备件材料管理制度
- 格式：doc
- 大小：56.50 KB
- 文档页数：7
目的：
规范备件材料管理工作，降低消耗，合理储备，控制流动资金占用。
适用范围：
全公司
内容：
1. 职责
1.1 产品研发和防腐保温工程部是备件材料采购主管部门，负责欣创备件材料需求计划的汇编、审核、上报，以及备件材料的合理储备及正确使用。
2. 备件材料需求计划管理程序
2.1 备件材料需求月计划的编制
2.1.1 凡申报月计划，必须填写一式二份计划申请单，报产品研发和防腐保温工程部审理。
2.1.2 月计划申报时间，集中在每月20日之前填报。
2.1.3 申报的备件材料需求计划单上必须清楚填写：名称、型号、材质、单重（kg）、计划订货数量、总重量（kg）、交货日期。
2.1.4 月计划单上，应有计划申报人、申请部门经理的签字。
2.1.5 产品研发和防腐保温工程部对各部门申报的备件材料需求计划审核把关，将费用控制在预算范围内，汇总后于每月28日前转交工程管理部。
2.1.6 工程管理部审核并备案后，备件材料需求计划回馈到产品研发和防腐保温工程部。
2.2 零星急件需求计划的编制
2.2.1 凡申报零星急件需求计划，需填写一式二份计划申请单，报产品研发和防腐保温工程部。
2.2.2 在生产过程中的突发事故件，如来不及计划，需请示产品研发和防腐保温工程部，经同意后可立即安排定点供货商抢制，并及时补办需求计划手续，按正常程序签订合同。
2.2.3 零星需求计划可随时申报，为保证计划的严肃性，每月各部门只允许报3次，超过者按规定考核。
3. 备件材料采购合同管理程序
3.1 签订备件材料采购合同的原则
3.1.1 由工程管理部负责备件材料采购招投标及合同的管理工作，具体工作程序参见《招投标管理制度》，产品研发和防腐保温工程部负责备件材料的采购工作。
3.1.2贯彻质量第一、优质优价，坚持多方询价、货比三家、择优定点的原则。
3.1.3对影响工程质量的重要备件材料，以及重点设备的关键备件材料必须在具备质量保证体系认证的供货商处采购，衡量其质量保证体系的具体要求
如下：
3.1.3.1 是否有质量方针、质量目标、质量手册；
3.1.3.2 所用原材料是否符合质量要求，有无质量保证书或化验单；
3.1.3.3 生产工艺是否合理，能否满足备件材料质量和使用性的要求；
3.1.3.4 管理水平、人员素质、操作规程是否符合要求；
3.1.3.5 检测手段是否齐备；
3.1.3.6 包装、运输、通讯等条件是否能符合要求。
3.1.4 重要备件材料，应坚持先考察后订货。
批量备件材料，要求首检合格后方能批量投入。
3.1.5 备件材料供货商参加签订合同的人员，必须是企业法人或能承担民事责任具备签订合同资格的法人委托人。
3.2 签订备件材料采购合同的程序
3.2.1 由工程管理部牵头会同产品研发和防腐保温工程部、备件材料需求部门等相关人员通过招标比价的方式确定供货商。
3.2.2 产品研发和防腐保温工程部、备件材料需求部门相关人员与供货商协商技术、质量、计价、包装、运输、结算方式、质量担保等要求并签订合同。
3.2.3 签订合同最后由公司总经理审批签字盖章后生效。
3.3 备件材料采购合同签订、分类、保管的规定
3.3.1 合同签订一般情况下为一式六份。
产品研发和防腐保温工程部存档
一份，工程管理部和综合管理部财务室各一份，供货商方三份。
特殊情况根据需要可增加份数，项目较多的合同应附带明细表，其份数与合同相同。
3.3.2 合同签订要求书写工整，备件材料名称、型号、材质、单价、数量、交货日期、总价（大小写齐全），特别是总价不允许涂改。
3.3.3 合同条款对包装、运输、质保、结算及其它特殊要求，要规定明确，不准含混。
3.3.4 产品研发和防腐保温工程部必须建立备件材料合同台账。
根据备件材料使用寿命、制造周期，一般保存5-6年，在保存期内不得丢失或擅自处理。
3.3.5 合同实施后，其使用情况，产品研发和防腐保温工程部备件材料管理员应于每月底统计一次报工程管理部备案，如有质量异议，随时反映随时解决。
3.4 对备件材料采购合同异议处理规定
3.4.1 合同发生异议原则上由产品研发和防腐保温工程部备件管理员提出处理意见，并登记合同异议记录，相关领导审批后实施。
3.4.2 合同异议首先要分析产生的原因，然后确定处理办法，任何人不得在不明是非的情况下处理。
合同异议主要是由于合同条款不清、责任不明确、需方图纸有误。
或供方未按质量标准生产，以及中间涨价，或者超过供货时间，或者包装、运输不合格造成损坏、丢失、数量不够，需方不予验收或提出降价等原因造成的。
3.4.3 一般发生异议，先由供、需双方协商解决，协商不成时，由产品研发和防腐保温工程部协商，重大问题报公司领导审批。
3.4.4 解决合同异议一律以书面文字材料，并相关部门印章，当事人签字，公司领导审批后生效。
3.4.5 解决合同异议后，各部门必须提出预防和纠正措施，一面类似问题重复出现，并记录在案。
4. 备件材料仓库管理程序
4.1 备件材料入库的规定
4.1.1 产品研发和防腐保温工程部备件材料仓库管理员需审核备件材料采购计划与合同，检查供货商。
4.1.2 备件材料到货必须附有供货商出厂前检验的质量合格证，证件不符的备件材料不得入库。
4.1.3 按备件材料的品种、规格、型号、数量进行验收，计件备件材料的数量必须拆包、开箱、清点件数，如发现多出或缺少，仓库管理员要及时反应信息，交相关人员处理，未处理前，不得办理入库手续。
4.1.4 按国家标准或规定进行检验，备件材料外观必须完好，如有表面损伤、裂纹弯曲、变形，仓库管理员要及时反应信息，交相关人员处理，未处理前，不得办理入库手续。
4.1.5 对一些特殊备件材料，需进行材质成分化验或理化性能试验，如拉伸、弯曲试件、局部或整体探伤，由公司领导派专业人员处理，各项指标不符要求的不准入库。
4.1.6 无计划、无合同的备件材料不得验收入库。
4.1.7 经检验合格后的备件材料，由仓库管理员登记到货台账，详细记载备件材料品名、规格、型号、数量、供货单位、入库时间。
4.2 备件材料出库的规定
4.2.1 凡到仓库领取备件材料者，必须持有所属部门开具的备件材料领用单，领用单需有领料申请人、所属部门领导签字，交由仓库管理员。
4.2.2 仓库管理员接收备件材料领用单，应仔细核对备件材料品名、规格、型号、数量及分类后，方能办理出库手续。
4.2.3 各部门领用备件材料时，应自行组织相关人员和车辆完成物流程序。
4.3 考核
4.3.1 产品研发和防腐保温工程部备件材料采购员未按规定程序操作，发现一次，扣除当事人当月奖金200元。
4.3.2 产品研发和防腐保温工程部仓库帐物不符，发现一次，视其程序扣除当事人当月奖金100～500元。
4.3.3 因备件材料保管不妥，造成备件材料损坏以致不能正常使用的，发现一次，视其程序扣除当事人当月奖金500元及以上。
附：
1、《备件材料采购申请计划表》；
2、《零星备件材料采购申请单》；
3、《备件材料紧急采购申请单》；
4、《备件材料入库单》；
5、《备件材料出库单》；
6、《备件材料领用单》；
7、《备件材料管理台账》。
