《公司档案管理明细表》
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关于发布《公司档案管理制度》的通知公司各部门、分公司、项目部:为了完善公司现代化,规范化,系统化的管理制度,全面加强公司档案管理,促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务,公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规,制定本公司档案管理制度。
一、此管理制度适用于本公司所有档室的管理工作。
二、本制度中所称的公司档案,是指公司在各项建筑施工、经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录,具体的主要分类包括;文件档案,声像档案、电子档案等。
三、档案管理机构及职责;(一)公司档案工作实行二级管理,其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理,二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。
(二)综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
1、公司依据《档案法》等有关法律,法规和方针政策,制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。
2、综合部负责监督,指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。
3、统筹规划公司各部门的档案工作,并建立独立的档案室,负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。
(三)各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作一收集、整理、保管本部门的档案资料,并建立档案目录,以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。
1、坚持平时整理,根据本部门不同种类文件材料的形成特征,制定案卷目录,合理分类存放,便于利用和归档。
2、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档要求合理,页码准确,案卷日录清楚,案卷标题简明扼要。
4、保管好本部门应归档案,保证文件材料的安全和保密。
5、接收档案员的指导规划,按规定时间向档案室移交档案。
(四)档案管理人员负责档案的日常管理工作,对文件、材料等的安全性、保密性负责,并且忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。
单位档案管理制度第一章:总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理,推动资料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展。
本制度的制定和实施,遵循《中华人民共和国档案法》及其他相关法律法规和管理制度的要求,并参考行业标准和内部管理实践。
第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作。
第三条术语和定义1、文书档案:指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录,包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等。
2、档案保管期限:各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限。
第二章:文书档案管理的组织与职责第四条职责分工1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存;2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保管所属部门或项目的标准化、规范化文件;3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员,对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责,确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。
第三章:文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。
2、立卷时,应注明文号、起止时间、经办人等信息,加盖保密章、机密章等标识,并经相关审核人员确认后签字日期。
3、立卷存放需要按照一定的秩序进行。
4、文件审核完成后,应及时移交至归档室或其他保管单位,并在“文件归档业务登记表”上进行登记。
第六条文书档案的保管与修整1、文书应分类存放,严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施,未备案正式文件不得入库存放。
2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整,更改不得涂抹、涂改,应在文件正文之后注明处理情况。
3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中。
第七条文书档案采送流程1、使用文书档案前,需要做好案卷流转手续,以确保使用权限及时授权,并避免因去处不清而引起的各种问题。
公司档案管理制度规定公司档案管理制度规定目录公司的档案管理制度规定了以下内容:一、目的这个制度的目的是确保公司的档案能够被有效地管理和保护,以满足公司的需求和法律法规的要求。
二、适用范围这个制度适用于公司内所有的档案管理活动,包括档案的收集、整理、保存、利用和销毁等。
三、管理职责公司的各级管理人员都有责任确保档案管理制度的执行,并负责监督和评估档案管理工作的效果。
四、档案分级公司的档案根据其重要性和保密程度进行分级管理,其中一级档案是最重要的档案,需要进行特别保护和管理。
第一节一级档案管理一级档案的管理需要严格遵守相关规定和程序,包括对档案的收集、整理、存储、利用和销毁等方面的要求。
同时,还需要制定相应的安全措施,确保档案的保密性和完整性。
对于一级档案的利用,必须经过相应的审批程序,并且只能在特定的场合下使用。
五、一级档案归档一级档案是指具有重要历史价值、反映单位重大决策和重要活动的档案。
一级档案的归档应按照规定的程序进行,确保档案的完整性和准确性。
在归档前,应对档案进行审查和鉴定,确定其归属、保管期限和保密等级。
归档时,应按照文件号、日期、机关代字、文件名称等要素进行分类,制定档案目录,确保档案的检索和利用。
六、档案整理档案整理是指对档案进行分类、整理、修补、装订、编号、标识和登记等工作。
档案整理的目的是为了保护档案,使其能够长期保存和利用。
在档案整理过程中,应先进行初步分类,然后进行检查、鉴定和整理。
对于有缺失、损坏或重复的档案,应进行修补或合并。
同时,应对档案进行装订、编号和标识,制作档案目录,确保档案的完整性和准确性。
七、档案的保管档案的保管是指对档案进行安全、稳定、有序的保存和管理。
档案的保管应符合保密要求,确保档案的完整性和安全性。
在档案保管过程中,应制定档案保管制度,明确责任人和管理程序。
对于有保密要求的档案,应进行密级和保密期限的确定,并采取相应的保密措施。
同时,应对档案进行定期检查和维护,确保档案的长期保存和利用。
档案管理制度第一条目的为规范档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理,特制订本制度。
第二条档案的范围1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
第三条档案的管理部门档案管理的主管部门是办公室,行政档案、人事档案、财务档案、业务档案(建筑档案、设备档案)等均由办公室进行统一管理,不统一管理的需经总经理批准。
第四条档案管理部门的职责1、办公室档案管理的职责1)负责组织编制、修订、完善公司的档案管理制度,规范管理流程、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等管理。
2)负责指导、培训、宣贯档案管理制度。
3)负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。
4)负责保管公司所有档案。
5)负责收集、整理各部门档案分类目录,汇总建立公司电子档案总目录。
2、财务部档案管理的职责1)负责配合办公室编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
2)负责收集、整理、保管财务类档案,并与办公室做好财务档案的移交工作。
3、其他部门档案管理的职责1)负责配合办公室按照档案管理制度的要求进行档案的收集、整理、归档。
第五条档案的分类公司档案分类和分类编号由办公室统一集中管理。
各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。
档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。
公司档案主要采取按内容进行分类,并编制目录。
1、企业档案分类使用说明1)组成:企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目(大类);采用拼音字母名称标识二级类目(分类)。
档案号的各段(一级类目号、分类号、案卷号)之间用“—”符号分隔。
2)档案号编制依据根据国家档案管理部门编制的《工业企业档案分类编号方案》和公司工作实际,进行公司档案号的编制。
3)企业综合档案档号的分类、组成说明。
按文档类别分类(A、B、C、D)档案编号:一级类目号--年度号--案卷顺序号(○○○—○○○○—○○○)。
●档案存放地备查用表档案存放地备查用表楼:层:房间:档架(柜)栏格全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数●归档案卷目录归档案卷目录卷宗号:目录号:部门:案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注●档案目录卡档案目录卡档号:卷名:本案文件目录件数收文员来文员发文号页数备注12345678910111213141516171819●档案明细表档案明细表保险库号柜位号拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签年月日年月日收●档案内容登记簿档案内容登记簿类号案号内容备注●(机密)文件保管备查簿(机密)文件保管备查簿类别 No归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本●作废档案焚毁清册作废档案焚毁清册年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月核准:监焚:焚毁执行人:●调卷单调卷单年月日No.类别文件内容摘要调卷部门调卷人调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止计日原收入编借出日期号档号归还日期年月日备注保管人签章核准:主管:调阅人:●阅档催还单阅档催还单同志:您所调阅的下列档案还期已逾,为方便他人使用和管理,请依档案调阅规则于月日前送还。
档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册●档案调阅单档案调阅单档案名称或收发文号核批调阅人借出日期年月日档号及件数还卷日期年月日(经收人签章)共宗(件)注:本单一式两联,第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人,第二联留存档案室备查。
●档案存放位置表档案存放位置表卷宗名称:卷宗号:案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间档架(柜)栏●阅档催还单存根阅档催还单存根借阅人:档号文号名称借期原定还期数量催单发出日期宗册●图书资料借出卡图书资料借出卡分类编号:资料名称:购入价格:归档日期:借出时限:借出日期借出人归还签认●图书借阅登记表图书借阅登记表年月日编号书名作者出版单位金额借阅人借出日期归还日期备注。
●档案管理常用表格●
●档案存放地备查用表
档案存放地备查用表
楼:层:房间:
档架(柜)栏格
全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名
称
目录中案卷起止
号数
●归档案卷目录
归档案卷目录
卷宗号:目录号:部门:
案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注
●档案目录卡
档案目录卡
档号:卷名:
本案文件目录
件数收文员来文员发文号页数备注1
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●档案明细表
档案明细表
保险库号柜位号拟存至日期
公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签
收
年月日年月日
●档案内容登记簿
档案内容登记簿
类号
案号内容备注
●(机密)文件保管备查簿
(机密)文件保管备查簿
类别 No
归档日期原文件编
号
内容摘要经办部门档号
预定保存
期限
份数
备注
副
本
影
本
●作废档案焚毁清册
作废档案焚毁清册
年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月。
第十六章档案管理制度第一篇档案管理办法一、总则为了加强档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在公司运营、决策和其他各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》的规定,结合公司的特点,特制定本办法。
公司档案是指公司在各项活动中直接形成并保存备查的各种形式的历史记录。
档案工作是记录公司历史、提供参考依据、保护公司合法权益的一项重要工作。
公司把档案工作纳入公司发展规划,列入议事日程,纳入有关人员职责范围,加强对档案工作的领导。
公司档案实行集中统一管理的原则,确保档案的完整、准确、系统和安全,便于保管和开发利用。
二、领导体制、档案机构及其职责公司档案工作受集团总部综合档案室的指导、监督与检查。
集团总部综合档案室既是集团总部档案的保管中心,又是集团档案工作的业务管理中心,负责集团档案工作的统筹规划和组织协调。
公司由分管综合管理部的副总经理或总经理分管档案工作,实行全面领导。
综合管理部下设置档案管理工作岗位(可以兼职)。
公司档案室或综合管理部是公司的档案管理中心。
主要职责:(一)贯彻执行总部下发的档案规章制度。
(二)完善公司档案工作规章制度。
(三)接受总部对档案工作进行监督、指导和检查。
(四)负责公司各类档案的接收、整理、编目、鉴定、保管工作。
(五)开展档案提供利用工作。
(六)对职能部门文件材料的形成、积累和整理工作进行指导。
各部门兼职档案员的职责:(一)负责所属部门日常文件的收发、登记工作。
(二)负责所属部门日常文件的收集和整理工作,保证文件的完整、准确、系统。
(三)按规定时间向档案室或综合管理部移交档案。
(四)档案的提供利用工作。
三、文件材料的归档公司各职能部门指定各部门兼职档案员,负责日常文件的收集、积累和整理,并定期向综合档案室移交。
较小规模的公司,由综合管理部档案员负责全公司文件的收发、积累和整理。
公司所有员工必须将自己处理完毕的档案及时向本部门兼职档案员或综合管理部档案员移交,任何人不得将文件据为私有。
企业档案管理规定(一)第一章总则第一条为了规范企业档案管理工作,保护企业档案的完整性、真实性和安全性,促进企业信息化建设和管理水平提升,制定本规定。
第二条本规定适用于国有企业、民营企业、外资企业等各类企业的档案管理工作。
第三条企业档案管理应遵循以下原则:(一)依法、科学、合理、公正的原则;(二)经济、高效的原则;(三)保密、安全的原则;(四)便捷、快速的原则;(五)综合、协调的原则。
第二章档案的定义和分类第四条企业档案是指企业在经营活动中产生的各类文件、资料以及非物质有形资产等记录和证明企业经营活动的全部信息。
第五条企业档案分为以下几类:(一)行政管理档案:包括企业组织机构、管理规章制度、人事档案等;(二)业务活动档案:包括生产销售记录、财务会计资料、合同协议、工程项目资料等;(三)科技研发档案:包括科研项目资料、专利申请、技术标准文件等;(四)档案管理档案:包括档案管理制度、档案管理人员培训记录、档案保管安全措施等。
第六条企业应根据档案的性质和重要程度,合理进行分类、整理和保管。
第三章档案的采集和录入第七条企业应按照国家有关规定和企业实际情况,建立健全档案采集和录入制度。
第八条档案采集和录入应包括以下内容:(一)采集和录入的档案类型和范围;(二)采集和录入的方法和工具;(三)采集和录入的责任部门和责任人;(四)档案采集和录入的时间和频次。
第九条企业应加强对档案采集和录入的监督和审核,确保采集和录入的准确性和完整性。
第四章档案的保管和利用第十条企业应建立健全档案的保管和利用制度。
第十一条档案应按照一定的原则和要求进行保管,确保档案的安全和完整。
第十二条档案的保管和利用应符合以下要求:(一)档案应标明编号、名称和所属部门等信息;(二)档案应按照一定的分类和编目进行存放;(三)档案应定期进行检查和整理,确保档案的完整和可读性;(四)档案应有明确的权限管理和使用规定。
第十三条企业应合理利用档案信息,提高管理决策的科学性和准确性。
档案管理常用表格●档案存放地备查用表档案存放地备查用表楼:层:房间:档架(柜)栏格全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数●归档案卷目录归档案卷目录卷宗号:目录号:部门:案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注●档案目录卡档案目录卡档号:卷名:本案文件目录件数收文员来文员发文号页数备注12345678910111213141516171819●档案明细表档案明细表保险库号柜位号拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签收年月日年月日●档案内容登记簿档案内容登记簿类号案号内容备注●(机密)文件保管备查簿(机密)文件保管备查簿类别 No归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本●作废档案焚毁清册作废档案焚毁清册年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月核准:监焚:焚毁执行人:●调卷单调卷单年月日No.类别文件内容摘要调卷部门调卷人调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止计日原收入编借出日期号档号归还日期年月日备注保管人签章核准:主管:调阅人:●阅档催还单阅档催还单同志:您所调阅的下列档案还期已逾,为方便他人使用和管理,请依档案调阅规则于月日前送还。
档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册●档案调阅单档案调阅单档案名称或收发文号核批调阅人借出日期年月日档号及件数还卷日期年月日(经收人签章)共宗(件)注:本单一式两联,第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人,第二联留存档案室备查。
●档案存放位置表档案存放位置表卷宗名称:卷宗号:案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间档架(柜)栏●阅档催还单存根阅档催还单存根借阅人:档号文号名称借期原定还期数量催单发出日期宗册●图书资料借出卡图书资料借出卡分类编号:资料名称:购入价格:归档日期:借出时限:借出日期借出人归还签认●图书借阅登记表图书借阅登记表年月日编号书名作者出版单位金额借阅人借出日期归还日期备注提案管理常用表格●公司提案表(一)公司提案表(一)年月日单位姓名职称请把内容写详细,并把你所想要实施的方法写具体提案名称编号1.现状(现在的做法) :2.改善案(我的想法):3.效果(其结果是):●公司提案表(二)公司提案表(二)年月日单位职称姓名提案名称编号1(附图)、说明2(具体、详细、附图)3(分项估算)4●提案记录表提案记录表月份提案编号提案人所属部门性质提案事项收件日期审核日期审核人结果实施结果核发奖金制程设备其他可用可试不佳●提案评定表提案评定表提案编号:提案人所属单位提案日期年月日评定日期月日提案名称及大概内容评定标准评审意见最高评分评分评定成绩经济效益50%提案完整性10%创造性10%应用范围10%研究观察花费时间10%改善成本10%合计100%评审者其他建议:奖金金额评定:1.经济效益显著者:所得经济效益×20%2.经济效益不明显者:评分奖金董事长总经理审查主任委员审查小组评定员●提案实施命令表提案实施命令表分配实施提案部门:建议号码:建议事由:注意事项1.依据上项建议即刻改善。