《卓有成效的管理者》读书小记
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《卓有成效的管理者》
读书笔记如何学会卓有成效的管理?
德鲁克就5个方面,就如何管理的卓有成效进行了说明:
掌握时间
重视贡献
发挥他人的长处
要事先做
有效的决策
掌握时间
为什么要掌握时间?
1.时间对每个人来说,都是稀缺资源;
2.管理者的时间,大部分都不属于自己,这是管理者不能卓有成效的原因之一;
3.重要的事情与决策需要大量的、连续的、不受打扰的时间去应对;
如何掌握自己的时间?
管理者时间压力的来源
1.组织本身:根据管理在组织中的地位与组织的规模,使得与管理者有关的非生产性的事
务增多,造成大量时间的浪费;
2.处理人事问题:人事问题都需要较长的、连续性和不受打扰的时间才能决定,需要较长
的时间思考和判断;
3.创新与变革:创新与变革是不断提高的前提,管理者需要充裕的时间应对;
诊断时间
✧第一步:
记录时间消耗的实际情况
✧第二步:
找出非生产及浪费的时间活动
1.不必做的事情,即,无价值的事;
2.由他人代为执行,效果不变的事情;
3.管理者浪费他人时间的事情;
消除浪费时间的活动
1.找出由于缺乏制度或远见而产生的时间浪费的因素
a)一项重复出现的危机,是可以预见的;
b)同一危机重复出现,往往是疏忽和懒散造成的;
c)应对重复出现的危机,可设计成一种例行作业;
2.人员过多造成的时间浪费
判断人员是否过多通常的标准为:处理“人际关系问题”的时间>=10%*总时间;
3.组织不健全(表现为会议过多)
会议,是不得已的例外;
判断是否过多的标准为:会议时间>=25%*总时间;
会议过多的原因为:
1)职位结构不当
2)单位设置不当
3)职责混乱
4.信息功能不健全、信息表达方式不当
a)即时性
b)准确性
c)有效性
小结
本章节的目的是使管理者拥有大量的、连续的、不受打扰的时间,因为重要的事情与决策需要大量的、连续的、不受打扰的时间去应对。
重视贡献
贡献含义
1.直接成果:绩效体现;
2.树立新的价值观及对这些价值观的重新确认
3.培养与开发明天所需的人才
为什么要重视贡献
1.看到整体绩效:使管理者的注意力不被其本身的专长、技术、部门所限;
2.重视外部世界:只有外部世界才是产生成果的地方;
重视贡献是有效性关键的表现
自己的工作,包括工作内容、工作水准及其影响;
自己与他人的关系、包括对上司、对同事和对下属;
各项管理手段的运用,例如会议或报告等;
管理者的承诺:我能做出什么贡献?
——目的是为了挖掘工作中尚未发挥的潜力
如何使专业人员的工作卓有成效
专业人员必须考虑以下两点:
1.他的产物供什么人使用;
2.必须了解用户应该知道些什么,才能有效使用他的产出,从而产生成果;
经常提问:
为了便于你为机构做出贡献,你需要我做些什么贡献?
1.需要我在什么时候?
2.用哪种形式?
3.用什么方式来提供这些贡献?
正确的人际关系
有效的人际关系,满足以下4点要素:
1.互相沟通:上下属建立有效的沟通;
A.下属要听的是自己想听的,而不是对方所说的。
B.经常的问下属以下3个问题:
a)我们的组织和我,应该期望你有怎样的贡献呢?
b)我们该期望你做些什么呢?
c)如何才能使你的知识和能力得到最大的发挥?
2.团队合作:强调贡献;
A.强调贡献有助横向沟通,促成团队合作;
“谁需要我的产出,并使它产生效益?”
这个问题能帮助我们看到与管理者责任范围无关的一些人的重要性。
B. 强调贡献,并不一定能解决组织问题,但至少能够提高对任务和沟通的认知,而使一个尚未臻于理想的组织也能发挥实效;
3.自我发展
“我对组织能有什么最大的贡献?”=“我需要怎样的自我发展,我应该学习什么知识和技能,才有助于我对组织做出贡献?我应该将我的哪些优点用在我的工作上?我应为自己设定怎样的标准?”
4.培养他人
重视工作的管理者必然会同时启发他人寻求自我发展。
有效的会议
卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么,也知道会议的目的是什么或应该是什么。
会议的规则:
管理者可以主持会议,听取重要发言;也可以与大家共同讨论
但不可以又主持会议,又高谈阔论;
最重要的在于从一开始把焦点放在贡献上。
小结
重视贡献是一项组织的原则,使管理者能掌握各工作的关联性;
重视贡献可以将管理者先天弱点——过分依赖他人,以及属于组织之内———转变为力量,进而创造出一个坚强的工作团队来;
重视贡献才能使管理者努力与外界进行直接接触——只有外部世界才是产生成果的地方。
重视贡献,就是重视有效性。
发挥他人的长处
只抓住缺点和短处是干不成任何事的;
管理者的任务,就是要充分运用每一个人的长处,共同完成任务。
要用人所长
管理者的用人决策
不在于如何克服人的短处,而在于如何发挥人的长处。
只想避免短处,那管理者所领导的组织最终是平平庸庸的;
管理者若只能见人短不见人长,管理者本身就是一位弱者;
有效的管理者知道,他们所用之人,是用来做事的,并非投其所好;
识人所长并用人之所长,是人的一种本能;
重视一个人的长处,就是对他的工作绩效提出要求;
过多考虑人的短处,会影响组织实现自己的目标;
不致陷入因人设事陷阱的4个原则
1.卓有成效的管理者不会将职位设计成只有上帝才能胜任。
一个职位,如果先后由2-3人担任都失败,这就肯定是一个常人无法胜任的职位,这个职位就必须重新设计。
只有“让平凡人都能做出不平凡的事”的组织,才是好的组织。
2.职位的要求要严格,而涵盖要广。
a)人们可以把与任务有关的优势转化为确实的成果;
b)可使人在情况有所变化时能适应新的需求;
c)知识工作者职位的设计,应该能够使人及早发现自己是否适合该职位;
3.卓有成效的管理者在用人时,会优先考虑某人能做什么,而不是先考虑职位要求是什么。
我们所能评估的,只有绩效:
A.哪些方面的工作他确实做的很好?
B.因此,哪方面的工作他可能会做的更好?
C.为了充分发挥他的长处,他还应该再学习或获得哪些知识?
D.如果我有个儿子或女儿,我愿意让我的子女在他的指导下工作吗?
a)如果愿意,理由是什么?
b)如果不愿意,理由是什么?
4.卓有成效的管理者在用人之长的同时,必须容忍其之短。
“少不了他”的3种情形:
a.某人其实并不行,不过是管理者没有对他苛求而已;
b.管理者本人的能力太差,实际上是误用了某人的才干来勉强支持一个
自己很难站住脚的上司;
c.本来就潜伏着某项严重问题,因为误用某人的才干而将该问题掩盖住
了;
用人铁律:
只有经得起绩效考验的人,才是可以提升的人。
主管对下属的工作负有责任,也掌握了下属前途发展的权利。
如何管理上司
管理上次的奥妙在于发挥上司的长处。
要发挥上司的长处,不能靠惟命是从,应该从正确的事情着手,并以上司能够接受的方式向其提出建议。
(对不同的人,用针对性的方式提建议,效果会更显著)
有效的管理者常问:我的上司究竟能做些什么?他曾经有过什么成就?要使他发挥长处,他还需要知道些什么?他需要我完成什么?
至于上司不能做什么,那就不必细究了。
充分发挥自己的长处
●有效的管理者会顺应自己的个性特点,不会勉强自己。
●有效的管理者会把自己的表率作用建立在充分发挥所长上。
小结
管理者的任务就是要让各人的才智、健康以及灵感得到充分发挥,从而使组织的整体效益得到成倍的增长。
要事先做
有效的决策。