大宗材料集中采购管理办法

大宗材料集中采购管理办法大宗材料集中采购管理办法1.总则1.1根据公司七届六次职代会和2003年度党政工作会议精神，依据国家经贸委九号令《国有工业企业物资采购管理暂行规定》和ISO9000质量管理体系、I SO14000环境管理体系和OHSAS18000职业安全健康管理体系的相关要求，制定本办法。

根据公司《QHSE质量环境职业健康安全管理体系程序文件2006年第三次修订版》，对本办法进行补充修订。

1.2本办法适用于建设公司所属的A类项目部。

2.目的与意义为进一步深化公司物资供应管理体制改革，规范材料采购行为，充分利用电子商务与ERP管理技术，发挥集中批量采购优势，降低采购成本，提高经济效益，建立稳定的材料资源渠道，保证采购材料质量，完善企业工程质量保证体系，提升公司整体管理水平，推进公司全面发展。

3.总体目标：在全公司范围内搭建起一个信息网络系统健全、集中采购功能完备、各项管理制度完善、运行体系规范的中央采购平台，为公司快速发展提供支持和保证。

4．集中采购的材料品种4.1所有Ａ类项目部所需的各种大宗材料4.2根据目前实际情况，暂确定对下列16种材料实行集中采购：序号大宗材料的范围大宗材料的界定1水泥≥200T2砼外加剂(包括波纹管)≥5万元3木材（包括多层板、竹胶板）≥5万元4焊接材料≥3万元5高强螺栓(8.8级以上)≥1000条6电线电缆≥5万元7桥架≥5万元8灯具≥5万元9油漆、涂料≥3万元10保温材料（含耐高温毯毡）≥3万元11阀门、管件（包括仪表、液压管件）≥5万元12轨道配件≥3万元13钢材≥100T14玻璃及采光带（不含普通平板玻璃）≥3万元15各类门窗≥3万元16滑触线≥3万元17劳动防护用品≥3万元金额、数量为工程预计总金额、数量。

4.3随着材料集中采购管理的深入，需要增加的材料品种另行通知。

5.职责与分工5.1职责5.1.1 中冶京唐材料管理部物资采购中心（以下简称采购中心）是大宗材料采购的归口管理部门，同时也是全面负责的部门。

5.1.1.1负责集中采购材料符合《集中采购材料计划汇总表》（《物资采购控制程序》文件中的表：采购纪录-005）中规定的质量、价格、交货期要求的监督工作。

5.1.1.2负责收集、整理、评价厂家资料，并向材料管理处项目管理科提交合格供方资料，由材料管理处处长最终审核和审定。

5.1.1.3负责组织大宗材料集中比质比价招标采购工作。

5.1.1.4负责组织大宗材料集中比质比价招标采购的合同签订工作。

5.1.2项目物管部职责5.1.2.1负责所提交《集中采购材料计划汇总表》（《材料管理程序》文件中的采购纪录-005）的准确性。

5.1.2.2负责执行集中采购合同过程中需用计划变更的及时提交《材料需用计划变更表》（附表4）。

5.1.2.3负责集中采购合同执行过程中填写《集中采购材料合同执行情况反馈表》（《材料管理程序》文件中的表：材料纪录-008），并保证相关内容的真实性。

5.1.2.4负责集中采购合同执行的过程管理，包括集中采购材料的验收（质量、数量、资料）和集中采购材料的结算付款工作。

5.1.2.5负责对采购中心委托采购的A类材料进行比质比价招（议）标采购，并做好纪录。

具体采购过程管理参见《材料管理程序》，比质比价评标办法参见本文件有关采购的规定。

5.1.3相关部门职责5.1.3.1建设公司计财部负责监督采购合同的履约情况。

5.1.3.2建设公司纪委负责监督合格供方评审过程、《集中采购材料需用计划汇总表》审报过程、采购过程和合同履行过程（包括验收、付款）。

5.1.3.3项目经济部负责《集中采购材料需用计划汇总表》按单位工程材料完整性、及时性填报。

5.2分工序号工作名称责任部门相关部门1合格供方评审采购中心项目物管部2需用计划提交项目物管部项目经济部、公司纪委3采购计划编制采购中心项目物管部4采购及合同管理采购中心公司计财部、公司纪委、项目物管部5采购合同执行过程控制项目物管部采购中心、公司计财部、公司纪委6验收项目物管部公司纪委、采购中心7付款结算项目物管部采购中心、公司纪委8评价与总结采购中心项目物管部6.集中采购管理流程6.1合格供方评审6.1.1根据各项目部上报的供方资料，选定合格供方进行评审，提交材料管理部物资管理科。

6.1.2根据在互联网上查寻所得供方资料，选择合格供方进行评审，提交材料管理部物资管理科。

6.1.3根据其它信息渠道寻找到的供方资料，选择合格供方进行评审，提交材料管理部物资管理科。

6.1.4根据新开项目的项目物管部，在施工前对当地的大宗材料供方进行考查、评价的供方资料，进行合格供方评审，提交材料管理部物资管理科。

6.1.5向材料管理部物资管理科提交的、经过评价的合格供方资料，应包括企业资质、资信、价格、服务、安全、环保、联系方式等信息，填写《物资供方评价表》（附表一）。

6.1.6项目物管部每月将“集中采购供方的供应数量、质量、供应及时性、服务情况”以《集中采购材料合同执行情况反馈表》形式报送到采购中心，便于采购中心对供方重新评审，并填写《物资供方重新评价表》（附表二）。

6.1.7合格供方评审小组由材料管理部与项目部人员组成，根据市场情况和项目部提供的反馈信息每季进行评审。

6.1.8合格供方评审的准则：a、有具有国家或行业认可的资质；b、应具有营业执照、产品的生产许可证；c、应具有产品检验合格证明；d、供方的产品应满足环境保护和职业健康安全要求；6.2《集中采购材料需用计划汇总表》的提交6.2.1项目施工部门根据施工需要编制“工程材料计划”。

6.2.2项目经理部对施工部门的材料计划进行单位工程查图审核，杜绝零打碎敲，审核后报送项目物管部。

6.2.3项目物管部汇总经项目经济部审核后的“工程材料计划”，对大宗材料单独汇总上报采购中心集中采购。

6.2.4组价材料由项目经理部向甲方组价，组价价格不得低于市场平均零售采购价。

6.2.5材料费参与让利的工程，需用计划上报之前，项目经理部要计算材料采购价让利后的盈亏，如亏损，该材料尽可能地让甲方供应。

6.2.6大宗材料的《集中采购材料需用计划汇总表》应包括以下内容：名称、品种（或理化指标）、规格型号、计量单位、数量（含净用量和损耗率）、质量要求、环保和安全要求、使用时间等。

6.2.7大宗材料《集中采购材料需用计划汇总表》，必须经项目物管部长审核、项目主管领导批准后，以传真形式上报采购中心。

6.2.8《集中采购材料需用计划汇总表》提交时间应遵照下表执行：类别材料名称提交时间（与交货期相比）类别材料名称提交时间（与交货期相比）1水泥10天9桥架30天2砼外加剂15天10灯具30天3木材（多层板、竹胶板）10天11油漆涂料20天4焊接材料10天12保温材料15天5高强螺栓15天13阀门管件15天6电线电缆45天14轨道配件10天7钢材30天15玻璃及采光带10天8各类门窗30天16滑触线30天17劳动防护用品15天如未按规定提交时间提交《集中采购材料需用计划汇总表》，交货时间相应顺延，采购中心应尽力满足交货要求。

(时间表以后会逐渐缩短)6.3采购计划的编制6.3.1采购中心计划员对各项目部《集中采购材料需用计划汇总表》进行审核、汇总后，编制《集中采购材料计划汇总表》（附表3）。

6.3.2 《集中采购材料计划汇总表》编制后，充分与相关项目部沟通，由采购中心主任审核、批准，下发采购中心各对应接口材料员。

6.3.3各对应接口材料员根据《集中采购材料计划汇总表》，编制《材料采购计划》（附表5）（或《集中采购材料询价表》）。

6.4采购6.4.1采购中心依据《材料采购计划》向相关的合格供方（不少于3家），进行技术确认和价格、付款条件的咨询，并结合项目物管部相关数据（技术条件、附加要求等）形成对比资料。

6.4.2经比较部分材料在项目部采购更有优势的，可由采购中心以传真形式委托项目物管部自行采购，项目物管部应结合采购中心发布的价格信息，对多个合格供方进行分析对比，按照本文件中有关比质比价招标采购的规定，形成文字材料（内容包括被选中供方的理由述明），连同采购合同（复印件或副本），于签订日后7天内返回采购中心备案。

6.4.3属采购中心采购的材料由比质比价采购小组进行采购，具备招标条件的材料采购实行招标采购。

6.4.3.1一次性材料金额在30万元以上的比质比价采购，由材料管理部领导牵头，会同有关部门成员参加，进行采购。

6.4.3.2一次性材料金额在30万元之下比质比价采购，由采购中心主任牵头，会同有关部门成员参加，进行采购。

6.4.4比质比价采购的程序，采用综合评分定标。

6.4.4.1宣读评定标的打分标准：《三项指标综合评分法则》（附表6）6.4.4.2宣读各参加投标供方的报价6.4.4.3会议竞价（比质比价、议价采购）6.4.4.4小组评定打分，打分的主要因素有：质量、价格、交货期、付款条件等综合评分，根据各因素的重要程度给出一定的权数，如：质量因素给定权数1 0%，则质量都符合要求，综合评分在该因素的差别就不大，如：价格因素是指净价格（净价格=报价—折扣—运费），权数为70%，报价因素得分标准以[（净报价-最低价）/最低价]来衡量。

当偏差范围为0~3%得分为100，3~7%得分为80，7~ 10%得分为50，10~15%得分为30；如最低价为木材1000元/m3，某供方报价为1 050元/m3，则报价得分为80分；报价权数得分为80*70%=56分，最后汇总每个参加评定人员、每个因素的权数得分总和后，得出综合评定分值，确定中标供方。

其过程中各评委填写《比质比价评委评审表》（附表七），最后汇总为《比质比价汇总评审表》（附表八）6.4.5采购中心整理比质比价采购结果并述明被选中供方的理由，报材料管理部领导审批后，签订采购合同，对于急用材料，填写《急需材料特需审批表》（附表九），由材料管理部领导特批后，可采取先供货，后补签合同的方式进行。

6.4.6材料采购合同中除正常的合同条款外，必须包含如下内容：物资名称、规格、型号、材质、计量单位、数量、交货时间、验收条件和标准、质量保证、环保及职业健康安全要求、安全保险，化学品、危险品控制要求，售后服务、质保期及违约责任等，见《购销合同》（附表十）。

6.4.7签订后的采购合同由采购中心存档管理并分发给项目经理部、公司计财部。

6.5采购合同执行过程控制6.5.1项目物管部负责对合同实施的过程控制。

相关部门的人员是施工部门和项目经理部的人员。

6.5.2质量、运输与交货期的管理：项目物管部及时与供方取得联系，必要时组织相关人员对所采购的物资进行出厂前（或运输前）的检验。

6.5.3中间变更：因工程合同变更或设计变更所引起的用料计划的变更，项目物管部应以书面形式及时（12小时之内）通知采购中心，以便及时调整采购计划或合同，避免引起不必要的浪费。