秘书处规章制度

1 文 秘 管 理 制 度

第一章 公文管理

第一条 公文包括：上级、同级的来文、来函、来电；本公司上报下发的文件、函件、传真、决定、会议纪要、通报、通知等各种公文。

公文管理内容包括：公文的收发、传阅、行文规范、立卷、归档、借阅及销毁等。

第二条 收文管理

（一）公司办公室对接收的公文要逐件核对、签收、分类登记、编号，并填好收文处理签，由办公室主任签批呈请有关领导阅批后，机要员分送承办单位落实。为避免公文积压误事，承办单位要及时办理，一般应在三天内办完并退还机要室。

（一）公司领导的信件应送交领导本人。如属文件、资料需要保留时，领导阅后应交机要员办理收文手续。

（二）各单位收到的上级重要政策性文件，应交办公室存档。

（三）外出开会者带回的重要资料应交机要室登记存档。

（四）传阅的文件领导阅签后，通知机要员取回，文件周转时间一般不要超过两天。

（五）对领导的批示，办公室应安排相关部门进行落实，并负责督办、查办。承办部门如需保留文件备查，经有关领导批准可复印或摘抄，原件应退还机要室存档。

（六）涉密文件管理按照“机要保密制度”执行。

第三条 发文管理与行文规范

（一）公司所发正式文件，分为上报文件和下发文件两种，其行 2 文格式规范如下：

1、文件根据上报或者下发的需要，使用公司印制的规范文件头。文件版心大小依计算机Ａ４纸标准规格。

2、发文字号由发文单位代字、年份和序号组成，在发文单位标识下空2行，用3号仿宋字居中排布。年号、序号使用阿拉伯数码标识，年份应用全称，用六角括号“〔 〕”括入。序号不设虚位，（即1不编为001），不加“第”字。如豫外际字〔2002〕12号、豫外际人字〔2002〕5号等。

3、上报的文件需标识签发人姓名。签发人平行排列于发文字号右侧，字体字号相同。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。签发人后标冒号，冒号后标识签发人姓名。下发文件不标识签发人。

4、文件标题位于红色反线下空2行，用加粗小2号宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

90学会动态Society Trends 求，从《广东造船》去年第4期至今年第3期中选出3篇论文，推荐参评中国造船工程学会年度优秀论文。秘书长李东明表示，学会和编辑部要形成每年向中国造船工程学会推荐优秀论文的工作机制，以提高期刊的影响力。7. 学会秘书处到省土木建筑学会、省电子学会交流调研7 月25日、8月1日上午，学会秘书长李东明带领学会秘书到广东省土木建筑学会、广东省电子学会交流调研，并受到建筑学会副理事长兼秘书长梁伟雄、电子学会副理事长兼秘书长彭志聪的热情接待。调研过程中，不同专业领域的学术团体在学会建设、科技评价、党建工作等方面进行了深入交流，对提高学会的科技服务水平起到了良好的促进作用。8. 学会与CCS广州分社联合举办多场技术培训今年以来，学会根据CCS广州分社的年度培训计划，积极组织会员参加技术培训，为会员提供了解最新规范及要求的科技服务。截止目前，今年已经举办的培训有：6月22日的“珠江水域至香港高速船检验规定要求介绍”培训班、7月6日的“新公约新规范要求讲解”视频培训班、7月25日的“复合材料船舶检验要求”培训班。9. 学会船史专业学组在秘书处召开研讨会8月7日，学会船史专家在学会秘书处会议室召开阳江木帆船建造工艺研讨会。10. 学会秘书处组织完成学会规章制度汇编学会规章制度是保障组织规范运行的基础。今年，秘书处对照社会组织评级要求，对学会各个层级的工作制度进行了全面梳理，切实抓好制度建设，提升学会的治理能力及可持续发展能力。通过新增及修订，形成了由34项工作制度组成的较健全的制度体系，并首次完成了学会的规章制度汇编。该汇编由学会制度、会刊制度、秘书处工作制度三个层面的规章制度组成。学会制度汇编：《章程》、《会员代表大会代表制度》、《理事、常务理事、理事长推荐、产生和变更办法》、《会员管理办法》、《船舶行业专家库管理办法（试行）》、《财务管理制度》、《监事会工作制度》、《秘书处工作职责》、《学术/科普委员会工作制度》、《编辑委员会工作制度》、《组织委员会工作制度》、《专业技术职务任职资格评审工作文件》。会刊《广东造船》制度汇编：《编辑工作委员会工作制度》、《编审工作制度》、《编辑部工作职责》、《办刊经费管理规定》、《优秀学术论文评选办法》、《学术论文投稿规定》。秘书处制度汇编：《秘书处工作职责》、《秘书处岗位职责》、《学会印章管理规定》、《秘书处经费使用报销规定》、《秘书处会议费及差旅费使用规定》、《办公设备管理规定》、《网站管理规定》、《文件档案管理规定》、《动态采编与发布规定》、《公务自驾车管理规定》、《单位会员联络秘书工作制度》、《科技项目管理办法（试行）》、《科技项目资金管理办法（试行）》、《秘书处人员管理规定》、《秘书处岗位设置及薪酬计发办法》。11. 学会完成“2018年度中国造船工程学会科学技术奖”的申报推荐工作根据中国造船工程学会《关于推荐申报2018年度中国造船工程学会科学技术奖的通知》要求，学会秘书处组织会员单位积极申报，8月初，已完成该奖项的申报推荐工作。12. 学会召开十三届六次组织工作委员会暨秘书处工作会议8月16日，学会十三届六次组织工作委员会暨秘书处工作会议在广州市修米德科技有限公司召开。会议由秘书长兼组委会主任李东明主持。组委会委员及秘书处共17人出席了会议。会议由广州市修米德科技有限公司协

秘书处规章制度

一、工作时间。

1. 秘书处工作时间为每周一至周五，上午8:00至12:00，下午1:00至5:00。

2. 周末和节假日需要加班的，需提前向主管领导请假并得到批准。

二、工作纪律。

1. 秘书处工作人员需遵守公司的工作纪律，不得迟到早退，不得擅自离开工作岗位。

2. 工作期间需保持手机静音，并在工作时间内不得私自使用手机。

三、文件管理。

1. 秘书处需对公司文件进行妥善管理，包括收发文件、归档和保管等工作。

2. 文件管理需按照公司规定的流程和标准进行，不得私自处理文件。

四、保密工作。

1. 秘书处需严格遵守公司的保密制度，对于公司机密文件和信息需严格保密，不得泄露给外部人员。

2. 离开工作岗位时，需将工作台面整理干净，不得留下任何公司文件和资料。

五、业务协助。

1. 秘书处需协助领导完成日常工作，包括会议安排、行程安排、文件整理等工作。

2. 对于领导交办的其他工作，需积极配合完成。

六、违纪处罚。 对于违反秘书处规章制度的行为，将按照公司规定进行处罚，包括批评教育、警告、记过、记大过等处罚措施。

七、附则。

1. 对于本规章制度的解释权归公司领导层所有。

2. 秘书处工作人员需认真学习和遵守本规章制度，不得有异议。

以上即为秘书处规章制度，望各位秘书处工作人员严格遵守，共同维护公司的正常秩序和良好形象。

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- 1 - 秘书处工作职责及制度

学会秘书处是学会常务理事会的办事机构，由常务副会长兼秘书长主持日常工作，副秘书长协助，配置必要的机构和人员开展工作。秘书处对会长和常务理事会负责，定期或随时向常务理事会和会长汇报工作。

一、根据学会章程的规定，秘书处的职责是：

（一）贯彻执行国家和省有关政策法规，结合实际制定协会各项规章制度。

（二）钻研探讨我国新的历史时期商业行业改革和发展的理论、方针、政策，围绕行业发展的不同阶段的中心工作，组织行业理论与实践研究，进行专题调研，向政府提出行业发展的经济、技术、政策和法规等方面的建议。

（三）协助政府行政主管部门宣传贯彻有关法律、法规，推进行业管理，协调执行中出现的问题，推动企业横向经济联合，促进经济技术合作进步，提高全行业的整体素质和经济效益、社会效益。

（四）接受委托或参与组织由政府主管部门统一部署开展的创先评优等活动。经社团管理机关批准，开展行业内的创先评优活动。

（五）组织交流行业经验，对本行业有关政策法规、经营管理等开展咨询服务。

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- 2 - （六）搜集省内外、国内外商业行业政策法规、经济技术情报和市场信息，编辑出版行业刊物和有关资料，开展信息服务。

（七）对管理和专业技术人才进行技术、业务培训，不断提高企业素质。

（八）组织经验交流，改进提高协会工作。

（九）建议和发展与省内外同行业社团组织的友好往来，开展行业经济、技术、学术与行业组织自身建设等方面的互相交流与合作。

（十）承办政府主管部门、省社团管理机关和会员单位委托办理的事项。

（十一）负责会员代表大会、理事会、常务理事会会议的准备工作，起草会议纪要、对会议决定事项负责催办落实。

（十二）负责会员会籍管理和会费收缴及费用支出的管理工作。

（十三）负责编制协会年度工作计划和全年工作总结，定期检查年度计划的执行情况，解决执行过程中出现的问题。

（十四）负责会员和常务理事会交办的其它事项。