会议会务工作流程清单

环节工作模块工作任务具体内容责任人费用时间节点是否完成会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备范厂准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）姚良会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式已完成

整理通讯录（内容同上）AMY

准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表姚良

储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员小马

印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间AMY

打印列出打印清单及打印份数AMY

装订将文件整理装入资料袋AMY

发放发送邮件

住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐AMY

预定确认AMY

始程

回程

金都（预定会议室、费用拟定）范厂

外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备

茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处

文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证AMY/小马

会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水AMY

会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位姚良

摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜黄永飞

自备数码相机会议现场抓拍用

礼品(茶叶）会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量雷总

会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订待定

横幅欢迎各位领导莅临时尚货架参观指导确认尺寸、制作、安装范厂

会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订待定会议工作流程清单

阶段工作板块工 作 任 务具 体 内 容责任部门责任人时限要求是否完成会议名称明确会议名称及会标名称会议时间明确会议召开时间及集合时间会议地点根据参会人数和方式明确会议地点出席人员明确出席领导、参会人员范围议题及主持人会议主要议题及大会主持人会议议程根据领导安排明确会议议程、发言人名单会议室预订根据参会人数确定会议室并安排领导休息室编写筹备方案编写详细筹备方案，成立会务筹备工作秘书处，下设参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣传报道五个组，明确每个组的责任领导、责任人、工作职责明确责任分工各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工作用车确定协调单位确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人编发会议通知名称、时间、地点、人员，发文单位，签发反馈核实人数核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次，特别是有发言任务的单位和人员要落实好准备和撰写根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、主持词、会议议程、典型发言、决议决定等资料送审所有文字材料及时送领导审阅审核校对定稿文稿校对准确无误，内容相关联的所有材料要由专人负责把关，公文格式要正确印刷装订定稿材料提前印刷完成，交会务现场工作人员资料分发领导用文稿提前送达领导本人或秘书，多份资料提前装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放环节工作模块工 作 任 务具 体 内 容责任部门责任人时限要求是否完成宣传报道编写通稿重要会议需要提前准备好新闻通稿、专版和专题片，专人负责把关，统一报道主题和口径音响话筒根据讲话人数分配好话筒，重要领导提供双路话筒并保证音响效果；有特殊需要的准备好有关歌曲、音乐会议事由

准备会议

会议通知与反馈

会议资料

会议设备大型会议流程一览表会议确认

会议前期筹备电脑及投影如需要应提前准备并调试好课件演示效果空调及灯光检查会场空调及灯光是否能正常使用会标、条幅安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位主席台桌椅确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导范围；有发言的会议要准备发言席及垫板席位牌按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误热水水杯湿巾根据与会领导人数确定好数量鲜花、绿植按照领导要求在主席台摆放用品根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾、雨伞等必需品证件代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类证件，专人负责发放区域指示牌大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领签到签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间资料纪念品发放会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到位，配合签到人员发放资料督查及秩序按座次图进行会前、会中、会后三次督查，维持会场秩序领导引领确定领导进出路线，熟悉引领路线音响操作专业人员操作，提前调试环节工作模块工 作 任 务具 体 内 容责任部门责任人时限要求是否完成记者摄影确定宣传报道方式，通知电视台、报社记者参会；全程录播的会议需通知电视台提前安装调试录播设备服务员携带常用物品、从领导身后倒水播音员需安排播音员宣读文件或名单的，协调安排好男（女）播音员，并将宣读内容送播音员提前进行熟悉会议记录负责录音及文字记录礼仪志愿者负责引领及递送奖品安保人员交警指挥、电力保障、信访维稳、治安、医疗、城管执法等人员分工会议设备

环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式

、主讲人等

确定酒店

根据与会人员的类别确定房间预订的

类型，提前致电酒店人员做好准备

准备会议

明确人员分工

将具体人员分工填入此表

资料

准备与收集

电子版资料，包括会议议程、会议指

引（外部）、回执、会议使用文档初

稿（

Word/Excel/PPT

等）

会议通知

撰写通知

附：资料（参见上一行）

确定参会人员

信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放发送邮件住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认出票礼品会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订人员报到直接前往酒店报到资料发放包括会议材料、代表证等大型会议会务工作流程清单会议确认

会议前期准备就餐形式、地点确定会场接机

大型会议会务工作流程清单

环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成

会议确认 会议事由确定 会议名称

会议时间

会议地点

会议室预订 根据会议形式及人数预订会议室

与会人员 确定与会人员类别及邮件发送地址

会议议程 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等

确定酒店 根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备 会议前期准备 准备会议 明确人员分工 将具体人员分工填入此表

资料 准备与收集 电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）

会议通知 撰写通知 附：资料（参见上一行）

回执收集 确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式

整理通讯录 （内容同上）

资料 准备与收集 电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表 储存 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员

印刷 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间

打印 列出打印清单及打印份数

装订 将文件整理装入资料袋

发放 发送邮件

住宿 酒店预订 联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐

接机 接机 确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间

预订车辆 餐饮 就餐形式、地点确定 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员

外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备

茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处

文具 文具准备及领取 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证

会场 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水

会场布置 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位 摄影 摄影联系 与总办专业人员联系摄影事宜