浅析档案管理工作的现状与对策

浅析档案管理工作的现状与对策
文/孙晓敏朱乔芙
兰台纵横
摘要：随着社会经济的进步和发展，信息也变得多元化，档案资料的重要性越来越突出，这明显增加了对档案管理工作的紧迫性。

档案管理工作是开展其他工作的基础，是其他工作得到有效利用的重要依据。

因此，档案管理人员要不断完善和创新档案管理工作，提升档案管理工作效率，确保档案资料的重要性得到充分体现。

关键词：档案管理；现状；对策
当前，事业单位的思想政治工作与其他岗位不同，每天都会产生大量的档案资料，这给档案管理带来了巨大的考验。

事业单位工作主要是为社会各界提供公共性服务的，把握事业单位的工作规律，对事业单位的档案进行具体的规划，不断提升档案管理成效，最大限度的发挥档案的价值，便于科学、正确决策，实现稳定和长远发展。

1档案管理工作的现状
1.1对档案管理工作重视不够，缺乏完善的档案管理制度。

目前，大多数档案管理人员都是新毕业的大学生，工作态度不认真，思想懈怠。

虽然国家已经颁布了《档案法》，但是仍然没有得到档案管理人员的重视，业务不够了解和熟悉，纸质档案没有得到有效的改进，尤其是在制度不健全的情况下，操作极其不规范。

这就造成了档案遗漏、丢失等诸多问题，给档案的有效利用带来了不利影响。

人员流动性较大，业务不熟练的人越来越多，专业熟练的人越来越少，导致管理人才严重匮乏，造成档案管理工作中出现缺位、错位和越位的情况，导致归档立卷不够规范，极大影响了档案资料的完整性和准确性。

1.2档案管理硬件设施陈旧落后是当前普遍存在的现象。

提高档案管理工作的专业水平，需要建立专门的档案资料室。

电子文档的广泛应用将取代纸质文档的档案管理模式，办公自动化充分显示出了强大的优势。

但大多数单位在档案管理的基础设施上都比较陈旧和落后，随意到处堆放档案，有的单位没有专门的档案资料室，严重影响了档案管理工作的开展，档案保管和查阅也很难进行。

没有配备专门的计算机设备，“八防”措施也未做到位，给档案管理造成了巨大的安全隐患。

信息加密、信息检索、归档、调档等都难以得到满足，还增加了工作人员的工作难度和工作量，极大地影响了档案管理的工作效率，严重地影响了工作人员的工作热情。

1.3档案查阅方式落后。

大多数单位越来越忽视档案的收集整理和利用，导致档案部门工作人员工资水平下降，一些熟练性人才大量流失。

对于规范档案管理而言，大部分单位做的不够，例如未能及时归档立卷，未能按照规定的时间进行销毁，过了保管期限的档案仍然占据库房空间；在档案管理制度和政策把握上不够严格，大多数职工从中偷懒或者见缝插针进行一些“擦边球”似的行为进而获取私益，严重影响其他部门职工的工作积极性，造成了极坏的负面影响，档案管理部门的整体印象下降；档案资料的查阅多是手工完成，一些重要的档案资料在反复调阅中，出现损坏。

档案管理信息化和建设上，缺乏正确认识，认为只要把纸质信息输入到计算机内就可以了，仍然以人工方式进行档案的归类和查询工作。

1.4档案管理人员素质有待提高。

重点体现在：档案管理方式过于落后、缺乏创新，思想上不够重视，没有安排专门的档案管理人员进行管理，很难将全部精力都投入到工作中去。

档案管理工作的激励、监督以及竞争机制未得到进一步的完善。

目前，档案管理人员整体素质还需要进一步提高。

大多数档案管理人员没有经过相应的培训，不能胜任档案管理工作，给档案管理工作带来了一定影响，严重影响了档案信息的收集和查询，档案信息工作遗漏问题严重，非常不利于单位自身的发展和进步。

2档案管理工作的对策
2.1建立高效的档案管理系统和管理制度。

领导的带头作用，在档案管理工作中发挥的作用是不容忽视的。

负责档案工作的领导，要引起高度重视，把档案管理工作纳入议事日程，要制定相关管理制度，加大对管理人员的监管力度，督促工作人员要做到履职尽责，能够不断加强规范自己的行为。

档案管理工作，涉及事项繁多，工作任务重，专业性强，需要严格执行《档案法》的相关规定。

可以成立领导小组，并安排专门的部门来负责此项工作，要关注到每一个管理细节，并要对每项工作进行定期考核，针对实际工作需求来完善合理的管理机制，充分认识档案管理的制度化、规范化特点。

尽快制定合理的档案管理制度，过去落后的管理模式必须转变，确保此项工作能够有效落实，加
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强档案管理的必要性。

结合实际工作，加强业务培训，把计算机软件系统尽快应用到档案管理的工作中，将计算机的网络数字化和档案管理有机结合起来，满足社会信息化的需求，从而从根本上解决档案资料收集不完整，收集工作困难等问题。

需要建立规章制度，并将具体的制度要求明确下来。

对于此项工作的工作人员，要定期地进行业务培训，这样对档案管理人员素质和操作才能更加规范，同时也提升了工作人员的工作能力和效率，为更好地查阅与使用档案资料提供有力支持，将档案管理的作用发挥到最大。

还要完善档案管理的检查工作，对档案资料收集做到及时、制度落实到位的，给予相应的奖励；对工作疏忽大意的部门或个人，给予严厉的批评和罚款，并要求部门或个人尽快整改，避免对此项工作造成更大的影响。

2.2加大资金投入，购置专业设备。

要充分考虑档案
管理的实际情况，建立标准化的档案资料室，对各系列档案进行分类和保存，并配备扫描仪、复印件、防磁柜等设备。

当地政府应给予适当的经费支持，来改善档案管理部门的设备和条件。

加快对档案管理软件的开发和利用，确保档案资料在整理和借阅等方面能够正常顺利进行。

整理资料时要通过计算机进行，改变以往手工操作的形式，要更加有效提高档案信息的储存量，提高档案资料的检索速度，将从事此项工作的人员从枯燥的工作中解脱出来，提高工作效率，确保档案资料得到更好的利用。

安排专业人员具体负责管理，严格按照《档案法》规定执行，做好档案资料的“八防”措施。

在条件允许和资金充足情况下，要建立单独的局域网，进行档案资料的信息共享，为查阅者提供快捷的方便。

明确档案资料的保管期限。

对于档案资料已经超过保管期限的，就应按照规定及时进行销毁。

2.3加强档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的整体素质。

目前，办公自动化是事业单位办公的整体要求，作为档案管理人员要熟练掌握计算机知识，这就要求档案管理人员要多方面提高业务素质和业务管理水平。

明确档案管理人员的工作职责，使档案管理人员及时转变思想观念，建立合理完善的档案资料管理机制。

增加各类档案的业务培训，确保档案资料管理工作顺利完成。

对档案管理人员进行业务知识、职业道德、计算机技能等理论培训，确保档案管理工作顺利开展。

增强对档案管理的责任意识，主动完成档案的管理工作，避免重要资料损坏、丢失等现象发生。

2.4进一步加强对档案资料信息化的管理。

在社会日益发展的今天，档案管理工作也出现了日新月异的变化，这就需要我们要牢牢抓住现有机遇，充分提高档案管理人员的计算机应用信息化水平，做好档案资料的归档立卷、编目、保管、鉴定以及检索等工作，更加快捷地完成档案信息资源的录入，使其发挥应有的作用。

这样，不仅能够高效提高档案管理工作的工作效率，还能更好地确保档案资料的完整性，实现档案资料自动检索，确保能够准确、快速查找到所需档案信息，使档案信息得到更高的利用，进而使档案信息得到有效共享，提升档案管理工作的信息化水平。

就目前而言，档案管理工作是事业单位日常工作中的重点工作。

现有形势下，采取有效的措施完善和加强对事业单位档案资料的管理，完善事业单位档案资料管理的管理制度，提高档案管理人员的专业素质，加强档案管理人员的知识储备，并建立科学、完善的档案管理机制，规范档案管理工作的流程，才能满足目前档案管理工作的大量需要。

加强对档案管理工作的革新，要积极引进更新颖、先进的档案管理手段和管理方法，要提升对档案管理工作的高度重视，加强对档案管理的高素质管理人才培养和引进，全面提升事业单位档案管理工作的有效性和针对性，更好地为社会发展服务。

进一步健全各项档案管理规章制度，增加档案管理资金的投入，加快档案管理队伍建设，才能为档案管理工作顺利开展提供坚实保障。

档案管理工作，只有在实际工作中不断地探索和完善，才能更好的顺应时代发展的要求，确保档案资料在应用价值上得到充分的体现。

参考文献：
［1］丛杰.档案管理工作现状及改进措施201601-0014-01
［2］范志仁.基层档案管理工作现状与对策［J］.办公室业务，2014（21）：77-78.
［3］秦传库.浅议办公室档案管理工作的改进策略［J］.经贸实践，2016（07）：154.
（作者单位：公主岭市广播电视局（台）；四平市人事考试中心）。