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第一章 行政部职责描述
（一） 行政部工作职责一览表
行政部部门职责 职责细分 备注
1．日常办公事务管理 （1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制
（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达 在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责
2．办公物品及设备管理 （1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度
（2）负责办公物品及设备的采购事宜
（3）办公物品的保管、发放、使用
（4）办公设备的日常保养与故障维修 计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修
3．文书资料管理 （1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理
（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅
（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作
4．车辆管理 （1）办公车辆的调度管理
（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作
（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理
5．人事日常事务管理 （1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作
（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理
（3）组织员工开展各种形式的活动
6．后勤保障事务管理 （1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理
（2）企业员工食堂、宿舍的日常管理
（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修
（4）企业日常安全保卫及消防管理
7．涉外事务管理 （1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等
（2）企业对外宣传、公关联系 （3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案
8．法律事务管理 （1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益
（2）协助处理日常涉法事务及管理合同
（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判
（4）代理企业涉讼案件
第二章 行政部组织管理
（一）行政部组织结构与责权表
部门 行政部 部门负责人 行政部经理 直属领导 行政总监
行政部组织结构图 部门编制
公司秘密事项分类、内容、等级汇总表 类 别 涉密项目 建议保密等级 备 注 公司核心资料 公司战略、方针及重大决策 绝密 公司年度、月度的计划与总结 机密 公司周例会、总经理会议纪要 机密 服务器存储资料 绝密 公司重大诉讼、仲裁事项 绝密 公司股改准备材料 绝密 股东会、董事会、监事会的文件、决议 绝密 公司对外重大投资、采购的项目资料 绝密 公司薪资体系文件 秘密 年度、半年度绩效考核资料 秘密 员工档案 机密 资金筹措前的准备情况 绝密 资金筹措结果 绝密 产品销售价格 机密 产品成本资料 绝密 原材料、成品采购价格、产地、型号 机密 债权债务情况（总体、个别） 绝密 图纸中材料消耗工艺定额 机密 图纸中产品结构件组成明细 机密 工程项目招标内容、资料 绝密或机密 工程决算 绝密或机密 依重要 程度决定 月度、年度审计资料及报告 绝密 公司重要资料
公司资产和资金表、报告 绝密 公司对内重要发文 机密 公司重要 发文 公司对外重要发文 绝密或机密 管理类 重要信息 副总级以上个人日常信息 机密 公司重要制度 公司人事制度（含人员编制等） 秘密 每月工资报表 绝密 未定财务报表（预测分析类） 绝密 未审财务报表 机密 已审财务报表 机密 财务账册、凭证 机密 各产品销售价格明细 机密 公司各类报表 职工调薪表、奖惩表、简历表 机密 新品设计开发文件 绝密 产品设计文件（含硬、软件） 绝密 产品工艺文件（含硬、软件） 绝密 公司下发技术文件 机密 重要文件 技术部门管理文件 秘密 新品项目技术资料 绝密 技术改进项目、技术资料 机密 专项核、报价资料 机密 产品图纸 机密 实验室的建设和配置 秘密 技术类 研发人员的结构、层次、规模等 秘密 合同、订单、中标通知书、发货清单 机密 标书、底价、区域费用、佣金结算 绝密 业务人员日常报告 机密 业务人员请示报告 机密 客户明细 绝密 工程项目施工图纸 绝密或机密 工程项目设计方案 绝密或机密 依重要 程度决定 各类产品的安装档案、客户资料 机密 各类产品缺陷信息（外观、设计、元件等） 秘密 业务类 重要资料 未完成项目资料（在谈合同、往来邮件等） 绝密 重要文件 营销策略、报价原则、市场动态分析、预测等 绝密 各类统计报表（合同、回款、业务明细等） 绝密 产品营销成本分析表 绝密 重要报表 业务报表 机密 生产用图 机密或秘密 计划任务单、出库领料单 秘密 工单达成率、采购达成率统计 秘密 不合格品的相关信息 秘密 新品开发及试制资料 绝密 模具清单 秘密 工艺用纸、工艺过程卡 机密或秘密 外加工的产品图纸及文件 机密或秘密 按委托方要求 发货地点、业务客户资料 机密 供应商资料 机密 采购策略、采购渠道、采购价格 绝密或机密 采购合同 机密 生产类 重要资料 产品配料单 秘密
电子档案管理制度
受控状态 制度名称 电子档案管理制度
编 号
第1章 总则
第1条 目的
为了对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由主管
部门统一协调，指定专门机构或人员负责，以保证管理工作的连续性，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于公司全体员工。
第2章 电子档案的收集与积累
第3条 电子档案的收集范围
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
第4条 收集积累要求
1.记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸
质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同
的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可
靠的标识关系。
3.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，
保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有
档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
4.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
5.用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一
并收集。
6.用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性以
及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
7.用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
8.用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
9.由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时
应注意参数准确、数据完整。 10.通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产
生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
行政人力办公常使用的表格
（一）员工请假申请单
编号： 填表日期： 年 月 日
姓名 所属部门 填表日期
请假类别 □事假 □病假 □婚假 □产假 □丧假 □其他（请注明）
请假事由
请假期间 年 月 日 时～ 年 月 日 时，共计 天
本次休假
是否用年假冲抵 □ 本次请假用年假冲抵
□ 本次请假不用年假冲抵
注：当年年假天数 天，已休 天，剩余 天
部门负责人意见
行政部意见
（二）员工加班申请表
姓名 所属部门 填表日期 年 月 日
加班类型 □工作日加班 □周末假日加班 □法定节日加班
预定加班期限 年 月 日 时～ 年 月 日 时
加班事由
加班地点
部门经理审批
（三）员工考勤统计表
编号： 填表日期： 年 月 日
姓名 工号 所属
部门 出勤
天数 应出勤
天数 请假 迟到早退
备注
事假 病假 婚假 产假 其他 迟到次数
及时间 早退次数
及时间
（四）违纪处分通知单
编号： 填表日期： 年 月 日
姓名 工号 职位 所属部门
所犯过失
□ 擅自旷工 □ 行为不检点
□ 屡次迟到 □ 工作时或在企业赌博
□ 工作时瞌睡 □ 故意不以正确方法工作 □ 屡次逃避工作 □ 故意不服从或拒绝接受上级的正当命令
