做好档案资料收集整理工作

龙源期刊网

做好人事档案材料的整理与管理工作

作者：厉丹

来源：《中小企业管理与科技·下旬刊》2012年第10期

摘要：人事档案整理工作是一项看似简单却复杂的工作，整档工作过程中任何一个环节的疏漏和差错都会给今后的工作带来诸多隐患。因此，整档人员既要有一定的专业知识又应有强烈的事业心和高度的责任感，面对新的改革形式和高科技的飞速发展，整档人员要勇于创新，积极进取。

关键词：人事档案 整理 管理

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。这项工作是组织人事管理工作的重要组成部分，并直接为贯彻党的干部路线、方针、政策，选贤举能、知人善任服务，是干部人事管理中一项必不可少的基础性工作。它在加强领导班子和干部队伍建设，培养和造就大批德才兼备的社会主义现代化建设人才的伟大事业中，起着基础和连接点的作用。

1 人事档案材料的整理

人事档案的整理工作是一项技术性、技巧性很强的工作。每一项工作都有具体标准和具体操作规范，要将杂乱无章的人事档案科学的分门别类、整理成高质量的卷宗需要很强的综合分析能力，只有分析人事档案的形成，找出主线，才能有效保持档案卷宗之间的历史联系，组卷才能清楚合理。在档案整理的过程中，有很多环节都要用文字表达，如拟写标题、档案目录等。如果卷案目录、档案标题不能准确反映内容，将会影响档案的提供利用。

1.1 便于查阅。保管人事档案工作的总目的就是开发档案信息源，提供人事档案，为相关组织人事部门工作服务。人事档案的收集、鉴别、整理、保管等一系列基础性工作，都是以提供利用为目标。已经整理好的人事个人档案包括当事人入党、任免调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件等。

1.2 便于保密。人事档案是组织人事部门集中统一保管的个人材料，是对个人进行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，这些都具有高度的机密性，只由上级掌握和使用，不能向外扩散，否则就会不利于工作的开展，不利于安定团结，不利于对个人的培养和使用，甚至还会带来更严重的后果。另外对于借阅的档案材料应采用活页式的方法，将档案一卷中的某一份取出进行复印并办理有关手续进行登记，这样就保证干部人事档案的安全、方便、保密、快捷。

如何做好办公室文书档案的收集和归档工作

【摘要】

办公室文书档案的收集与归档工作对于办公室管理至关重要。建立完善的文档分类体系和规范文书档案命名方式是关键步骤，有助于提高文档的查找效率。定期清理和整理文书档案可以减少混乱和冗余，提升工作效率。合理利用电子文档管理系统可以节约空间和提高信息的安全性。确保文书档案的安全性和保密性是保护企业利益和客户信息的重要措施。只有做好这些工作，才能为企业的管理和决策提供有效支持。办公室文书档案的收集与归档工作不仅是组织工作的基础，更是对企业运行良好的保证。办公室管理者应该重视这一环节，确保文书档案的整理和归档工作得以规范和高效进行。

【关键词】

办公室文书档案、收集、归档、文档分类、命名方式、清理整理、电子文档管理系统、安全性、保密性、办公室管理、决策支持。

1. 引言

1.1 概述办公室文书档案的重要性

办公室文书档案是办公室日常工作中必不可少的一部分，它记录了办公室的各种信息和活动，对于办公室的管理和运作起着至关重要的作用。文书档案包括各种文件、合同、报告、协议等，是办公室工作的基础。 1. 信息记录和保存：文书档案能够准确地记录办公室的各种信息和数据，帮助管理者了解和掌握办公室的运作情况。

2. 决策支持：通过分析文书档案中的信息，管理者可以做出更加客观和准确的决策，提高办公室的管理效率。

3. 法律依据：文书档案是办公室和企业的重要法律依据，能够帮助企业遵守相关法律法规，避免潜在的风险。

4. 历史资料：文书档案还是办公室的历史资料，可以帮助管理者了解过去的经验教训，总结经验，提高工作效率。

办公室文书档案是办公室管理中的重要组成部分，只有充分重视和做好文书档案的收集和归档工作，才能为办公室的管理和决策提供有效支持。

1.2 介绍文书档案收集与归档工作的意义

做好文件材料归档的收集整理工作

一、概述

文件是组织机构正常运转的重要基础，文件材料的归档收集整理工作是组织机构管理的一项重要工作。好的文件材料归档管理工作不仅能够提高工作效率，减少工作错误，保障工作的连续性和稳定性，更能保护重要信息，确保机构资料的完整性和安全性。做好文件材料的归档管理工作对于组织机构具有重要的意义。

二、文件材料的归档收集整理工作的重要性

1. 保障机构运行的正常顺利。文件材料的归档管理工作将各类文件材料按照一定的规则和标准进行整理和存放，使得工作人员能够迅速方便地查阅到需要的文件，保障了机构工作运行的正常顺利。

2. 保护重要信息不丢失。文件材料的归档管理能够将机构的重要信息保存在档案中，防止文件材料的丢失、损坏和泄露，保障了机构资料的完整性和安全性。

3. 减少工作错误，提高工作效率。文件材料的归档管理将文件材料进行有序的整理和存放，避免了文件的错乱和混乱，减少了工作错误的出现，提高了工作效率。

4. 便于监督和审计。文件材料的归档管理能够为机构的监督和审计提供重要的依据，使得监督和审计工作更加便捷和准确。

三、文件材料的归档收集整理工作的主要内容 1. 文件材料的收集。对机构工作中产生的文件材料进行及时的收集，包括电子文件和纸质文件。

2. 文件材料的整理。对收集到的文件材料进行分类整理，按照文件的性质、用途、时限、重要程度等进行分门别类的整理。

3. 文件材料的编号。对整理好的文件材料进行编号，建立档案目录，以便日后的查阅和管理。

4. 文件材料的存放。对整理好并编号的文件材料进行合理的存放，包括电子文件的备份和纸质文件的保管。

5. 文件材料的借阅和归还。对借阅的文件材料进行登记，并设立规范的借阅和归还程序，以保证文件材料的安全和完整。

四、文件材料的归档收集整理工作的注意事项

1. 根据文件材料的特点，制定合理的归档规则和标准，对文件材料进行分类、整理和存放。

2. 定期清理和更新档案，删除过期和无效的文件材料，保持文件材料的整洁和有序。

2017年归档文件整理工作方案

年度归档文件整理工作是档案资政服务的基础，也是档案管理工作资源建设的核心组成部分，为了更好地做好年度归档文件整理工作，根据《归档文件整理规则》和市档案局相关工作要求，特制定本方案如下：

一、指导思想

按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则，强化组织领导，加强业务知识学习，严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的目的，在规定时间内保质保量完成归档文件整理工作。

二、时间要求

归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束；7月31日前归档文件目录按标准打印完毕，原生电子文件和电子档案目录报市档案局。

三、工作标准 （一）文件材料的收集工作

文件材料的收集是归档工作的起点，直接决定归档的质量，务必高度重视，认真负责。只有及时广泛收集，才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与年度评优评先挂钩，档案员务必将本机关的各种红头文件，黑头文件、会议材料、各种会议记录；重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告；工作计划、总结、小结；规章制度（规定）、干部（职工）登记表、花名册、各类统计报表（组织、人事、工资、业务报表等）；协议、合同等收集齐全、完整，确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等，集中移交市档案局。

（二）文件材料的整理工作

1、档案员要按照《归档文件整理规则》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，认真指导各单位归档文件整理工作。

2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如：电业局（按件整理，划分为永久、长期、短期3个保管期限，按机构分类）；邮政局、电信局（按企业分类整理）；银行（按机构问题分类整理），各组要按其标准指导他们进行整理。 3、乡镇（街道办事处）按党群和行政两个机构（问题）进行分类、整理，划分为永久和定期2个保管期限。