存档凭证和存档合同

第1篇第一章总则第一条为了加强协议合同的存档管理，保障协议合同的合法、有效，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于我公司所有协议合同的存档管理。

第三条协议合同存档管理应遵循以下原则：（一）依法合规原则：严格遵守国家法律法规，确保协议合同存档的合法性和有效性。

（二）统一管理原则：协议合同存档实行统一管理，确保存档资料的完整性和一致性。

（三）安全保密原则：加强协议合同存档的保密工作，防止信息泄露。

（四）便捷利用原则：确保协议合同存档的查阅和利用便捷，提高工作效率。

第二章存档范围第四条本规定所涉及的协议合同包括但不限于以下范围：（一）与公司业务相关的各类合同、协议、意向书等法律文件；（二）涉及公司资产、权益、业务运营等方面的协议合同；（三）涉及公司对外合作、投资、融资等方面的协议合同；（四）涉及公司内部管理、组织架构、人员配备等方面的协议合同；（五）其他需要存档的协议合同。

第五条协议合同存档应包括以下内容：（一）合同编号、名称、签订日期、签订双方等信息；（二）合同正文，包括合同条款、双方权利义务、违约责任等；（三）合同附件，包括相关证明文件、图纸、技术资料等；（四）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件。

第三章存档要求第六条协议合同应按照以下要求进行存档：（一）协议合同签订后，应及时将合同正本、副本及附件交由合同管理部门；（二）合同管理部门对协议合同进行审核，确保合同内容合法、有效；（三）合同管理部门对协议合同进行分类、编号，建立合同档案；（四）合同管理部门对协议合同进行电子扫描，建立电子档案；（五）合同管理部门对协议合同进行归档，确保存档资料的完整性和一致性。

第七条协议合同存档应满足以下要求：（一）纸质档案应按照《档案管理规范》的要求进行整理、装订、编号；（二）电子档案应按照《电子文件归档与管理规范》的要求进行整理、归档；（三）协议合同存档应采用防潮、防蛀、防火、防盗等措施，确保档案安全；（四）协议合同存档应定期进行盘点、核对，确保档案资料准确无误。

合同签署和存档的证明协议书甲方：（合同签署方的名称/个人姓名）乙方：（合同签署方的名称/个人姓名）鉴于甲、乙双方就以下相关事项达成一致意见，特立本协议，以作为合同签署和存档的证明。

本协议具有法律效力。

一、合同签署甲、乙双方经过充分协商，已就相关合同的内容、条款进行讨论，并且达成一致意见。

甲、乙双方自愿且真实地签署了相关合同，并确认在签署过程中不存在任何形式的欺诈、威胁或误导行为。

二、签署时间与地点甲、乙双方于以下时间和地点签署了相关合同：时间：年月日地点：（签署地点的具体名称/地址）三、合同存档为了确保相关合同的有效执行和备份，甲、乙双方同意按照以下方式进行合同存档：1.双方各自保留一份原始合同文件；甲方保留的原始合同文件存放地点：（具体名称/地址）乙方保留的原始合同文件存放地点：（具体名称/地址）2.双方同意将一份电子版合同存档在安全的云存储平台，以便随时查阅；甲、乙方共同同意选择以下云存储平台进行合同存档：云存储平台名称：（具体名称）云存储平台账号：（账号信息）四、合同的生效与履行本协议自双方签署之日起生效。

甲、乙双方同时确认，在合同签署之前，已经仔细阅读并理解合同内容，并且对合同条款的内容达成了共识。

甲、乙双方承诺遵守合同条款，并按照约定履行各自的义务。

如有违反合同约定的情况，违约方应承担相应的法律责任。

五、争议解决甲、乙双方如对本协议的解释或履行发生争议，应通过友好协商的方式解决。

如果协商无法达成一致意见，双方同意提交争议至有管辖权的人民法院进行解决。

六、协议的变更与修订本协议的任何变更与修订应以书面形式进行，并且需经甲、乙双方的双方签字确认后生效。

七、协议的终止本协议在以下任一情况下终止：1.甲、乙双方达成书面一致意见终止本协议；2.甲、乙双方根据本协议约定已履行完毕各自的义务。

八、法律适用与其他本协议受相关国家/地区法律的约束。

如协议中任何条款被认定为无效或不可执行，则该条款应予以分割，不影响其他条款的有效性。

档案寄存合同模板甲方（委托方）：名称：__________________地址：__________________联系电话：_______________法定代表人：______________身份证号码：______________乙方（寄存方）：名称：__________________地址：__________________联系电话：_______________法定代表人：______________身份证号码：______________鉴于甲方有存储档案的需求，且乙方具备相应的条件和能力提供档案寄存服务，双方经友好协商，达成以下协议：第一条寄存范围1.1 甲方委托乙方对其所提供的档案进行寄存，具体档案内容包括但不限于文件、资料、报告、照片等。

1.2 档案寄存的具体内容、数量、种类等由甲方书面提供，并双方确认无误后方可进行寄存。

第二条寄存期限2.1 本合同的档案寄存期限为_______年，自双方签署本合同之日起计算。

2.2 寄存期满时，如甲方需要继续寄存档案，应提前_____个月书面通知乙方并按照双方协商的费用标准进行续存。

第三条寄存费用3.1 甲方应按照双方约定的费用标准及结算周期按时足额支付档案寄存费用。

乙方有权要求甲方提供相应的支付凭证。

3.2 档案寄存费用的支付方式包括但不限于现金、银行转账等。

3.3 若甲方未按时支付档案寄存费用，乙方有权暂停或中止对档案的服务，并有权追究甲方的法律责任。

第四条档案保密4.1 双方均应履行对档案内容的保密义务，并严格按照相关法律法规处理档案资料，不得私自泄露或外传档案内容。

4.2 若因一方违反保密义务导致档案内容泄露或损坏，应承担相应的法律责任。

第五条争议解决5.1 因本合同履行所产生的争议，双方应协商解决。

协商不成的，任何一方可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

第六条其他6.1 本合同未尽事宜，由双方协商解决。

6.2 本合同自双方签字盖章之日生效，有效期至寄存期限届满。

存档协议书
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存档协议书
甲方（委托方）：_______________
乙方（受托方）：_______________
鉴于甲方需要对其重要文件和资料进行长期保存与管理，甲乙双方本着平等自愿、诚实信
用的原则，经友好协商，就存档事宜达成如下协议：
一、存档内容
1.1 甲方需存档的文件和资料包括但不限于：_______________（详细列出存档内容）。

二、双方责任
2.1 甲方责任：
- 提供完整、真实的存档文件和资料；
- 按照约定支付存档费用；
- 在约定期限内取回存档文件和资料。

2.2 乙方责任：
- 为甲方提供符合国家标准的存档环境；
- 保证存档文件和资料的完整性和安全性；
- 在甲方要求下，协助甲方取回或查阅存档文件和资料。

三、保管期限
3.1 存档期限自____年____月____日起至____年____月____日止。

四、违约责任
4.1 如甲方未能按时支付存档费用，乙方有权拒绝提供存档服务，并要求甲方支付违约金。

4.2 如乙方未能妥善保管存档文件和资料，导致文件和资料丢失、损坏，乙方应承担相应
的赔偿责任。

五、其他条款
5.1 本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

5.2 本协议未尽事宜，由甲乙双方协商解决。

甲方代表（签字）：_______________
乙方代表（签字）：_______________
日期：____年____月____日
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档案保管合同模板怎么写甲方：（公司名称/个人姓名）统一社会信用代码：123456地址：（公司地址/个人地址）电话：（联系电话）法定代表人/委托人：（法定代表人姓名/委托人姓名）乙方：（公司名称/个人姓名）统一社会信用代码：123456地址：（公司地址/个人地址）电话：（联系电话）法定代表人/委托人：（法定代表人姓名/委托人姓名）鉴于甲方委托乙方为其保管档案，为明确双方权利义务，特订立本合同。

一、保管内容1.1 甲方委托乙方保管的档案包括但不限于公司财务文件、合同协议、人事档案、办公文件等。

1.2 乙方须保管档案的内容和数量明确详细，双方应经协商一致后签订《档案保管目录》，并按目录内容进行保管。

1.3 档案的接收、保管、出库等操作应记录在案，以备查阅。

二、义务2.1 乙方应妥善保管甲方委托的档案，保证档案的完整性、安全性和机密性。

2.2 乙方在接收档案时应认真核对档案目录，如发现不一致或遗漏情况应及时通知甲方补齐或更正。

2.3 乙方应根据甲方要求提供档案查询、复印等服务，费用由甲方支付。

2.4 乙方应配备专业人员负责档案保管工作，保证操作的规范性。

2.5 乙方应定期对档案进行检查，确保档案的安全性和可用性。

三、费用3.1 甲方委托乙方保管档案需支付保管费用，具体标准由双方协商确定。

3.2 保管期限届满后，如甲方需要继续保管，须支付相应的续保费用。

3.3 甲方未按时支付保管费用的，乙方有权暂停或终止保管服务，并要求甲方取回档案。

四、保密条款4.1 乙方应对档案内容严守保密，未经甲方书面许可不得向第三方透露档案内容。

4.2 乙方应制定保密管理制度，并组织培训员工加强档案保密意识。

4.3 乙方因保管档案所产生的一切责任和风险由乙方承担。

五、违约责任5.1 任何一方违反合同内容，应承担相应的违约责任。

5.2 若因一方违约致使另一方遭受损失的，应承担赔偿责任。

5.3 发生争议，双方应友好协商解决；协商不成，应向所在地人民法院提起诉讼解决。

存档需要什么材料在进行存档的时候，我们需要准备一些必要的材料，以确保文件的完整性和可追溯性。

下面就让我们来看看存档需要准备哪些材料吧。

首先，存档所需的材料包括但不限于以下几种，文件原件、存档申请表、存档目录、存档清单、存档封面、存档卷内目录、存档卷内清单等。

这些材料在存档的过程中起着非常重要的作用，能够帮助我们对文件进行分类、整理和检索。

其次，对于不同类型的文件，存档所需的材料可能会有所不同。

比如对于合同文件，我们需要准备合同原件、签署人身份证复印件、合同备案申请表等材料；对于财务文件，我们需要准备财务报表、凭证、账簿等材料。

因此，在进行存档之前，我们需要对文件进行分类，以确定所需的存档材料。

另外，存档所需的材料还包括存档人员的相关证件，比如存档人员的身份证复印件、存档人员的授权委托书等。

这些证件能够证明存档人员的身份和权限，确保存档的合法性和可靠性。

此外，为了便于存档材料的管理和检索，我们还需要准备一些存档工具和设备，比如文件夹、标签、存档盒、存档柜等。

这些工具和设备能够帮助我们对存档材料进行分类、整理和存放，提高存档效率和便捷性。

最后，存档所需的材料还包括存档人员的相关培训和指导资料，以确保存档工作的规范性和标准化。

存档人员需要了解存档的相关政策法规、存档操作流程、存档注意事项等内容，以保证存档工作的质量和效果。

综上所述，存档需要准备的材料包括文件原件、存档申请表、存档目录、存档清单、存档封面、存档卷内目录、存档卷内清单等，同时还需要存档人员的相关证件、存档工具和设备、存档培训和指导资料等。

只有做好这些准备工作，我们才能够顺利进行存档工作，确保文件的完整性和可追溯性。

希望以上内容能够对您有所帮助，谢谢阅读！。

劳动合同的存档和备案要求劳动合同的存档和备案是劳动法中的一个重要环节，它涉及雇主与劳动者之间的合法权益保护以及合同履行等问题。

本文将会从劳动合同的存档和备案意义、存档和备案的要求、存档和备案的过程和注意事项等方面进行详细阐述。

一、劳动合同的存档和备案的意义劳动合同的存档和备案是保护劳动者合法权益的重要手段，对于维护劳动关系的稳定、促进劳动者和用人单位之间的良好合作、防范法律风险等至关重要。

存档和备案有以下几个重要意义：1.法律依据：劳动合同的存档和备案是法律的要求，依据《中华人民共和国劳动法》第十六条的规定，劳动合同应当存档备案。

只有完成存档备案的合同才具有法律效力。

2.确保双方权益：存档备案可确保劳动合同内容真实、合法，具有保障双方合法权益的作用。

劳动者的权益受到法律和政策的保护，若合同存在争议，可以凭备案材料进行维权。

3.明确劳动关系：存档备案使劳动关系得到明确，有助于落实劳动合同的内容和责任，防止雇主索要不合理的补偿，保护劳动者的合法权益。

4.法律监管：存档备案可以加强对劳动合同法律实施的监管，促使用人单位遵守劳动法律法规，杜绝违法违规行为发生。

二、劳动合同存档和备案的要求劳动合同存档和备案有一定的要求，主要包括以下几个方面：1.存档材料的完整性：劳动合同存档时应准备完整的存档材料，包括但不限于《劳动合同》、劳动者身份证明、劳动者学历证明、劳动者健康证明等。

2.存档地点和备案部门：劳动合同存档的地点以及备案的部门可能因地区或政策差异而有所不同，通常可以在用人单位的人力资源部门或劳动和社会保障部门进行存档和备案。

3.备案时间要求：劳动合同必须在合同生效后的规定时间内进行存档和备案，具体期限可能根据不同地区和政策有所变化，大部分地区要求在合同生效后15个工作日内办理。

4.存档材料的保密性：存档机构或部门要保证存档材料的保密性，不得泄露劳动者的个人信息，保护劳动者合法权益。

三、劳动合同的存档和备案流程劳动合同的存档和备案流程主要包括以下几个步骤：1.准备存档材料：用人单位应准备好相关存档材料，包括劳动合同、劳动者身份证、学历证明等。

公司财务凭证归档通知
尊敬的各位同事：
为了规范公司的财务管理工作，提高财务数据的准确性和可追溯性，现对公司财务凭证的归档工作做出以下通知：
一、归档范围
公司财务凭证包括但不限于：收据、发票、支票、银行对账单、
费用报销单、合同等与公司财务往来相关的所有原始凭证。

二、归档责任
各部门负责人应指定专人负责本部门财务凭证的归档工作，并明
确归档人员的具体职责和权限。

三、归档要求
及时性：所有财务凭证应当在业务完成后及时进行整理和归档，
确保不漏失任何一张凭证。

完整性：每一份财务凭证都应完整无缺地保存，不得私自涂改或
篡改凭证内容。

分类存档：根据不同类型的凭证，采取分类存档的方式，便于查
找和核对。

密封保管：归档文件应当存放在防火防潮的地方，保持干燥通风，并定期清理整理。

备份存储：重要的财务凭证应当进行电子备份存储，以防止纸质文件丢失或损坏。

四、归档期限
原始凭证：原始凭证的归档期限为至少5年，特殊情况下需延长存档时间的，应经相关部门审批并做好相应记录。

电子备份：电子备份文件应当与原始纸质文件同步更新，并按规定周期进行数据迁移和存储。

五、审计检查
公司将不定期对各部门的财务凭证进行抽查和审计，对于发现的问题或不合规行为将依据公司相关规定进行处理。

希望各位同事能够严格遵守以上规定，做好公司财务凭证的归档工作，确保公司财务管理工作的顺利进行。

如有任何疑问，请及时与财务部门联系。

感谢大家的配合！
此致敬礼！。

尊敬的全体员工：为了规范我单位固定资产的管理，确保购房合同的合法性和有效性，现就购房合同存档事宜通知如下：一、存档目的1. 保障我单位合法权益，防止合同纠纷；2. 规范财务管理，确保财务记录的完整性和准确性；3. 便于今后查阅、审计和评估。

二、存档范围1. 所有我单位购买的房产，包括住宅、商业用房、办公用房等；2. 购房合同、发票、付款凭证等相关文件。

三、存档要求1. 购房合同需为正式合同文本，一式两份，一份由我单位保存，一份由开发商保存；2. 所有合同文件需加盖我单位公章，并由相关负责人签字确认；3. 合同文件需按照合同签订时间顺序排列，便于查阅；4. 合同文件需妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。

四、存档流程1. 购房合同签订后，由财务部门或相关负责人员将合同文本及相关文件整理成册；2. 财务部门或相关负责人员对合同文件进行审核，确保合同内容完整、准确；3. 将审核通过的合同文件报送单位领导审批；4. 领导审批通过后，由档案管理部门进行归档；5. 档案管理部门将合同文件存放在指定的档案柜中，并做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。

五、存档期限购房合同及相关文件的存档期限为自合同签订之日起不少于15年。

六、责任与义务1. 财务部门和相关负责人员应严格按照本通知要求，认真做好购房合同存档工作；2. 档案管理部门应确保合同文件的完整性和安全性，对合同文件进行定期检查和维护；3. 全体员工应积极配合合同存档工作，不得擅自处置合同文件。

请各部门高度重视购房合同存档工作，确保合同文件的安全和完整。

如有疑问，请联系财务部门或档案管理部门。

特此通知。

单位名称：年月日。

合同的档案管理与保存协议书甲方：（公司名称）地址：联系人：电话：乙方：（公司名称）地址：联系人：电话：鉴于甲方与乙方之间进行合同交易，并为了确保合同的有效管理与安全保存，双方达成以下协议：第一条合同档案管理责任1.1 甲方负责合同的起草、签订以及执行，并负责将签订后的合同档案归档。

1.2 乙方负责仔细阅读合同内容，并及时提出修改意见和异议。

一旦双方达成一致，乙方应将合同经签字确认后归还给甲方。

1.3 甲方负责为每一份合同设立唯一的合同编号，并建立相应的档案管理系统。

第二条合同档案保存与管理2.1 合同档案应以电子和纸质两种形式进行保存。

2.2 甲方应设立合适的网络服务器，并采取必要的安全措施，确保合同档案的电子版本安全可靠。

甲方应保证服务器的连续性和及时备份，以防数据丢失。

2.3 甲方应为纸质合同建立相应的档案室，定期进行整理和清点，并采取措施保护其安全。

2.4 甲方应制定合适的档案管理制度，确保合同档案的完整性和准确性。

档案管理制度应包括但不限于索引、分类、存储、检索等方面。

2.5 乙方有权申请查阅已经归档的合同档案，甲方应在合理时间内提供查阅服务。

第三条合同档案的保密性3.1 双方应对合同档案保密，未经对方书面许可，不得向第三方透露合同内容。

3.2 如有必要，双方可以就特定合同约定保密期限，超过保密期限后，可以适当披露合同内容。

第四条合同档案的保存期限4.1合同档案的保存期限应符合法律法规的要求，并根据合同的性质和重要性确定具体期限。

4.2 合同档案的电子版本保存期限不得少于纸质版本。

4.3 合同档案保存期限届满后，甲方有权根据法律法规的要求采取合适的处理措施，包括但不限于销毁、归档转移等。

第五条合同档案的争议解决5.1 双方在合同档案管理与保存过程中发生的争议，应优先通过友好协商解决。

5.2 如协商无法解决，双方同意将纠纷提交至有管辖权的仲裁机构进行仲裁。

5.3 仲裁裁决是终局的，对双方均具有约束力。