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记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。
2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。
3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。
4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。
行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。
特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。
4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。
4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。
4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。
4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。
行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。
4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。
即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。
CHHY 标准文件与记录控制程序战略所有者: 内容所有者: 1 目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废以及质量和环境管理体系所要 求的记录进行控制，确保文件及时更新和正确使用，并保留质量和环境管理体系 有效运行的证据。
2 范围适用于公司质量和环境管理体系运行有关的文件和记录的控制。
3 定义3.1 质量环境手册（包括形成文件的质量和环境方针、质量和环境目标指标申明）： 为第一级文件，将质量管理和环境管理体系整合，概述如何确保质量和环境。
3.2 程序：为第二级文件，详述如何进行及完成质量环境手册内所表达的方针及目 标。
3.3 指导书、规定、规范、基准、标准：为第三级文件，为支援各项质量管理办法在 执行阶段时重要的依据或指导文件、标准以及环境保护的各类规章制度。
3.4 表单、记录（包括样品、样件）：为第四级文件，为验证体系有效运作，而对各个 事项的运行持续不断地加以记录。
3.5 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图样等）。
4 职责与权限4.1 总经理负责管理手册的批准发布；4.2 管理者代表负责管理手册的审核和程序文件的批准；4.3 各部门负责本部门相关文件和表单的编制、使用和保管，各部门资料管理员负 责，本部门的体系文件的收集、整理和归档。
所属中心负责人批准作业文件。
4.4 QEH 部负责会同相关部门完成公司的管理手册和程序文件的编制、审批和更改， 负责备案、保管、发放、回收和销毁，并组织对现有体系文件进行定期评审。
4.5 技术部负责技术文件的归档、发放、回收和销毁，同时负责外来产品图样的发 放、回收和保管。
4.6HR 负责人事方面的外来文件和法律法规的收集；技术部门负责顾客图纸等外来文 件的收集；QEH 部负责环境和职业健康方面的外来文件的收集；质量部负责与产品质量 有关的标准和法律法规的收集。
所有外来文件的审核、归档、发放、回收、销毁，技术 文件由技术部负责，其他文件由QEH 部负责。
×××××集团有限公司文件和资料控制程序文件编号： ****版本号： A/0制定人：综合企划部审核人：批准人：2004年7月1日发布 2004年7月 1日实施对文件（包括质量体系文件和外来文件、行业标准、法律法规、日常往来文书等）进行有效的控制（严格的分类、编目），确保公司文件资料能被正确规范进行。
2．适用范围：本程序适用于公司所有质量体系文件和资料的管理和控制3. 定义：质量手册：说明一个组织的质量方针与描述其质量管理体系之文件。
程序文件：以目的、范围、权责、定义、作业内容、相关文件、附件/表单来说明程序步骤的说明书。
指导书/标准书：说明作业之操作方法及作业标准的文件。
表单：执行各相关程序所使用的空白表格，记录提供活动或已达到结果之客观证据的文件。
外部文件：国际标准、国家标准、相关法规。
4.权责：6.作业内容：6. 1质量体系文件和其他文件资料的制定、审核、批准6.1.1公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按权责规定执行。
6.1.2文件制订作业：视业务需要及组织任务，由适当部门指定专人以各类文件之标准格式，拟案后填好《文件制订、修订、废止申请单》由拟案单位送相关单位审查无异议后，按文件编号系统编号并注明管制等级及分发单位数量后，呈拟案权责部门核准后颁布标题文件和资料控制程序编号**** 版本A/0 制订单位综合企划部实施日期2004/7/1 页次2/5改之，必要时得召开会议研拟办法）。
6. 2文件编号6．2．1公司所有的已审批的质量体系文件和其它文件资料均应交综合企划部文件管理员6．2．2综合企划部文件管理员负责将收到的质量体系文件和资料按如下方式分类、编号文件编号系统：公司简称文件类别文件序号公司简称文件类别文件序号类别序号A、质量手册BJ—QMB、程序文件BJ—QP 程序文件序号C、作业指导书BJ—QW 作业指导书序号D、外来文件BJ—QL 法规序号BJ—QH 上级文件序号BJ—QS 外来标准序号E、项目前期资料BJ—–F、工程档案BJ—–G、合同、标书BJ—H、其它文件BJ—I、质量记录表格编号（右下角）BJ –QP对应程序文件序号—表格流水号--表格版本6．3质量体系文件和资料的发放、收回6.3.1质量体系文件和资料分为受控原版、受控副本、非受控副本。
文件/记录管理控制程序1 目的对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保其有系统的分类、编号、制定、审核、批准、发放、保管、更改、作废的规定，使公司各部门、单位均使用管理体系文件的有效版本。
对记录（表格）的收集、编目、标识、归档、贮存、查阅、保管和处理做出规定，使记录得到有效控制，并为证明其符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。
2 适用范围适用于公司管理体系有关文件/记录的控制、使用和管理，包括适用的外来文件/记录（表格）。
3 术语和定义《管理手册》中0.3章的有关术语和定义适用本程序。
4 职责4.1总经理负责质量/环境/职业健康安全管理体系的总体框架策划，对公司《管理手册》、《程序文件》及有关管理制度的批准发布实施。
4.2管理者代表负责《管理手册》、《程序文件》的审核及有关管理体系文件的审批，必要时组织进行修改、换版。
4.3副总经理负责有关管理制度的审核及有关管理体系文件的审批。
4.4安质部4.4.1负责公司《管理手册》的编制、评审和管理。
4.4.2负责与“质量、环境、安全”相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.4.3负责编制、管理公司和本部门的“记录（表格）控制清单”，确定记录的主管部门、单位和保管期限。
4.4.4负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.5 办公室负责公司外来文件、网上办公文件、公司行政文件的控制管理。
4.6人力资源部4.6.1负责与人力资源、职业健康相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.6.2负责网络办公系统的升级维护，为文件控制提供良好的技术支撑。
4.6.3负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.7财务部4.7.1负责与财务相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.7.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.8技术部4.8.1负责与设备设施管理、维修、保养相关的规章制度、技术标准的审查、管理。
4.8.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
1.0 目的为确定本公司文件和记录的管理有统一的标准，以防止误用或混用，特制定本程序。
2.0 适用范围本程序适用于本公司所有质量体系内相关文件、记录的控制。
3.0 职责3.1文件和记录的制（修）订，由质量部专人负责。
3.2 管理类文件包括质量手册、程序文件、工作规范、外来文件、技术图纸及相关技术资料等，由质量专人管理。
3.3 各部门负责本部门职责范围内文件和记录管理。
4.0 定义无5.0 程序内容5.1文件分类，本公司的文件和记录分为：QM —质量手册； QP —程序文件； WI —工作规范；FM —记录、表格； W —外来文件； T —技术文件。
5.2文件编号5.2.1 QM类、QP类文件资料按以下规定编号：流水号T类文件资料按以下规定编号：本公司代码分类代号流水号WI类文件资料案以下规定编号：本公司代码分类代号 / 部门代码流水号FM类文件编码：文件号+FM+序号5.2.1.1本公司代码为：AC5.2.1.2 外来文件无编号时的编号为：AC-W-XX，如有则采用原来的编号。
流水号5.2.1.3 QM类、QP类、WI、W、T、FM类文件流水号01—99。
5.2.2 FM类文件：各部门将设计原稿交质量部文控中心集中编号保管，使用时各记录表单的流水号按5.2.1.3执行，同时在其后加版次识别（如：AC-QP-01-FM01A），如有更改则以A、B、C等类推。
5.2.3 WI类文件编号部门代码如下：总经理01；管理者代表02；销售部03；；采购部04；质检部06；生产部07。
5.3文件的制定、审核、修改5.3.1 本公司体系文件由各相关部门编制后，按下表所列职责进行审核，批准后交综合部统一编号发布。
5.3.2 文件的修订（更改）由原制订单位负责，填写《文件更改申请表》，经审核、批准后，交质量部统一修订或改版和发布，收回作废文页并作修订记录。
5.4文件版次5.4.1 文件版次以大写英文字母表示，第一次发行为A版，第二次B版，依此类推。
文件及记录控制程序文件编号：1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图6 过程要点描述7、记录管理流程图8.过程要点简述9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为：HT YZ QX XXXX XXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海）公司代号(海通）9.1.2程序文件编码规则为：HT / QP 0803海通程序文件号(0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：HTXX / QP XXXX XXX海通各子公司标识/ 程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4 记录表单文件编码规则：HTXX / QPR XXXX －XXX海通各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号9.1.5质量手册文件号为“HTQM”9.1.6 程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3 程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）；10.文件变更记录（表格形式）。
文件和记录控制程序1目的对管理体系的文件和记录进行控制，以确保所有使用的文件有效。
使记录完整、保存良好，提供追溯和审核的证据。
2范围本程序适用于公司管理体系文件和记录的控制。
3职责主管部门：总经办协助部门：项目各部门4文件控制4.1文件分类4.1.1体系文件分为内部文件和外来文件两类。
1）内部文件包括：管理手册，程序文件，支持性文件等。
2）外来文件包括：适用的法律法规，政府主管部门和行业主管部门的文件，技术标准和管理标准、来自相关方的文件等。
4.2 文件控制要求4.2.1 文件编制与批准4.2.1.1文件内容要符合管理体系标准的要求，符合公司的运行实际，保持管理体系的完整性，逻辑清楚，不相互矛盾。
4.2.1.2内部编写的文件分为三个层次，第一层次为管理手册，第二层次为程序文件，第三层次为支持性文件。
4.2.1.3文件的审批按公司《审批权限规定》4.2.2 文件的评审4.2.2.1在管理评审前管理者代表组织各部门进行文件评审，评审采用阅读文件的方式进行。
评审发现问题时，应填写《制度审批表》，经批准后进行更改。
文件评审的重点是检查文件的规定是否具有适宜性、充分性和有效性。
4.2.2.2应急准备和响应方面的文件由项目组织部门人员进行评审，评审的时机在管理评审之前，主要检查文件的规定与法律法规、国家标准、公司的实际情况是否一致，如有不一致应修订文件。
4.2.3 文件更改和识别1) 文件更改前由申请者填写《制度审批表》，说明更改理由和更改后内容，按公司《审批权限规定》获得批准，总经办负责对所有需要更改的文件及其相关文件的进行更改。
2) 少量更改采用划改的方式，当更改量较大时可以采用换页的方式。
3) 文件版次号用A/0表示，A代表版次，依次为A、B、C、D、E……，0代表更改次数，依次为0、1、2、3、4依此类推。
4) 文件更改后应在文件中的“文件更改一览表”中进行标识。
4.2.4 文件的发放1) 发放文件时应由发文部门填写《发文审批表》，按《审批权限规定》获得批准后，由综合事务部发放，并在《发文审批表》中记录，以确保文件的使用部门得到现行有效版本的文件。
文件记录控制程序
编制：
审核：
批准：
2022-4-9发布2022-4-9实施
XXX机电有限公司发布
1 目的
确保公司各项记录之完整性，并被妥善保管，需要时能迅速调阅，并作为日后质量追溯的依据，以证明各项生产作业符合公司既定要求和/或顾客规定要求，保证公司质量管理体系得到有效运作。
2 范围
适用于本公司质量管理体系有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的记录（包括顾客指定的记录和供应商提供的记录及以硬拷贝或电子媒体等形式存在的记录）。
3 引用文件
QMSP423《文件控制程序》
4 术语和定义
记录：是指公司按照质量管理体系文件实施过程的文件化的证据和记录的结果。
日历年：指从一年的1月1日到年底的12月31日共365天
5 职责
各部门负责相关记录的标识、收集、编目、归档、贮存、防护、保管、处理和销毁等管理。
6工作流程和内容
、。
公司各项程序文件——记录控制程序展开全文1.0目的为使记录能提供产品实现过程的完整的质量证据，并能清楚地证明产品满足规定的程度，达到保证产品质量和质量活动的可追溯性。
2.0范围2.1本程序规定了公司质量管理活动和产品形成过程的记录控制，属原则性的要求。
它和质量手册中其它章节及程序文件中规定的记录具体内容是统一的、协调的、要求是一致的。
2.1本程序适用于公司质量管理活动和产品形成过程的记录。
3.0定义3.1质量记录（表格）是用以记录活动的状态和所达到的结果的文件。
4.0职责4.1各职能部门编制文件时，应考虑和制定期实施过程所需要的记录格式，并提出记录的具体要求。
4.2 质量部对质量管理文件以及程序文件中要求的记录格式（表格等）统一规定并附于文件之后，以便于参照执行。
4.3 质量部应对质量管理文件以及程序文件中要求的记录表格编号管理，统一印制，或纳入计算机管理，以便于使用。
4.4 工程部对技术文件和产品形成过程中需用的记录格式（表格等）统一规定，编号管理，统一印制，或纳入计算机管理，以便于使用。
4.5 管理者代表负责协调各部门表格的编制和管理，以免重复、疏漏。
4.6 文控中心负责编制《质量记录一览表》对质量记录的保存部门，保存期限做出规定报管理者代表批准。
5.0工作程序5.1记录表格的编制、印制、发放和管理为便于管理，记录表格的编号采取分类编号，统一管理的办法，即编号的方式以FM+部门代码+顺序号进行编制，部门代码均为英语缩写字头，表格统一归文控中心管理。
5.1.1 部门代码分别为：部门名称代码部门名称代码总经理GR 市场部MT管理者代表MR 营业部SD文控中心DCC 人事行政部HR质量部QC 仓储部ST工程部ED 设备部EQ生产部PD 计划部PL物控部MC 物流部LD配件部SP 财务部FD电脑部IT 钢材部RS5.1.2 编号方式如：a.工程部：FM--ED—X X X顺序号（001、002…）工程部记录表字头Form（表示“表格”的英文缩写）（如：FM-ED-001表示工程部第一个表格的编码，接着按顺序号编制）5.1.3 表格版本号REV— X X顺序号（00、01、02…）表示版本号字母代码（renovate“刷新、修复”英文缩写）（如：REV：00表示最新版次，01表示第一次修订版，屡次修订接着按顺序号进行编制）5.1.4 记录表格由各部门根据实际编制，编制原则是简明、实用、便于追溯，并以电子文档管理。
文件及记录控制程序规定文件及记录控制程序规定一、目的为了保证企业的各种文件和记录的有效管理和控制，规范文件和记录的存档、使用、保护和销毁程序，以便体现企业的管理和文化水平，保证企业的运营和管理的顺利进行。
二、适用范围适用于企业所有的文件和记录的管理。
三、管理规定1. 文件管理1.1. 文件的定义：指用于传递、存储、处理、保留的各类书面、视听、电子文件，如纸质文件、磁盘、光盘、磁带等；1.2. 文件分为原始文件、复印件、传阅件、正式文件四类。
所有文件应分类存放。
1.3. 文件应当按照机密性、重要性、使用频率、时效性等不同因素进行分类，并予以区分存放。
所有文件应分类存放。
1.4. 原始文件和复印件一律设立档案号和索引，并经过审核，同时注明缺失件数和补充的文件、文件袋等。
1.5. 每篇文档的责任人应为信息部门相关负责人。
1.6. 任何私人利益与企业合法权益发生冲突的行为，均属于禁止范畴。
2. 记录管理2.1. 记录的定义：指企业各种活动、事项、运营过程、信息，以各种形式记载在文件、台账、报表、记录表等中的有效信息。
2.2. 所有记录应严格按照填表要求和流程进行填写，确保信息的完整性和准确性。
2.3. 所有记录应当及时处理、及时存放，并严格保密。
2.4. 所有记录应当详细注明填写人、审核人和审批人。
3. 存档和保护3.1. 原始文件和复印件应分别存入档案柜中，同时分别存入两处，以备不时之需。
3.2. 档案柜设有锁，锁钥匙只限主管权限人员使用。
3.3. 所有文件和记录均应当存放在人员稠密、安全、防水、防火等方面考虑周全的地方。
3.4. 为了保证档案的安全，文件室应进行防火、防盗、防潮、防霉等措施。
所有内部人员离职或换岗时应对档案进行检查并确认无疑后办理交接手续。
3.5. 保护原则：适当的保护措施既保证了档案的安全性，也保证了档案的实用性。
要保护档案的完整性、机密性和可用性。
4. 摧毁所有废旧文件和记录应当在规定的摧毁时间进行销毁。
logo文件记录控制程序标准（文件类型：程序文件）文件编号：文件版本：编制：审核：批准：×××年×月×日发布×××年×月×日实施文件秘密等级：本文件解释权归×××有限公司编制/修订履历1.目的规范对质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系有关的文件进行控制，确保所有场所使用的文件是唯一的、有效的版本；规范质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系运行过程中产生的各种记录，提供各管理体系有效运行及符合要求的证据。
2.范围本程序适用于×××有限公司质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系文件，包括外来的文件和资料（如国家法律法规、标准、相关方提供的资料、设备设施附带资料等）的编制、审批、发放、使用、修改、回收、作废的控制，以及以任何媒体记载的与以上体系运行有关的所有记录的制作、收集、标识、保存、检索、处置的控制。
4.职责4.2 质量部4.2.1负责对公司所有体系受控文件进行标准化统筹管理，对所有体系文件及记录表单进行标准化审核；4.2.2负责公司质量体系管理手册的编制和维护；4.2.3 负责组织各职能部门进行质量管理体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.2.4 负责公司质量体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.2.5负责该程序文件的编制及维护。
4.3 EHS部4.3.1负责公司环境、职业健康安全体系管理手册的编制和维护；4.3.2 负责组织进行公司环境、职业健康安全体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.3.3 负责公司环境、职业健康安全体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.3.4主导公司环境、职业健康安全管理体系相关文件和记录的规范化管理。
4.4 技术部4.4.1主导公司企业知识产权管理体系相关文件和记录的规范化管理；4.4.2 负责公司技术文件、标准、工艺文件、作业指导文件的受控管理和有效性运行监控。
4.5 设备部4.5.1主导公司设备设施相关附件资料及运行文件和记录的规范化管理。
4.6 总经办4.6.1主导公司行政类管理文件和记录的规范化管理。
4.7 各部门4.7.1负责按此程序执行，对所管辖文件和记录的规范管理和控制，并提出改善建议。
5.工作程序5.1 文件分类：公司文件分为公司级文件和部门级文件两大类。
5.2 文件编号： 公司内使用的各层次文件均应编号进行管理， 编号规则如下：5.2.1 手册举例说明：公司发布的第一份手册——《质量手册》，其文件编号为ZWG/M-01。
5.2.2 程序文件5.2.2.1质量管理体系程序文件的编号规则：举例说明：公司发布的S03过程的第一份程序文件，其文件编号为ZWG/S03-P01。
5.2.2.2其他管理体系程序文件的编号规则：举例说明：公司发布的环境管理体系的第一份程序文件，其文件编号为ZWG/E-P01。
5.2.3 三级文件5.2.3.1公司三级文件的编号规则：P 代表：程序；数字代表流水号（01/02/…） ZWG 代表：集团公司 XX 代表：管理体系（E 环境/O 职业健康安全/I 企业知识产权/SA 社会责任/SC 供应链管理）举例说明：公司质量部发布的第一份管理制度文件，其文件编号为ZWG/MR-QMD-001。
5.2.3.2各厂区三级文件的编号规则：举例说明：公司前驱体厂区生产部发布的第一份管理制度文件，其文件编号为ZWG/MR-Q.PMD-001。
5.2.4 记录表单5.2.4.1有附属体系文件的表单，编号规则为：R+空格+对应文件编号-表单流水号（01/02/…）。
例如：R ZWG/S03-P01-01，表示来自编号为ZWG/S03-P01的文件（《文件记录控制程序》）的01号表单。
5.2.4.2无附属体系文件的表单，编号规则为：R+空格+ZWG/部门代码-表单流水号（001/002/…）。
5.2.5对文件及表单进行编号前，应先查阅已有的《受控文件清单》、《记录清单》，避免编号与已有文件/记录重复；且已作废的文件及表单编号应空出，不再重复使用。
5.2.6各部门统一按本程序规定的编号规则进行文件、记录编号，当与此编号规则不一致时，应取得质量部文控员许可。
5.3文件内容二级程序文件及三级管理制度的文件内容须包含以下八个部分，且须按照《附件四：受控文件编写模板》进行编写；其他类型文件由编写人根据实际需要设计格式和内容。
一、目的：编写文件的目的或意图。
二、范围：叙述文件适用的区域、部门、人员或业务范围。
三、定义：介绍文件涉及的术语或定义。
四、职责：叙述涉及该项管理活动或业务范围的部门或岗位的权责。
五、工作程序：详细说明执行本文件所规定的权责、流程、标准的各个步骤，叙述哪些特定角色在何种时机或状况下、以何种方式执行、达到什么结果或输出什么记录。
六、相关文件：将文件内容中涉及到的与此相关的文件逐一列出。
七、相关记录：将本文件附属的记录表单逐一列出。
八、相关附件：将本文件附属的补充性说明材料逐一列出。
5.4文件/记录编制5.4.1文件编制前应先确定文件主业务流程，按业务流把涉及的职责、流程和管理要求进行梳理，确保文件的通用性和可执行性，避免分段式的管理和文件中管理要求相互冲突。
5.4.2 编制二级程序文件及三级管理制度时，应按照《附件四：受控文件编写模板》进行编写，当与标准格式不一致时，应取得质量部文控员许可；编制其他类型文件时可由编写人根据业务实际需要设计格式和内容。
5.4.3记录编制根据体系可追溯性要求和体系活动需要，应与体系文件同时制定。
各部门根据工作需要，可自行设计记录格式，但应做到简明、清晰、完整，内容应满足所记录的相关活动的管理要求。
5.4.4当业务流程工作分工涉及公司外部单位时，应明确公司内部管理部门及对接关系，不允许在文件中直接出现公司外部单位的工作职责。
5.4.5文件中涉及的术语、名词等应使用中文全称进行定义，英文简写或代号可在括号中进行备注，如：生产件批准程序（production part approve program，简称 PPAP）。
5.4.6文件和记录的版本/版次文件、记录版本统一采用“版本/版次”表示，版本采用大写英文字母“A、B、C…”顺序表示，版次采用阿拉伯数字“0、1、2…9”顺次表示。
所有文件、记录初版为“A/0”，若需做局部修改（如调整参数、规格、项目等优化改进方面的内容），则依次由A/0进版为A/1，A/2…A/9版本，A/9版本之后进版为B/0版本，以此类推；若文件内容有重大或系统性修改（如职责、流程、管理范围等内容变更），则可直接由A版进版到B版，B版进版到C版…。
5.4.6文件和记录的秘密等级文件和记录根据其内容及当其不受控制可能造成的影响程度划分为秘密、机密、绝5.5文件/记录修改文件/记录若有不符合现状情况需修改时，或从管理有效性考虑需要优化时，任何部门或人员均可向文件/记录归属部门提出意见或建议，由原文件编制部门收集汇总相关修改意见后实施修改。
必要时，文件修改部门要组织各相关部门开会评审讨论文件修改方案，具体评审方式按 5.6执行。
5.6文件评审及签批5.6.1线下评审：文件编制/修改完成初稿后，编制/修改人应组织文件所涉及的业务相关部门及对应管理体系的文控员进行线下评审（部门内部文件内部评审即可）形成《文件评审表》，或组织文件评审会并形成文件评审会议纪要。
5.6.2 OA评审：详见《附件五：文件OA评审流程》；OA 评审流程必须会签到与此文件执行相关的部门负责人。
5.6.3 文件签批5.6.3.1 OA评审通过后，由编制/修改人打印并按4.1条款要求提报审批。
当事人不在公司不能及时审批时，可由其授权的代理人签字，代埋人须签本人的名字并在后面加括号备注“代”字。
5.6.3.2编制、审核、批准人员签名时均需签署日期。
5.7 文件受控及发放5.7.1文件的受控状态有：“受控”“临时受控”“外来文件”“作废保留”“作废”五种。
5.7.2“受控”：管理手册、程序文件、三级文件及外来文件属受控文件，需在文件封面上盖“受控”印章；记录表单属受控文件，为便于现场使用可不盖受控章。
5.7.3“临时受控”：5M1E变更的试行文件、技术试验类文件、临时使用文件，加盖“临时受控”印章。
5.7.4“外来文件”：需要发放到现场使用的纸质外来文件，加盖“外来文件”章。
5.7.5“作废保留”、“作废”：旧版文件原受控执行复印版本，加盖“作废”章；文控员处留存版本，加盖“作废保留”章。
5.7.6公司在质量部、EHS部、技术部分别设置文控员，负责对不同类型的文件进行受控和发放。
质量部文控员主要负责对质量管理体系相关文件的受控和发放，EHS部文控员主要负责对环境和职业健康安全管理体系相关文件的受控和发放，技术部文控员主要负责对技术文件、工艺文件、现场作业指导文件的受控和发放。
5.7.7文件签批完成后，应在指定文控员处办理文件受控和发放，具体要求根据4.1条款中“备注”部分执行。
文控员收到需要受控的文件后，须核对文件格式和内容、文件评审记录、签批流程等是否符合标准化管理要求，如有不符，立即退回申请部门修改至符合后方可进行受控和发放。
5.7.8“临时受控”文件的编制、修订、签批、发放与“受控”文件相同，发行时加盖“临时受控”章，有效期一般为1个月，或由文件编制人规定受控日期，到期后由文件编制人通知原发放文控员进行回收和处置。
5.7.9当文件修改后需要发放更新时，文件遵循以旧换新，由原文件发放文控员回收旧版文件，再发放新版文件，并在《受控文件发放/回收记录表》上进行登记。
若旧版文件遗失，则由责任部门提交书面《文件补发申请单》说明遗失原因和责任，并至少由责任部门负责人及文件编制部门负责人双方签字同意才能进行补发换新，文控员保存《文件补发申请单》。
5.7.10当文件因破损或脏污需要换发，由需求部门提交书面《文件补发申请单》说明破损原因和责任，由需求部门负责人签字，并以旧换新进行补发。
当文件因遗失需要补发，由需求部门提交书面《文件补发申请单》说明遗失原因和责任，并至少由需求部门负责人及文件编制部门负责人双方签字同意后才能进行补发。
文控员保存《文件补发申请单》。
5.7.11各部门应收集与本部门运行相关的法律、法规、标准以及相关方传递的资料，建立《外来文件清单》。
对于需要发放到现场使用的纸质外来文件，须到指定文控员处加盖“外来文件”章，由文控员登记《受控文件发放/回收记录表》进行受控发放。
5.8 文件宣贯新编/修订的文件和记录，编制/修改部门应在文件/记录发行后1周内组织涉及的相关人员进行宣贯，以保证要求的落地。
