“九段秘书”组织会议注意事项

一找准目标所有的目标，所有的的努力都需要完成目标来检测。

九段秘书与一段秘书最大的差别，一段秘书单纯的完成了领导交代的任务—开会，而九段秘书不仅仅完成了开会这个任务，还把握了会议的结果充分传达到位，将会以达成了结果并保证传达到每一位参会者，并将会议形成流程。

而我通常在接受领导交办的任务时，往往只看到任务的本身，而没有思考完成任务的细节和流程，最后自以为圆满的完成了任务，但领导看了往往是摇头叹息，总觉得我得不到任务的要领。

二工作的延伸一项工作或任务的圆满完成需要很多部门的自持与配合。

必须要考虑全面，系统性的分析问题。

而我往往缺的就是这一点，过高的估计自己的能力而忽略了与他人的合作。

三精细化工作细节决定成败任何事件的发生都有其诱因，而这些诱因往往是一些被忽略的细节一次次积累而成的，当几个细节积累在一起发生了重叠，事故的发生也就成了必然。

感谢公司给了我这次学习的机会，在以后的工作中，作为公司管理人员的我必须做到以下几点；一必须要有良好的执行力和强烈的责任心，做每件具体事情的时候，务必要精确到《九段秘书》的标准首先明确这件事情的目标，做好详细的准备方案，落实执行下去，检查再检查用一颗高度的责任心去对待，并且善于总结勤奋学习。

二要有良好的工作态度，积极主动的工作态度，是做好工作的前提，工作不仅是按班就部的完成，更要去积极去的获取相关的信息，展延思路，并去主动承担完善事前事中事后工作。

以后的工作中将自己的工作以周报的形式记录，认真的做好周计划和月计划，并定期把自己从事的每一项工作内容，工作流程，注意事项形成总结，在此过程中，也能提升自身对工作的理解，在与老总的沟通中了解自己工作中的不足之处。

从而能看出作书面总结的重要性。

以上是我的几点心得体会，在以后的工作中努力学习，力争跟得上公司的发展，争取做一个合格的管理人员。

在我们的日常工作中，有80%的工作因为执行不到位而没有达到预期效果。

多数人都在认真做事并且每天忙碌、多数管理者都非常乐意按照上司制定的策略来走，但事实却是，同一个策略交到10个人手上，就会有10种不同的结果。

秘书的工作
一位培训师出了一道题，总经理想在次日上午九点开一个会议，要求秘书安排通知到所有参会的人员，秘书自己也要参加会议并做记录。

下面是一段到九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段了？
一段秘书的做法：在小黑板上写一个开会的通知，写完话，她开始准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：发出通知后，再次确认，确保每个人都被及时通知到。

三段秘书的做法：发出通知，落实到人后，第二天会在会前30分钟再次提醒大家，又临时有急事不能参加会议的人，立即向总经理汇报，保证总经理在会前悉知缺席情况。

四段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知后，去试一试开会要用的设备是否正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几点到几点有会议，以防别人占用。

五段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备。

做完这些后，她还去了解了会议的内容，之后她准备了相关资料，打印后发给与会成员。

六段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

七段秘书的做法：前面工作都做好后，她在会后整理好会议记录交给总经理，并把整理好的资料发给与会人员，目的是督促大家把会议的内容落实下去。

八段秘书的做法：她额外做的工作是“定责任”，即将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理和当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书的做法：会把八段秘书的工作编写成流程，让其他及之后的秘书都能达到八段秘书的水平。

九段秘书——工作中你是几段?总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。

在这件事情中，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。

但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。

你可以有无数伟大的构想，但提供底线结果，这是最基本的要求：一段秘书做法:发通知、用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况（也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间）。

四段秘书做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。

六段秘书做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。

七段秘书做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何下一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！从以上九个不同段位的秘书工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容发生了很大变化。

九段秘书——提升工作效率的方法【优质】九段秘书——工作中你是几段?总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。

在这件事情中～什么是任务?什么是结果?通知到所有参会人员～然后秘书自己也参加会议来做服务～这是“任务”。

但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。

你可以有无数伟大的构想～但提供底线结果～这是最基本的要求:一段秘书做法:发通知、用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况(也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间)。

四段秘书做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵)。

六段秘书做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。

七段秘书做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何下一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系～从以上九个不同段位的秘书工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容发生了很大变化。

模拟测试：总经理要秘书安排会议一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

•三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

•五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。

六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

•七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

•九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！•商业关系的本质就是一种结果，或者叫利益交换关系，或者叫买卖关系。

•功劳是价值，苦劳却不是价值。

•睡觉没有价值，睡着才有价值，睡觉但睡不着叫什么？叫失眠。

失眠不仅没价值，而且还是一种病。

参考下“九段秘书”的说法，大家对照下，看看你是几段：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。

在这件事下，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。

但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。

提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。

六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。

会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。

七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

案例分享九段秘书例：会议安排一段秘书的做法：发通知——首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。

六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。

七段秘书的做法：定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。

八段秘书的做法：追结果——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。

九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！九段秘书之间的最大差别就在于：结果思维“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。