高校档案管理信息化建设的研究
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参考文献 : [ 1] [ 2] [ 3] 郭燕辉 . 高校档案管理 数字化建 设探究 [ J]. 中 州大学 学报 , 2008, 25( 3): 101 102. 杨哲 . 论高校档案信息 数字化建 设 [ J]. 吉林工 程技术 师范学院学报 , 2008, 24( 1): 81 83. 张雪香 . 对高校档案管 理信息化 的探索 [ J]. 湖 北师范 学院学报 ( 哲学社会科学版 ), 2007, 27( 4): 251.
建设高校档案管理 信息化的措施。 关键词 : 档案管理 ; 信息化 ; 内涵 ; 措施 中图分类号 : G 270. 7
高校档案是高校在从事教育、 教学、 科研、 党政 管理以及其他各项活动中形成的, 对学校和社会具 有保存价值的各种文字、 图表、 声像等不同门类和载 体的原始记录, 它全方位反映了学校的办学实力和 办学水平, 是维护高校历史真实面貌的一项重要工 作。
是专门从事计算机工作的, 对档案管理和分类标准 不熟悉, 开发出来的软件档案管理涵盖面不全; 有些 是专门从事档案工作的 , 开发出来的软件操作复杂, 缺乏统一的操作简单功能强大的计算机软件。 1 . 3 档案工作队伍人员的素质亟待提高 目前 , 一些高校虽已初步具备开展档案管理信 息化的条件, 但普遍缺乏从事档案信息化管理的专 业人员, 尚未形成素质优良、 结构合理、 科学高效的 档案管理队伍 , 这尚未引起有关领导的重视。对从 事档案工作信息化的管理人员而言 , 不仅要求他们 掌握现代的信息技术 , 而且还要熟悉档案工作的专 业认识。
1 高校档案管理存在的问题
1 . 1 思想观念落后有待更新 高校档案信息管理是高校信息资源现代化的基 础和重要的组成部分, 因此高校档案工作的内容与 形式需要不断创新 , 不断发展。但有些领导对档案 工作的必要性和重要性认识不够到位, 还没有充分 认识档案在推进整个学校发展中的重要作用。有的 人思想观念落后 , 缺乏与时俱进的思想意识; 有的人 固守传统观念, 缺乏创新思维; 有的人对档案事业的 重要性缺乏认识 , 认为档案工作是一项附带工作, 做 好做坏无关紧要 , 对学校的影响不大 , 因而在行动上 表现出安于现状的工作态度。 1 . 2 管理手段有待改善 由于资金不足, 档案管理工作的信息化建设滞 后于现实的要求 , 结果是我国高校档案管理工作仍 用手工操作的现象还比较多 , 缺乏信息化的管理手 段 , 缺乏相应的信息化设备 , 大大制约了档案工作的 发展。还有一些高校虽然配备计算机来管理档案 , 但仍然完全或大部分使用人工进行档案管理 , 现代 化的设备只是个摆设。同时 , 有些高校档案馆虽已 建成了规模大小不等的档案数据库, 但都各自为政。 有的高校和有关软件公司虽已开发出了若干档案管 理的计算机软件 , 但开发档案管理软件的人员有些
第 25 卷 第 7 期 2009 年 4月
甘肃科技 Gansu Science and T echno lo gy
Vol. 25 N o . 7 Ap r . 2009
高校档案管理信息化建设的研究
王春梅 , 刘摘源自*萍( 兰州理工大学 , 甘肃 兰州 730050) 要 : 高校档案是一种重要的文献信息资源 , 分析 了高校 档案管 理存在 的问题 和档案 管理信息 化的内 涵 , 提出了
的档案信息数据库 , 形成网络化流媒体资源 ; 并在此 基础上按照档案利用的常 见模式加工档案 数字产 品, 多方面、 多角度采集整合电子档案资源, 为不断 更新和丰富档案信息网络资源提供先决条件。 3 . 2 . 2 加强档案信息网站建设 档案信息网站是档案管理部门在网络环境下的 门户 , 是及时发布档案信息、 实现与用户交流的重要 平台 , 因此要花大气力抓好档案管理门户网站建设。 网站主页设计应科学体现 档案信息网络服 务的特 点, 要采取科学、 易懂的方式提供信息简介、 利用指 南、 专题档案产品、 档案资讯以及系统帮助, 为用户 通过网络获取档案信息提供便利条件, 同时 , 建立必 要的网络沟通渠道和用户反馈机制 , 是良好的网络 平台所必备的。档案网站应支持调查统计、 电子邮 件、 留言板等若干网络互动方式 , 以更好地收集、 分 析和回复档案用户的问题, 提供高质量的档案信息 网络服务。 3 . 2 . 3 加强档案信息网络综合服务系统建设 档案管理部门提供档案网络化信息服务是社会 经济和科技发展的必然 , 开发高效、 稳健、 可靠的基 于 WEB 的档案网络服务信息系 统, 是档案 部门实 现基于网络环境的档案综合信息服务的保证。鉴于 环境档案信息利用新模式的特殊性 , 整个网络服务 系统建设需要在全面系统分析的基础上进行详细设 计, 特别可将不同用户实体进行分类, 包括系统管理 员、 授权特殊用户和普通网络用户 , 并建立严格的网 络用户登陆注册和安全防护机制 , 充分保证系统的 正常运行。同时, 对于档案资源按照密级设置安全 使用权限 , 避免导致非法或不正当使用。
基金项目 : 兰州理工大学高教研究所高教研究项目资助 (编号 gjy200815 )
第 7期 和安全保密体系建设等多个方面。
王春梅等 : 输送流体用焊接钢管的选用
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3 高校档案管理信息化的措施
3 . 1 加强法制建设, 实现依法治档 高校档案工 作是办好高校的重要基础工作之 一 , 是高校科学管理的重要组成部分。高校档案工 作的好坏在一定程度上可反映这所高校管理水平的 高低, 也直接影响着学校各项工作的开展。要搞好 高校档案工作, 就必须把档案工作纳入法制的轨道 , 加强档案工作的法制建设 , 健全和完善档案的法规 体系, 用法规引导、 推进和保障高校档案工作的持续 发展。 档案法 的颁布与实施, 使档案工作的法制 建设得到保障。只有通过法制监督, 才能使高校档 案工作逐步走上规范化、 标准化、 科学化、 现代化的 轨道, 更好地促进高校档案的开发和利用。 3 . 2 更新提高服务手段, 积极推进档案信息网络化 服务 随着计算机技术、 网络技术、 通讯技术等高新技 术手段的应用, 学校各种信息逐渐实现了网络化、 数 字化, 电子档案与日俱增, 高校档案馆应充分采用现 代化技术手段, 将现有馆藏档案进行数字化处理, 加 快档案馆局域网的建设进程 ; 尽快做好与校园网和 互联网的有效联结, 使档案馆通过联机系统, 实现档 案信息资源收集和传递方式的网络化; 通过多媒体 技术改善利用电子档案的环境 , 解决目前档案信息 提供少、 传递慢、 效率低的问题 , 进而提高服务速度 和质量。 3 . 2 . 1 推进档案信息数字化建设 推进档案信息数字化、 建设各类档案信息资源 数据库是进行网络化服务的前提和基础。由于档案 资源丰富, 数字化工作量大、 任务重, 应分阶段、 分层 次 , 按照轻重缓急、 保障重点的先后秩序来进行。首 先要抓紧传统档案案卷级、 文件级题录信息等基础 数据库建设 ; 其次要逐步将原有的各类档案实体文 件包括纸张、 照片、 声音和图片等利用扫描、 压缩和 媒体格式转换等技术手段 , 组织成为具有有序结构
*
2 高校档案信息化建设的内涵
高校档案信息化建设是以档案 资源建设为核 心, 以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点, 以计算机网络建设为基础, 以扩大档案信息资源开 发利用为目标 , 确保馆藏重要档案、 照片、 底片及录 像档案数字化的 一项重要的档 案建设。它 是高校 数字化校园 建设的重要组成部分, 是利用信息技 术工具获取、 处理、 传输、 应用档案资源 , 提高档案管 理效率与效益 , 实现资源共享 , 逐步实现高校档案资 源数字化、 信息服务网络化、 电子文件和电子档案管 理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高校馆 藏信息资源数字化 , 从以档案实体保管和利用为重 点, 转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心, 从而使档案工作进一步走向规范化、 数字化、 网络化 和社会化。 高校档案信息化建设的内容通常包括基础设施 和应用系统建设、 档案信息资源建设、 标准规范确定
建设高校档案管理 信息化的措施。 关键词 : 档案管理 ; 信息化 ; 内涵 ; 措施 中图分类号 : G 270. 7
高校档案是高校在从事教育、 教学、 科研、 党政 管理以及其他各项活动中形成的, 对学校和社会具 有保存价值的各种文字、 图表、 声像等不同门类和载 体的原始记录, 它全方位反映了学校的办学实力和 办学水平, 是维护高校历史真实面貌的一项重要工 作。
是专门从事计算机工作的, 对档案管理和分类标准 不熟悉, 开发出来的软件档案管理涵盖面不全; 有些 是专门从事档案工作的 , 开发出来的软件操作复杂, 缺乏统一的操作简单功能强大的计算机软件。 1 . 3 档案工作队伍人员的素质亟待提高 目前 , 一些高校虽已初步具备开展档案管理信 息化的条件, 但普遍缺乏从事档案信息化管理的专 业人员, 尚未形成素质优良、 结构合理、 科学高效的 档案管理队伍 , 这尚未引起有关领导的重视。对从 事档案工作信息化的管理人员而言 , 不仅要求他们 掌握现代的信息技术 , 而且还要熟悉档案工作的专 业认识。
1 高校档案管理存在的问题
1 . 1 思想观念落后有待更新 高校档案信息管理是高校信息资源现代化的基 础和重要的组成部分, 因此高校档案工作的内容与 形式需要不断创新 , 不断发展。但有些领导对档案 工作的必要性和重要性认识不够到位, 还没有充分 认识档案在推进整个学校发展中的重要作用。有的 人思想观念落后 , 缺乏与时俱进的思想意识; 有的人 固守传统观念, 缺乏创新思维; 有的人对档案事业的 重要性缺乏认识 , 认为档案工作是一项附带工作, 做 好做坏无关紧要 , 对学校的影响不大 , 因而在行动上 表现出安于现状的工作态度。 1 . 2 管理手段有待改善 由于资金不足, 档案管理工作的信息化建设滞 后于现实的要求 , 结果是我国高校档案管理工作仍 用手工操作的现象还比较多 , 缺乏信息化的管理手 段 , 缺乏相应的信息化设备 , 大大制约了档案工作的 发展。还有一些高校虽然配备计算机来管理档案 , 但仍然完全或大部分使用人工进行档案管理 , 现代 化的设备只是个摆设。同时 , 有些高校档案馆虽已 建成了规模大小不等的档案数据库, 但都各自为政。 有的高校和有关软件公司虽已开发出了若干档案管 理的计算机软件 , 但开发档案管理软件的人员有些
第 25 卷 第 7 期 2009 年 4月
甘肃科技 Gansu Science and T echno lo gy
Vol. 25 N o . 7 Ap r . 2009
高校档案管理信息化建设的研究
王春梅 , 刘摘源自*萍( 兰州理工大学 , 甘肃 兰州 730050) 要 : 高校档案是一种重要的文献信息资源 , 分析 了高校 档案管 理存在 的问题 和档案 管理信息 化的内 涵 , 提出了
的档案信息数据库 , 形成网络化流媒体资源 ; 并在此 基础上按照档案利用的常 见模式加工档案 数字产 品, 多方面、 多角度采集整合电子档案资源, 为不断 更新和丰富档案信息网络资源提供先决条件。 3 . 2 . 2 加强档案信息网站建设 档案信息网站是档案管理部门在网络环境下的 门户 , 是及时发布档案信息、 实现与用户交流的重要 平台 , 因此要花大气力抓好档案管理门户网站建设。 网站主页设计应科学体现 档案信息网络服 务的特 点, 要采取科学、 易懂的方式提供信息简介、 利用指 南、 专题档案产品、 档案资讯以及系统帮助, 为用户 通过网络获取档案信息提供便利条件, 同时 , 建立必 要的网络沟通渠道和用户反馈机制 , 是良好的网络 平台所必备的。档案网站应支持调查统计、 电子邮 件、 留言板等若干网络互动方式 , 以更好地收集、 分 析和回复档案用户的问题, 提供高质量的档案信息 网络服务。 3 . 2 . 3 加强档案信息网络综合服务系统建设 档案管理部门提供档案网络化信息服务是社会 经济和科技发展的必然 , 开发高效、 稳健、 可靠的基 于 WEB 的档案网络服务信息系 统, 是档案 部门实 现基于网络环境的档案综合信息服务的保证。鉴于 环境档案信息利用新模式的特殊性 , 整个网络服务 系统建设需要在全面系统分析的基础上进行详细设 计, 特别可将不同用户实体进行分类, 包括系统管理 员、 授权特殊用户和普通网络用户 , 并建立严格的网 络用户登陆注册和安全防护机制 , 充分保证系统的 正常运行。同时, 对于档案资源按照密级设置安全 使用权限 , 避免导致非法或不正当使用。
基金项目 : 兰州理工大学高教研究所高教研究项目资助 (编号 gjy200815 )
第 7期 和安全保密体系建设等多个方面。
王春梅等 : 输送流体用焊接钢管的选用
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3 高校档案管理信息化的措施
3 . 1 加强法制建设, 实现依法治档 高校档案工 作是办好高校的重要基础工作之 一 , 是高校科学管理的重要组成部分。高校档案工 作的好坏在一定程度上可反映这所高校管理水平的 高低, 也直接影响着学校各项工作的开展。要搞好 高校档案工作, 就必须把档案工作纳入法制的轨道 , 加强档案工作的法制建设 , 健全和完善档案的法规 体系, 用法规引导、 推进和保障高校档案工作的持续 发展。 档案法 的颁布与实施, 使档案工作的法制 建设得到保障。只有通过法制监督, 才能使高校档 案工作逐步走上规范化、 标准化、 科学化、 现代化的 轨道, 更好地促进高校档案的开发和利用。 3 . 2 更新提高服务手段, 积极推进档案信息网络化 服务 随着计算机技术、 网络技术、 通讯技术等高新技 术手段的应用, 学校各种信息逐渐实现了网络化、 数 字化, 电子档案与日俱增, 高校档案馆应充分采用现 代化技术手段, 将现有馆藏档案进行数字化处理, 加 快档案馆局域网的建设进程 ; 尽快做好与校园网和 互联网的有效联结, 使档案馆通过联机系统, 实现档 案信息资源收集和传递方式的网络化; 通过多媒体 技术改善利用电子档案的环境 , 解决目前档案信息 提供少、 传递慢、 效率低的问题 , 进而提高服务速度 和质量。 3 . 2 . 1 推进档案信息数字化建设 推进档案信息数字化、 建设各类档案信息资源 数据库是进行网络化服务的前提和基础。由于档案 资源丰富, 数字化工作量大、 任务重, 应分阶段、 分层 次 , 按照轻重缓急、 保障重点的先后秩序来进行。首 先要抓紧传统档案案卷级、 文件级题录信息等基础 数据库建设 ; 其次要逐步将原有的各类档案实体文 件包括纸张、 照片、 声音和图片等利用扫描、 压缩和 媒体格式转换等技术手段 , 组织成为具有有序结构
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2 高校档案信息化建设的内涵
高校档案信息化建设是以档案 资源建设为核 心, 以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点, 以计算机网络建设为基础, 以扩大档案信息资源开 发利用为目标 , 确保馆藏重要档案、 照片、 底片及录 像档案数字化的 一项重要的档 案建设。它 是高校 数字化校园 建设的重要组成部分, 是利用信息技 术工具获取、 处理、 传输、 应用档案资源 , 提高档案管 理效率与效益 , 实现资源共享 , 逐步实现高校档案资 源数字化、 信息服务网络化、 电子文件和电子档案管 理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高校馆 藏信息资源数字化 , 从以档案实体保管和利用为重 点, 转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心, 从而使档案工作进一步走向规范化、 数字化、 网络化 和社会化。 高校档案信息化建设的内容通常包括基础设施 和应用系统建设、 档案信息资源建设、 标准规范确定
