XX有限公司内部控制制度

内部控制关键节点及管理职责一、资金控制（一）资金管理风险与关键环节点控制1、资金管理风险资金，是指公司所拥有或控制的现金、银行存款和其它货币资金。

可以说，资金是公司进行经营活动的必要前提条件，没有资金或资金不足，公司的经营活动就难以实现，因此，公司进行资金管理，保证资金安全，提高资金使用效率至关重要。

公司在进行资金管理过程中，至少应当关注以下风险：（1）资金管理违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失；（2）资金管理未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；（3）银行账户的开立、审批、使用、核对和清理不符合国家有关法律、法规要求，可能导致公司受到处罚造成资金损失；（4）资金记录不准确、不完整，可能造成账实不符或导致财务报表信息失真；（5）有关票据的遗失、变造、伪造、被盗用以及非法使用印章，可能导致资产损失、法律诉讼或信用损失。

2、资金管理关键环节控制公司在进行资金管理、实施资金内部控制过程中，为减少或避免上述可能发生的风险，应加强以下关键环节控制：（1）职责分工、权限范围和授权审批程序应当明确，机构设置和人员配备应当科学、合理；（2）现金、银行存款的管理应当合法、合规，银行账户的开立、审批、使用、核对、清理、严格有效，现金盘点和银行对账单的核对应当严格按规定执行；（3）资金的会计记录应当真实、准确、完整和及时；（4）票据的购买、保管、使用、销毁等应当完整记录，银行预留印签和有关印章的管理应当严格有效。

（二）职责分工与授权批准1、资金管理控制岗位职责资金管理的基本要求为“账款分离”，公司实行资金内部控制，应建立岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理资金业务的“不相容岗位”相互分离、制约和监督。

所谓“不相容岗位”，是指如由一人担任就可能发生错误和舞弊行为，也可能掩盖其错误和弊端行为的职务。

不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。

内部控制制度的建立和实施必须贯彻不相容职务分工的原则。

2、公司中资金管理所涉及的岗位及其职责权限4、《审批权限表》5、资金支付审批流程节点开始→用款人填写报销单或资金申请单并签名→各中心（办）负责人审核签字→财务主管、经理、负责人核准→总经理或职务代理人审批→财务部会计审核并编制记账凭证→出纳付款→结束6、资金支付审签人的责任规定（1）用款人应如实反映资金支付内容，在资金申请单、报销单上签字，对资金支付结果负直接责任；（2）各部门负责人对本部门资金支付的真实性、合理性及必要性负责，并在此基础上审核签字，对资金支付的结果负责；（3）对资金支付具有最终审批权限的人员，对资金支付的结果负领导责任。

7、资金支付的程序规定（1）公司各部门应按照规定的程序办理货币资金支付业务；（2）支付申请：各部门或个人用款时，应提前向审批人提交付款申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并应随附有效经济合同或相关证明；（3）支付审批：审批人应当根据货币资金授权批准权限的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准；（4）支付复核：财务部复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准程序是否正确、手续及相关依据是否齐备、金额计算是否准确、支付方式是否妥当等。

复核无误后，交由出纳人员办理支付手续；（5）办理支付。

出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账册。

二、采购控制（一）采购管理风险与关键环节控制1、采购管理风险采购，主要是指公司外购商品、物资、劳务等并支付价款的行为，公司在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下风险：（1）采购行为违反国家法律、法规和公司制度规定，可能遭受外部处罚导致经济和信誉损失；（2）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；（3）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊行为；（4）采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可能造成资源浪费；（5）盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可能导致公司资金损失；（6）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失；（7）付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致资金损失或信用受损。

2、采购管理关键环节控制公司在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制：（1）建立采购业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保相互分离制约；（2）依据购置商品、物资和劳务等类型，确定归口管理部门，授予相应请购权限并制定相应的请购程序；（3）明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法，确保采购流程透明；（4）加强采购方面信息的收集，明确信息沟通方式；（5）明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法，确保凭证和记录的完整。

（二）职责分工与授权批准1、采购管理控制岗位职责公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督。

2、采购管理控制岗位职责（1）编制采购预算：根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

根据公司年度销售计划，采购员汇总、整理各组别采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，上交总经理审批。

（2）执行采购预算：将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员，对预算执行过程进行监控。

（3）分析和调整采购预算差异：在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告，如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

（4）采购预算资金控制：在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度；部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按公司请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出；对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总经理审批后才能给予办理。

4、采购方式控制（1）订单采购方式①采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿；②供应商按订单上面的要求生产和供应商品或劳务；③订单在提交给供应商之前，应由部门负责人检查订单的合理性。

（2）合同订货方式①采购部与供应商通过谈判，就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来；②供应商按合同提供货物并取得货款，公司按合同验收货物并支付款项。

（3）直接采购方式：采购人员根据批准的请购单，就其所列货物，直接向供应商购买的一种采购方式。

（4）比质比价采购方式选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。

（5）紧急采购方式因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。

紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。

5、采购方式选择（1）根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式；（2）一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式；（3）小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式；（4）重要的商品或劳务应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。

（5）大宗商品的采购、基建或装修项目主要物资的采购以及其它金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。

6、采购验收管理（1）货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“订单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量，并根据实际数量确认“入库单”。

（2）验收过程中如发现货物与“订单”或“合同”所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。

（3）验收过程发现货物有污渍、破损、受潮、霉变等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员通知第三方物流或供应商前来处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。

第三方物流或供应商确认后，验收人员开“退货单”呈送部门负责人核实后，报采购部门及财务部门办理。

（4）交货数量超过订购量的部分应退回供货商。

交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。

检验不合格的货物退货或货物需要更换的，要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。

7、采购付款管理收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及合同进行比较，确认商品种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

财务部将收到购货发票、入库单与购货订单、送货单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

已确认的应付款应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。

8、采购退货管理验收人员应该严格按照公司的验收标准进行验收，不符合公司验收标准的货物视为不合格货物。

不合格货物应办理退货。

（1）对于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商补足，或价款上予以扣减；（2）对于质量上的问题，采购员应该通知代理门店或物流，决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣；（3）采购员在货物退回时，确认“退货单”，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及货款金额等。

财务部应根据“退货单”调整应付账款或催办退货货款的回收手续；（4）采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商商议确定。

折扣金额必须由财务部审核，折扣金额确认后，财务部应编制“应付调整单”。

（三）应付账款管理1、应付账款是公司因购买商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

2、应付账款必须由财务部应付账款会计管理：应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责；按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

3、应付账款的确认和计量应真实和可靠：应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。

这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、供应商转来的结算凭证、物流部门的入库单、退货单等；应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。