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第十八章 物业档案资料管理随着物业现代化的不断发展，信息资源成为管理又一重要因素。
档案、信息管理从物业管理的介入期开始，始终伴随着物业管理的进程，从物业的规划设计、开发、监理、建筑的结构设施、设备及日常物业管理中的规章制度、记录表格、业主投诉与回访、承传工作票等等都涉及到档案、信息管理。
为此，我们将对欧洲城的档案、信息资料采用计算机管理，以达到“科学化、有序化、集中化”的管理目标。
一、管理运作流程整理分类逐一编号 分析处理登记存档 输入电脑外部档案、信息资料的收集 日常物业管理资料档案的建立查阅信息 复制信息 信息公布过期、作废信息处理档案、信息资料的使用、处理二、管理的内容1、资料的收集资料的收集坚持“来源多、内容广”的原则。
从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工；从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。
2、档案资料的分类所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。
移交资料项目资料名称工程技术资料1．竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸2．竣工验收证明书3．水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书4．供水、供气、空调的试压报告5．园林绿化图纸和清样6．设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单7．工程监理报告日常物业管理档案、信息资料项目资料名称物业资料物业基本资料、分区资料、娱乐设施资料等业主资料客户基本资料、物品出入登记等装修资料报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等维修资料修缮计划与附件、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等绿化养护资料绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等清洁、保洁资料清洁服务整改通知单、保洁日检记录等消防管理资料消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等治安交通管理资料日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、护管巡逻签到表、安全隐患整改通知等设备管理资料设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等文化活动资料活动实施附件、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等员工管理资料员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等服务质量反馈资料服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等行政文件资料政府相关文件、法规、法律；院方有关文件、通知、函件；规章制度、通知、通报等文件；荣誉档案；接待、参观记录等3、档案资料管理的要点⑴、重要的档案资料（如竣工资料）的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。
