文件保存管理制度

电子文件存储管理制度
第一章总则
第一条根据国家相关法律法规，保护公司电子文件的安全，合规使用，加强电子文件的整理和管理，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全部职工、部门及相关合作伙伴在公司内电子文件存储管理的相关工作。

第三条公司电子文件存储管理应遵循合规、规范、便捷、高效的原则。

第二章电子文件管理的基本原则
第四条电子文件管理应以信息安全、提高工作效率、减少文件混乱为原则。

第五条全员参与，部门协作，建立信息技术与业务管理相结合的文件管理体系。

第六条电子文件存储应当分类管理，根据需求建立不同的文件夹。

第七条严禁删除重要文件，造成不可逆的损失。

第三章电子文件存储管理流程
第八条电子文件的存储应当明确责任人，建立负责人制度。

第九条电子文件存储应当及时备份，确保文件安全。

第十条对于公司机密文件，应当进行加密处理，权限访问控制。

第十一条对于历史文件应当定期归档，合理利用存储资源。

第四章电子文件使用规定
第十二条电子文件使用应当符合相关法规，不能超出授权使用范围。

第十三条电子文件使用应当保护个人隐私信息，严禁泄露。

第十四条电子文件使用要规范操作流程，避免文件误操作。

第五章电子文件违规处理
第十五条对于违反电子文件管理制度的人员，要根据公司相关规定进行处理。

第六章附则
第十六条本制度由公司信息化部门负责解释和修改。

第十七条本制度自发布之日起生效。

以上为公司电子文件存储管理制度，望全体职工严格遵守，确保电子文件的安全和合规使用。

公司规章制度文件保存年限一、为了规范公司规章制度文件的保存，提高公司文件管理的效率和安全性，特制定以下公司规章制度文件保存年限。

二、公司规章制度文件保存的方式1、公司规章制度文件的保存方式主要包括纸质文件和电子文件两种形式。

所有规章制度文件需分类归档，明确保存地点和责任人。

2、公司规章制度文件的电子文件保存应由专门的信息化部门负责，确保文件的安全性和完整性。

3、纸质文件保存应放置在专用的文件柜中，确保文件的安全性和整洁性。

三、公司规章制度文件的保存期限1、公司规章制度文件的保存期限分为永久保存期限和有限保存期限两种。

2、永久保存期限的规章制度文件包括公司的基本法、章程、组织架构、重要会议的决议等。

这类文件应永久保存，不得销毁。

3、有限保存期限的规章制度文件包括各部门的工作制度、流程规范、员工手册等。

这类文件的保存年限为3年。

四、公司规章制度文件的销毁与归档1、公司规章制度文件的销毁应经过相关部门的审批，并按照规定的销毁程序进行。

销毁后应留存销毁记录并报告上级主管部门。

2、公司规章制度文件的归档应按照规定的程序进行，确保文件的完整性和检索的便利性。

五、公司规章制度文件的保密1、公司规章制度文件中包含公司的核心竞争力和商业秘密，必须严格保密，不得外泄。

2、公司规章制度文件的查阅应经过相关部门审批，并在有关规定的范围内进行。

六、公司规章制度文件的违规处理1、对公司规章制度文件的违规处理，需要根据公司相关规定进行处理，包括警告、记过、降职、罚款等。

2、对于故意销毁公司规章制度文件或泄漏公司重要信息的行为，公司将依法追究其法律责任。

七、公司规章制度文件的审查和修订1、公司规章制度文件的审查和修订需要经过相关领导和部门的审批，并保证文件的合法性和合理性。

2、每年定期对公司规章制度文件进行检查和修订，使其与公司的实际情况相适应。

八、公司规章制度文件保存年限的执行1、公司各部门应严格执行公司规章制度文件保存年限的相关规定，确保文件的安全和完整。

电子文件存放管理制度一、总则为规范电子文件的存放管理，保证文件的完整性和安全性，提高文件的查找效率和利用价值，特拟订本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门电子文件的存放管理工作。

三、文件分类1. 根据文件性质和内容，将电子文件分为重要文件、一般文件和废弃文件三类。

2. 重要文件：指公司重要的机密文件、重要合同文件、财务文件等；一旦遗失或损坏可能对公司造成严重影响的文件。

需进行加密存放，并设置备份。

3. 一般文件：指公司日常工作中产生的一般文件，如会议纪要、活动方案、市场调研报告等。

可根据文件内容的重要程度设置不同级别的存放措施。

4. 废弃文件：指已完成工作或失效的文件，应及时删除或归档至废弃文件夹，以便释放存储空间。

四、存放管理1. 建立电子文件存放目录结构，对不同类型的文件进行分类存放。

为了方便管理和查找，可根据部门、日期、项目、文件类型等设立不同的文件夹。

2. 对于重要文件，应设置访问权限，只有经过授权的人员才能查看或修改文件内容。

同时，定期对文件进行备份，以防止文件遗失或损坏。

3. 对于一般文件，可以根据文件的重要程度和使用频率，设定存放期限和归档规定。

长时间未使用的文件，可移至归档文件夹进行存放。

4. 废弃文件应定期清理。

通过查找重复、失效或过期的文件，及时进行删除或归档，以保持存储空间的整洁和有效利用。

五、查找与利用1. 建立电子文件检索系统，为员工提供方便快捷的查找功能。

可通过关键词、文件名、日期等方式进行检索，以提高文件查找效率。

2. 对于重要文件，应提供详细的文件说明和版本记录，确保文件的完整性和一致性。

在必要时，可设置文件审批和修改记录，以追踪文件的变更情况。

3. 对于一般文件，应建立文件共享平台，方便员工之间的文件共享和交流。

同时，定期对文件进行更新和维护，以确保文件的准确性和及时性。

4. 对于废弃文件，应设置归档规则和清理周期，定期对废弃文件进行清理和归档。

同时，建立废弃文件清单，记录清理情况和处理结果。

文件分类存放管理制度第一章总则第一条为规范文件的存放管理，提高文件的利用率和保密性，便于查找、借阅和归档，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有的文件管理工作，包括纸质文件和电子文件的分类存放管理。

第三条文件分类存放管理是指按照文件的性质、用途和保密级别等标准，对文件进行分类、编号、存放和管理的全过程。

第四条文件分类存放管理应遵循便捷、规范、安全、可控的原则，确保文件的有序性和完整性。

第五条文件分类存放管理工作由本单位的管理部门负责具体实施，并定期进行检查和评估。

第六条所有工作人员都应遵守本制度，做到文件分类存放规范、及时、准确。

第二章文件分类标准第七条文件分类应根据文件的性质、用途和保密级别等因素进行划分。

第八条文件的性质分类包括行政文件、技术文件、财务文件、人事文件等。

第九条文件的用途分类包括日常办公文件、重要文件、备份文件等。

第十条文件的保密级别分类包括绝密文件、机密文件、秘密文件、一般文件等。

第十一条文件的编号应按照一定的规则进行，便于查找和管理。

第三章文件存放管理流程第十二条文件的存放应按照文件分类标准进行，确保分类清晰、有序。

第十三条文件应有专门的存放柜或档案袋，每个文件均应有明确的标签和编号。

第十四条文件的存放位置应有明确的标识，便于工作人员查找和归档。

第十五条文件的借阅应按照规定的流程进行，必须填写借阅登记表，并在规定时间内归还。

第十六条文件的销毁应按照规定的程序进行，绝密文件必须进行专门的销毁处理。

第十七条文件的档案管理应按照规定的时间和方式进行，确保档案的长期保存和安全性。

第四章文件分类存放管理措施第十八条建立健全文件管理制度，明确文件分类存放的标准和流程。

第十九条严格控制文件的借阅权限，必须经过相关负责人的批准方可借阅。

第二十条定期对文件进行检查和整理，清理冗余文件，确保存放空间的有效利用。

第二十一条对文件的使用情况进行定期评估，及时调整存放位置和方式，提高文件的利用率。

第一章总则第一条为加强学校文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有纸质文件、电子文件和声像文件的收集、整理、保存、利用和销毁等工作。

第三条学校文件保存管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）安全保密原则；（三）完整、准确、高效原则；（四）便于利用原则。

第二章文件分类与归档第四条学校文件分为以下类别：（一）行政文件：包括学校规章、决议、指示、通知、通报、报告、请示等；（二）教学文件：包括教学计划、教案、教学大纲、考试试卷等；（三）科研文件：包括科研项目申请、研究报告、学术论文等；（四）财务文件：包括财务报表、报销单、合同等；（五）人事文件：包括人事档案、工资表、职称评定等；（六）其他文件：包括会议记录、照片、录音、录像等。

第五条学校文件归档应按照以下程序进行：（一）文件收集：各部门应及时收集应归档的文件，确保文件齐全；（二）文件整理：按照文件分类、编号、装订等要求，对文件进行整理；（三）文件归档：将整理好的文件按照归档要求，提交档案管理部门进行归档。

第三章文件保存与利用第六条学校文件保存应遵循以下要求：（一）纸质文件：按照档案保护标准，妥善保管，防止霉变、虫蛀、火灾等灾害；（二）电子文件：采用可靠的存储介质，确保电子文件的完整性和安全性；（三）声像文件：按照规定格式进行存储，确保声像文件的质量。

第七条学校文件利用应遵循以下原则：（一）合法利用：利用文件必须符合法律法规和学校规章制度；（二）合理利用：充分利用文件资源，提高文件利用率；（三）保密利用：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，按照保密规定进行利用。

第八条学校文件借阅应办理借阅手续，借阅人应妥善保管文件，按时归还。

第四章文件销毁第九条学校文件销毁应遵循以下程序：（一）文件鉴定：对拟销毁的文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值；（二）审批手续：将鉴定结果报送学校领导审批；（三）销毁方式：按照规定程序，采用焚烧、化浆等方式销毁文件；（四）记录存档：销毁文件时，应做好记录，并存档备查。

工程文件电子文件保存制度一、总则为规范公司各类工程文件电子文件的管理和保存工作，确保文件的完整性、可靠性和安全性，提高工作效率和效益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有单位和部门的工程文件电子文件的管理和保存工作。

三、文件类型和管理要求1. 工程文件类型包括但不限于施工图纸、技术规范、工程合同、施工方案、工程日志等，管理要求如下：2. 所有工程文件必须按照文件类型进行分类归档，并按照文件编号进行命名，确保文件的清晰、有序；3. 所有工程文件必须经过审核、签批后方可进行存储、传输和使用；4. 工程文件的存储位置必须设定在网络硬盘或公司专用服务器上，不得使用个人电脑或移动存储设备存储文件；5. 工程文件的备份必须进行定期备份，并确保备份的完整性和可靠性；6. 工程文件的传输必须采用加密传输方式，确保文件的安全性。

四、文件保存期限1. 工程文件的保存期限按照文件类型和重要性进行分类设定，一般存档期限如下：（1）施工图纸和技术规范：永久保存；（2）工程合同和施工方案：存档期限为10年；（3）工程日志和施工记录：存档期限为5年。

2. 超过存档期限的工程文件，必须经过公司文件管理部门批准后方可销毁。

五、文件查阅和借阅1. 员工可以根据工作需要进行工程文件的查阅，但必须进行申请并经过文件管理部门核准后方可查阅；2. 员工可以根据工作需要进行工程文件的借阅，但必须填写借阅登记表，并保证文件的安全、完整性，借阅期限一般不得超过10天；3. 借阅期结束后，借阅人必须按时归还文件，并经过文件管理部门验收确认。

六、文件安全保密1. 所有工程文件必须按照文件重要性进行分级保密，并采取相应的保密措施；2. 所有员工必须严格遵守保密制度，不得擅自泄露工程文件内容；3. 工程文件的传输必须采取加密方式，确保文件的安全性；4. 工程文件的存储位置必须设定在受控的网络硬盘或公司专用服务器上，确保文件的安全性。

七、文件销毁1. 超过存档期限的工程文件必须进行销毁，销毁方式包括但不限于物理销毁和数字化销毁；2. 文件销毁必须由文件管理部门统一组织执行，并制定销毁记录；3. 销毁后的工程文件必须经过文件管理部门确认，确保文件的完全销毁。

存档文件管理制度一、总则为规范存档文件管理工作，加强对存档文件的保管、利用和管理，提高存档文件利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规和有关规定，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位各部门和工作人员在存档文件管理中的活动。

三、文件分类根据《中华人民共和国档案法》的相关规定以及本单位的实际情况，将存档文件分为以下几类：1. 公开文件：经过审批、公开发布的文件。

2. 内部文件：仅供本单位内部使用的文件。

3. 临时文件：临时性用途的文件，使用后应及时清理。

4. 重要文件：对本单位工作具有重要意义的文件。

四、文件保管1. 文件柜：本单位应当配备专门的文件柜，用于存放和保管各类文件。

2. 密封保管：对于重要文件和机密文件，应采取密封保管措施，防止文件的泄露和损坏。

3. 责任人：每个文件柜应指定专门的责任人，负责对柜内文件进行管理和维护。

4. 存档期限：根据文件的不同性质和用途，设置不同的存档期限，对于过期的文件应及时清理归档。

五、文件利用1. 借阅：经过审批的借阅申请，可以到指定的借阅室进行借阅。

2. 复制：对于需要复制的文件，应填写复制申请单并按规定程序进行复制。

3. 借阅期限：对于借阅的文件，应遵守借阅期限，逾期未归还的应承担相应责任。

六、文件管理1. 文件编号：对于重要文件应进行编号，以便管理和查找。

2. 变更记录：对于经常更新的文件，应建立变更记录，记录每一次的变更内容和日期。

3. 文件备份：重要文件应进行定期备份，以防文件意外丢失或损坏。

七、档案管理1. 档案整理：对于过期的文件，应进行整理归档，建立清晰的档案目录。

2. 档案保管：已归档的档案应存放在指定的档案馆中，并进行保管和管理。

3. 档案查阅：对于需要查阅的档案，应填写申请表并经过审批方可查阅。

八、责任追究1. 对于因存档文件管理不当造成的损失，应追究相关责任人的责任。

2. 对于因存档文件泄露造成的危害，应追究相关责任人的刑事责任。

工程类文件保存保管制度一、目的和适用范围为了规范工程类文件的保存和保管工作，保证文件的完整性和可靠性，提高工程项目管理效率，根据相关法律法规和公司制度，制定本制度。

本制度适用于公司所有的工程项目文件的保存和保管工作，涉及公司工程项目的人员必须遵守本制度。

二、文件的分类和编号1. 项目文件分类根据文件的内容、性质和用途，将工程项目文件划分为以下几类：（1）设计文件：包括工程设计图纸、设计说明、设计变更通知等。

（2）施工文件：包括工程施工合同、施工方案、施工实施图、竣工验收报告等。

（3）验收文件：包括验收合格证、验收报告、验收记录等。

（4）工程变更文件：包括工程变更申请、审批文件等。

（5）其他文件：包括工程进度计划、工程会议记录、工程资料汇总等。

2. 文件编号规定为了保证文件的清晰和有序管理，公司对工程项目文件进行编号管理，编号规定如下：（1）每份文件均须有唯一的编号，编号由公司指定部门负责统一规划。

（2）编号应包括项目编号、文件分类编号和顺序编号，例如：项目编号-文件分类编号-顺序编号。

（3）文件编号必须在文件封面或首封页上清晰标注，以便查阅和识别。

三、文件的保存和归档1. 文件保存（1）负责人要对相关文件进行分类整理，确保文件存放在专门的文件柜或柜子中，并定期清点。

（2）对于重要文件，应采取电子存档和实物存档相结合的方式，确保数据的安全性和完整性。

（3）对于涉及机密信息的文件，应严格控制访问权限，并建立相应的安全措施。

2. 文件归档（1）负责人要按照文件编号规范进行文件归档，确保文件的追踪和检索。

（2）对于已完成的项目文件，应及时进行归档处理，避免影响现有文件的管理和使用。

（3）对于长期保存的文件，应制定专门的归档计划，定期清理和整理文件，确保文件的存档品质。

四、文件的借阅和查询1. 文件借阅（1）借阅人需提前提交借阅申请，并经过负责人批准后方可借阅文件。

（2）借阅人需在指定的借阅时间内归还文件，避免延误他人的使用。

制度文件存档管理制度一、总则1.1 目的和意义本制度的目的是为了保证企业制度文件的合理管理、有效使用以及方便查阅，确保制度文件的归档、备份、保密和安全，并为企业的规范运作供应支持和依据。

1.2 适用范围本制度适用于我公司全部制度文件的存档管理，包含但不限于企业章程、管理方法、规范流程等。

1.3 遵从原则制度文件的存档管理应遵从以下原则：—准确性原则：确保制度文件的准确性和完整性。

—安全性原则：保证制度文件的保密性和安全性。

—查阅便利原则：供应方便快捷的查阅方式，提高工作效率。

—管理全都性原则：确保各部门制度文件的全都性和相互协调性。

二、存档管理流程2.1 文件命名规范制度文件的命名应符合以下规范：—采用英文或数字，不使用特殊字符；—文件名应简明扼要，能反映文件的内容和所属部门；—文件名中包含发文日期，格式为年月日，例如：“20220101”。

2.2 分类归档制度文件依照不同类别进行分类归档，重要包含以下类别：—公司章程类：包含公司章程、法律法规等；—组织管理类：包含公司架构、部门职责、人员流程等；—生产管理类：包含产品质量管理、生产流程等；—安全管理类：包含安全生产与职业健康管理等；—财务管理类：包含财务制度、报表管理等。

2.3 归档流程制度文件的归档流程如下：—制度订立部门在制度生效前供应原始文件并填写存档申请表；—存档管理部门依据申请表内容进行初步审核；—存档管理员对制度文件进行编号，并将文件转化为电子版格式；—电子版制度文件存入存档系统，并进行分类归档；—存档管理员将电子版存档文件进行备份，并定期进行系统数据备份。

2.4 存档标识管理制度文件的存档标识应符合以下要求：—存档编号：每个存档文件都应有唯一的编号，便于查找和管理；—存档日期：记录制度文件存档的日期，便于追溯；—存档责任人：记录存档文件的责任人，便于跟踪；—存档状态：记录存档文档的状态，包含已归档、审核中、废弃等。

三、存档文件查阅与借阅3.1 查阅管理•存档文件应设定权限，仅授权人员可查阅；•存档管理员应供应便捷的查阅方式，包含指定电子文档路径、电子文档检索等；•查阅者填写查阅申请表，经主管审核后方可查阅；•查阅者应注意保密，不得将存档文件复制、外借或泄露。

文档留存管理制度第一章总则第一条为了加强文档留存管理，做到科学规范、便于查阅，提高工作效率，规范管理工作，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位内所有文档的留存管理工作。

第三条本单位负责文档留存管理的相关工作人员应严格遵守本制度，履行管理职责，严守机密，维护安全。

第四条本制度内容包括文档的分类、整理、留存、借阅、销毁等方面的规定，并严格按照国家档案管理部门的有关规定执行。

第五条本单位应当加强对文档留存管理工作的督导和检查，确保制度的有效实施，不断完善和提高管理水平。

第二章文档的分类第六条文档应当按照文件编号、发文单位、文件类型、主题内容等要素进行分类管理并建档。

第七条文档应当分为机密级、秘密级、内部级、一般级等级别，根据级别不同分别进行保管。

第八条机密级和秘密级文档应当在特定的保密设施中保存，严格控制查阅和借阅权限。

第九条文档必须按照规定的期限时间存放，并按时整理和清点。

第三章文档的整理第十条文档应当按照一定的规范进行整理，包括装订、编号、盖章、归档等工作。

第十一条文件的装订应当严格按照规定的格式和要求进行，确保文件的完整性和安全性。

第十二条文档的编号应当按照统一的编号规范进行，以便于查找和管理。

第十三条文档应当盖章确认，并在文件上注明接收人、日期和地点。

第四章文档的留存第十四条文档的留存应当根据文件的重要性、保密级别和保存期限进行相应的存放。

第十五条文档的留存工作应当建立相应的档案室和档案柜，确保文档的安全和完整。

第十六条文档的留存期限应当按照国家档案管理部门的规定进行，超过期限的文档应当及时进行销毁。

第五章文档的借阅第十七条对于一般级文档，可以根据工作需要进行借阅，但必须填写借阅登记表，并保证不会泄露机密信息。

第十八条机密级和秘密级文档的借阅必须经过严格的审批程序，并在特定的场所和时间进行，严禁擅自带出或复制。

第十九条文档借阅完毕后必须按时归还，并由主管部门进行检查确认。