全院教职工服务，按学院有关规定，结合实际情况，制定本规范。
一、本部门工作职能范围详尽地列出，并在本部门显著位置公示。
二、保持办公室内整洁美观，并将岗位牌放置于显眼处。
三、机关工作人员着装得体大方，举止文明端正。
四、工作时间内应认真负责，不得在办公室喧哗、闲聊，不吃零食，不上网聊天，不玩电脑游戏，严禁做与工作无关的事情。
五、日常工作中使用普通话和文明用语，如“您好、请、对不起、请稍侯”等；接听电话时，首先说“您好，×××(单位)”。
通电话应长话短说，不得闲聊。
六、到机关办事的师生员工、家长、外来客人要热情接待、耐心听取陈述、细心解答疑难、诚恳解决问题。
政策内可以办的事及时办理，不拖延推诿、不设卡刁难；政策不允许的事耐心解释，不得简单粗暴。
七、建立首问首答制度。
不归本部门、本岗位职能范围内的事务，应负责向来访者介绍、联系有关部门和人员，不
得以“不归我管”一推了之。
八、特殊对象、特殊困难、特殊情况的应优先办理。
投诉电话：学院人事处：65385230 纪检监察处：65385224。
城市职业学院行政公文处理暂行办法第一章总则第一条为适应学院建设和发展的需要，使学院公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文质量和办文效率，参照《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合学院实际情况，特制定本办法。
第二条院长办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院行政公文处理工作，指导学院各部门的公文处理工作业务。
各部门应指定专人负责本部门的公文处理工作。
第三条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
必须发扬认真负责、严谨细致的作风。
第二章公文种类第四条学院使用的行政公文种类主要有：(一)决定适用于对学院行政重要事项或重大行动做出安排；处分有关人员；撤销下级机关不适当的决定等。
(二)意见适用于对学院行政重要工作及问题提出见解和处理办法。
(三)通告适用于院行政部门在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(四)通知适用于学院行政部门转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级部门的公文；发布规章；传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项；任免干部等。
(五)通报适用于学院行政部门表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(六)请示适用于学院行政部门向上级机关请求指示、批准。
(七)报告适用于学院行政部门向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
(八)批复适用于学院行政部门答复下级部门的请示事项。
(九)函适用于学院内部门之间、学院与外单位之间商洽工作、询问和答复问题，以及学院向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项。
(十)会议纪要适用于记载、传达学院行政会议主要内容和议定事项。
第三章公文格式第五条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人、发文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发日期等部分组成。
(一)秘密等级涉及国家秘密的公文应当标明“秘密”、“机密”、“绝密”等密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
外国语学院行政公文工作规范为使我院行政公文工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》以及《中国计量学院机关公文处理办法》（量院党办〔2005〕15号）文件，制定本院行政公文工作规范。
一、行政公文的性质与基本要求（一）本院行政公文是行政在管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是贯彻党的方针、政策，围绕学校中心工作，执行学校指示，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
（二）公文处理指公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。
（三）本院办公室是公文处理的管理机构。
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
（四）公文处理工作中，应严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密的安全。
（五）本院办公室主任兼职公文处理工作，文秘人员应当具备有关专业知识，努力提高公文处理工作的效率和质量。
二、公文的种类本院行政公文种类主要有以下几种：（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩各部门及人员等事项的决定。
（二）通知：适用于发布本院党政法规、任免干部、传达上级指示、转发上级机关和无隶属关系机关的公文、发布要求有关单位共同执行或周知的事项。
（三）请示：适用于本院向上级机关请求指示、批准。
（四）意见：适用于本院对重要问题提出见解和处理办法。
（五）报告：适用于本院向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
（六）通报：适用于本院表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（七）函：适用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（八）会议纪要：适用于本院记载、传达会议主要精神和议定事项。
三、公文格式和一般标准（一）公文格式的要求1、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
2、发文单位标识应当写全称或者规范化简称。
联合发文，主办单位排列在前。
3、发文字号应当包括发文机关代字、年份、顺序号。
联合行文，只标明主办单位发文字号。
各发文单位的代字根据学校统一规定。
4、上行文应当在首页注明签发人、会签人姓名。
其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。
一般由发文机关、事由、文种三部分组成。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
6、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
7、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
8、公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。
联合上报的文件，由主办单位加盖印章；联合下发的文件，联合发文单位都应加盖印章。
9、成文时间，以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发领导人的签发日期为准。
10、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
11、公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
12、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（二）行政公文常用标准1、用纸幅面：A4纸（长297mm，宽210mm）。
2、页边与版心尺寸：上白边37mm，下白边35mm，左白边28mm，右白边26mm。
3、发文字号：3号仿宋体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。
4、公文标题：2号标宋，居中。
5、主送单位：标题下空一行，3号仿宋，左侧顶格，回行时仍顶格。
6、正文：3号仿宋，每面22行，每行28字，数字、年份不能回行。
7、附件：正文下空一行，左空2字，3号仿宋。
8、成文时间：3号仿宋，用汉字将年、月、日标全，零写为“○”。
9、附注：3号仿宋，居左空2字加圆括号标识在成文时间的下一行。
10、主题词：3号黑体，居左顶格，后标全角冒号；词目3号标宋；词目之间空1字。
11、抄送：主题词下一行，左空1字，3号仿宋；抄送单位用“，”隔开，在最后一个抄送单位后标句号。
12、印发单位与印发时间：位于抄送单位之下占一行位置，3号仿宋；印发机关左空1字，印发时间右空1字。
印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
四、发文办理发文办理指以本单位名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。
（一）公文起草1、起草公文应做到：（1）符合党的教育路线、方针、政策和国家的法律法规以及学校的指示，全面、准确地反映客观实际情况，体现本院发文意图，提出的政策、措施切实可行。
（2）观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨，表述准确。
（3）开门见山，字词规范，文字精练，用语准确，篇幅简短，标点正确。
（4）人名、地名、时间、数字、引文准确。
引用公文先引标题，后引发文字号。
引用外文应注明中文含义。
日期应写明具体的年、月、日。
（5）文种格式使用正确。
根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。
（6）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（7）公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
（8）文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。
（9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
（10）草拟、修改和签发公文，用笔用墨必须符合存档要求。
不得在文稿装订线外书写。
2、起草重要公文应当由本院领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求意见。
（二）公文校核1、公文文稿送领导审批之前，本院办公室应进行校核。
校核的基本任务是协助领导保证公文的质量。
公文校核的内容有以下几点：（1）报批程序是否符合规定；（2）是否确需行文；（3）内容是否符合党的教育路线、方针、政策和国家的法律法规以及学校的指示精神，是否完整、准确地体现本院发文意图，并同现行有关公文相衔接；（4）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致的意见；（5）所提措施和办法是否切实可行；（6）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当。
汉字、标点符号、计量单位、数字用法及文种使用、公文格式是否符合本规定。
2、文稿如需做较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。
3、领导已经审批过的文稿，在印发之前文秘应进行复核。
重点是：审批、签发手续是否完整，附件材料是否齐全，格式是否统一。
经校核如需做涉及内容的实质性修改，需报原审批领导人复审。
（三）公文签发1、公文需经本院主管领导审批签发。
联合发文，须经所有联暑机关的领导会签。
领导签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名、时间。
若圈阅，应当视为同意。
2、学院党政的重要文件由总支书记、院长签发，一般文件可由主管领导委托分管该项工作的副书记、副院长签发。
（四）发文事项1、各类公文的校对和封发，由学院办公室负责。
2、主送学校的请示、报告、意见一般报送2份，需学校党委会、校长办公会议审议的报送10份。
3、凡报送学校的各类公文，均由党委办公室、学校办公室机要秘书统一签收。
未经主要负责人签发或未经协商的上报公文，党委办公室、学校办公室不予受理，并告知发文单位按规定重新上报。
4、请示中有涉及其他职能部门职责的事项，主办单位须事先与相应的职能部门协商和沟通，并经有关部门负责人会签后上报。
5、本院需要请示学校或需要学校转报上级部门批准的事项，应当抓紧做好前期工作，并及时上报，给学校留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。
五、收文办理（一）公文办理分为收文和发文。
收文办理是收到文件的办理过程，一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
（二）需要办理的公文，文秘工作人员应及时提出拟办意见送学院领导批示，紧急公文，应当提出办理时限。
（三）本院接到承办公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。
对领导批办的公文，要认真搞好催、查、办。
对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当立即退回交办的部门并说明理由。
（四）凡需要有关单位（部门）会签的公文，承办单位要主动会签。
上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。
（五）送领导批示或者交有关单位（部门）办理的公文，学院办公室负责催办、查办。
对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
（六）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。
利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采用加密装置。
绝密公文不得利用计算机、传真机传输。
（七）传阅文件流程如下：六、公文归档整合和销毁公文归档分为发文和收文：（一）发文1、公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的有关规定以及《中国计量学院机关公文处理办法》（量院党办〔2005〕15号），及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。
2、案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案馆移交。
个人不得保存应当归档的公文。
3、本院发文制成纸质与电子文件的储存载体一同归档，于次年移交学院档案室。
4、联合办理的发文，原件由主办单位整理归档，其他单位保存复制件，或其他形式的公文副本。
5、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
（二）收文1、收文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。
每年收集装订成册，主要存放本院档案室。
从利用角度整合收文如下：上级文件、量院文件、党委文件、各种会议纪要、院办文件、党办文件、处发文件（职能部门）、学生团委、二级学院、教学文件、科研文件、量院简报、教务简报、科研简报、高教动态等其它文件。
2、公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。
（三）销毁没有归档和保存价值的公文，经过鉴定和主管领导人批准，可以定期销毁。
销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，保证不丢失，不漏销。
八、本规范由学院办公室负责解释。
九、本规范自发布之日起实施。
