文档编码管理制度

档案管理规定

第一章 总则

第一条

为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

第二条

负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条

坚持部门收集保管、定期归档制度。各部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文书档案立卷归档方法

第一节 文件资料的收集管理

一、凡公司发出的公文一律由总经办统一收集保管。

二、一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

三、公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、召开的会议等活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向总经办办理交接手续，总经办签字认可后会计部才给予核报差旅费。

三、各部门档案负责人的职责：

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

（二）认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。

（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。

第二节 归档范围

一、重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、公司领导讲话、典型发言、会议记录、会议纪要等。

二、公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

三、公司对外的正式发文与相关公司来往的文书。

四、公司对各分公司的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。

五、公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

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文档管理备案制度

为适应学校规模化，正规化发展的需要，保证政令通畅，提高学校管理水平， 确保我校档案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，对学校的文书、档案管理特做如下规定：

1、归档单位：

学校设立档案室，管理、存放学校机要档案，归行政部领导，设专管人员负责。

2、归档范围：

1) 上级主管部门下发的文件、学校的红头文件、通知、会议记录、协议、意见书、可行性报告、合作合同、购销合同、合作合同、获奖证书、主要会议记录等经营性文件。

2) 学校员工档案、教师档案、学员档案、业务关系档案。

3) 学校教研成果、优秀教案、教材等经营过程中的各种总结性材料。

4) 学校宣传的传单、报纸、杂志、广告、剪报等有关学校的报道（报纸、音像）

5) 其他的有本校缮印的公文（含正件与附件、批复请示、转发文件、被转发的原件）一律由行政部统一管理。

3、收、交档案、归档案：

1) 学校全体员工应具有存档、归档意识，积极配合学校档案室做好机要档案管理工作。

2) 学校经营性文件要及时归档，各分校、部门签收的外来文件要在两个工作日内送档案室归档。

3) 各分校部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交有关人员核对整理后，于年底交于行政部归档，各单位，经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

4) 学校员工、教师应在签定用工合同两个工作日内由人事部收齐人事资料、身份证、学历证复印件送至专管员归档，如有续签及变更合同的，应由档案室提前两个月通知及时办理，旧合同继续保留，任何分校没有签发、存放权。

5) 凡有外联业务的部门、个人，应每周二下班前将新增的详细信息及时送交档案室补充进业务档案。

6) 全校所有部门、分校区的总结性材料完成后应由该部门或分校区负责人拷贝收集后每周一下班前及时交档案室归档。

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XXXX有限公司

文档管理办法

WDGL-01-20180817-V1.0/0001

编制：人力资源部

审核：

批准：

使用部门：

2018年01月8日发布 2018年01月8日实施

XXXX有限公司批准 正式

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XXXX有限公司

文档管理办法

目的

为加强公司文件的标准化管理，完善公司的质量管理制度，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

范围

适用于本公司质量管理体系要求的文件与外来文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。

责任

质量负责人本企业各项质量管理文件的起草、修订、审核、分发、保管，以及收集意见对各文件的修改、撤销、替换、销毁。

各部门负责人负责本部门管理制度文件的具体执行，在评审意见分歧较大时，通过传阅或会审提供意见和建议。

总经理负责对本制度的批准与废除、并督促各部门对本制度的实施。

项目文档编写规范

文档版本管理

1文档状态变迁规则

3 项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档刚建立时，其状态为“草稿”。文档通过评审后，其状态变为“正式”。此后若更改文档，其状态变为“修改”。修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。

2文档版本号

文档的版本号规则与文档的状态相关。

（1）处于“草稿”状态的文档版本号格式为V0.YZ，YZ的数字范围为01~99，随着文档草稿的修正，YZ的取值应递增。YZ的初值和增幅由文档创建人或修改人自己把握。

（2）处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X为主版本号，取值范围为1~9。Y为次版本号，取值范围为0~9。

文档第一次成为“正式”文件时，版本号为V1.0。

如果文档的升级幅度较小，版本号Y值可适量增加，Y值增加一定程度，X值将适量增加。档文档升级幅度较大时，才允许直接增大X值。

（3）处于“修改”状态的文档版本号格式为VX.YZ，文档正在修改时，一般只增加Z值，X.Y值保持不变。当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式”时，将Z值设为0，增加X.Y值。参见上述规则（2）。

中粮置业投资有限公司

项目文件编码及文档管理手册

（试行版）

（第二版/2010-3-04）

文件认可

行为 签署 日期

编制

审核

批准

授权 中粮置业投资有限公司

目录

1.引言

2.文件归档

电子文件归档

书面文件归档

3.文件编码系统

文件编号（编码）系统

项目参与单位编号（编码）表

4.文件收发程序

地址和邮件

来件受理过程

发函过程

承包商文件提交

5.图纸管理

图纸分类

图纸接收

图纸发放

旧图存档

6.借阅管理

7.标准格式和表格 附录1预算合约部文件归档系统结构图

附录2招标阶段文件存档目录

附录3经济文件存档内容

附录4项目文件编号（编码）表

附录5项目参与单位编号（编码）表

附录6文件收进流程

附录7文件发放流程

1.引言

健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。

本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。

在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。

本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。

2.文件归档程序

电子文件归档

全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：

每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。 一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。备案的正式招标文件、合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。 项目预算合沟通管理文合同控制文文件模版文参与单位通发文记录

收文记录 投资估算文合同文件夹

合同变更管记事管理文设计变更文工程洽商文现场签证文内部文件传工作联系单付款台帐