涉外商务的语言和非语言沟通技巧

涉外商务的语言和非语言沟通技巧随着经济全球化的日益加深,涉外商务活动也越来越频繁出现在当今社会中。

这些活动都离不开沟通,沟通的价值是很明显的,所以涉外沟通技巧也呈现出日益重要的作用和意义。

虽然已经有些人士对此有过研究,但有些方面还研究不够全面。

在涉外商务活动中,由于商务人员来自世界各地,存在着种种差异,如在文化上和沟通方式上的差异等等。

本文的研究主题是如何掌握良好的沟通技巧,把他们之间的差异缩小到最低限度。

本文就此主要从以下几个方面阐述涉外商务的语言和非语言沟通技巧:1.函电沟通2.商务电话沟通3.目光接触4.面部表情5.姿势和动作6.空间距离一,涉外商务沟通在英文中,“沟通”(communication)这个词既可以译作沟通,也可以充任交流、交际、交往、通信、交通和传播等。

这些词在中文的使用中尽管有些微差异,但它们本质上都涉及信息交流或交换,其基本含义是“与他人分享共同的信息”。

而涉外商务沟通是跨越国界的分属于不同国家的商务活动主体实现各自利益而相互之间所进行的沟通磋商。

涉外商务沟通不仅在国际商务活动中占着相当大的比重,而且沟通成功与否,直接关系到整个国际商务活动的效果。

因此,掌握良好的沟通技巧是非常必要的。

在涉外商务活动中,由于商务人员都来自世界各地,存在着种种差异,如在文化上、沟通方式上、时间和空间概念上、决策结构上和法律上的差异等。

为了解决上面的问题,本文向大家介绍涉外商务沟通技巧,让更多的人了解涉外商务沟通技巧的重要性。

二、涉外商务的语言沟通技巧1.函电沟通技巧函电沟通的功能主要表现在对词句的灵活运用、语法结构的贯彻和格式准确性等方面。

在国际商务活动中,函电谈判是国际营销商务和地区营销商务中,进行业务沟通、磋商交易的一种谈判方式。

这种谈判方式在各国进出口公司、外贸部门、涉外企业用得最普遍、最频繁。

礼貌原则和语气的运用在外贸函电中是极其重要的。

有礼貌的信件才可以取得对方的好感,所以在外贸函电的应用中我们要遵守以下原则:谢不绝口,感激不尽。

比如要用一些“we thank you for,we are pleased to,we regret that”等用语。

语气要委婉,心平气和。

在生意中,双方难免会产生摩擦或意见不一。

无论是索赔、抱怨、接受语气都要委婉。

1)使用一些被动语态会使你的态度表达得更加温和,有礼貌。

比如“you have made a mistake”应改为“a mistake havebeenmade”。

2)使用虚拟语句。

如“We should be grateful if you wouldaccept our offer”比“we are grateful if you can accept our offer”要诚恳得多。

3)使用疑问句,少用祈使句。

比较“could youquote us FOBC10%Shanghai”,“I want you to quote usFOBl0%Shanghai”.这两句话,前者给人的感觉肯定比后者舒服,表达了对对方的尊重。

4)使用条件句。

“If you accept our proposal,you run verylittle risk.”条件性的句子使建议听起来更有试探性。

5)使用进行时态。

进行时态更富有感情色彩。

如“we arebelieving you are a good supplier”。

6)使用含有客气语义的语言。

为对方着想的态度。

少用第一人称,多用第二人称“you,your”这样这令对方感觉到以对方的利益为核心。

如应该用“youwill be gladto know”而不是“we are gladtoinformthat”。

但在抱怨信中最好少用第二人称,不然会适得其反。

2.商务电话沟通技巧商务电话沟通的方式十分灵活,它是所有沟通形式中最直接的方式,它传递速度快,反馈即时。

商务电话沟通应该遵守语言使用规则,不应该以本国语言规则作为交流原则。

比如,我们中国人与中国人在打电话的时候,开头都会说“喂”。

而相应“喂”从字面意思翻译过来就是“Hello”的意思。

但在西方商务电话中,开头往往是接电话的一方先开口说话“XX company,what canI doforyou?”“Thisis XX speaking……”等。

这样更能体现出自己愿意友好合作,使通话更能顺利进行。

中国人与中国人打电话在结束语的时候,通常说“好吧,就这样吧”。

“下次再聊,先这样说。

”而英语一般以“thank you for your calling”或者“see you”“have anice day,bye”而结束通话。

商务电话沟通还要遵守不同的文化规则。

美国人希望能得到一个确切的回答:“是”或“不是”,而不是含有“可能,也许”之类的词语在内。

日本人的表达则含蓄,委婉。

不会直截了当地陈述他自己的意见,通常会使用“难道”之类的词语。

所以在与不同国家的人进行商务电话交谈时,一定要先了解他们的风俗和文化。

商务电话应注意的一些事项:首先,要把即将要讲的内容在脑中演练一遍。

其次,要把将要用到的东西放在旁边.还要做好记录整理便于事后查阅.最重要的一点是写好协议备忘录.因为口头协定没有法律效力.而协议备忘录如同订合同协议一样,具有法律的约束力,因此对谈判各方的责、权、利要规定得全面、清楚、明确。

曾经就出来这么一个例子。

我国一家出口公司与另一家海外公司通过商务电话谈判,结果达成协议。

而那家海外公司突然违约,但是中方公司已经按海外公司的订单在做了。

如果这样的话,中方会在这次生意中损失极大。

但幸运的是,中方已经认真地写了一份有关谈判的协议备忘录,并寄给海外公司一份了。

就因为做了这一点,中方公司受到法律的保护,所以得到了海外公司相应的赔偿。

三、涉外商务的非语言沟通技巧非语言沟通是指通过某些媒介而不是讲话或文字来传递信息,它可以通过目光接触、面部表情、姿势和动作等形式来实现沟通。

我们要深刻理解这些形式的含义,才能达到沟通的良好效果。

1.目光接触眼睛被称为“心灵的窗户”。

持续的目光接触表示信任与尊敬;而短暂的目光接触则流露出胆怯或者感到有压力。

不同文化有着不同的目光接触方式,在有些文化中,一直盯着某人,则会被看做是很不礼貌的。

如西方人对印度或阿拉伯式的直视感很不自在,他们觉得这种方式太强烈了些。

但一眼也不看对方会让对方认为你并非善举。

举例来说,美国一百货商场发生了偷窃案,该商场经理在问一雇员——来自西班牙的女孩,她从不敢看经理的眼睛。

该经理就认为这个女孩有嫌疑,于是解雇了她。

后来他才知道一个有良好教养的西班牙女孩是不会与亲戚之外的男人保持目光接触的。

目光上的接触有时可以使对方更好地了解你,但不同国家的风俗文化,导致了目光接触上的不同含义。

我们要把握好目光接触的时机和对视时间,更好地运用目光接触这一无声语言。

2.面部表情据研究人员估计,人类的脸部可以做出250000多种不同的表情。

一般人都会将自己的感情——喜怒哀乐写在脸上。

比如,来自不同国家的两个生意人在洽谈,一个人在那谈他的计划,而另外一个人在听他讲述时,一直在皱眉,这就表明他不是很赞同对方的想法。

对方这样的做法比他直接从口中说出他反对效果要好得多。

因为他们来自不同的国家,风俗习惯自然有些不一样,直接的拒绝,有时会有伤和气。

面部表情一般是所有国家的共性(除了极少数民族),通过这种无声的语言,可以避免在语言上的一些冲突。

3.姿势和动作姿势能够反映出一个人的社会地位、自信、羞怯等情况。

在涉外交际中,如果身体有向对方方向的趋势,表明他对对方的话感兴趣而向后退缩或者一动不动表明他心存恐惧、不相信、甚至厌恶。

而动作更能把你想要表达的意思显示得淋漓尽致。

但要注意这些动作在当地习俗中的含义,才不会容易惹麻烦。

比如,美国人打成“OK”的手势,意味着顺利,成功;而在德国和和南美某些地方,这个手势就是下流无耻的意思。

有这么一个实际例子:一家美国企业与日本一家企业的代表第一次磋商后很高兴,因为日本人在整个谈判中一直在点头,没有反对任何一个提议。

然而,第二天,日本人拒绝了整个计划。

美国人以为日本人点头表示同意的意思——以为跟自己国家的风俗一样。

结果,他们犯了这个典型的错误。

点头对日本人来说只是明白的意思。

所以我们一定要理解每个国家的姿势和动作的含义,才可以使商务沟通顺利地进行。

4.空间距离空间距离是指沟通中人们身体之间保持的间隔。

在涉外商务活动中,一定要注重交谈时的空间距离。

一般社交的空间距离是米至米之间左右。

不同国家有着不同的沟通时的空间距离。

白种美国人、英国人和瑞典人沟通时站得比较远。

南欧人在交往时站得比较近。

阿拉伯人、南美人和巴基斯坦人交往时站得最近。

曾经出了这么一个笑话:一个南美人和一个北美人站着交谈,后者不断地向后退,而前者保持同样的速度向前逼进,结果从大厅的一侧“逼”到了另一侧。

所以空间距离在国际商务沟通中是不容被忽略的。

从以上涉外商务语言和非语言这几个方面的沟通中,我们知道,沟通技巧在涉外商务活动中是何等的重要,它可以减少文化上的障碍,使沟通顺利进行下去。

掌握良好的沟通技巧可以使商务沟通事半功倍。