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浅论办公自动化的优势与不足张雄飞黔南民族职业技术学院管理系08文秘班【摘要】计算机的发明与使用改变了世界的结构，办公自动化的应用改变了办公的模式，提高了工作的质量和效率。
办公自动化技术的发展将使办公活动向着数字化的方向发展，最终将实现无纸化办公。
在方便、快捷的办公过程中，电脑办公也释放了疏忽隐藏的缺点。
办公人员应掌握运用优点、发现缺点、维护不足之处。
【关键词】办公自动化优点缺点维护办公自动化是现代科学技术发展的成果之一，它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。
办公自动化的内涵是办公室秘书人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和上下级之间的联系工作。
它的实现不仅使办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，而且要求秘书人员必须具有现代化科学管理方面的知识和相应的办公室业务知识，这就促使秘书人员在工作的同时要不断积累经验，提高业务素质。
人非圣贤，孰能无过。
这世上那有十全十美的人和事呢？万事万物不可能无中生有，办公自动化也并非凭空捏造，而是随着计算机的普及应用慢慢衍变而来。
那么实现的无纸化办公也具有一定的优缺点，我们更应该运用优点，完善缺点。
一、计算机的重大发明与应用20世纪计算机的重大发明与应用使电脑成为人们的学习工具和生活工具。
借助家用计算机、个人计算机、计算机网、数据库系统和各种终端设备，人们可以学习各种知识，获取各种情报，处理各种生活事务(如订票、购物、存取款等)，甚至可以居家办公。
越来越多的人的工作、学习和生活中将与计算机发生直接的或间接的联系。
越来越多的人们的工作、学习和生活中将与计算机直接或间接的联系。
运用计算机我们可以实现资源共享、信息传输与集中处理、负载均衡与分布处理、综合信息服务、收发电子邮件、网上交易、视频点播、联机会议（视频会议）等。
计算机的发展和应用已不仅是一种科学的技术现象而且是一种政治、经济、军事和社会现象。
高校办公自动化建设的现状与问题随着这几年我省高校的合并和发展，其规模越来越大，部门分工越来越细，部门之间的协作也越来越多。
许多高校采用手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率低下，对于统计功能不能实现。
而采用工作流软件，用户只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动进行，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、管理、查询、统计、打印等，大大提高了高校的工作效率。
标签：高校办公自动化计算机0 引言近几年来，随着高校校园网络的快速发展，高校办公自动化建设逐步展开，许多高校都依照各自的需求及具备的软、硬件条件建立了自己的办公自动化系统。
高校办公自动化建设如火似荼，但建设的情况究竟如何，有必要进行调查分析。
1 高校办公自动化建设的现状1.1 高校办公自动化建设的状况。
其中北京大学、清华大学、复旦大学、大连理工大学、西南财经大学等高校基本实现无纸化办公，这表明大部分高校都开展了办公自动化建设，但实现无纸化办公的却不多。
1.2 办公人员的计算机应用水平逐步提高。
随着计算机的广泛使用，人们的应用水平也逐步提高。
从办公人员对计算机使用的时间可看出，计算机已成为高校办公的一种必备工具。
这说明微软Office办公软件在高校中也已得到了普及，也为办公自动化系统的推广奠定了良好的应用基础。
电子邮件已经成为高校办公人员工作交流的一种重要工具，得到了大家的认可和广泛的使用。
1.3 高校校园网基本建成。
高校校园网已经连接到校内主要办公楼、教学楼、实验楼、图书馆，很多高校的教师住宅楼和学生宿舍也已接入了校园网。
1.4 办公自动化系统软件品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。
以Microsoft Office、Microsoft Outlook为代表的办公软件的完善，使办公过程中公文的流转能够顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，也使电子公文能得到普遍认可。
2 办公自动化建设中存在的问题办公自动化在高校得到了蓬勃的发展，但各个高校建设的差異较大，遇到的问题也各不相同，目前存在以下问题：2.1 应用软件问题。
办公自动化的应用痛点与改善策略一、办公自动化的应用痛点办公自动化是指利用计算机技术和信息管理来提高办公效率和减轻工作负担的一种管理方式。
随着科技的进步，越来越多的企业开始采用办公自动化系统，但在实际应用过程中仍然存在一些痛点。
1.复杂繁琐的部署和维护：办公自动化系统一般由多个模块组成，需要进行复杂的部署和配置。
而且，由于企业规模不同，业务需求也各异，导致过度定制和维护困难。
2.缺乏系统集成：大部分企业使用了多个不同的软件和工具来完成日常工作任务，比如文档管理、项目管理、人力资源等。
这些软件之间缺少有效地集成导致信息孤岛问题。
3.数据安全风险：随着数字信息传输的迅速发展，信息泄露和数据被盗窃已经成为一个严重的问题。
办公自动化系统往往涉及到大量敏感性公司数据，如果安全措施不力则可能造成巨大损失。
4.员工接受度低：由于员工们对新技术的抵触心理，许多人对于新的办公自动化方式采取了抵制态度。
他们认为学习和适应这种新的方式会浪费时间，并且可能会降低工作效率。
二、改善策略虽然存在痛点，但是通过科技和管理的改进，可以有效地解决这些问题，并提高办公自动化系统的实用性和效率。
下面将介绍一些改善策略。
1.选用易部署和维护的系统：对于中小型企业来说，选择易部署和维护的办公自动化系统是十分重要的。
可以考虑云端解决方案，利用云计算技术来减少服务器配置和软件升级等繁琐工作。
2.实现系统集成：建立一个统一平台或者使用API接口来实现不同软件之间的无缝连接。
通过数据共享和集成可以提高信息流通效率，并减少因为信息孤岛所带来的问题。
3.加强数据安全措施：确保数据在传输、存储和处理过程中得到充分保护。
可以通过加密技术、身份验证控制、防火墙等措施来降低数据被窃取或泄露的风险。
4.培训和教育策略：为员工提供必要的培训和教育，使他们能够更好地适应和掌握办公自动化系统。
培训可以包括对系统功能和操作方式的介绍，以及与员工面临的现实业务问题相关的解决方案。
办公自动化总结报告办公自动化总结报告随着科技的不断发展，办公自动化技术越来越成熟，对于提高工作效率、减少繁琐工作、提升办公质量等方面都起到了很大的推动作用。
本次报告就办公自动化的应用情况进行总结，总结如下：一、办公自动化的应用情况通过对公司员工进行调查和观察，我们发现办公自动化已经在我们公司得到了广泛应用。
目前，我们主要应用了办公自动化软件、自动化办公设备、云办公和自动化办公流程等方面。
1. 办公自动化软件：我们通过引入各类办公自动化软件，如办公套件、ERP系统、ITSM系统等，来提高公司内部各部门之间的协同工作效率。
通过办公软件的使用，可以实现信息共享、任务分配、进度跟踪等功能，大大提高了工作效率。
2. 自动化办公设备：我们购置了一批自动化办公设备，如智能复印机、扫描仪、投影仪等，这些设备可以通过网络连接，在不同部门之间共享打印、扫描等功能。
员工利用这些设备可以快速完成各种办公任务，减少了手动操作的时间和成本。
3. 云办公：我们利用云计算技术搭建了企业级云端平台，员工可以通过云端平台存储、共享和管理各类文件和文档。
不仅减少了传统办公方式中文件的物理存储和传输，还可以实现跨部门、跨地域的协同办公，大大提高了办公效率。
4. 自动化办公流程：我们对公司的各类办公流程进行了规范和优化，并通过自动化手段实现了流程的自动化处理。
如请假审批、报销审批等流程可以通过办公自动化软件进行自动化处理，提高了审批效率和准确性。
二、办公自动化的效果评估根据员工调查和业务数据分析，我们对办公自动化的应用效果进行了评估，总体来看，办公自动化对公司的工作效率和质量有着明显的提升。
1. 工作效率提升：通过办公自动化的应用，很多繁琐的工作得以简化和自动化处理，员工可以更快地完成任务，提高了个人和团队的工作效率。
2. 质量提升：办公自动化可以减少人为错误，提高工作的准确性和质量。
自动化办公设备的应用，如智能复印机、扫描仪等，可以保证文件的清晰度和完整性，避免了人为复印和传输时的瑕疵。
办公室工作总结存在问题和不足在过去的一段时间里，办公室的工作虽然取得了一定的成绩，但也不可避免地存在着一些问题和不足。
为了更好地提高工作效率和质量，促进办公室工作的进一步发展，有必要对这些问题和不足进行深入的剖析和反思。
一、沟通协调方面1、内部沟通不畅办公室作为单位内部的枢纽部门，承担着上传下达、协调各方的重要职责。
然而，在实际工作中，存在着信息传递不及时、不准确的情况。
例如，某些重要文件或通知未能及时传达给相关人员，导致工作延误；部门之间的信息共享不够充分，存在“信息孤岛”现象，影响了工作的协同开展。
2、外部沟通缺乏主动性与上级部门、兄弟单位以及合作伙伴的沟通不够积极主动。
在处理对外事务时，往往只是被动地等待对方的指示或要求，缺乏主动沟通、争取资源和合作机会的意识和能力。
这在一定程度上影响了单位的形象和对外合作的效果。
二、工作效率方面1、工作流程繁琐部分工作流程过于复杂，环节过多，导致工作效率低下。
例如，一些文件的审批流程冗长，需要经过多个部门和领导的签字，耗费了大量的时间和精力。
2、时间管理不当工作人员在安排工作时，缺乏合理的计划和时间分配，导致一些任务拖延，影响了整体工作进度。
同时，对于紧急任务和重要任务的区分不够清晰，不能优先处理重要紧急的工作，造成工作的混乱和无序。
三、服务质量方面1、服务意识有待提高部分工作人员在为领导和同事服务时，存在态度冷漠、推诿责任的情况。
对于他人的需求不能及时响应和解决，缺乏主动服务的意识和热情。
2、服务水平参差不齐由于工作人员的业务能力和经验不同，导致提供的服务质量存在差异。
例如，在撰写文件、组织会议等方面，有的工作人员能够高质量地完成任务，而有的则存在较多的错误和疏漏。
四、文件管理方面1、文件归档不规范文件归档工作存在混乱的情况，分类不清晰，编号不统一，查找文件时费时费力。
一些重要文件未能及时归档，甚至出现文件丢失的现象，给工作带来了极大的不便。
2、电子文件管理薄弱随着信息化的发展，电子文件的数量越来越多，但对电子文件的管理还不够完善。
办公室工作中存在的问题及建议
根据办公室实际情况，现将有关情况汇报如下：
一、复印室管理。
复印室管理不严格，易造成财产损失；文件头等资料管理不到位，易外流、隐患大；复印机管理不规范，可以任意使用，易损耗。
建议：加强管理，专人负责。
二、会议服务。
会议服务不周到，会议茶水、茶杯等准备不足的情况时有发生。
建议：加强人员培训，其他人员及时关注并提醒。
三、人员水平。
人员素质整体水平不高，缺乏写作能力强人员。
因人员流动，办公室人员不稳定，新人员管理经验欠缺，工作流程、业务技术不熟练，公文、信息写作水平低。
建议：优化办公室人员结构，提升办公室运转水平。
四、效能建设。
玩手机、扎堆泡茶、迟到早退等现象时有发生。
建议:进一步完善全局绩效考核，落实规章制度。
浅谈自动化办公系统在应用中遇到的问题作者：张博宇来源：《青年生活》2019年第14期摘要：随着计算机技术、网络技术和通讯技术的快速发展，很多企业都顺应形势，组建自己的自动化办公系统，以实现无纸化办公和资源整合。
但在实际应用中，发现系统和工作在配合上总是存在一些问题。
本文将对这些问题进行简要分析，并提供一些改进思路。
关键词：自动化办公系统 ;配合问题 ;改进一、前言随着计算机技术、网络技术和通讯技术的快速发展，企业自动化办公是未来企业办公的必然趋势。
基于Web形式的自动化办公系统，满足了企业对大量信息快速传递和处理的需求，大大的提高了企业工作效率和工作质量。
自动化办公系统的出现，推动了部门间的资源整合，极大的缩小了部门间的地域限制，使相对距离较远的部门间协作效率得到大大提升。
一个设计合理，应用得当的自动化办公系统将推动企业办公进入一个新的高度。
自动化办公系统尽管对提升工作效率有着无可比拟的优势，但不可否认的是，在企业实际应用中也存在着诸多问题。
本文将就自动化办公系统在企业实际应用中存在问题做简要分析。
二、实际应用中遇到的问题1、兼容性问题自动化办公系统运作的基石是工作流[1]，一切办公自动化的流程都是以工作流的形式运行。
但在企业的实际工作中，因人事变动频繁、缺乏完善的岗位分工和工作流程、政策制度缺乏连续性和稳定性等各种原因，没有形成稳定的工作流程和职责分工，致使自动化办公系统在与实际工作的对接中存在较大的兼容性问题。
这种问题也导致在某些工作上，自动化办公系统不仅没有提高工作效率，反而造成拖累，对员工工作造成困扰。
2、需求不明确有些企业建设自动化办公系统是基于两化融合和互联网+等政策的跟风建设，对自身的需求和适配性没有充分的认识，在签订合同时对功能和功能的实现方式没有明确的要求，导致后期系统上线后，出现使用上和预期不一致，操作与工作流程不相符、想要的功能无法实现等问题，致使系统仅被部分使用甚至无法推行弃之不用。
对检察机关办公自动化工作中存在问题的原因分析及建议
作者:来源:本站时间:2009-3-11
随着计算机技术尤其是网络通讯、数据库、虚拟现实等技术的飞速发展和应用，以及办公软件的完善和检察人员使用计算机能力的提高，检察机关应用现代化手段办公呈现出新的景象。
目前，梧州市院及所辖7个基层院均已建立计算机局域网（下称内网），两级院现共有计算机263台（含手提电脑21台），上互联网（下称外网）的计算机21台，为实现办公自动化提供了有利条件。
目前，我市检察机关已初步实现公文处理的网络化、自动化和无纸化，但由于多种原因，目前两级院办公自动化应用方面仍不太理想，现特就其中的存在问题进行分析，并提出相应对策。
一、我市检察机关办公自动化应用中存在的主要问题
目前，我市检察机关应用现代化手段办公已取得了初步成效，并具有一定规模，但仍存在着以下一些困扰和问题：
1、办公自动化应用中必须的“硬件”不足。
目前，我市两级院虽已建立内网，但上内网的计算机仅有242台，人均0.7台，离实现办公自动化人手一机的最基本要求还有相当距离，且大部份计算机为现市场主流产品的前二代产品，运转速度慢，故障多，不能有效地开展工作。
外出使用的手提电脑也仅有21台，院均不足3台，远远不能满足现代化办公和办案工作的需要。
各院内网目前也还没有实现互通，影响了计算机使用的效率和质量。
2、部份干警缺乏办公自动化应用要求具备的基本素质。
实现办公自动化要求干警必须具备的最基本素质就是要具有操作计算机的能力，即起码具备计算机硬、软件常识，熟练掌握一种汉字录入方法和至少一种文字处理软件，了解计算机上的目录(文件夹)和文件的基本概念，会网络软件的基本操作，了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念，以及关于系统安全、病毒、数据备份等其它知识。
但经过我市检察机关和干警近年来的不断努力，目前两级院只有169名干警通过全国计算机等级一级考试，通过率仅为49%，而且部份通过等级考试的干警也并非能全面掌握以上所列的办公自动化基本素质要求。
3、办公自动化应用处在低层次水平。
办公自动化应用一般包括会议管理（包括会议计划、日程、通知、组织、纪要、归档、查询、统计等功能和会议室管理功能，使会议通知、协调、安排都能在网络环境下实现）、公共信息管理（包括各种通知、汇报材料、电子刊物、大事记、电子公告等）、部门事务处理(包括部门值班、休假安排、工作计划、工作总结、部门活动等)、个人办公管理(包括通讯录、日程、个人物品等)、领导日程管理（包括为领导提供的日程、活动等）、文档资料管理（包括文档资料的立卷、借阅、统计等）、人员和权限管理（包括人员的权限、角色、口令、授权等）。
但目前我市检察机关的办公自动化内网应用方面仅局限于发通知、送汇报等公文处理，虽然已初步实现了公文处理的网络化、自动化和无纸化，但很多部门的公文在内网传递、交换时，往往还习惯印制部份书面文件，造成不必要的浪费，且内网的上述大部分管理功能还未能全面应用，或者应用很少，尚有很大的开拓空间。
4、与办公自动化应用相适应的规章制度不健全。
办公自动化的应用，如公文的起草、发文、签阅、批示、查阅、传递等均在计算机上进行，通知、公告、通信、开会、决策、获
得反馈信息、征求意见等均在内网上实现，这需要建立和完善各种规章制度，使工作人员能够接受和严格按规定使用，才能保证系统的正确运行。
目前，由于两级院未建立完整的规章制度，上级又无明确的执行规范，造成无章可循，加上电脑数量不足，无法有效地进行检查督促，导致使用的随意性较大，如有关部门、人员不按时开机、待机和联网，传递、查询消息不习惯通过上内网进行，不在内网对应栏目上正确录入或粘贴本部门相关的内容，或者不及时对有关栏目的内容进行更新、处理，直接影响了内网使用的效率和质量。
5、系统的安全难以令人满意。
目前，两级院落实保密管理制度，用于上外网的计算机一般均为单机，做到上外网的计算机不处理涉密信息，而上内网的计算机全部处理涉密信息，部份需要上外网的则安装有物理隔离卡，但由于内网计算机不足，多人共用一机，或者多机多人交叉使用，权限、责任不明，一方面，多人可从同机获得他人按规定才有知情权的其他信息，容易发生“走风漏气”；另一方面，使用、维护责任难分，加装和网上下载各种应用软件的情况时有发生，往往导致故障频发。
从检查的情况看，个别院部分终端机虽然安装了防病毒软件，但版本不一，升级困难，难以发挥应有作用。
此外，越来越依靠网络的办公自动化系统特别是内网，一旦由于意外事故将系统破坏或因泄密而被迫关闭时，整个单位将处于瘫痪，但目前这一问题普遍没有引起重视，还没有考虑到要制定相应的应急预案和措施。
二、主要原因分析
1、办公自动化广泛应用的基本条件尚不够成熟。
目前，我市检察机关除苍梧县院基本具备人手一台电脑外，大部分基层院及市院的电脑数量缺口较大，加上两级院的办公经费困难，很难在短时间内增添电脑等设备，从而在一定程度上影响了办公自动化应用工作的展开。
特别是在信息互通、资料管理和保密方面，由于内网电脑不足，往往是一机多人使用，多机多人交叉使用，或者是应淘汰的电脑仍然继续使用，容易感染计算机病毒，大大降低了其应用效率和质量。
通常是能够接触到局域网发布消息的是正在上机者，能够开展资料管理的是常用者，能够注意做好保密工作的是自觉者，如不是正在上机或者是经常无机可用的，则在客观上无法保证信息互通，也无法开展资料管理，办公自动化应用工作的开展确实受到很大影响。
另外，目前我市两级院院间的内网还没有实现互通，资源无法实现共享，也直接影响了计算机使用的效率和质量。
2、部份干警的观念还没有完全从旧模式转变。
实施办公自动化重在转变观念。
在信息时代，信息传播的时间单位是“秒”，范围是有线或无线电信号可以到达的任何角落，公文的起草、发文、签阅、批示、查阅、传递等均在计算机上进行；通知、公告、通信、开会、决策、获得反馈信息、征求意见等均在网络上实现。
办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工公文处理方式已经运行几十年了，有一套完善的制度和行之有效的方法，机关人员也习惯了这种公文处理模式，要一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，确实会在部分领导、干警中产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用。
目前，应用知识和学习新知识的能力成为当前重要的人才标准。
但部份干警甚至部门领导仍习惯于过去的“套套”、“框框”，不注意加强自身学习和进行必要的知识更新，对应用现代化手段办公一筹莫展，本身言行直接影响到本部门的其他同志。
3、对办公自动化应用管理工作不完全到位。
对办公自动化的具体应用，除了要在观念上更新外，其实践性、操作性也很强。
如统计工作，时间性特别强，从案件原始资料的录入以至生成报表，必须有强制性规范，并不断加强督促、检查，才可能确保做好。
这要求管理
上有一整套有效的制度。
目前，办公自动化应用管理工作不到位主要表现在：一是缺乏一整套有效的管理制度，没能对办公自动化应用的各个方面、各个环节进行具体规范的管理，实践中的可操作性不强；二是对现有制度执行情况的检查落实不到位，甚至放任自流；三是专业技术人员相当缺乏，对工作中出现的难题往往解决和指导不力，工作效率和应用水平都有待进一步提高。
三、对策和建议
现代办公自动化应用重在规划，贵在实践，难在管理，关键在领导。
为进一步推进我市检察机关办公自动化应用的开展，需采取如下一些措施：
1、加强对办公自动化应用工作方面的领导。
检察机关办公自动化应用的开展，领导是关键。
办公自动化应用方面存在的上述问题，原因是多方面的。
各院必须进一步加强对办公自动化应用工作方面的领导，将其摆上院党组重要议事日程上来，进一步采取有效措施，做好规划，加强督促、检查和指导，认真解决存在的问题，不断推动本院机关办公自动化应用工作的展开。
2、加强资金投入，加快“硬件”建设，突破“瓶颈”障碍。
完全实现办公自动化，目前最主要的“瓶颈”障碍是“硬件”不足。
要多方筹措资金，加大资金投入，在努力按人手一机配置电脑的基础上，抓好电脑的升级换代工作，并继续加大投入，尽快实现院与院内网之间互通，提高使用效率。
3、进一步加强应用技术培训和指导，有效提高应用水平。
实施办公自动化需要高素质的检察人才，加强计算机应用技术培训成为当务之急。
各院要把是否具备应用技能，列入部门和个人年度考评指标，通过有效途径，不断提高检察人员计算机应用水平。
同时，要通过引入专业技术人才，加强工作指导，不断提高解决实际问题的能力。
4、进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度。
无规矩不以成方园。
办公自动化的操作性很强，必须进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度。
目前，要突出可操作性，重点就公文管理包括公文的收发、起草、传阅、批办、签批、催办、会签、下发、归档、查询、统计等基本功能，和公共信息管理包括各种通知、汇报、电子刊物、电子公告等加强制度建设，进一步推进公文处理的网络化、自动化和无纸化。
其他事务处理，也要在规范操作程序上逐步推进。
5、加强网络安全防范工作，提高系统安全性。
局域网的技术防范措施必须加强。
要加强人员和权限管理，明确人员的权限、角色、口令、授权等，防止“走风漏气”的现象发生。
对防病毒软件要严格按规定予以安装，及时升级，确保发挥作用。
要加强系统资料的备份管理，加强检查和维护，并制订必要的应急措施，防患于未然。
