CFG 15XXX-2016(企业档案管理规定)要点

企业档案管理规定文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2023.08.08•【文号】国家档案局令第21号•【施行日期】2023.10.01•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文企业档案管理规定2023年8月8日国家档案局令第21号公布自2023年10月1日起施行目录第一章总则第二章机构和人员第三章设施设备第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第六章档案的利用、开发、统计与移交第七章档案信息化建设第八章监督管理第九章奖励与处罚第十章附则第一章总则第一条为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。

第二条本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。

第四条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。

第五条坚持中国共产党对企业档案工作的领导。

企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。

第六条企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。

国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。

企业档案管理规定（一）第一章总则第一条为了规范企业档案管理工作，保护企业档案的完整性、真实性和安全性，促进企业信息化建设和管理水平提升，制定本规定。

第二条本规定适用于国有企业、民营企业、外资企业等各类企业的档案管理工作。

第三条企业档案管理应遵循以下原则：（一）依法、科学、合理、公正的原则；（二）经济、高效的原则；（三）保密、安全的原则；（四）便捷、快速的原则；（五）综合、协调的原则。

第二章档案的定义和分类第四条企业档案是指企业在经营活动中产生的各类文件、资料以及非物质有形资产等记录和证明企业经营活动的全部信息。

第五条企业档案分为以下几类：（一）行政管理档案：包括企业组织机构、管理规章制度、人事档案等；（二）业务活动档案：包括生产销售记录、财务会计资料、合同协议、工程项目资料等；（三）科技研发档案：包括科研项目资料、专利申请、技术标准文件等；（四）档案管理档案：包括档案管理制度、档案管理人员培训记录、档案保管安全措施等。

第六条企业应根据档案的性质和重要程度，合理进行分类、整理和保管。

第三章档案的采集和录入第七条企业应按照国家有关规定和企业实际情况，建立健全档案采集和录入制度。

第八条档案采集和录入应包括以下内容：（一）采集和录入的档案类型和范围；（二）采集和录入的方法和工具；（三）采集和录入的责任部门和责任人；（四）档案采集和录入的时间和频次。

第九条企业应加强对档案采集和录入的监督和审核，确保采集和录入的准确性和完整性。

第四章档案的保管和利用第十条企业应建立健全档案的保管和利用制度。

第十一条档案应按照一定的原则和要求进行保管，确保档案的安全和完整。

第十二条档案的保管和利用应符合以下要求：（一）档案应标明编号、名称和所属部门等信息；（二）档案应按照一定的分类和编目进行存放；（三）档案应定期进行检查和整理，确保档案的完整和可读性；（四）档案应有明确的权限管理和使用规定。

第十三条企业应合理利用档案信息，提高管理决策的科学性和准确性。

公司档案管理规定公司档案管理的规定通常包括以下内容：1. 档案的分类和归档：公司根据档案的性质和用途进行分类和归档，确保档案能够被快速检索和使用。

2. 档案的保管：公司要规定档案的保管期限，并确保档案在保管期内得到妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。

3. 档案的查阅和使用：公司需要规定档案的查阅和使用程序，并设立相应的权限控制，保证只有有权限的人员能够查阅和使用档案。

4. 档案的借阅和外借：公司需要规定档案的借阅和外借程序，并设立相应的权限控制，确保借阅和外借的档案能够及时归还并保密。

5. 档案的销毁：公司需要规定档案的销毁程序，并确保档案在保管期满后能够按照规定进行销毁，防止档案泄露。

6. 档案的备份和灾备：公司需要规定档案的备份和灾备措施，确保档案在遭受事故或灾害时能够及时恢复。

7. 档案管理的责任和追责：公司需要明确档案管理的责任部门和责任人员，并规定档案管理违规的追责措施。

8. 档案管理的监督和审计：公司需要建立档案管理的监督和审计机制，定期对档案管理工作进行监督和审计，确保档案管理规定的执行情况。

以上是一般企业档案管理的规定参考，具体规定可能因不同公司的规模、行业等而有所差异。

公司档案管理规定（二）（____字）第一章总则第一条为规范和加强公司的档案管理工作，提高档案管理的科学性、规范性和效率性，制定本规定。

第二条公司的档案管理工作依据国家有关法律、法规和规章以及公司的管理制度进行。

第三条公司的档案管理工作坚持原始资料的真实性、完整性、可靠性、安全性和机密性的原则。

第四条公司档案管理的任务是对公司的各类档案材料进行科学的整理、保管和利用，以满足公司生产经营和决策的需要。

第五条公司的档案管理工作涵盖文件档案管理、电子档案管理和图书档案管理三个方面。

第二章档案管理的条件第六条公司应当建立完善的档案管理机构和人员队伍。

（一）建立档案管理部门或岗位，明确档案管理的责任和权限。

（二）档案管理人员应当具备相关的专业知识和技能。

公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。

该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。

二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。

2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。

三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。

2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。

编号规则需简单明了，易于理解和操作。

四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。

2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。

五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。

2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。

3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。

六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。

2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。

七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。

2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。

3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。

八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。

2016档案管理制度精选资料档案管理制度目录总则职责、权限归档范围归档要求归档时间档案保密制度附则总则为提高档案管理的整体水平使档案管理工作更好地为生产、经营、基本建设等各项工作服务根据国家有关法律、法规及集团公司的规定结合某有限公司（以下简称公司）的实际情况制定本制度。

公司档案是指各部门在生产、管理、开发、建设、经营等活动中形成的、有保存和利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、音像制品、奖品实物等全部资料。

公司档案是项目公司各项工作活动的真实纪录和历史凭证必须实行集中统一管理确保各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用。

档案管理工作是公司管理工作的重要组成部分是企业管理的主要基础工作之一。

应明确分管领导并把档案管理工作纳入本单位重点工作。

职责、权限公司下设档案室归口综合部设置档案室主管及专、兼职档案员岗位。

负责落实项目公司下达的任务及要求接受上级单位监督、检查和指导负责项目公司的归档工作。

公司员工均有权查询、借阅与本职工作有关的档案资料并应按规定办理必要的手续。

各部门是档案工作的日常管理单位承担文件、资料、图纸和实物档案的收集、积累、整理、立卷归档工作并应定期按有关要求向综合部档案室移交。

移交的档案资料应达到“齐全、完整、系统、准确”的要求并应在移交书面文件材料的同时移交电子版材料。

各部门在档案管理方面的职责是：综合部负责公司人事、党、政、工、监察资料及招投标档案的管理和定期移交财务部负责公司会计资料档案的管理和定期移交前期部负责公司前期资料档案的管理和定期移交生产部负责公司安全、生产资料档案的管理和定期移交燃料部负责公司燃料资料档案的管理和定期移交。

归档范围文书档案上级单位下发的与业务有关的决定、指示、命令、条例、规定、计划、通知、会议纪要等文件材料上级单位普发的法规性和其它有查考利用价值的文件材料上级领导检查、视察工作时的指示、讲话、题词等材料公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料公司制定的工作条例、章程、制度、历史沿革及反映本公司重要活动的文件材料与有关部门或单位签订的合同、契约、协议等文件材料宣传本单位的新闻、通讯报道等文件资料行政文件资料：关于领导分工、启用印信、机构设置、治安保卫、租赁、购置办公场所、车辆低值易耗品等管理办法、经理办公会、行政例会会议记录、纪要外事工作管理规定、中外互访形成的协议、大事记等文件资料安全生产管理文件资料：关于安全监察、生产管理、技术管理、教育培训等文件资料计划经营工作文件资料：关于发展项目的可研、立项报告、申报材料、上级批复、发展规划、资本、资产运营效益分析、报告、办法、制度、合作协议、经济活动分析等文件资料。

文件档案管理制度前言公司档案是指公司经营管理过程中直接形成的对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

公司各部门的档案都是公司有形资产、无形资产及生产要素的重要组成部分，公司及授权单位享有管理、使用、处置权利，并负有保护义务。

第一节总则第一条档案工作是公司经营管理的重要基础，把档案工作纳入发展规划和日常管理之中是维护公司权益，传承公司历史文化的一项重要事业。

各部门要加强档案工作协助，尽快建立健全档案管理机构。

第二条公司档案工作遵循“总体规划，分步实施；统一标准，分级管理；突出重点，分类指导”的原则，总裁办及各部门共同维护档案完整与安全，便于档案的保存与利用。

第二节机构、人员与职责第一条总裁办负责公司档案工作的统筹规划、宏观协调、组织和监督。

并负责对全公司档案接收、保管和提供利用公司的档案。

第二条规模较大的部门应根据情况设置档案柜，配置档案资料员；在同一地区办公的公司体系内各部门可以共用档案柜；应保持掌握资料人员的相对稳定，确保保密性文件的保密性。

各部门需定期向总裁办提供本部门归档文件以备查考。

第三条指定文档资料保管人，负责日常指导督促部门业务经办人员及时将办理完毕的文件材料保存、积累，并做好本部门文档资料的临时存放保管、简单整理和定期移交工作。

第四条课程项目从前期工作开始就要指定人员负责档案保管和归档，确保课程项目的档案资料完整。

课程结束后及时移交至总裁办档案管理部门。

人事档案因其特殊性，一般由人事部门单独保存。

第三节文件材料归档范围及保管期限第一条根据国家档案局确定的范围，公司归档文件包括但不限于以下各种文件资料：（一）本公司设立、变更、解散过程文件材料。

（二）股东会、董事会、监事会构成、变更资料。

（三）资本登记、资本变动、融资文件材料。

（四）资产管理文件材料。

（五）股东会、董事会、监事会及其他治理机构决议、记录等文件材料；总经理会议、工作会议、专题会议等文件材料。

（六）本公司承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料。

档案管理制度2016一、总则为了规范企业内部档案管理工作，提高档案管理的效率与质量，确保档案的完整性、可靠性和安全性，制定本档案管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司的所有部门和员工。

三、档案管理目标1.规范档案管理流程，确保档案的准确性和有效性；2.确保档案的完整性和安全性，防止丢失、被篡改或泄露；3.提高档案管理的效率，降低管理成本；4.建立健全的档案管理制度，保障企业信息的保密性。

四、档案管理责任1.公司领导负责整个档案管理工作的领导与监督；2.部门负责人负责本部门的档案管理工作；3.档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案的归档、整理、保管和检索等。

五、档案管理流程1.档案的收集：所有相关部门要按照规定的格式和要求，及时将产生的文件、资料进行整理并报送至档案管理部门；2.档案的整理：档案管理员要将收集到的文件进行分类、整理和编目，并建立完整的档案标识；3.档案的保管：档案管理员要将整理好的档案按照规定摆放在档案柜中，确保档案的安全和不被损坏；4.档案的借阅：员工需要使用档案时，要提出书面借阅申请，经相关负责人审批后方可借阅，并严格按照规定的借阅时间进行查阅；5.档案的销毁：档案管理员定期对存放的档案进行清理和销毁，已无用的档案必须经过相关负责人批准后方可销毁。

六、档案管理规范1.所有档案必须按照规定的流程和标准进行管理，不得私自处理；2.涉密档案必须严格保密，不得外泄；3.档案管理员必须具有相关的资质和经验，严格按照规定的流程进行档案管理；4.档案管理部门要对公司内部的档案进行定期审查和检查，确保档案管理的合规性和有效性；5.所有员工必须根据公司的规定，进行档案管理相关的培训，提高档案管理意识和能力；6.对于涉密档案的处理必须严格按照相关的规定进行，不得随意处理或外借。

七、档案管理制度的执行1.公司领导要重视档案管理工作，构建健全的档案管理制度，确保其顺利实施；2.部门负责人要加强对本部门档案管理工作的监督与指导，确保各项规定得到落实；3.档案管理员要认真执行档案管理制度，确保档案的完整性和安全性；4.员工要遵守公司的档案管理规定，严格按照流程进行档案管理工作。

档案管理制度(2016) 文件和档案管理制度档案管理制度1、成交客户的档案收集由销售部人员负责整理，交客户管理员审查并归档；2、成交客户档案应在开具机动车销售统一发票后的三日内将规定的档案材料交到客户部验收并签字确认；3、成交客户档案的材料如有缺失，销售部人员需将缺失的理由以书面形式作出说明并由销售部总监予以核实签字（每位销售顾问每季度仅有一次填写缺失证明的机会，超出一次按照绩效制度对当事人作出100元处罚）。

4、档案规范个人用车：产品购销合同（客户、销售总监、总经理签字、甲方加盖本公司公章、合同内容不得涂改、填写正确）、黄卡复印件、身份证复印件、机动车发票复印件、机动车发票抵扣联原件（绿色）、合格证复印件、PDI检查表（填写、签名）、交车检查表（打钩、客户及销售顾问签字）、保单复印件（交强险、商险）、增值业务合同（客户及销售顾问签字并加盖公章）保险发票复印件（交强险、商险）、装潢（装潢清单）、信贷（贷款合同、机动车登记证书、行驶证复印件）、上牌（行驶证、机动车登记证复印件）。

单位购车：产品购销合同（客户、销售总监、总经理签字、甲方加盖本公司公章、乙方加盖客户公章、合同内容不得涂改、填写正确）、黄卡复印件、组织机构代码证复印件、经办人身份证复印件、委托书（加盖客户方公章）机动车发票复印件、机动车发票抵扣联原件（绿色）、合格证复印件、PDI检查表（填写、签名）、交车检查表（打钩、客户及销售顾问签字）、保单复印件（交强险、商险）、增值业务合同（甲方处加盖客户公章、乙方销售顾问签字并加盖本公司公章）、保险发票复印件（交强险、商险）、装潢（装潢清单）、信贷（贷款合同、机动车登记证书、行驶证复印件）、上牌（行驶证、机动车登记证复印件）。

5、成交用户至开票日起5天内档案收集整理完毕，每月5日前将上月档案收集整理完毕，未如期完成，又无提前说明，未交档案当事人每份档案处罚50元，管理员处罚20元；如到期验收档案不合格当事人处罚50元，管理员处罚20元。

企业档案管理制度一、总则1. 为了规范企业档案的管理，保护企业档案的安全和完整性，提高档案管理的效率和透明度，制定本企业档案管理制度。

2. 本制度适用于企业内所有部门和员工，包括所有形式的档案，如纸质档案、电子档案和其他载体形式的档案。

3. 本制度的目标是建立科学的档案管理制度，形成规范的档案管理流程，提高档案管理的效率和质量。

二、档案管理责任1. 公司设置档案管理部门，负责全公司的档案管理工作，包括档案的收集、整理、储存、查询、借阅和销毁。

2. 每个部门应指定一名负责档案管理的责任人，负责本部门的档案管理和维护工作，并协助档案管理部门进行相关工作。

3. 所有员工有义务保护公司的档案安全和完整性，不得私自拷贝、泄露或擅自销毁档案，如有违反，将依法追究责任。

三、档案的分类和编目1. 所有企业档案按照一定的分类和编目规则进行整理和管理，以方便查询和检索。

2. 档案的分类应根据不同的属性和用途进行划分，可分为行政档案、财务档案、人事档案、合同档案等。

3. 档案的编目应根据档案的内容和顺序进行编写，确保档案的顺利检索和追溯。

四、档案的收集和整理1. 档案的收集应及时、准确地进行，必须由指定的责任人进行，确保档案的完整性和准确性。

2. 档案的整理应按照一定的规范和程序进行，包括整理文件、盖章、编号等工作。

3. 档案的整理工作应有专门的人员进行，确保档案的有序和易于管理。

五、档案的储存和保管1. 档案的储存应根据档案的价值和特点进行合理的选择，如纸质档案应储存在专门的档案室中，电子档案应储存在安全可靠的服务器中。

2. 档案的保管应定期检查和维护，确保档案的安全和完整性，如发现问题应及时整改。

六、档案的查询和借阅1. 档案的查询和借阅应符合规定的程序和权限，由指定的责任人进行审核和处理。

2. 档案的查询和借阅应有明确的目的，并填写相关的申请表格，不得随意查询或借阅。

3. 档案的查询和借阅应及时返回，并保证档案的完整和安全。

企业档案管理规定企业档案管理规定（精选6篇）企业档案管理规定篇11.总则1.1 公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。

它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。

为加强人事档案的有效管理，特制定人事档案管理制度。

1.2 人事档案具有以下特性：真实性，这是员工个人经历和德才情况的真实记录;保密性，它届党和国家的机密;可靠性，它必须具有完备的手续;独立性，它是以个人为立案单位。

1.3 公司人事档案由党委组织部门归口统一管理。

2.人事档案的归档范围2.1 组织人事部门应当归档的材料包括：a 干部履历表;中层干部任免、聘任及解聘材料;c 科技干部技术职称确定呈报表;d 大中专毕业生转正定级表;e 各类干部的鉴定材料;f .出国人员审批表及出国人员鉴定表;g 学历证明;h 干部退休、离休审批表;i 干部违纪处分决定、批复等综合材料，以及本人检查、交待、申诉材料; j 取消或撤销行政违纪处分决定、批复、平反决定材料及本人申诉材料; k 后备干部考核材料及登记表;1 工程技术人员和业务管理人员奖励材料;m 大中专毕业生、对调和单调干部以及转业干部档案;发展新党员有关材料，如入党志愿书、入党申请书及入党政审材料和入党转正申请;o 中国共产党党员登记表;公司以上先进奖励材料;q 中国共产党党员退党的有关材料;r 预备党员延长预备期及取消预备党员资格材料;中共党员违纪处分决定，批复及处分的甄别材料及平反决定材料。

2.2 劳资部门应归档的材料主要有：a 员工登记表;各种审批表：如劳动合同制审批表、调整工资审批表、学徒工定级审批表、复职审批表及要害作业岗位审批表;c 各类生产工人档案;d 工人行政违纪处分决定及本人检查材料;e 撤销对工人行政违纪处分决定、平反材料及本人申诉材料;f. 退职、退休人员提高待遇审批表;g 开除厂籍及解除合同的有关材料。

2.3 保卫部门应归档的材料主要有：a 各种刑事犯罪和政治犯罪的判决书;刑事处分材料;c 劳动教养通知书及教养期满释放有关材料。