报刊邮件收发管理制度

报刊、邮件收发管理规定

第 1 页 共 5 页 1 目的与范围

为了规范****部各类报刊、邮件的收发管理，避免因报刊、邮件的丢失或损坏而造成损失及纠纷，特制定本标准。

本标准规定了报刊、邮件的收发等管理内容和要求。

本标准适用于****部所属各单位和个人。

2 术语

3 职责

3.1 办公室是《报刊、邮件收发管理规定》的归口管理科室，负责本标准的编制、修订和解释。

3.2 保洁队负责****部各类公私报刊、邮件的收发及管理工作。

3.3 各单位负责对本单位的公订报刊进行领取和发放。

4 管理内容和要求

4.1 邮件的管理

4.1.1 外来邮件一律经保洁队指定专人签收分发，并填写《邮件收集和发放情况登记表》（见附录A）。

4.1.2 凡包裹单、汇款单、货运单、私人信件、纸包等由保洁队指定的邮件签收人通知收件人到阅览室当面签收。

4.1.3 私人不明平信一律统一放置在阅览室,由个人自取。

4.1.4 不论公私邮件保洁队应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误,如发现邮件拆封、损坏或邮票被撕应拒绝签收,同时向邮局反映,查明原因。

4.1.5 凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在接到领取通知后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件.超期罚款,保洁队概不负责。

4.2 报刊的管理

4.2.1 报刊订购

4.2.1.1 订购时间:每年一次。

4.2.1.2 订购手续:不论单位和个人,均需先到阅览室查阅报刊目录,再将需要订第 2 页 共 5 页 购的报刊代号、名称、单价、订购份数、期数填写清楚交办公室核对算价,确认无误后,当面缴款开票；公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款接收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。

4.2.2 报刊的收发

义乌市发电设备有限公司 编 号 YF-2009-05

编 制 管理中心 受 控 状 态

报刊、邮件管理制度 审 核 管理中心 审 批 总经理

第 A 版 第 0 次 修 改 实施日期：2009年01月01日

目的:为了加强公司对报刊、邮件、函电收发的明确化，特制定本制度。

范围: 本制度适用于公司所有员工。

第一条：全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司管理中心委派专员负责收发。

第二条：各部门因公需外发函、电、经办人员应于每天下午15：00点以前将函件、邮件稿送到管理中心，另填写挂号、平信、快件外发登记表。

第三条：每天下午16：00点以前，管理中心应将当日外发函清点，登记发出。

第四条：外来邮件管理：外来邮件一律由管理中心委派专人签收分发。

1凡挂号、包裹、快件、货运单等由收发人员通知收件人到管理中心当面签收。

2一般公启函、电和公司内职工私人信件，由收发人员通知收件人签收。

3不论公私邮件、收发人员应随到随清，及时分发，不得丢失损坏、搁置延误；对国外来函应检查封口、邮戳、如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。

4凡挂号、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发人员通知发出后，应随时到收发人员处领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款、收发人员概不负责。

第五条：报刊订购：不论单位和个人，均需先到管理中心查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交管理中心核对结算价，确认无误后，当面交款。公费订购报刊由管理中心持单报总经理审批后，到财务部办公理相关付款手续。归部门管理报刊公费订购的，部门除按上述要求填写预订单外，还须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些部门或单位。

第六条：报刊收发

A、收发人员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺。

邮件收发管理制度

一、 目的：为了规范公司报纸、期刊、信函、快递等邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保邮件安全，制定《邮件收发管理制度》。以下简称《邮件收发制度》

二、 适用范围： 《邮件收发制度》适用于凡经邮政/快递渠道送达本公司内所有单位（个人）的报纸、期刊、信函、快递等邮件的管理。

三、 职责： 公司保安负责邮件的签收、送达及管理。

1、每日邮件／快递和常规邮件/快递的收发工作由值班保安负责。

2、在保安室放置3天以上没有人领取或无法送达的特殊邮件/快递由保安室交综合办公室处理。

四、 收发程序

1、值班保安负责签收送达的邮件／快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位/个人名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址；损坏严重的要通知收件单位/个人到场处理。

2、非公邮件／快递应由保安公示并告知收件人签收。

3、汇票/发票一律由收件人签收。

4、保安对送达的公函性的邮件／快递签收后应及时送到综合办公室。其中副总级以上的公司领导的邮件/快递直接送达本人办公室，由本人确认后签收。

五、附则

1、已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件／快递在保安室保存期限为三个月，具有重大价值的要送到办公室。保存期限已满三个月的报请综合办主任或更高职位人员处理，不得长期存放，不得擅自处理。

2、未经授权许可，所有人员不得接收非本单位（个人）邮件／快递，不能开看，违者视情处罚。

3、报纸不在登记签收之内，直接由值班保安按规定分发。

4、《邮件管理制度》自公布之日起实施，以前相关制度不再执行。

5、《邮件管理制度》未规定的事项，按公司相关管理制度执行。

浙江中煤机械科技有限公司

二○一四年四月九日

高档写字楼物业邮件收发岗位邮件报刊收发管理制度

（1）收发记录填写准确、仔细、字迹清晰，妥善保管；

（2）分类、分拣，信件、报刊杂志及时送达；

（3）收取报刊杂志、信件时要写明签收人、时间；

（4）发放报刊杂志、信件时要送件和签收人签名确认，写明日期、时间。

（5）接收无法投给收件人的邮件或邮递员错投的邮件，要批注转退原因、日期、加盖收发章后及时退交投递员。

（6）完好保管报刊、信件、杂志等，不得任意撕毁、任意涂鸦、制造边缘破损和撕取邮票。