书信类文书写作第二节 专用书信
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“专用书信”的写作知识介绍(一)一、专用书信的含义专用书信,是指与某些工作有关或在某些特定场合就某一专门事项使用的书信。
专用书信的明显特点是具有针对性,每种专用书信都是针对某类公务或某种特定事情而使用。
专用书信都要有标题。
由于某些专用书信是机关单位为公务而写的,因此还要加盖公章。
二、专用书信的种类专用书信的种类很多,有介绍信、证明信、感谢信、表扬信、贺信、慰问信、求职信、应聘信、投诉信、请柬、聘书、申请书,等等。
三、专用书信的作用专用书信都是为特定的事而写,具有联系和处理事务的作用。
每种专用书信都有其特定的使用场合,不同类型的专用书信有不同的具体作用。
有的起接洽、凭证、知照的作用,如介绍信、证明信、请柬等;有的起表达礼仪、传递情感的作用,如感谢信、慰问信等;还有的具有宣传鼓励的作用,如表扬信、贺信等。
四、专用书信写作注意事项一是要实事求是。
专用书信都是为解决问题、处理事务而写的,信中常常涉及对情况的介绍,如介绍信、证明信、感谢信、表扬信、投诉信、求职信、推荐信等。
在介绍情况时一定要实事求是,不能夸大和缩小,以免情况失实带来不良后果。
二是要慎重严谨。
如果说实事求是是对写作者的品质和作风提出的要求,那么慎重严谨则是对写作者态度方面提出的要求。
实事求是要求写信者不能人为地改变事情的真相;慎重严谨则是提醒写信者不能因为马虎导致意思表达不准确,造成对方误解而误事。
写重要的专用书信,最好先打草稿,认真修改后誊清,誊清后还应该仔细检查。
三是要注意与收信者的关系。
专用书信有的写给组织,有的写给个人;有的以单位名义写,有的以个人名义写;有的向对方有所求,有的则表示关怀或感谢。
写信者要摆正自身的位置,使用适合自己身份的得体的语言,表达真挚的情感。
四是要注意简洁。
专用书信都是为处理事务而写,应以把意思表达清楚为原则,与索要办理的事情无关的话一律不写,努力做到言简意赅。
第十七讲专用书信◆专用书信的含义和种类专用书信是用于某种特定场合,针对某种特定事务或特殊需要具有专门用途的书信。
常见种类:介绍信、证明信、表扬信、批评信、慰问信、感谢信、推荐信、求职信、申请书、决心书、挑战书、应战书、倡议书、邀请书、检讨书、聘请书、保证书、号召书等。
◆常用专用书信介绍一、介绍信介绍信是介绍本单位的人员(持信人)到其他单位联系工作、了解情况、洽谈业务、处理事务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。
介绍信具有介绍和证明的双重作用。
介绍信一般要介绍持信者的姓名、年龄、政治面貌、职务、接洽事项等;另一方面,它也有证明身份的作用,若彼此不熟悉,接待单位通常见到介绍信才考虑接待。
◆分类与写法(一)书信式介绍信(普通介绍信)这类介绍信是用一般公文信纸书写的或临时用普通信纸写的。
多数情况是联系一般性的事务,不留存根。
不如印刷介绍信正规,且容易被人伪造。
格式:1、标题(1)只标文种“介绍信”。
(2)发信单位名称+文种,如“合肥市卫生局介绍信”。
2、称谓(称呼)联系单位(主送单位)或个人的称呼,顶格写,后加冒号。
3、正文用“兹”、“现”、“今”领起下文,写明被介绍人的姓名、职务或职称、人数和接洽事项。
有时为了便于收信单位根据情况妥善接待,还要写明被介绍者的政治面貌、年龄、级别等。
结尾提出希望,如:“请予接洽/协助”、“请合作”等。
最后写上祝颂语,如“此致敬礼”。
有时注明有效期。
4、署名和日期(盖章)【书信式介绍信例文1】介绍信××制药厂:兹介绍我公司×××、×××二同志前往贵厂联系药品订购事宜,请予接洽。
此致敬礼!××医药公司(公章)×年×月×日【书信式介绍信例文2】介绍信××医院:现介绍我校学生会主席王×、团总支书记林××二位同学前往你处,联系开展“世界高血压日义诊活动”的具体事宜,请予接洽。
“专用书信”的写作知识介绍(二)
——介绍信
一、介绍信的概念
介绍信,是机关、团体介绍本单位的人到外单位去联系工作、办理事情、出席会议、参观学习等使用的一种专用书信,具有联络和证明的作用。
二、介绍信的写法
1.标题
以“介绍信”三个字作为标题,要放在第一行中间,字体大些,字间适当拉开距离。
2.称呼
在标题下先空一行,接着顶格写收信单位的名称,习惯上还在收信单位名称后面加上“负责同志”几个字,称呼之后用冒号。
3.正文
在称呼下一行缩两格开始写正文。
首先写持信者的身份(包括姓名、政治面貌、职务、年龄等),一般用“兹介绍我单位×××”开头。
接着写要联系、办理的事情,最后表达希望得到对方协助、支持的意愿,习惯上使用“请接洽”“请予协助”之类。
4.致敬语
致敬语可以写“此致敬礼”,写法同一般书信,也可以不写。
5.落款
在致敬语的右下方,署上开具介绍信的单位名称,同时加盖公章。
如果不写“此致敬礼”,则要通过空行的方法适当加大正文与落款间的距离,以使公章上弧不压正文为宜。
6.日期
日期写在落款的下一行,与落款上下相对。
三、介绍信的例文
介绍信
××学院培训处负责同志:
兹介绍我厂×××、×××二位同志前往贵院参加青年管理干部培训班学习,请接洽。
此致
敬礼
××××厂(章)
××年××月××日。
专用书信经典写作亲爱的朋友:首先,我要感谢你给我写信。
收到你的来信让我非常高兴,我很高兴能够回应你的问题。
请原谅我的回信晚了一些,我希望你一切都好。
在你的来信中,你提到了你对未来的担忧和困惑。
我完全理解你的感受,因为我曾经也面临过类似的问题。
我想和你分享一些我所学到的经验和观点,希望能够帮助你。
首先,我想告诉你,担忧和困惑是正常的。
每个人都会在生活中遇到各种各样的困难和不确定性。
你所感受到的焦虑和不安只是在你成长过程中的一部分。
不要害怕面对它们,相反,你应该把它们看作是你成熟和进步的机会。
其次,我希望你明白,未来是不确定的。
无论我们如何计划和准备,我们都无法预测未来会发生什么。
这并不意味着我们不能有目标和梦想,我们只是不能让未来的不确定性阻止我们追求自己的梦想。
我们应该保持积极的态度,并尽力把握机会。
另外,我想提醒你,你的价值不仅仅取决于你的成就。
很多时候,我们会过分关注外部的评判和期望,而忽视了自己的内心需求和价值。
请记住,你的价值在于你对自己和他人的关爱、你的独特之处和个人成长的过程。
相信自己的能力,相信你有能力去克服困难和实现自己的梦想。
最后,我想鼓励你寻找支持和指导的来源。
无论是家人、朋友还是老师,都可以在你困惑和不安时提供帮助和支持。
与他们分享你的担心,听取他们的建议和经验,他们会给你提供新的角度和观点。
亲爱的朋友,我希望以上的经验和观点对你有所帮助。
无论你面临什么困难,你都不是一个人在面对。
相信自己的能力,坚持追求梦想,你一定能够克服困难,实现自己的目标。
祝你一切顺利,期待听到你的好消息。
此致敬礼【名字】亲爱的朋友,我希望我的来信能够帮助你更好地面对未来的担忧和困惑。
在接下来的内容中,我会继续分享一些我所学到的经验和观点,希望对你有所启示。
首先,我想强调的是,困难和挫折是我们成长的机会。
当我们遭遇困难时,我们会面对自己的不足、错误和挫败感。
但是,这些困难也赋予了我们与众不同的机会来改善自己、成长和进步。