会议记录会议纪要管理制度

会议记录、会议纪要管理制度

会议记录和会议纪要是企业管理中非常重要的一环，为了提高会议的规范性和有效性，我们特制定了本制度。

本制度适用于公司领导主持召开的重要会议、部门组织召开的内部重要会议以及所属各单位召开的重要会议。

记录形式分为三种：会议记录、会议纪要和音像记录。会议记录由各部门、各单位指定人员进行记录，统一使用公司印制的会议记录本；会议纪要在会议记录的基础上由指定人员整理，形成决议、待处理事宜、时间节点及结果，打印后归档备案，同时保存电子文档；凡公司领导有特殊要求的重要会议，由办公室负责组织录音、整理，并对声像资料进行存档、保管。

记录要求非常严格，会议记录必须真实、完整，全面记录会议的内容，准确记录与会人的意见，不得加入个人观点或随意删除内容。字迹要求规范、清晰、工整，严禁随意涂改，记录本应由专人妥善保管，注意保密。会议纪要的内容必须全而精，详略得当，突出要点，围绕会议主旨及决议来整理、提炼和概括，避免冗长拖沓，避免不必要的文辞修饰等，以便在传达会议精神、查阅会议资料时更精准、更高效。

最后，我们将定期对会议记录、会议纪要的质量进行监督检查，确保制度的有效实施。

会议及会议纪要管理规定

一、 目的：

为规范公司的会议管理，为会议的后续工作的执行、追踪提供依据。特制定本规定。

二、 适用范围：

 部门内部会议（包括部门例会）

 跨部门会议（两个或两个以上部门参加）

 公司会议（公司全体参加）

三、 会议纪要的定义：

对工作会议中的主要内容尤其是重大事项、会议结果、相关的解决办法和行动计划进行概括记录。

四、 会议编号：

 内部会议（包含部门例会）：部门简写加日期，如采购部为PU20110426

-----（各部门编号：人力HR,采购PU,财务FI,业务SA, 质量QA, 物流LI）

 跨部门会议：TEAM加日期，如TEAM20110425

 公司会议：JB加日期，如JB20110427

五、 具体管理规定

1. 会议纪要记录要求：

1) 所有会议均需做会议纪要，以方便相关信息的查询和后续工作的追踪、落实。

2) 会议纪要需如实记录，对内容进行概括、总结，分类别或分项目记录

3) 会议纪要中包含（但不仅限于）如下内容：会议的主要内容及议题，会议讨论或决定的重大事项、会议决定的行动计划或改进措施。（具体格式详见附件一） 2. 会议纪要整理：

1) 公司会议纪要由人力资源部指定专人进行整理

2) 其他会议纪要由会议发起人指定专人进行整理，。

3. 会议纪要的发放及工作追踪：

1) 会议纪要整理人在会后第一时间将整理后的纪要内容与部门负责人进行确认后，根据工作需要发给所有会议相关人员。

2) 原则上，会议纪要中涉及的行动计划及重要工作的追踪由会议发起人安排专人进行追踪、落实，公司会议由人力资源部负责追踪、落实。

4. 存档、保管：

1) 公司会议、跨部门会议由人力资源部统一存档保管;

2) 部门内部会议本部门负责人制定专人进行存档保管；

六、 会议纪律及注意事项：

1. 会议出席人需严格遵守会议时间，禁止无故迟到、早退、中途离开。

2. 因事不能到会者，应提前半小时向会议发起人请假。

会议记录管理工作制度

一、目的

会议记录是会议交流的重要依据，对于保持会议的连贯性、提高工作效率以及明确各方责任具有重要作用。本制度的目的是规范会议记录管理的流程和责任，确保会议记录的准确性、完整性和保密性。

二、适用范围

本制度适用于公司内部所有会议的记录管理工作。

三、会议记录的要求

1.准确性：会议记录应准确反映会议的内容，包括会议的主题、时间、地点、与会人员、决议和行动项等。

2.完整性：会议记录应包括会议全程的内容，不得删除、遗漏任何重要信息。

3.时效性：会议记录应在会议结束后的24小时内完成。

4.保密性：会议记录属于公司内部信息，不得泄露给外部人员。

四、会议记录的管理流程

1.会议记录员的指定：

每次会议由会议组织人员指定会议记录员，负责记录会议内容。

2.会议记录员的职责：

会议记录员的主要职责包括：

-准备会议记录所需的工具和设备。 -准备会议记录模板，包括会议标题、日期、地点、与会人员等信息。

-确保会议开始前的准备工作完成，如设置录音设备、备纸笔等。

-按照会议进程记录会议的主要内容，包括议题、发言摘要、决议和行动项。

-在会议结束后的24小时内完成会议记录，并将会议记录及时发送给相关参会人员。

-对会议记录进行保管，确保文件的完整性、安全性和保密性。

3.会议记录的归档：

会议记录归档负责人负责对所有会议记录进行归档管理。

-按照会议的日期和主题，将会议记录按年份存档。

-对于重要会议的记录，应以电子文档形式进行长期存储，并做好相应的备份工作。

-确保会议记录的机密性，合理设置权限，确保只有授权人员才能访问。

五、会议记录的查阅和使用

1.会议记录的查阅：

-公司内部员工可以根据需要随时查阅历史会议记录，以便了解过去的决策和行动项。

-部门主管有权查阅本部门的会议记录。

-管理层有权查阅全公司范围内的会议记录。 2.会议记录的使用：

-会议记录可以作为内部交流和沟通的依据，帮助员工了解会议决策和行动方向。

会 议 记 录

记录编号：DSY·JL-553/02－0 序号：

编制： 日期：会议名称 公司2019.10年质量和环境管理体系启动专题会议

时 间 2019.10. 地 点 公司会议室

主持部门 总经理 主持人

参加人员

会议内容：（可附页）

1、 王**讲解质量和环境管理体系的重要性，并宣布质量和环境管理体系正式启动；

2、 管理者代表王**讲解质量和环境体系策划情况，并对质量和环境管理体系作讲解；

3、 办公室对公司质量和环境管理体系文件进行分发，并要求各部门组织学习。

****有限公司

签到表

记录编号：DSY·JL-560/02 -0 序号：

时 间 2019.10年12月25日

地 点 公司会议室

内 容 2019.10年质量和环境管理体系管理评审会议

姓名 部门 职务 姓名 部门 职务