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文书档案立卷归档制度背景文书档案管理是一项重要的管理工作，对于单位和个人都具有重要的意义。
文书档案立卷归档制度作为文书档案管理的基本制度，是保证文书档案管理工作正常运转的重要保障。
本文将探讨文书档案立卷归档制度的内容和意义。
文书档案立卷归档制度的内容立卷“立卷”指按照一定的顺序将一段时间内的文书档案整理成一卷。
立卷是文书档案管理工作的第一步，也是文书档案按时间顺序排列的基础。
立卷的主要内容包括：1.立卷依据。
包括立卷的目的、时间范围、文书档案类型等。
2.立卷程序。
包括立卷的机构设置、责任人员、操作流程等。
3.立卷规范。
包括立卷的文件格式、排版要求、文书档案存储要求等。
立卷要求严格按照规范进行，保证文书档案的有序存储。
归档“归档”指将已经立好卷的文书档案按照一定的序号、依据、年限等形成档案。
归档的主要内容包括：1.归档依据。
包括文书档案类型、归档年限等。
2.归档程序。
包括归档的机构设置、归档人员、操作流程等。
3.归档规范。
包括档案分类方式、档案索引、档案管理等。
归档要求文书档案安全有序的保存，方便之后的检索和利用。
文书档案立卷归档制度的意义文书档案立卷归档制度的实施，对于单位和个人都有着重要的意义。
增强管理效率文书档案立卷归档制度的实施，可以使管理工作更加有序、高效。
立卷和归档的程序严格规范，可以避免因管理不当而导致文书档案的损失和散乱。
文书档案立卷归档制度的实施，可以提高管理工作效率，减少管理工作的出错率，保证管理工作的质量。
保证文书档案的安全性文书档案是单位、个人的重要资料，涉及单位、个人的各个方面。
如果文书档案损坏或丢失，可能会给单位、个人带来不可挽回的损失。
文书档案立卷归档制度的实施，可以保证文书档案的安全性，有效地避免文书档案丢失、损坏等问题。
便于信息检索文书档案是单位、个人管理工作中的重要资料，也是管理工作的重要依据。
文书档案立卷归档制度的实施，可以便于之后的信息检索。
文书档案按照时间顺序排列，便于按照时间顺序进行检索，提高检索效率。
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文书档案归档制度
为进一步规范文书档案管理，完整归档，结合本公司实际，特制定本管理制度。
一、归档范围：
凡公司各部门在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件均属立卷归档范围（具体见：《XXXXXX公司档案分类大纲》）。
二、归档时间：
文书档案由公司综合档案室集中统一管理。
各部门的文档管理员在每年三月底以前将上一年度已整理完毕的档案向综合档案室移交。
综合档案室在四月底前完成接收和入库登记工作。
三、归档案卷的质量要求：
1、凡归档的文件材料，要求字迹清楚，页面整洁，符合《公文处理办法》的规定。
案卷封面要求标题准确、填写规范、装订正确，否则，综合档案室有权退回，要求重新抄写。
2、凡归档的文件材料，要求组卷合理，卷内文件排列正确，文件无破损现象。
3、文件材料的归档率要达到95%以上，永久、长期卷的完整率要达到90%以上。
4、归档的案卷，要分类科学，组卷合理，案卷标题概要确切，编目规范清楚。
5、各部门的文件材料移交时，应登记造册，交接双方各留一份，以备查考。
文书档案立卷归档制度模版一、概述本文书档案立卷归档制度模板旨在规范文书类档案的管理流程，确保档案的准确、完整、安全、便捷地归档和检索。
二、适用范围本制度适用于各类单位和组织的文书档案的管理工作。
三、定义1. 文书档案：指各类单位和组织生成并具有业务背景和事实真实性的文件、资料等记录形式。
2. 立卷：指按照一定规范整理文书档案并编制卷内目录的过程。
3. 归档：指按照规定的档案管理流程，将立卷编制完成的文书档案存放到指定位置的行为。
4. 档案管理员：指被授权管理、保管文书档案的负责人员。
四、立卷程序1. 收集将各类单位和组织生成的文书档案按照时间顺序进行收集，确保完整性和时效性。
2. 分类根据文书档案的性质、内容和形式，进行分类，建立相应的分类目录。
3. 鉴定对收集到的文书档案进行鉴定，确保其真实性和合法性。
4. 编目将鉴定合格的文书档案进行编目，包括卷内文件的题名、日期、份数等基本信息。
5. 整理归档按照编目完成的文书档案，依次整理归档，注意保持卷内文件的整洁和有序。
6. 编制卷内目录在每个卷内的首页编制卷内目录，包含文件的题名、页数和位置等信息。
五、归档规定1. 储存位置文书档案应储存在防潮、防火、防尘、通风良好、安全可靠的档案室内，禁止将档案存放在易燃、易爆、易腐蚀等有害环境下。
2. 分区存放文书档案按单位和组织的业务进行分区存放，每个区设立相应的标识标牌。
3. 档案柜档案室内设立专用的档案柜，每个柜子配有锁，负责人对柜子的钥匙进行严格管理。
4. 编号管理对每个档案柜、卷内和文件进行编号管理，确保档案的唯一性和可追溯性。
5. 出借和借阅凡需出借或借阅档案的，必须填写借阅申请，经主管领导批准后方可执行，并按规定的期限进行归还。
6. 档案销毁根据档案保管期限的规定，到期的档案应按相关规定进行销毁，严禁随意销毁档案。
六、档案管理责任1. 负责人各单位和组织应指定专人负责文书档案的管理工作，并制定具体的管理责任制度。
文书档案立卷归档制度一、前言随着社会的发展和进步，各类文书档案数量逐渐庞大，如何高效地管理这些文书档案成为一项重要工作。
建立适当的文书档案立卷归档制度是确保文书档案管理工作顺利进行的基础。
本文将详细阐述文书档案立卷归档制度的内容和程序。
二、文书档案的定义文书档案是指各类机构和组织组织形成并使用过的各种书面材料。
它包括但不限于公文、合同、协议、报告、决议、会议纪要等。
三、文书档案立卷归档制度的目的和意义1. 目的：建立文书档案立卷归档制度的主要目的是为了规范文书档案的管理流程，确保文书档案的安全保存、便于检索和利用。
2. 意义：建立文书档案立卷归档制度有助于提高办公效率和管理水平，加强信息共享和协同工作，维护机构和组织的利益和声誉。
四、文书档案立卷归档的程序和原则1. 立卷（1）按年度立卷：将每年度的文书档案进行归档，便于管理和检索。
（2）按类别立卷：不同类别的文书档案按类型进行归档，便于整理和利用。
2. 建档（1）收集整理：对于要归档的文书档案，要进行收集和整理，确保文书完整、准确。
（2）编制目录：对已归档的文书档案，要编制相应的目录，明确内容和所处位置，方便检索和利用。
3. 归档（1）分类存放：根据文书档案的类型，对归档的文书档案进行分类存放，方便管理和检索。
（2）标签标识：对于归档的文书档案，要进行标签标识，明确文件名、文件号等信息，方便找到和使用。
（3）存放安全：归档的文书档案要存放在安全的地方，防止丢失、损坏和泄露。
4. 检索利用（1）检索流程：根据需要，通过目录、文件名等方式进行检索，找到所需的文书档案。
（2）利用方式：归档的文书档案可以根据需要进行复制、打印、传输等操作，方便在不同场合使用。
五、文书档案的保管期限和销毁程序1. 保管期限：不同类型的文书档案有不同的保管期限，根据相关规定进行保管，不得随意销毁或丢失。
2. 销毁程序：到期的文书档案根据相关程序进行销毁，包括审批、公示等环节，确保销毁过程合法、规范。
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。
]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。
一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。
二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。
结案后及时交专(兼)职档案人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。
各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知公司档案室。
2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。
3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。
五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。
2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。
3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、公司____请示与上级机关的批复。
5、公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。
9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。
文书档案立卷归档制度范文第一章总则第一条为了规范机构的文书档案管理工作，提高管理效率和工作质量，制定本立卷归档制度。
第二条本制度适用于本机构各部门及相关人员的文书档案管理工作。
第三条本制度所称文书档案，是指机构在日常工作中形成的各种书面文件以及提供证据及材料的各种记录。
第四条本制度的内容包括：文书档案管理的原则、管理机构和责任、档案的立卷归档流程、档案的保存和销毁、安全保密以及监督和检查等。
第二章文书档案管理的原则第五条文书档案管理应遵循以下原则：(一) 法律合规原则：遵守国家相关法律法规，确保文书档案的合法性。
(二) 规范管理原则：根据档案管理的相关规定，制定并实施相应的管理方法和制度。
(三) 整体管理原则：将文书档案纳入机构的整体管理体系，做到协调一致。
(四) 安全保密原则：保护文书档案的安全和保密，防止丢失、泄漏和损毁。
(五) 便捷服务原则：为需要查询、复印或提供证据材料的相关人员提供便捷服务。
(六) 法定期限原则：按照国家有关规定制定档案保存期限，确保档案正常保存和利用。
第三章管理机构和责任第六条机构领导是文书档案管理的直接负责人，负责制定并监督文书档案管理制度的实施。
第七条各部门负责人是本部门文书档案管理的直接责任人，负责组织和管理本部门的文书档案工作。
第八条档案管理员是文书档案管理的专职人员，负责文书档案的组织、管理和维护。
第九条所有机构人员应当依照文书档案管理制度的要求，如实、准确地填写、维护和归档文书档案。
第四章档案的立卷归档流程第十条档案的立卷归档工作应遵循以下流程：(一) 立卷：按照文件的主办单位或其他标识进行分类立卷，确保文件的整理和归类。
(二) 编制归档目录：根据立卷的文件，编制归档目录，确保归档的文件信息清晰明确。
(三) 编制档案编号：按照机构的编码规则编制档案编号，确保档案的唯一性和可查询性。
(四) 归档存储：将归档目录和文件装订成册，并按照档案编号进行存放，确保档案的完整性和安全性。
文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。
2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。
(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。
(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。
(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。
二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。
2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。
3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。
4.文件归档时要有交接手续。
－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。
三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。
2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。
3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。
4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。
5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。
6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。
给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。
7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。
文书档案立卷归档管理制度一、制度目的为规范文书档案立卷和归档管理，提高档案管理水平，保证文书档案的完整和安全，本制度制定。
二、适用范围本制度适用于本单位的所有文书档案的立卷和归档管理。
三、管理要求（一）立卷管理要求1.文书档案立卷需在文件一经得到审批后的3个工作日内完成。
2.立卷应当严格按照《档案鉴定规定》以及相关的管理规定进行实施。
3.立卷应当按照文件分类标准和档案分类规范的要求，对文件进行统一命名、编号、归档。
4.立卷必须事先审查文件的合规性和合法性，确保文件符合法律法规标准和政策规定。
（二）归档管理要求1.文书档案归档要及时、准确、完整和安全。
2.归档员必须确保归档文件的完整性，防止档案丢失、毁损和篡改等事故。
3.归档员必须使用档案存储设备和管理软件，确保归档过程中数据的安全。
4.档案库的进出口均应设有防火门及消防器材，保证档案不受火灾、水灾等事故的影响。
（三）文书档案管理要求1.文书档案应当制定定期档案清单，并严格按照清单要求对档案进行定期检查、整理和调拨。
2.文书档案应优先考虑电子化，查看和管理较为方便。
3.对于特殊档案，应进行专业化处理和存储，如卷宗和时限性档案等。
4.文书档案应做好电子备份和存档工作，保证档案的安全性和完整性。
（四）档案监管要求1.档案管理部门应当经常进行档案管理检查，并对检查情况进行记录和分析。
2.档案管理部门必须严格遵守《档案鉴定规定》以及相关管理规定，确保档案的安全、完整和有序。
3.档案管理部门应制定档案管理制度，保证档案管理工作的引领和推进。
四、档案管理制度的落实1.本制度应当向全体员工宣讲和解释，确保员工对该制度的理解和遵守。
2.对于违反文书档案立卷和归档规定的人员和部门，应根据所造成的后果和情节进行相应的处理和追责。
五、制度改善与修订1.本制度应定期检查和修订，并在必要时进行完善。
2.对于本制度的修订应当向全体员工公布，并说明变更的原因和影响。
六、附：术语解释1.立卷：指将公文按规定格式予以归并、编码并分别装订成册的过程。
西北有色地质勘查局七一七总队《文书档案归档制度》第一章总则第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。
第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。
各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。
第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。
任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。
工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章归档范围第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。
第五条归档范围详细如下：1一、收发文件1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。
这些文件来自三级行文机关。
（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
2、发文。
一般有两种形式。
一种是单位或部门有正式文头，经编号，经打印盖章发出的文件（包括本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及两份正文）。
另一种是便函形式发出去的文件。
另外还有其它形式的发文。
无论哪一种形式的发文，凡是反映本单位工作活动和历史面貌的，具有查考利用价值的文件材料，都属于归档范围。
收发文中强调：本机关的请示和上级机关批复；下级机关请示和本机关批复一并归档。
二、会议文件材料：包括会议通知、议程、名单会议报告、领导2讲话、总结、决议、纪要、会议纪录、简报、讨论文件，主要经验材料，重要照片、录像等。
1、本单位领导参加上级机关召开会议带回来需要贯彻执行的文件材料。
2、本单位召开的党代会、团代会、工代会形成的文件材料。
3、本单位及业务部门召开的综合性和专业性工作会议的文件材料。
4、本单位党政领导办公会、民主生活会记录。
以上会议文件材料，凡能反映本单位的工作活动并具有查考利用价值的，都属于归档范围。
三、介绍信、便函存根本单位办公室或各业务部门开具的、介绍信、便函存根，都属于归档范围。
四、本单位和有关单位签订的合同、协议书。
五、人民来信来访。
主要是反映贯彻执行党的方针、政策、重要的发明创造，合理化建议及检举，控告重大事件及处理结果。
六电话记录、电报。
很多重要活动是通过电话进行的，所以对于电话记录，电报底稿，凡是反映本单位工作活动具有查考利用价值的，都属于归档范围并同有关材料放在一起整理归档。
七、本单位临时机构形成的反映单位工作活动并具有查考利用价值的文件材料。
八、本单位大事记、机构演变、重大活动照片、录音带、录像带、3编辑出版物、简报等。
九、“帐外文件”：1、是指领导在公务活动中形成的重要信件、出国、出外开会带回的与本机关有关的，有保存价值的文件材料。
2、是指本单位工作人员外出学习考察、调查研究、参加上级机关召开会议等公务活动带回的与本机关业务活动有关的，有保存价值的文件材料。
主些文件材料，虽未经文书处理登记，也属归档范围。
第六条不归档文件材料的范围一、重份文件，包括一式多份的收交及本单位印制的复印的多余文件材料。
（注意：要将有领导批示东有其他承办标记说明的一份文件材料归档。
多余的不归档）。
二、事务性，临时性的没有查考利用价值的文件材料1、召开一般业务会议的临时通知。
2、催要总结、计划、报表的函件。
3、不相隶属机关的干部任免到职及机关驻地迁移，启用印章的通知。
4、了解工作，接洽业务的介绍信。
5、不属于本单位主要职能活动的事务性临时通知（如卫生检查、节假日通知等）。
三、上级机关、任免奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅不需办理的文件。
四、上级机关征求意见未定稿。
五、未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效的文件，一般性4文件的历次修改稿。
六、本单位内部互相抄送的文件材料。
七、参加非主管单位召开的会议带回的不需要贯彻执行无查考利用价值的文件材料。
八、下属单位送来的一般报告或不必备案的文件材料。
第三章归档时间第七条归档时间，指文书处理部门或业务部门向档案移交档案的时间。
归档时间一般定为：次年三月份开始至六月底以前，文书部门或业务部门将一年形成的文件材料收集齐全，经过整理、组件、装盒、编制目录向档案室移交。
对于内部机构简单的小立档单位，文书和档案工作由一个兼的单位，如二里河矿、东塘子矿等，对办结完毕的文件。
可随办随归。
第四章归档要求归档要求，即归档文件的质量要求，是指对归在系统性，完整性和技术加工方面的要求。
根据《机关档案工作条例》、《机关档案业务建设规范》及最新颁布的《归档文件整理实施细则》。
陕西省统一实施的《归档文件整理办法》等有关文件规定，档案室一般不接收未经整理的零散文件。
归档文件必须是经过文书东业务部门进行收集、鉴定、分类、装订、排列、编号、编目装盒等环节形成的有紧密联系的保管单位。
归档文件的质5量直接影响档案室工作的质量。
第八条一个年度的文件材料按照归档范围收集，要做到齐全完整。
归档文件必须保证质量，符合要求。
第九条分类符合标准。
采用年度一机构（问题）一保管期限分类法。
要求分类要做到前后一致。
例：年度—机构（问题）—保管期限分类2000—办公室—永久、长期、短期2000—档案—永久、长期、短期第十条归档文件整理的原则是遵循文件的形成进修生和特点，保持文件之间的有机联系，区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。
保管期限不一致的文件材料一般不得组成一盒。
第十一条归档文件整理：是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，是之有序化的过程，归档文件的整理单位是件。
第十二条在归档文件材料中，要求将有紧密联系的文件材料放在一起或组成一件。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，可单独为一件）；正文与附件为一件；文件附有文件处理单，拟办单或领导批文的、签批条的，应与文件同为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表名册、图表等可按其本来的装订方式一册（本）为一件；来文与复文（如：请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）为一件。
第十三条录音带、录像带、照片与光盘等与其它文书档案一起整理，并用文字标出摄像或录音（像）的对象的对象、时间、地点、内容等。
分别保存。
6第十四条对归档文件材料的一些具体要求。
一、不同年度的文件一般不得放在一起，一般文件应归入写成年。
但跨年度的请示与批复，应归入批复年，没有批复的归入请示年；跨年度的会议文件归入开幕年；跨年度处理完毕的文件或案件归入办结或结案年。
二、年度计划、总结、报表、预决算等应归入针对年。
多年的规划归入针对的开始年；多年的总结归入针对的最后年；总结和计划写在一起的归入总结针对年。
三、转发或批转文件，翻转文件，转发单位在转发文中有具体要求的，可按转发时间归档。
如无具体要求，应按原件发文时间归档。
四、临时机构在工作中形成的文件，可分开年度归档，形成的文件数量不多，也可归入工作进行的主要年度。
第十五条归档文件的排列，是在分类方案的最低一级类目内保持文件之间的有机联系，按事由结合时间重要程度等排列。
一、同一事由内归档文件的排列。
按文件形成的时间先后顺序，或按文件的重要程度排列。
（事由可以指一件事，或一个问题，或一般较紧密工作的自然流程等）。
二、不同事由内的归档文件排列。
按不同事由办结时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列。
三、密不可分的文件排列。
要求批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后，结论性材料在前，依据性材料在后。
四、会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。
因帮未及时归档的文件，可将其排列在相应类别的最后。
7第十六条归档文件材料应按排列顺序依次编制页号。
号码用铅笔书写。
盒内凡有文字的每页材料都必须编制页号，空白页不编号。
号码位置在材料正面的右上角，背面的左上角号码要清晰可见。
第十七条填写归档文件（移交）目录一、归档文件目录项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。
（一律采用打印的归档文件移交目录一式三份）1、件号，指室编件号，即归档文件分类方案最低一级类目内的排列号。
如采用年度—机构（问题）—保管期限分类时，保管期限为最低一级类目，室编件号方法为：2000—办公室—永久……短期……。
2、责任者，文件的发文机关或署名者。
填写时应写全称或通用简称，不得填写“本单位”“本队”等。
3、文号、即发文号填写时要照抄袭照录，不得省略。
4、题名，即文件标题。
一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反应内容时，副标题一般无须抄录；并列题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，如“通知”，应补充拟写题名，并加〔〕；有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，名加（）。
5、日期，即文件的形成日期（落款日期），填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月日前补日，如2003年3月16日，可标注为20010316。
6、页数，填写每一件归档文件的总页数。
凡有文字。
图表的页面为一页，空白页不计。
请示与批复，正本与定稿等作为一件的统计页8数时应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
7、备注，填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
需要说明的情况较多时，可在备注栏标“*”将具体内容填入各考表中。
二、归档文件目录格式如下：第十八条填写备考表备考表放在盒内所有文件之后。
归档时，由负责整理该盒归档文件的人员填写、归档后，盒内文件变化情况由档案人员填写。
备考表的填写：1、盒内文件情况说明，填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集齐全完整程度，有否字迹模糊，缺损等，整理完毕后有否修改，补充、移出、销毁。
