《归档文件整理规则规范化》培训PPT课件
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【档案员培训资料】归档文件整理细则PPT课件
32
（1）一般按文件办理部门归档，而不是按 文件的署名者归档。
（2）党政分开。党务工作的文件材料应与 行政工作的文件材料分开，分别归入相应 的党务工作部门或业务（行政）部门。 但经党委或党组讨论而以机关名义印发的 文件，不归入党务工作部门，而归入相应 的业务或文秘机构。
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（3）由领导临时指示某部门有关人员起草 的，其内容又不是其所在部门职能范围的 文件材料，应归入文件材料内容所属的职 能部门， 如业务一科某同志按领导要求起草的整个 单位的年度工作总结，应归入办公室或文 秘科。
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（4）两个机构共同办理的文件，分入主办 机构。
（5）临时工作领导小组形成的文件，分入 领导小组办公室挂靠机构。
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（6）二级单位的归档文件分类问题 （不讲）
二级单位如为具有独立法人资格的立档单 位，即同时具备人事权、发文权和财权， 或仅具备前两者的，则应单设全宗。
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➢否则，则不单设全宗，仅作为本机关的一 个内设机构设类即可。 如某工商局下设注册分局，实际上由内资 处、外资处二个处组成，对于这种情况， 只设内资处、外资处两个类即可。其所形 成或办理的归档文件归入相关类目。
质文件一并归档的要求。
7
文书文件材料的整理概述
序号 整理环节 1 分件 2 装订
3 分类
4 划分保管期限 5 排列
6 编号
7 编目 8
整理要求 自然件与组合件
扫描前：梯形线袋。进馆前：线装。
“年度(-机构或问题)-保管期 限” 同上最后一级分类 事由-时间；事由-重要程度 最低一级类目下从“1”开始标 注 编制归档文件目录
22
本细则规定的装订方法： 优点：（1）兼顾整理和利用。初始整理较简 单；数字化处理后，利用档案可直接通过电脑 查询或打印全文。
文件级档案的整理规范培训.pptx
• 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other famous sights. If I'd gone alone, I couldn't have seen nearly as much, because I wouldn't have known my way about.
1、件号：填写室编件号。 2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文
机关或署名者。
3、文号：文件的发文字号。 4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可
自拟标题，外加“〔 〕”号。 5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年
月日，如19990909。 6、页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的
• 9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。20. 7.1320.7.13Monday, July 13, 2020
• 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。08:40:3508:40:3508:407/13/2020 8:40:35 AM
分类
归档文件可以采用年度——机构(问题)——保 管期限或保管期限——年度——机构(问题)等 方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的 稳定。 （more）
1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。 2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。 3 按机构(问题)分类
归档文件整理规则具体操作指南课件
2、一般文件只收集印本和定稿（即领导人 的签发稿）。
3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清 的文件定稿，应退回文件撰写部门重新 抄写后再收。
4.签发手续不全和张 残缺的文件材料应补 齐后再收。
25
（一）是做好归档文件登记、收 集工作。
5、正文和附件要同时收。 6.文件处理单要同文件一起收。 7、请示与批复要收齐。口头、电话
32
1.整理单位“件”的确定
❖ （一）、文件正本与不同稿本。
❖
同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中
形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征
❖ 求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来
❖ 说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不
❖ 易装订的, 也可单独作为一件；重要文件（如
❖ 法律法规等）须保留历次修改稿的, 其正本与
信访工作材料;
本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;
本单位外事活动中形成的文件材料位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件;
下级单位报送的法规性备案文件等.
12
4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.
料。
6
2.收集应注意的问题
数量: （1）归档文件材料一般为一份，重要
的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数；---指发文需2套 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸质文 件一并归档。
3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清 的文件定稿，应退回文件撰写部门重新 抄写后再收。
4.签发手续不全和张 残缺的文件材料应补 齐后再收。
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（一）是做好归档文件登记、收 集工作。
5、正文和附件要同时收。 6.文件处理单要同文件一起收。 7、请示与批复要收齐。口头、电话
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1.整理单位“件”的确定
❖ （一）、文件正本与不同稿本。
❖
同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中
形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征
❖ 求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来
❖ 说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不
❖ 易装订的, 也可单独作为一件；重要文件（如
❖ 法律法规等）须保留历次修改稿的, 其正本与
信访工作材料;
本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;
本单位外事活动中形成的文件材料位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件;
下级单位报送的法规性备案文件等.
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4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.
料。
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2.收集应注意的问题
数量: （1）归档文件材料一般为一份，重要
的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数；---指发文需2套 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸质文 件一并归档。
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
7
四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
8
归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
14
如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
《归档文件整理规则》ppt课件
数作为必备项，机构（问题）可以作为
选择项（见附录A 图A1）。归档章中
全宗号、年度、保管期限、件号、机构
（问题）按照3编制，页数用阿拉伯数
字标识（见附录A 图A2）。为便于识
记，归档章保管期限也可以使用“永久
”“30年”“10年”简称标识，机构
（问题）也可以用“办公室”等规范化
简称标识（见附录A 图A3）。
25
26
• 四、纸质归档文件的修整、装订、编页 、装盒和排架
• （一） 、修整 • 1、归档文件装订前，应对不符合要求的
文件材料进行修整。 • 2、归档文件已破损的，应按照DA/T
25-2000予以修复；字迹模糊或易退变 的，应予复制。 • 3、归档文件应按照保管期限要求去除易 锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 • 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其 日后使用效果的前提下进行折叠。
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• （四）编号 • 1 、归档文件应依分类方案和排列顺序编
写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性 、稳定性、扩充性、简单性原则。
• 2、 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代 码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 。
• 上、下位代码之间用“-”连接，同一级代 码之间用“·”隔开。
如：Z109-WS·2011-Y-BGS0001
单位编制页码。 • 2、页码应逐页编制，宜分别标注
在文件正面右上角或背面左上角 的空白位置。 • 3、 文件材料已印制成册并编有 页码的；拟编制页码与文件原有 页码相同的，可以保持原有页码 不变。
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• （四） 装盒
• 将归档文件按顺序装入档案盒，并填 写档案盒盒脊及备考表项目。不同年 度、机构（问题）、保管期限的归档 文件不能装入同一个档案盒。
《归档文件整理规则规范化》培训课件
《归档文件整理规则规范化》培训
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
《归档文件整理规则规范化》培训
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
《归档文件整理规则规范化》培训
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
《归档文件整理规则规范化》培训
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第二章 归档文件的整理单位与装订
《归档文件整理规则规范化》培训
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
《归档文件整理规则规范化》培训
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第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
《归档文件整理规则规范化》培训
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第二节 归档文件的修整
一、修裱破损文件。 二、复制字迹模糊或易褪变的文件。 三、超大纸张折叠。 四、去除易锈蚀的金属物。
《归档文件整理规则规范化》培训
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第三节 文件装订
装订方式和用品的选择应符合档案保护要 求。具体选择时应考虑到以下要求：
归档文件整理规范PPT课件
有些单位收集归档的仅仅是本单位的发文，收文一律不 收集归档，全部作资料处理。
有些单位收集归档的仅仅是文件的正本，而文件处理单 或附件未随文件一起收集归档。
有些单位未将应归档电子文件及其元数据、背景信息 收集归档。
.
24
“帐外文件”一般主要包括以下几个方面：
1.本单位党委（党组）、局务办公会议记录、会议纪要；
⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料；
⑦上级机关转发本机关的文件。
.
18
2.应归档的本单位文件材料
⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录；
⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料；
⑶单位联合召开会议的文件材料；
⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料；
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件为单
位整理文书档案。
2002年，江西省档案局根据《规则》，结合江
西省实际制定《江西省归档文件整理规范》
（DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全
省范围内实施。
2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
②下级机关报送的年度或年度以上的计划、总 结、统计材料。
.
22
（二）文件材料不归档范围：
1.上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料, 任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件 等；
2.本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特 殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录， 单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职 务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料；
有些单位收集归档的仅仅是文件的正本，而文件处理单 或附件未随文件一起收集归档。
有些单位未将应归档电子文件及其元数据、背景信息 收集归档。
.
24
“帐外文件”一般主要包括以下几个方面：
1.本单位党委（党组）、局务办公会议记录、会议纪要；
⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料；
⑦上级机关转发本机关的文件。
.
18
2.应归档的本单位文件材料
⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录；
⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料；
⑶单位联合召开会议的文件材料；
⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料；
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件为单
位整理文书档案。
2002年，江西省档案局根据《规则》，结合江
西省实际制定《江西省归档文件整理规范》
（DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全
省范围内实施。
2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
②下级机关报送的年度或年度以上的计划、总 结、统计材料。
.
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（二）文件材料不归档范围：
1.上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料, 任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件 等；
2.本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特 殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录， 单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职 务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料；
归档文件整理规则.ppt
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的 文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人 民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本 机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件 材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的 应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档 案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不 得据为己有。
2019年9月14
感谢你的观看
8
《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作 人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关 规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整 理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员 集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
2019年9月14
感谢你的观看
5
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一 件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件， 为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作 为一件来处理。
感谢你的观看
20
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权 益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人 民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本 机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件 材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的 应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档 案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不 得据为己有。
2019年9月14
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8
《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作 人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关 规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整 理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员 集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
2019年9月14
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5
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一 件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件， 为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作 为一件来处理。
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2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权 益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
档案培训文档文件整理规范.pptx
归档文件应从一个新的整理 年度开始，由各业务职能部门按《 规范》要求将归档文件整理完毕后 交本单位档案室管理。
一、定义 （一）归档文件 立档单位在其职能活动中形成 的，办理完毕、应作为文书档案保 存的各种纸质文件材料。 范围：收文、发文、电报、报表 、会议材料、调查材料、各种记录 、
登记表册。
（二）件 归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件。 自然件是指一个直接责任者 形成的文件，自然件分为两种：
个人形成的具有有机联系的档案整体。
制定全宗内文件的分类编号方案。（下一页）
常见的错误：
基层单位文件材料数量少也采用多
级分类，造成分类过细。应当根据文件
材料的多少设定本单位档案分类的级数
，如文书档案一般可采用“年度 ·保管 期限”两级分类。
档案的分类类目
文书档案
年度 ·保管期限 ·机构
2003年
3.上级、同级机关发来的普法性、供参 考不办的文件材料。
（三）收集的种类
1.专题收集 （1）专题会议：如表彰会、人大会、党代
会、职代会、经验交流会议材料；
（2）专题调研（汇报、调研、开展各种检 查） ；
（3）简报、信息专刊； （4）案件处分材料；
2.专业收集 （工程档案竣工验收后收集归档、科 研成果鉴定后收集归档、设备文件开 箱和安装运行后收集归档、产品文件 在定型生产后收集归档、会计文件在 年终决算后收集归档、专业普查在普 查工作结束后收集归档）
3.正常收集
（平时办理完毕的文件及时归档，对号入座； 半年或年终集中收集；按收发文全面收集）
永久
办公室、业务处、人事处……
2003年 30年
办公室、业务处、人事处……
2003年 10年
办公室、业务处、人事处……
一、定义 （一）归档文件 立档单位在其职能活动中形成 的，办理完毕、应作为文书档案保 存的各种纸质文件材料。 范围：收文、发文、电报、报表 、会议材料、调查材料、各种记录 、
登记表册。
（二）件 归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件。 自然件是指一个直接责任者 形成的文件，自然件分为两种：
个人形成的具有有机联系的档案整体。
制定全宗内文件的分类编号方案。（下一页）
常见的错误：
基层单位文件材料数量少也采用多
级分类，造成分类过细。应当根据文件
材料的多少设定本单位档案分类的级数
，如文书档案一般可采用“年度 ·保管 期限”两级分类。
档案的分类类目
文书档案
年度 ·保管期限 ·机构
2003年
3.上级、同级机关发来的普法性、供参 考不办的文件材料。
（三）收集的种类
1.专题收集 （1）专题会议：如表彰会、人大会、党代
会、职代会、经验交流会议材料；
（2）专题调研（汇报、调研、开展各种检 查） ；
（3）简报、信息专刊； （4）案件处分材料；
2.专业收集 （工程档案竣工验收后收集归档、科 研成果鉴定后收集归档、设备文件开 箱和安装运行后收集归档、产品文件 在定型生产后收集归档、会计文件在 年终决算后收集归档、专业普查在普 查工作结束后收集归档）
3.正常收集
（平时办理完毕的文件及时归档，对号入座； 半年或年终集中收集；按收发文全面收集）
永久
办公室、业务处、人事处……
2003年 30年
办公室、业务处、人事处……
2003年 10年
办公室、业务处、人事处……
最新《归档文件整理规则规范化》培训81页PPT
最新《归档文件整理规则规范化》培 训
1、战鼓一响，法律无声。——英国 2、任何法律的根本；不，不成文法本 身就是 讲道理 ……法 律，也 ----即 明示道 理。— —爱·科 克
3、法律是最保险的头盔。——爱·科 克 4、一个国家如果纲纪不正，其国风一 定颓败 。—— 塞内加 5、法律不能使人人平等，但是在法律 面前人 人是ห้องสมุดไป่ตู้ 等的。 ——波 洛克
46、我们若已接受最坏的，就再没有什么损失。——卡耐基 47、书到用时方恨少、事非经过不知难。——陆游 48、书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者。——史美尔斯 49、熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。——孙洙 50、谁和我一样用功，谁就会和我一样成功。——莫扎特
1、战鼓一响，法律无声。——英国 2、任何法律的根本；不，不成文法本 身就是 讲道理 ……法 律，也 ----即 明示道 理。— —爱·科 克
3、法律是最保险的头盔。——爱·科 克 4、一个国家如果纲纪不正，其国风一 定颓败 。—— 塞内加 5、法律不能使人人平等，但是在法律 面前人 人是ห้องสมุดไป่ตู้ 等的。 ——波 洛克
46、我们若已接受最坏的，就再没有什么损失。——卡耐基 47、书到用时方恨少、事非经过不知难。——陆游 48、书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者。——史美尔斯 49、熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。——孙洙 50、谁和我一样用功，谁就会和我一样成功。——莫扎特
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第一节 归档文件的整理单位
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来
说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不
易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如
法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与
历次稿（包括定稿）各为一件。
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
.
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
.
7
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义 1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
.
8
第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
.
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第一章 《归档文件整理规则》总论
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
七、来文与复文。
来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的
概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包 括
请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等
等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，
故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注 意
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
.
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第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
整理原则也是归档文件整理的基本要求。 即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 四、原件与复制件。 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管 的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件）， 以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。 复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写 的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
.
பைடு நூலகம்
19
第二章 归档文件的整理单位与装订
.
23
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
九、不便拆开整理的会议记录类材料 整本会议记录不便分割成一次会议一件来装 订整理，可将一本会议记录作为一件。
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第二节 归档文件的修整
第一节 归档文件的整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是 以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规 则》规定，“件”即归档文件的整理单位。
.
15
第二章归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
一、文件正本与不同稿本。
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形
成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征
.
3
.
4
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义 第二节《归档文件整理规则》的特点 第三节 归档文件整理的基本概念 第四节 归档文件的整理原则
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
1.缓解机关档案工作压力。 2.节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能。
的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时
也
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
八、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题， 如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或 某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁 琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一 定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个 系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单 独为一件）。
.
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第四节 归档文件的整理原则
1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系。
2、区分不同价值。 3、便于保管利用。
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 第二节 第三节
归档文件的整理单位 归档文件的修整 归档文件的文件装订
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订
全市归档文件整理规则 规范化培训讲义
2009年3月19日
.
1
•
•
• “强化收集、简化整理、
• 细化简索、深化利用”
•
•
------归档文件整理的工作方针
•
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2
《归档文件整理规则》培训提纲
第一章 《归档文件整理规则》总论 第二章 归档文件的整理单位与装订 第三章 归档文件的分类 第四章 归档文件的排列 第五章 归档文件的编号 第六章 归档文件的编目 第七章 归档文件的装盒
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
三、正文与文件处理单等。 文书处理较规范的机关，文件在运转过程中 一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头 纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表 单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归 档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作 为一件。
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来
说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不
易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如
法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与
历次稿（包括定稿）各为一件。
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义 1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
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第一章 《归档文件整理规则》总论
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
七、来文与复文。
来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的
概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包 括
请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等
等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，
故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注 意
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
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第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
整理原则也是归档文件整理的基本要求。 即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 四、原件与复制件。 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管 的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件）， 以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。 复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写 的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
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பைடு நூலகம்
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第二章 归档文件的整理单位与装订
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
九、不便拆开整理的会议记录类材料 整本会议记录不便分割成一次会议一件来装 订整理，可将一本会议记录作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第二节 归档文件的修整
第一节 归档文件的整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是 以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规 则》规定，“件”即归档文件的整理单位。
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第二章归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
一、文件正本与不同稿本。
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形
成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义 第二节《归档文件整理规则》的特点 第三节 归档文件整理的基本概念 第四节 归档文件的整理原则
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
1.缓解机关档案工作压力。 2.节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能。
的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
八、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题， 如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或 某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁 琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一 定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个 系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单 独为一件）。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第四节 归档文件的整理原则
1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系。
2、区分不同价值。 3、便于保管利用。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 第二节 第三节
归档文件的整理单位 归档文件的修整 归档文件的文件装订
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第二章 归档文件的整理单位与装订
全市归档文件整理规则 规范化培训讲义
2009年3月19日
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• “强化收集、简化整理、
• 细化简索、深化利用”
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------归档文件整理的工作方针
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《归档文件整理规则》培训提纲
第一章 《归档文件整理规则》总论 第二章 归档文件的整理单位与装订 第三章 归档文件的分类 第四章 归档文件的排列 第五章 归档文件的编号 第六章 归档文件的编目 第七章 归档文件的装盒
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
三、正文与文件处理单等。 文书处理较规范的机关，文件在运转过程中 一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头 纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表 单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归 档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作 为一件。