四 公章、证照使用

公章、证照使用
第一章总则
1、为规范公司印章及证照管理，防范公司运营风险，特制订本规定。

2、本规定所述公司印章是指：公司名称印章和各类具有公司名称的印章，包括但不限于具有公司名称的合同专用章、业务专用章、财务专用章、发票专用章等，以及公司在有关机关和银行预留的证明公司行使法人权利的相关印鉴。

公司证照是指：营业执照正、副本、组织机构代码证正、副本（含IC卡）、税务登记证正、副本、银行开户许可证（含银行管理卡）等公司主要证照。

3、集团综合部、各公司行政部（文员）是公司印章、证照的具体管理部门（以下简称“公司印章、证照管理部门”）。

4、公司印章、证照管理部门职责：
（1）制定印章、证照管理和使用规定；
（2）监督检查印章、证照管理规定的落实情况；
（3）办理本级印章的刻制，本级印章、证照的保管及监督使用、封存和销毁等事宜；
（4）维护本级管理的公司印章，妥善保存公司证照；
（5）对所属部门管理或保管的公司印章、证照的管理进行监督和检查；（6）对印章、证照管理使用中暴露出的问题，及时纠正，及时采取措施予以解决。

5、除本规定第三条所述“公司印章、证照管理部门”以外的保管公司
印章及证照的部门为“公司印章、证照保管部门”。

6、公司印章、证照保管部门职责：
（1）落实公司印章、证照管理制度和规定；
（2）依据公司印章、证照管理制度和规定使用所保管的公司印章及证照；（3）妥善保存维护所保管的公司印章及证照；
（4）如印章及证照磨损、损坏、丢失应立即上报；
（5）对印章、证照的保管和使用中所暴露出的问题应及时上报。

7、公司印章、证照管理部门和印章、证照保管部门指定的专门从事公司印章、证照管理的人员为印章保管人员。

8、印章、证照保管人员职责：
（1）落实公司印章、证照管理制度和规定；
（2）依据公司印章、证照管理制度和规定审核公司印章、证照的使用申请；（3）依据公司印章、证照管理制度和规定使用所保管的公司印章和证照；（4）每个工作日结束前清点所保管的公司印章、证照；
（5）妥善保管和维护所保管的公司印章及证照；
（6）如印章、证照磨损、损坏、丢失应立即上报；
（7）对印章、证照的保管使用中暴露出的问题及时上报。

第二章印章的刻制
9、公司公章刻制由公司总经理决定。

任何部门、个人未经公司总经理同意，不得刻制具有公司名称的印章。

10、刻制公司印章的流程：
（1）需求刻制公司印章的部门领导提出刻制印章的书面申请。

申请必须包
含以下内容：刻制印章的缘由、目的、印章使用的范围、印章的样式等。

（2）公司总经理对新章申请提出意见，如同意部门意见，总经理应向公司印章管理部门提出刻制事宜。

（3）印章刻制完成，印章管理部门应对新章记录在册后再移交到申请部门，申请部门部门领导确认签收。

第三章印章、证照的保管
11、一般情况下，公章、合同专用章、业务专用章由印章管理部门保管。

公司财务专用章由财务部保管。

证照统一由集团综合部、各分子公司行政部（文员）保管；如公司需要，由公司总经理有权另行决定公司印章、证照的保管部门。

12、各印章、证照的保管部门应指派专人负责管理公司印章及证照，并申报印章、证照管理部门，印章、证照管理部门应将其记录在册。

13、印章、证照保管人员在每日下班前必须对印章、证照进行清点，并记录清点情况。

如发现问题，或有不能确定的情况，印章、证照管理人员应立即向公司领导报告。

14、公司印章、证照管理人员应确保印章的清晰度、准确度和使用效果以及证照的损耗、更换。

公司印章、证照管理人员应采取切实有效的措施防止印章印面变形。

公司印章、证照管理人员定期对公司印章及证照进行维护。

对印章面应定期进行章面清理。

对原子印章应定期按印章的技术要求加注印油。

对证照应定期检查清晰度和磨损度。

15、公司印章、证照管理人员如发现印章或证照发生变形、损毁、丢失等情况，或者发现公司印章、证照使用中存在的问题应立即上级领导报告。

公司印章、证照管理部门以外的印章、证照保管部门发现印章变形、损毁、丢失等情况，或者发现公司印章或证照在使用中存在的问题应立即向公司印章、证照管理部门报告。

公司印章、证照管理部门对公司印章及证照出现的问题应向公司总经理报告。

16、不得将公司印章、证照带离印章存放的办公场所。

如因特殊情况，确需将公司印章带离存放场所，须在《公章使用登记表》（样式详见附件3）、《证照使用登记表》（样式详见附件4）上登记并由各分子公司总经理批准方可携带。

17、公司印章、证照保管人员发生变动时，印章、证照保管部门的最高负责人应进行主持印章、证照保管人员的交接，并办理交接登记。

交接包括如下内容：印章、证照种类、印章、证照数量、印章、证照存放地点、印章、证照使用登记表等与印章、证照保管相关的事宜。

交接登记应详细记录交接时间、地点，并逐一记录所有交接事项。

所有交接当事人包括交出人和接收人以及主持交接的负责人应在交接登记上签名。

第四章印章、证照的使用
18、使用公司印章、证照应填制《公章使用登记表》、《证照使用登记表》。

《公章使用登记表》应包括以下内容：使用日期、截止日期、使用部门、经办人、是否外带、文件名称、份数、接收单位、管理人签名、总经理签字。

《证照使用登记表》应包括以下内容：使用日期、截止日期、使用部门、经办人、是否外带、所办事项、拷贝份数、接收单位、管理人签名、总经理签字。

19、内部使用公司印章、证照需填写《公章使用登记表》、《证照使
用登记表》，经印章、证照管理负责人同意并签字后，便可交付使用，按照登记的归还时限按时归还即可。

20、需携带公司印章、证照外出处理公务时，应事先填写《公章使用登记表》、《证照使用登记表》，注明携带公章外出的起止时间（带离公司的时间和交回时间）和携带至何处使用及用途，经集团综合部负责人和公司总经理签字后方可将印章、证照交予申请人带离。

并按照登记的归还时限归还。

21、印章、证照管理部门应分别对所管理公章、证照的使用情况予以登记，并存档备查。

22、公司印章、证照离开公司办公场所必须由印章管理部门指定专人携带，并两人以上同行。

在公司印章、证照存放地点以外使用公司印章时，印章必须在两人以上的监督下使用。

严禁公司印章、证照管理部门指定的专人以外人员携带公司印章、证照离开公司办公场所。

23、携带公司印章、证照外出的人员必须对印章严加保管。

不得携带公司印章、证照游览公共场所，不得携带公司印章、证照前往公司总经理批准的使用公司印章、证照目的地以外的地点。

第五章印章、证照管理工作
24、各部门印章、证照保管部门必须指定专人保管印章及证照，负责印章和证照的管理事宜。

做到责任落实到个人。

25、各部门应按时向集团综合部部提交所具有的印章名称、枚数、印模样式和保管部门名称、管理人员姓名等资料。

当上述情况发生变化时，应于变化后三个工作日内将变化情况以书面方式提交到集团综合部。

26、各印章、证照保管部门应妥善保存《印章使用登记表》、《证照使用登记表》，并对其分年度装订成册，予以存档。

保存时间不得少于三年。

27、公司印章、证照管理部门应妥善保存包括公司印章、证照移交记录和公司印章、证照管理人员交接记录在内的各类公司印章管理记录。

该类记录保存时间不得少于三年。

28、各单位如发生印章、证照丢失，应立即办理挂失、公告等手续，并将有关情况向集团综合部部报告。

综合部负责将此情况向总裁、董事长报告。

29、各分子公司应依据本规定结合各自的业务实际，制订出实施本规定的细则。

各单位制订的实施细则应提交到集团综合部进行审核备案。

30、决定注销或歇业的企业，自相关善后工作结束后3日内，有关负责人必须将所有印章、证照送交集团综合部。

由综合部进行封存或销毁。

31、印章、证照管理人员以及印章、证照使用批准人员应严格按照本办法保管和使用印章、证照，不得玩忽职守或滥用职权。

如有违反本规定未按流程实施者一经发现依据实际情况给予50-200元罚款，给公司造成损失的，公司将对相关责任人予以行政和经济处罚；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

第六章附则
32、本规定由集团综合部负责解释
33、本规定自发布之日起施行。