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公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
档案管理制度档案管理制度（通用24篇）在日常生活和工作中，人们运用到制度的场合不断增多，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。
那么制度的格式，你掌握了吗？以下是小编为大家整理的档案管理制度（通用24篇），希望能够帮助到大家。
档案管理制度篇1一、档案保密制度1、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。
2、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。
3、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必须履行审批手续。
4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。
5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。
6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。
二、立卷归档制度1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。
2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。
科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。
3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。
4、卷内文件应齐全完整。
收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。
5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。
各类案卷均要填写卷内目录。
卷内文件要编写张次号。
归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。
不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。
6、案卷装订要整齐美观。
标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。
档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。
第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
具体职责为：1、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；2、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；4、负责档案提供利用服务；5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。
2、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。
3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
5、声像、实物档案，在产生后及时归档。
6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。
2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
档案管理制度档案管理制度（通用18篇）档案管理制度篇1一、文书档案归档制度1、各部门在各项活动中构成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门构成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件务必留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不贴合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件务必归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位职责制1、认真学习专业知识，贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。
档案质量和工作质量贴合“规范”要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、用心带给档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作带给优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位职责制1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、理解本公司专职档案员的监督指导。
努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度1、凡本部门在各项活动中构成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
档案管理工作规章制度（7篇）档案管理工作规章制度（精选7篇）档案管理工作规章制度篇1第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。
第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。
文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续档案管理工作规章制度篇2一、档案工作人员必须宣传、贯彻国家颁发的《档案法》、《保密法》的规定，忠于职守，遵守纪律，严守机密，维护国家的安全和利益。
二、档案工作人员必须努力学习专业知识，提高档案的理论水平和操作技能，较好地完成各项任务。
三、档案工作人员必须搞好档案资料的收集、整理、归档、保管、编目、统计工作，千方百计地维护档案的`完整齐全，延长使用寿命。
四、档案工作人员必须加强对所属机构档案的管理，并进行监督指导。
五、档案工作人员必须维护档案的安全，落实好安全措施，必须严格履行档案的利用审批、登记和档案接收、移出、交接手续。
六、档案工作人员必须搞好档案上架排放，分类编目、编制检索工具和资料汇编，热情、周到地为利用者服务。
七、对玩忽职守，造成档案损毁丢失、失密、泄密的档案工作人员，要追究政治和经济责任，情节严重者要追究法律责任。
档案管理工作规章制度篇3学校档案是广大教职工在教师培训、教育管理、教学实践、教学研究活动中产生的具有保存价值的文件材料，是学校各项工作活动的历史记录，是学校的宝贵财富，是学校领导决策和教育、教学的等工作的.必要依据，也是全体教职工辛勤工作的结晶。
因此，必须做好本校档案的收集、整理和保管工作，不断总结经验，提高我校档案工作质量。
一、管理制度1、为了认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，健全、加强本校的档案管理，实现本校档案的收集、整理、保管等工作的标准化、规范化，使档案更好地为学校各项工作服务，在深化教育改革、全面提高教学质量中充分发挥其作用，特制定本制度。
第一章总则第一条为了规范档案管理工作，保障档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位各部门、各岗位在档案收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节的管理。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：本单位档案实行集中统一管理，各部门不得自行设立档案室。
（二）安全保密原则：确保档案实体和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。
（三）依法管理原则：严格按照国家法律法规和档案管理的有关规定，规范档案管理工作。
（四）方便利用原则：提高档案利用效率，确保档案为各项工作提供有力支持。
第二章档案收集与整理第四条档案收集范围：（一）本单位形成的文件、资料、图表、照片等；（二）上级机关、兄弟单位发送的文件、资料；（三）本单位举办的活动、会议、培训等产生的资料；（四）其他具有保存价值的资料。
第五条档案整理要求：（一）按照档案分类标准，对收集的档案进行分类、编目、编号；（二）对档案进行装订、装盒，确保档案整洁、规范；（三）建立档案目录、索引，便于查找和利用。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防霉等条件；（二）档案管理人员应定期检查档案保管状况，发现问题及时处理；（三）档案借阅需办理借阅手续，并按时归还。
第七条档案利用要求：（一）档案利用应遵循真实性、准确性、完整性原则；（二）档案利用者应爱护档案，不得随意涂改、损坏、污损；（三）档案利用者需遵守保密规定，不得泄露档案内容。
第四章档案销毁与归档第八条档案销毁：（一）档案销毁需经单位负责人批准，并办理销毁手续；（二）销毁档案应采用符合国家规定的销毁方式，确保档案信息安全。
第九条档案归档：（一）档案归档需按照档案分类标准，将整理好的档案及时归档；（二）档案归档后，档案管理人员应做好档案的登记、编号、存放等工作。
第五章档案管理责任第十条档案管理人员应履行以下职责：（一）负责档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作；（二）定期检查档案保管状况，发现问题及时处理；（三）加强档案管理业务学习，提高档案管理水平。
档案资料管理制度1.档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。
2.档案库房是存放学校档案资料的专用库房，库内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。
3.库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。
4.库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。
5.档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取措施，使库房温湿度控制在规定的范围之内。
6.对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。
档案借阅制度为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。
1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2、学校人员查阅档案必须办理登记手续。
3、在借阅档案时，应做到以下几点：(1)按规定办理借阅登记手续，定期归还；(2)应该爱护档案，不得遗失；(3)所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；4、借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。
5、档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。
6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
7、调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
8、外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。
档案统计、鉴定和销毁制度为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。
1.档案统计1.1对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表。
1.2统计工作应认真、求实、准确、及时。
2.档案鉴定2.1档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。
2.2鉴定小组的任务。
负责制定学校档案档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。
档案管理制度第一章总则第一条为了加强企业档案管理工作，规范档案的收集、保管、利用和销毁，确保档案的完整性、可靠性和安全性，提高企业管理效率和服务水平，制定本档案管理制度。
第二章档案管理的基本原则第二条档案管理应遵循以下原则：1. 法律法规原则：遵守国家有关档案管理的法律法规和政策规定。
2. 完整性原则：确保档案材料的完整性和真实性，不得私自篡改或隐匿档案。
3. 保密性原则：严格执行保密制度，确保档案和案卷的机密安全。
4. 责任原则：明确档案责任人的职责，档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
5. 统一管理原则：建立统一的档案管理制度，确保档案管理工作的协调性和一致性。
6. 利用和服务原则：依法提供档案查询和利用服务，促进档案的有效利用。
第三章档案的收集和归档第三条档案的收集应包括以下内容：1. 公司机关文件、规章制度、办法和决策文件。
2. 人事、工资和福利等相关档案。
3. 会议记录、会议纪要和工作简报。
4. 重要电话记录、接待来访记录和上级来文。
5. 公司发文、工作计划和工作总结。
6. 添置设备、财产的产权资料。
7. 工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料。
8. 承包合同、商务合同、协议的正本原件。
第四条档案归档的责任部门和内容应按以下规定执行：1. 公司办公室负责归档以下档案：a. 公司机关文件、规章制度、办法和决策文件。
b. 重要电话记录、接待来访记录和上级来文。
c. 公司发文、工作计划和工作总结。
d. 添置设备、财产的产权资料。
2. 投资发展部负责归档以下档案：a. 工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料和质量资料。
3. 财务部负责归档以下档案：a. 承包合同、商务合同、协议的正本原件。
4. 其他部门应备份存档副本原件和复印件，并由信息中心实行电脑化管理。
第五条归档资料的要求如下：1. 文件材料齐全完整，确保没有遗漏或缺失。
档案管理制度范本档案管理制度范本第一章总则第一条目的和范围为规范公司档案管理行为，确保公司档案的安全、完整和保密性，制定本管理制度。
本管理制度适用于公司所有部门、员工档案的管理。
第二条制度制定程序本管理制度制定和修改由公司管理层负责，并征求公司员工的意见和建议。
经公司管理层审批通过后，由公司人事部负责公布和实施。
第二章档案管理的基本原则第三条文件分类制度根据档案的性质、用途、保存期限和密级，将档案进行分类管理。
档案应严格按照文件分类制度存放和管理。
第四条档案保存期限制度依据相关法律法规和公司内部政策规定，对各类档案的保存期限进行严格规定，并定期进行鉴定和审查。
第五条档案的保密制度对于涉及公司商业机密和个人隐私的档案，严格采取保密措施，在必要情况下须得到相关部门的授权和许可方可查阅。
第六条档案查询和使用制度公司员工可以在相关部门申请查询和使用自己的档案。
对于他人档案的查询和使用，应根据档案管理制度和相关法律法规规定进行，必要时取得授权和许可。
第七条档案鉴定制度对于档案的完整性、真实性和合法性进行鉴定，确保档案信息的准确和可靠。
第八条档案借阅和归还制度公司员工可以在相关部门申请借阅档案，必须在规定的时间内归还。
逾期未归还的档案，将进行追究责任。
第三章档案管理的具体内容第九条员工档案的建立和管理公司应建立和管理员工档案，包括个人基本信息、工作经历、培训记录、薪资福利等信息，保证员工档案的信息真实、完整和保密性。
第十条合同档案的管理公司应管理劳动合同档案，包括劳动合同的签约、变更、终止等相关法律文件和文件备案，并按照规定的期限进行鉴定和存储。
第十一条业务档案的管理公司应建立和管理业务档案，包括公司重要业务交流文件、会议议题和会议纪要、公文收发，以及其他业务活动中的重要文件和记录，保证业务活动的信息真实、完整和保密性。
第四章责任追究第十二条违反管理制度的责任追究对档案管理制度的违反行为，应当立即进行整改，采取相应的纠正措施。
上海大富豪土豆公司档案管理制度第一章总则第一条为加强和规范上海大富豪土豆公司档案工作，充分发挥档案在公司运营管理、风险防控等工作中的作用，确保档案工作质量满足国家档案现行标准，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规和标准规范，结合公司实际，特制定本制度。
第二条本制度所称的档案是指公司在经营和管理等各项活动中形成的有保存价值的各种形式、各种载体的文件，包括各种文字、声像、实物等档案材料的总称，是公司各项工作活动的真实记录和原始凭证、是考察公司工作、研究公司历史的重要依据。
第二章档案机构设置及其职责第三条公司档案管理工作实行统一领导，分类管理。
综合部为公司档案管理部门，负责公司文件与档案管理，并对各部门档案管理工作进行业务监督、检查和指导。
第四条公司各部门应指定专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并将档案工作纳入有关人员的职责范围。
各部门负责人为部门档案管理责任人，对本部门归档文件的完整和系统负责。
第五条档案工作机构及专（兼）职档案人员主要职责：（一）宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，负责统筹规划公司档案工作；（二）制订和完善公司档案规章制度，并负责监督、检查和指导执行情况；（三）负责收集、整理、保管、鉴定、统计公司档案及有关资料；（四）建立和健全档案管理工作，对档案人员进行业务培训，促进档案工作的科学化、规范化、现代化；（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；（六）负责管理公司专业档案和重点项目档案，对所属公司档案管理进行业务指导、检查和监督；（七）组织开展档案的开放和利用工作；（八）组织实施对无存档价值和已超过保管期限的档案的鉴定、销毁工作；（九）开展档案学术研究和交流活动；（十）严格执行国家有关保密制度，切实保护档案的安全和完整，保障国家和集团公司秘密不散失、不泄密；（十一）完成上级交办的其他工作任务。
第三章归档范围和归档要求第六条公司档案的保管期限根据有关规定划分为永久、30年、10年。
公司文件材料归档范围和档案保管期限参见《上海大富豪土豆公司文件材料归档范围和档案保管期限表》。
第七条归档要求：（一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成的特性，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求；（二）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改；（三）归档的文件材料必须齐全完整，拟文稿必须有领导签发和加盖印章。
（四）反映同一内容而形式不同的文件材料需保持其一致性；（五）归档文件材料须有保存价值，一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，归档的文件材料不得用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。
第八条归档时间：（一）各部门一般应在每年一季度末完成上一年度文件材料的归档工作；（二）企业产权变动过程中形成的文件材料应随时归档；（三）变更、修改、补充的文件材料及其他临时活动中形成的文件材料应随时归档；（四）公司员工外出参加公务活动形成的文件材料及录音、照片、底片、实物等形式的文件应在活动结束后及时归档；（五）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。
第九条归档手续：各部门档案管理人员应检查归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交清单，由部门负责人签字核准后向综合部移交。
综合部接收时应全面检查归档文件材料的质量。
移交双方根据移交清册清点核对，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
第四章档案的类目设置及分类编号第十条类目设置：根据国家档案局颁发的行业标准《档案著录规则》等文件要求，结合公司情况，公司档案设6个一级类目。
即：管理类、合同类、业务类、会计类、人事类以及特殊载体类。
第十一条公司的全宗号为“DFH”。
公司档案类目标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号方法，全宗号（DFH）与分类号之间、分类号与案卷顺序号（管理类及合同类档案为件号）之间用短横线“—”隔开，分类号之间用间隔号“·”隔开。
第十二条管理类档案分类编号（一）管理类档案代码为“GL”。
（二）保管期限，按永久、30年、10年设置三个二级类目，用“永久、30年、10年”标识。
（三）在同一保管期限内按年度设置三级类目，用四位阿拉伯数字标识。
（四）同一年度，同一保管期限下以件为单位进行整理，件号用四位阿拉伯数字从“0001”依次编号。
例：2018年永久管理类文件第1件的档号为：件号三级类目（年度）二级类目（保管期限）一级类目（管理类）全宗号（单位代码）第十三条合同档案分类编号（一）合同类档案代码为“HT”。
（二）保管期限，按永久、30年、10年设置三个二级类目，用“永久、30年、10年”标识。
（三）在同一保管期限内按年度设置三级类目，用四位阿拉伯数字标识。
（四）同一年度，同一保管期限下以件为单位进行整理，招投标文件等为合同附件视为1件，件号用四位阿拉伯数字从“0001”依次编号，每份文件使用归档签，归档签同管理类档案。
例：2018年合同档案第1件的档号为：件号三级类目（年度）二级类目（保管期限）一级类目（合同类）全宗号（单位代码）第十四条业务类档案分类编号（一）业务类档案代码为“YW”。
（二）业务所属公司代码，根据公司类别，用两位阿拉伯数字标识，用“01、02、03”标识。
（三）项目编号，用四位阿拉伯数字标识。
（四）同一公司的业务类文件，以项目为单位进行整理，项目卷号用阿拉伯数字进行编号。
例：大富豪公司（代码为01）业务类文件第1个项目的档号为：卷号（项目卷号）三级类目（项目编号）二级类目（业务所属公司代码）一级类目（业务类）全宗号（单位代码）第十五条会计档案分类编号会计档案（代码KJ）是指各单位的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计专业材料，是记录和反映各单位交易或事项的重要史料和证据。
（一）按凭证、报表、帐薄及其他（会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、银行对账单等）设置四个二级类目，分别用两位阿拉伯数字标识如下：01凭证02帐薄03报表04其他（二）二级类目下用阿拉伯数字“001”开始分年度依次编案卷号，若干年为一个断号（每个断号不超过1000）。
同一年度不得跨越两个断号，若某年的案卷续接上年案卷号超过1000时，必须重新启用新的断号，从“001”开始编案卷号。
例：会计凭证的第100号案卷的档号为：案卷号二级类目（凭证）一级类目（会计档案）全宗号第十六条人事档案分类编号公司人事档案设置在职、离职、退休、死亡四个一级类目，分别用“01”、“02”、“03”、“04”标识。
例：在职职工的第5个案卷（即第5名职工）的档号为：案卷号（第5名职工档案）一级类目（在职）全宗号第十七条特殊载体档案分类编号特殊载体档案包括声像、照片及荣誉实物档案，是公司档案中的一个重要组成部分，是反映机关发展面貌和历史的真实纪录。
包括公司在经营管理、科研、建设等活动中形成的，具有价值的声像、照片、荣誉实物档案。
（一）照片档案（代码ZP）：按照片归档的先后顺序进行编号，按年度进行分类，在年度内照片从1开始依次排列。
例：第1册照片的档号为：张号二级类目（年度）一级类目（照片档案）全宗号（二）电子文件（代码GP）：编号的格式设为：全宗号—分类号—件号。
例：永久保存的第1张光盘档案号为：件号（光盘号）一级类目（电子文件）全宗号（三）实物档案（代码SW）：编号的格式设为：全宗号—分类号—件号。
例：第1件实物档案档号为：件号一级类目（实物档案）全宗号第十八条反映同一内容而载体形式不同，并另行保存的档案案卷应用互见号标注，互见号应在案卷或档案盒内备考表固定的位置注明。
第五章档案整理第十九条档案整理：（一）管理类及合同类文件材料，按《归档文件整理规则》、《文书档案案卷格式》进行整理，按件装订后装盒。
（二）会计档案按《会计档案案卷格式》、《上海大富豪土豆公司会计档案管理制度》整理组卷，即凭证按月进行整理组卷，帐薄按单个不同账本整理组卷，报表按册整理组卷，其他类文件材料按册进行整理组卷。
（三）人事档案按《干部人事档案材料收集归档规定》、《上海大富豪土豆公司人事档案管理制度》整理归档。
（四）特殊载体档案根据国家标准《照片档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》等规定，结合公司具体情况整理归档。
（五）信贷业务档案按照《上海大富豪土豆公司信贷档案管理制度》进行整理归档。
（六）档案目录和档案盒的样式、规格按照国家档案标准规范由综合部统一制作标准。
第六章档案保管第二十条档案保管实行“集中统一管理”原则。
综合部在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，编制检索工具。
不同类别和载体的档案按照规范排列入柜，档案柜架排放整齐。
第二十一条档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
凡“绝密”、“机密”档案要专人单独保管；对一定时期内不宜公开的文件材料也按“秘密”档案管理。
第二十二条档案管理人员应定期检查入库档案，发现破损、变质的档案要及时修补和复制，并作记录。
做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防鼠、防虫和防盗的“八防”工作，定时记录库房温湿度，确保档案安全。
第二十三条档案管理人员应做好档案的入库、移出、保管、利用等情况统计。
第二十四条档案室应配置计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机等设备，以适应档案管理现代化的需要。
第二十五条档案室应加强档案的各项基础管理工作，促进档案管理信息化建设，逐步使档案工作现代化、数字化和网络化。
第二十六条档案室根据国家档案行政管理部门的有关规定，定期组织对档案进行鉴定，销毁不需要保存的档案。
销毁档案应严格审批手续。
第二十七条档案工作经费，应单独立项，列入公司年度费用预算，统筹解决。
第七章档案借阅第二十八条公司员工借阅档案必须严格履行借阅手续，利用人必须填写《档案借阅登记表》。
借阅本部门归档文件需由部门负责人审批后办理借阅，具体流程为：档案利用人填写《档案借阅登记表》→部门负责人审批→综合部办理借阅。
凡查阅不属于自己职能范围内的档案，必须经综合部的分管领导审批同意，具体流程为：利用人填写《档案借阅登记表》→分管领导审批同意→综合部办理借阅。
查阅有密级规定的文件，需根据《上海大富豪土豆公司档案保密制度》规定进行审批。
人事档案借阅参照《上海大富豪土豆公司人事档案管理制度》办理手续；会计档案借阅参照《上海大富豪土豆公司会计档案管理制度》执行办理手续。
第二十九条档案文件一般不准外借，确因工作需要必须借出时，需经综合部分管领导批准，并限期归还，一般最长时间不得超过1周。
第三十条对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾划、涂改、撕页、照相等。
借出的档案不准转借他人，要严加保管。
如发现丢失、损坏，应按有关规定追究相关人员责任。
