会议预约管理及信息发布系统

会议管理系统介绍会议管理系统介绍随着信息技术的不断发展，越来越多的企业和组织需要进行各种类型的会议，例如内部会议、客户会议、培训会议等。

而会议的组织和管理是一项繁琐且需要耗费大量时间和人力资源的工作。

为了解决这一问题，会议管理系统应运而生。

本文将对会议管理系统进行介绍。

会议管理系统是一种基于互联网技术的在线会议组织和管理工具。

它可以帮助企业和组织实现全面的会议管理，包括会议的策划、组织、发布、注册、签到、评价等各个环节。

通过会议管理系统，用户可以在一个集中的平台上方便地进行会议的安排和管理，减轻工作负担，提高工作效率。

会议管理系统具有以下几个主要功能：1. 会议策划和安排：用户可以在系统中创建会议，并设置会议的时间、地点、议程、演讲人等信息。

系统可以根据用户的需求生成完整的会议计划，并自动发送给相关参会人员。

2. 会议发布和注册：用户可以通过系统将会议信息发布到互联网上，供人们浏览和注册参加。

参会人员可以通过系统在线注册，并获得相关的参会信息。

3. 签到和追踪：会议管理系统可以提供签到功能，参会人员到达会议现场后可以通过扫描二维码或手机短信进行签到。

系统可以实时追踪参会人员的签到情况，并生成相关报表。

4. 材料和资源管理：会议管理系统可以帮助用户管理会议相关的文档、资料和资源。

用户可以上传和分享会议材料，参会人员可以在系统上下载相关资料，方便参会人员的学习和阅读。

5. 参会人员管理：会议管理系统可以帮助用户管理参会人员的信息，包括个人资料、联系方式、参会记录等。

用户可以通过系统发送邀请函、提醒消息等，与参会人员保持沟通。

6. 评价和反馈：会议管理系统可以提供评价和反馈功能，参会人员可以在会议结束后对会议进行评价，并提供意见和建议。

这可以帮助用户了解参会人员对会议的满意度，并优化会议的策划和组织。

会议管理系统的优势在于它的便利性和高效性。

使用会议管理系统可以将繁琐的会议组织和管理工作变得简单和高效。

多媒体显示技术的进步，越来越多的液晶屏、等离子、背投等显示设备被采用。

这些设备能提供直观、生动的公共信息，如天气预报、新闻、证券、彩票等各类信息。

同时也能显示用户自体公告信息，例如公司形象、服务、产品信息及广告宣传、企业的内部信息、公告等。

本工程信息引导及发布系统就是基于多媒体显示技术的资讯平台，能够为泛博会议参加者提供生动灵便的各种图文、文字、声音、视频等多媒体信息，可用作会务信息发布、会务引导、推广行政办公楼服务项目讯息播放，并在空暇的时候能按预定的时间播放广告、通知、节目片段等内容。

管槽及线缆敷设详见本章第二节《综合布线系统》的描述，下面主要对设备安装进行阐述。

11) 提供暂时库房，以存放和保管设备。

2) 提供安装暂时用电。

1) 土建和装修施工完工：是指在显示屏的安装位置己经预留安装支架和孔位，并可承受起屏的分量，以及一些预埋件的竣工等。

2) 电力电缆和通讯电缆布设完毕：电源插座和网线插座布设安装到位。

1) 设备类型符合设计；2) 设备开包检查外形完整，内外表面层完好；3) 设备通电检查，无异常情况；1) 线缆的布放是否符合设计要求；2) 线缆的通断检查；3) 线缆的短路检查；4) 线缆接地检查；5) 线缆的标识应正确；6) 所有勘察内容均应作详细记录。

7) 设备安装区域要求土建及装修完毕，并具备必要的保安措施。

1) 屏幕外框与幕布之间有三段固定胶带。

在屏幕没有固定安装以前，不要撕去胶带。

2) 安装屏幕两端应该确保水平，高低误差不得超过1.5cm。

否则会引起幕布变形褶皱。

3) 安装屏幕应该保持幕框的自然重心竖直，否则会影响屏幕升降和屏幕寿命，并增加噪音。

幕框两端的挂环即是屏幕的竖直重心，请使用幕框的挂环安装，并保持其自然垂挂状态，避免外物接触使之变形和移位。

如果使用贴墙安装, 可以使用幕框两端后面的8 形安装孔，这种安装方式应保持幕框后面的平面竖直并与墙面紧贴，避免外物接触使之变形和移位)。

会议室使用与预约管理制度1. 前言为了提高企业内部协作效率，合理利用会议资源，订立本《会议室使用与预约管理制度》。

本制度适用于本企业内全部会议室的使用与预约管理，旨在确保会议室资源的合理调配和高效利用。

2. 会议室分类与使用权限2.1 会议室分类依照不同的需求，将会议室划分为以下三类：1.小型会议室：用于小规模会议、讨论等活动，可容纳10人及以下。

2.中型会议室：用于中等规模的会议、培训等活动，可容纳20人及以下。

3.大型会议室：重要用于大规模会议、报告等活动，可容纳30人及以上。

2.2 使用权限•全部员工可以预约小型会议室。

•部门负责人及以上级别员工可以预约中型会议室。

•高级管理人员及以上级别员工可以预约大型会议室。

3. 会议室预约流程3.1 提交预约申请员工在需要使用会议室时，需提前提交预约申请，包含以下信息：•会议室类型•预约日期和时间•估计参会人数•会议目的与议题•需要的设备及特殊要求3.2 审批和确认•部门负责人需在2小时内审核预约申请，并在预约系统中进行确认或驳回。

•若驳回，需填写驳回理由，并及时与预约人沟通。

•若确认，申请人将收到会议室预约确认通知。

3.3 预约冲突解决•若会议室在同一时间段有多个申请，将由会议室管理员依据优先级和紧急程度进行调度。

•如无法满足全部预约，会议室管理员将与相关申请人协商解决。

3.4 预约更改与取消•如需更改预约时间或其他信息，原则上需提前2小时进行申请。

•对于突发情况，需乐观与会议室管理员和其他预约人进行协商与调整。

4. 会议室使用规范4.1 入场准备•预约人应提前到达会议室，确保会议室内乾净，并依照需要进行陈设。

•需要的设备应提前准备并检查。

4.2 会议期间•会议期间，预约人应定时开始会议，并确保会议的秩序和进展。

•会议结束后，应及时清理睬议室，保持乾净。

4.3 设备使用•使用会议室设备前，预约人需了解相关设备的操作方法并妥当使用。

•会议结束后，应检查设备的关闭和妥当保管。

信息发布系统解决方案-多媒体信息发布系统方案我国会议市场进入较快的发展时期已有十年左右的时间。

会议中心的建设与发展的过程，实际上就是我国会议产业发展的过程。

会议中心的发展将极大地提升地区或城市的知名度，促进当地与外界的技术贸易交流与合作。

同时，也会促进当地旅游业、酒店业、交通业等相关产业的发展。

会议中心因为人员集中，也非常需要主办方和管理方能够随时发布公告信息和紧急通知，以便在必要情况下对人们发挥引导和指挥作用。

根据会议中心的工作特点，智通数字会议控制系统在以下设置显示区域。

公众区：在门厅、接引大厅等公共区域，设置4个终端，用以显示整个会议中心的会议日程，包括每个会议室的会议议题、主办单位、会议时间等等；还可以向来宾发布通知、公告等，还可以插播各种广告。

会议室：在每个会议室门口等位置设置液晶显示器或者大屏幕彩电，显示房间号、将要或者正在举行的会议议题、主办单位、会议时间等等.电梯及走廊：在电梯及走廊设置12台17寸液晶显示器。

酒店大堂或餐厅：在酒店大堂或餐厅放一些显示设备，例如：LCD或离子电视。

通过智通数字媒体控制系统发布天气预报，酒店宣传、会议室使用情况、餐厅介绍、客房介绍、服务介绍、新闻信息等。

其它办公区:在会议中心其它工作区域，根据需要放置8台显示终端。

云投集团针对海埂片区高端会议和接待设施陈旧和不足的现状，决定投资建设海埂会议中心项目，具体由云南省城投公司采用市场化方式运作。

该项目由商务会议中心、商务酒店、商务别墅酒店等部分构成。

总占地面积894亩,总建筑面积近20万平方米，预计总投资25亿元以上。

为了集中规范管理各会议信息的发布，中心引进了智通数字媒体控制系统，满足会议中心信息服务与信息发布的需求，使会议中心的服务质量上了一个新的台阶。

智通数字媒体控制系统简介随着数字媒体显示技术的发展，信息发布领域在各个行业得到广泛应用，北京优达智通科技有限公司成功推出了一套全方位的数字媒体控制系统解决方案。

联智通达酒店信息发布系统用户使用手册一概述联智通达酒店信息发布系统采用全新的技术架构，在自有开发的硬件播放平台上，实现了大屏幕、LED/LCD显示器、触摸屏等多类型显示终端的统一管理，广泛应用于酒店公共区域，提供线路导引、活动告示、促销推广、消费推荐、会议门牌、服务指南、汇率天气等信息传递功能。

联智通达酒店信息发布系统利用有线网络、WiFi、3G等接入手段，整合了现场录播、数字电视接入、多媒体资源的素材集中管控，系统设计具有很强的人性化，基于Linux开发的前端系统以及企业版的Linux后台系统，具有稳定性高，维护量小，功耗低的显著特点。

1.1系统架构IDS信息发布系统是目前酒店信息发布和数字化管理的重要组成部分，系统主要分为三部分：服务器，终端播放器，基于WEB方式编辑管理平台。

总体结构如下图所示：图1-1 IDS信息发布系统拓朴1.2浏览器要求系统基于B/S架构设计，支持Microsoft Internet Explorer 9（简称IE9）以上版本（包括IE9），以及Firefox、Chrome、Opera和Safari 等常用的浏览器。

系统的设备管理及任务制作、发布等操作都基于浏览器完成。

市面上浏览器版本众多，为保证良好的显示效果，我们会持续地改进系统以便在所有的浏览器达到同样的性能，建议您选择我们推荐的浏览器以达到最好的效果。

二编辑管理平台说明2.1登录与退出IDS信息发布系统可以部署在公网环境，也可以部署在局域网环境，具体部署系统，请咨询系统管理员。

如果部署在公网环境，管理计算机需要能访问公网。

如果部署在局域网，管理计算机需要和服务器处于同一个网络中。

默认的服务器IP地址为192.168.1.233，以下操作，基于服务器IP地址为192.168.1.233进行说明。

如果有修改服务器IP地址，请咨询系统管理员提供最新IP地址信息。

打开网页浏览器（浏览器要求，请参考【1.1浏览器要求】），在浏览器输入http://192.168.1.233进行登录。

会议预约管理制度为了加强公司内部会议的管理，提高会议效率，合理利用会议资源，特制定本会议预约管理制度。

二、会议预约1. 会议预约的时间：会议室预约应提前至少一天，对于大型会议或重要会议，应提前至少一周预约。

2. 会议预约的方式：通过公司内部办公系统进行会议室预约，应填写会议目的、议题、参会人员等相关信息。

3. 会议室的选择：根据会议规模和要求选择合适的会议室，并确保会议室设施完备。

三、会议室管理1. 会议室开放时间：会议室的使用时间为工作日的上午9:00至下午5:00，周末和节假日需提前预约。

2. 会议室使用限制：会议室只能用于公司内部会议，不得用于私人聚会或其他非工作目的。

3. 会议室设备管理：使用会议室时应妥善使用会议设备，会议结束后应及时关闭设备，保持会议室整洁。

4. 会议室秩序管理：参会人员应按时到达会议室，会议期间不得大声喧哗，保持会议秩序。

四、会议预约的取消和调整1. 会议预约的取消：如需取消已预约的会议，请提前至少一天通知会议管理员，并在系统中取消预约。

2. 会议预约的调整：如需调整已预约的会议时间或地点，请提前与相关人员商议，并在系统中进行相应调整。

五、会议纪要管理1. 会议纪要的编写：每次会议结束后，会议主持人应及时撰写会议纪要，包括会议目的、议题、讨论重点和决议等内容。

2. 会议纪要的审核：会议纪要应由相关人员审核确认后，再存档归档。

3. 会议纪要的归档：会议纪要应存档管理，便于后续查阅和总结。

六、会议效果评估1. 会议效果评估的内容：对每次会议的效果进行评估，包括会议时间的安排、议题的设置、讨论的深度和结论的明确度等方面。

2. 会议效果评估的结果：评估结果应及时汇总，为今后会议的改进提供参考。

七、会议预约管理制度的修改1. 如有必要修改会议预约管理制度，应经相关部门讨论通过，并及时通知全体员工。

2. 修改后的会议预约管理制度应在公司内部网站上公示，以便员工查阅。

八、附则1. 本会议预约管理制度自发布之日起生效。

会议预约服务管理制度第一条为了规范会议预约服务的管理，提高会议效率和秩序，保障会议的顺利进行，特制定本制度。

第二条本制度适用于单位内部会议室的预约管理，具体包括会议室的预约流程、规定和责任。

第三条会议室的使用属于公共资源，必须合理使用，严格按照规定进行预约及管理。

第四条会议室的使用对象主要是本单位内部工作人员，外部人员需要提前经过相关部门的审批和许可。

第五条会议室的预约管理以提高效率和公平为原则，预约成功的单位按时使用，未能按时使用的需提前通知，否则将影响后续预约。

第六条会议室的使用时间一般为工作日的正常工作时间，如需加班使用需提前申请，经批准后方可使用。

第七条会议室内设备和物品的使用必须爱护，损坏或遗失需按照相关规定进行赔偿。

第八条会议室的预约管理将定期进行评估和调整，以适应单位工作需要。

第二章预约流程第九条会议室的预约需提前填写预约表格，并提交给相关部门审批。

第十条预约表格必须包括会议室名称、预约日期、使用时间、用途、参与人员等内容。

第十一条预约表格的填写应真实准确，不能虚报或篡改。

第十二条预约表格一般提前一周提交，审批通过后方可使用。

第十三条如需加班使用会议室，需提前向相关部门提出申请，并经批准后方可使用。

第十四条预约时间若有变动，需提前通知相关部门进行调整。

第十五条预约失败的单位需重新排队等候下次预约。

第三章规定和责任第十六条会议室的使用单位应保证在预约期间内按时使用，如有变动需提前通知。

第十七条会议室的使用单位未经批准擅自使用会被追究责任。

第十八条会议室在使用期间需保持整洁，如有损坏需按照相关规定承担赔偿责任。

第十九条单位负责人应对预约表格的真实性和预约时间的准确性进行审核。

第二十条相关部门应按照审批流程和时间节点对预约进行审核和批准。

第二十一条会议室的管理部门应定期对会议室的使用情况进行统计和分析，及时发现问题并解决。

第四章其他第二十二条本管理制度从颁布之日起正式实施，如有调整或变动将另行公告。

会议室网上预约管理制度一、总则为了更好地管理会议室资源，提高会议室利用率，方便员工预约和使用会议室，公司决定建立会议室网上预约管理制度。

本制度编制的依据是公司的管理需要和实际情况，并严格遵循本公司相关规定和政策。

会议室网上预约管理制度适用于公司所有会议室的预约和使用。

二、预约权限1. 公司内部员工均可享有会议室网上预约的权利，但需遵守相关规定和政策。

2. 外部人员如需要使用公司会议室，需经相关部门批准，并由内部员工代为预约。

3. 每位员工仅能代表一个部门进行会议室预约，不得重复预约。

4. 使用公司会议室的外部客户必须经过公司审批，且需有公司员工陪同。

三、预约流程1. 预约时间：员工可提前最多30天预约会议室，预约时间为每天8:00-18:00。

2. 预约方式：员工可通过公司内部网站或指定APP进行会议室预约。

3. 预约内容：在预约时需填写会议室名称、预约时间、预约目的、与会人员和会议需求等相关信息。

4. 预约审核：预约后，相关部门需对预约信息进行审核，审核通过后方可生效。

5. 预约确认：预约审核通过后，系统将自动发送预约确认邮件至预约人邮箱。

6. 预约变更：如需变更会议室预约信息，需提前24小时申请并经过审核方可变更。

四、使用规定1. 会议室使用时间不得超过预约时间，如需延时使用，需提前向相关部门申请并经过审核。

2. 会议室使用后，需保持会议室整洁，将桌椅摆放归位，关好门窗，关闭电源等。

3. 会议室内不得擅自搬动或更改会议设施和装饰。

4. 会议室内不得吸烟、饮食，禁止使用尖锐物品破坏会议室设施。

五、违约处罚1. 预约后无故不使用会议室者，将视情节轻重进行警告、扣分或停止预约权限等处罚。

2. 未经审核变更或违规使用会议室者，将取消预约资格并视情节轻重进行相应处罚。

3. 对于连续违规使用会议室者，将限制其未来会议室预约权限。

六、监督管理1. 相关部门需定期对会议室使用情况进行监督管理，并对违规行为进行处理。

目录一、系统概述 (1)二、系统结构与配置..................... 错误！未定义书签。

三、系统品牌推荐 (2)第十四章信息引导及发布系统一、系统概述信息引导及发布系统主要是用于建筑物内的信息发布、提供信息查询等功能。

本系统的作用是在大堂等重要场所播放企业通知，显示企业文化。

结合出租会议室，可以完成会议引导的功能。

●文章由六和健康商城、六和两性网、新秀女性网联合收集编辑感谢您的支持屏幕显示区域的可任意切割系统支持在同一显示屏上划分多个画面分割区域。

多个独立分割的区域可分别显示音视频, 图像, 文字, PPT、Word、滚动字幕、有线电视等，以上不同媒体格式可以在同一屏幕、同一节目表中出现。

简言之，一个显示屏画面可以支持多个多媒体节目混合播出的效果。

用户能轻松地创造多个版面或随意选用预定的版面样板，并支持提前预览功能，中央控制室端素材只做管理员在制作好节目并分发节目之前，预览显示效果，并随时更改任务参数。

系统还支持显示屏幕的任意比例和放置方式，即支持横屏4：3和16：9显示，也支持竖屏3：4和9：16的显示。

节目播放顺畅，清晰。

效果图如下图所示。

●可以灵活设定播放时间表可以对每一个内容自订播放周期单位，以秒作最小单位，可设置10秒、30秒或300秒等，以控制每个区域任务的播放时间。

不同的信息任务可有不同的播放周期。

节目表编排功能满足一次设定播放1天至1个月乃至多月的功能。

灵活的播放时间表支持多个任务的播放顺序或单个任务循环播放。

系统提供播放任务时段的开始和结束日期和时间，可以预设一整天的任务或每天某一时段，每天循环播放，有预演功能，亦可随时更新节目的时间表安排。

系统还设有一个时间编程功能，它能快速地制作循环播放节目时间表。

发布形式的灵活性支持媒体数据的在线发布，同时也支持通过浏览器、下载、存储介质等方式进行发布。

既支持本地独立播放，也可以联机在线播放，系统稳定性好，不会因服务器或者网络问题导致整个系统瘫痪。

1,到官方网站登录web管理和下载客户端软件/2,会议预约登录：点右侧会议预约演示可以登录会议预约管理，输帐号密码即可登录．也可以直接输, 到预约管理登录，登录后进入预约界面如下通信录管理：预约会议中会用到通信录的联系人资料所以，先导入获手工添加联系人文本导入范本：导入范本.txt取下按通信录格式填好，导入即可3,再到预约会议菜单－添加预约会议 会议密码记的一定要填好，并发给大家成功后会出现在预约会议列表里面：4,发布参会信息：点预约会议列表会议记录的，＂登录＂界面如下：拷贝地址栏上面的地址信息，再附上密码，分管理员，和用户组，分别用邮件，ＱＱ，企业办公信息系统把内容发大家，用手机号，密码即可参会格式如下：召开＂产品发布会＂在下午15:00-18:00 点下面链接输入自已手机号和参会密码加入会议请大家准时参加/meet/index.php?meet_no=8D833253-E48A-7287-E03F-A521F53A管理员密码:111111召开＂产品发布会＂在下午15:00-18:00 点下面链接输入自已手机号和参会密码加入会议请大家准时参加/meet/index.php?meet_no=8D833253-E48A-7287-E03F-A521F53A用户密码:1111115,会议面板参会面板里，用户可以根据预约时不同的权限可以进行相应用操作，配摄像头的有权限的用户（管理员或主持人）就可点下面审请发言，就可以发布自已的视频，进行视频主持6,移动终端PAD参会A,右边栏下载相应客户端安装后启动软件点预约查询输入自已的手机号，查看是否有预约会议：点相应会议行输入参会密码即可：手机会议界面如下web版类似。

第一章云会务系统功能描述1.1会前功能1.1.1会议预约支持APP会议预约和web用户端会议预约功能，APP支持安卓和iOS操作系统，会议预约具有会议时间、地点、主持人、参会人员、会议主题、审核人、资料上传、会议结果、后勤服务等功能模块。

会议主题支持自定义会议主题、标签式会议主题。

会议结果支持向会议要结果模式，可将会议结果共享、上传、加密。

支持会议室发布，在线预订用户可通过官网进行会议室查看、咨询、下单，支持在线支付订金功能，支持通过微信、支付宝进行支付管理，支持第三方支付平台对接。

支持在线发票的索取，支持开票历史记录查询。

1.1.2会议审批支持会议审批功能，具有自动审核、手动审核模式可选，发起人可选择手动审核模式、自动审核模式。

自动审核：发起人提交会议预约信息，预约信息自动审核通过，并通知相关参会人员。

手动审核：发起人提交会议预约信息，会议信息同步至审核人员，审核人员查看详情后可通过或拒绝会议，审核结果自动下发至发起人，并将会议通知落实至相关参会人员。

1.1.3会议通知支持会议信息APP通知、短信通知、邮件通知等功能，将会议邀请、会议变更、会议审核、会议取消等消息通知至相关人员。

支持API接口与短信服务对接，利用短信方便、快捷的方式，及时对信息进行内部通知和沟通，保证会议相关业务的顺畅进行。

企业内部软件通知：支持提供企业内部软件系统对接服务，将会议邀请、会议变更、会议审核、会议取消等消息通知至相关人员。

1.1.4门口屏会议信息发布支持与信息发布门口屏对接，支持会议信息推送到门口屏展示，支持将所有会议室信息一览表展示，支持会议信息自动翻页、循环。

支持信息发布门口屏一对一、一对多、多对多的会议发布模式。

1.1.5议程管理支持会议议程分段管理，可设置议程数量及内容，支持门口屏场景互动，将议程同步至会议门口屏。

1.1.6坐席管理支持会议室坐席编辑添加会议室后可以对会议坐席进行管理，支持多种会议类型选择选择，支持自定义调整坐席大小和会议桌大小，可以添加会议室设备标识：门、窗、空调等，提高会议室识别率。

清鹤会议预定高级会议预订系统1.产品发展2.案例介绍3.系统原理4.系统特色1.网络(有线,无线，局域网，公网)2.会议预订、会议室管理、与会通知发送、会议信息显示、公司宣传信息发布3.会议预订系统帮助您方便的预定到合适的会议室，开会时不会被打扰。

管理员可及时掌握会议需求对会议室进行管理。

【1】产品发展会议系统的发展示意图＋第一代系统只能通过电脑（PC）来预定第三代系统具有整体性，不仅有第二代系统的所有性能，还增加了门禁，信息发布等拼接功能＋＋＋＋第二代系统除了电脑，还有显示终端（LCD/触屏）1会议案例介绍熙可集团总部设立在中国上海，分部遍及美洲、欧洲、大洋洲、亚洲和东南亚，是一家以食品、农业、全供应链整合管理为主营业务的跨国集团公司。

熙可集团于1995年进入中国，目前在国内外有19家分公司、8家下属工厂，在全球拥有超过450多名管理人员和10000多名员工。

业务涉及食品、农业、园艺、医疗、全供应链管理、生态城乡统筹的投资与发展六大领域。

熙可食品是我国最大的酸性水果出口加工商，生产的加工柑橘占美国45%的市场份额。

•熙可各个需要预定会议信息的员工，通过自己的exchange server账户进行会议预定；•预定信息一旦生成，会自动同步到信息发布系统，在会议室门口小屏上进行显示，同时在一楼大厅的大屏上显示所有会议室的当天会议预定情况；•过了时间段的会议不再显示；•各个员工可以在exchange server的日历上查看所有的预定信息。

也可在信息发布平台上查看已预定的会议信息；•信息发布平台上会议模块只做查看功能，不做编辑功能。

会议室门口效果一楼大厅信息发布及所有会议室信息轮播易方达基金管理有限公司，坐落于广州银行大厦，是经中国证监会证监基金字20014号文批准，由广东证券股份有限公司、广发证券有限责任公司、广东粤财信托投资公司、天津信托投资公司、重庆国际信托投资公司和天津北方国际信托投资公司共同发起成立的基金公司。