采购作业流程图.

采购作业流程图

采购作业管制程序 1、目的:为有效监控采购过程,降低采购成本。并满足公司生产经营活动,特制订如下操作管理办法。 2、适用范围:

2. 1、适用于本公司 A 、 B 类(生产主料物料采购过程。

3.职责

3. 1采购主管

a 负责供方的审核;

b 负责组织供货业绩的考核与评估。 3.2 采购部

a 负责调查、初选,参与评价供方,提交合格供方的报告;

b 负责确定采购物质的采购要求;制定物质的采购计划 /订单,跟催交货;

c 负责供方供货业绩的考核和评估。

3.3 产品开发部

a 负责提供所有产品的原材料、主要辅助材料、外协外购件的规格和技术要求;

b 对供方评价时协助采购部评估其技术能力。

c 协助采购对特殊材料的鉴定与评估工作。

3.4 物控部

a 依据生产计划、物料库存状况、安全库存量等资料负责编制原材料、辅助材料的需求计划; b 负责采购物质数量的验收、入库、储存与发放。

3.5 品管部

a 负责采购物资的检验和试验,参与对供方的评价;

b 负责向采购部传递供货的质量信息,参与业绩评估。

3.6 财务部负责采购资金的预算、结算。

4. 工作程序:

4.1 供方的选择、评价和合格供方的监控(只限 A 、 B 类生产物料的供应商 :

4.1.1 择选的供方应具备的基本条件如下: a 供方应合法登记,注册、相关证件齐全。

b 供方应具备基本的生产设备、检测设备及良好的信誉等。

c 供方应具备生产、交付和服务能力,有足够的生产提前期,确保按时运送的能力。 d 供方的质量管理体系运行状况,其质量控制和保证能力。

e 其他方面,如与履约能力有关的财务状况和价格方面的优势等。

f 供方在所供产品数量、交货期与规格发生变化时的应变能力。

g 供方的地理位置,对其他买方的依赖程度,是否存在优先满足其他买方需求的风险。 4.1.2 采购部负责采取相应的措施如现场调查、问卷调查等形式,对供方的能力进行调查,填写《供方能力调查 表》 ,向供方了解上述情况,并经采购主管审批,确定初选合格的候选供方。 4.1.3 根据采购的物资对产品质量的影响程度,针对不同的供方采取不同的评价方法: a 样品评价:采购部根据拟采购产品的采购要求,向供方提出样品检测要求(送样和提供产品质量报告 , 公司对样品进行检测、评价试用。 b 对供方质量管理体系的现场评价:采购部会同品管部、开发部、工厂生产部等部门的人员到供方对其产 品质量状况、质量管理体系现状、生产设备、检测手段、人员结构、服务和技术能力等进行现场评价。 c 对历史情况的评价; 采购部应对供方已往提供同类物资的质量状况与信誉, 如交验合格率、 供货及时率、 信誉度、顾客满意度等情况进行评价。 d 对比其他使用者的使用经验采购部应通过某些渠道,了解供方其他客户使用同类物质的经验,评定是否 符合本公司的使用要求。 4.1.4 实施供方评价

a 对提供 A 、 B 类物资(参照本程序 4.41规定的供方,必须采用 4.1..3中最少二种方法进行评价;对其 他类物资的供方,可选用 4.1.3中至少一种评价方法进行评价。 b 采购部组织相关部门按上述要求实施供方评价, 在 《供方评价表》 上记录评价情况, 由相关部门会签意 见后,报总经理审核。 4.1.5 合格供方的确定

a 合格供方的资格条件:

1 已取得 ISO9001质量管理体系认证的厂商;

2 按 4.1.3的评价方法,经评价合格的厂商;

3 特殊原因经总经理特批或指定的厂商。

b 采购部依据经审批后的 《供方评价表》 , 参照资格条件, 对供方进行综合分析、 比较、 选择出合格供方, 填写《合格供方名录》 ,并同《供方评价表》报采购主管审核,呈总经理批准。经审批后的《合格供方 名录》应分发到体系办、会计部、品管部、工艺技术部、产品开发部、物控部等,以便作为日后对合 格供方的监控依据。 4.1.6 合格供方的监控和评估:

a 供货业绩评估

采购部依据品管部提供的材料的检验报告 /验退报告和物控科提供的材料入库单据, 记录每批供货的质量状 况;使用《供方供货业绩评估表》对供方的供货业绩每季度进行评估,质量占 60%,交货期占 20%, 其他 (如配合度占 20%,经评估总分低于 60分的供方,取消其合格供方资格(留用需采购主管批准,如果 第二次再次评估低于 60分的供方,如果需留用必须由总经理批准方可执行 。 b 定期、不定期评价。

每年 12月份,由采购部组织体系办、品管部、物控部、依据材料报告、供货业绩评估表、供方提供的有 关材料质量状况的资料、 《购销合同》等,对在册的合格供方进行评估,参照 4.1.1所列条件,由采购部负责填写 《供方评价表》 (注名年度考核 ,采取适当的评价方法对供应方进行考核(需要时走访供方 。对考核后认为达 不到规定要求的供方,采购部将取消其合格供方资格,特殊情况参照 4.1.6A 项。 4.1.7 合格供方档案管理

由采购部负责建立并保存合格供方档案,应包括如下内容: a 供方能力调查表、供方评价调查表及有关的证明材料;

b 有关的产品质量状况报告、供方供货业绩评估表;

c 其他相关的协议文件。

4.2. 采购信息:

4.2.1 采购信息应清楚准确地表达拟采购产品的要求,适当时可包括:

a 有关产品工艺技术、质量标准要求;

b 有关供方质量管理体系的要求;

c 有关产品提供流程要求,如样品检测、验证方法,验收标准、放行方式、让步申请等; d 有关供方人员资格要求。 4.2.2采购信息的表达方式可以是合同、技术协议、采购订单等形式。

4.2.3 采购员使用采购信息时应认真核对其与采购产品和工艺的符合性。

4.3 购销合同 /协议的审批和签订

4.3.1 对 A 、 B 类物资(参照 4.41的供方,经招标或其他方式确定其三家以上供货商资格后,应与其达成合同 或协议的意向。 4.3. 2合同 /协议内容经供需双方基本达成一致后,其内容条款经公司领导确认。 4.3.3 合同签定前,应对供方排出人员的身份和资格进行验证,以保证签订合同的有效性。 4.3.4 “购销合同”签订后,采购部应将报价单(合同附件交会计部作为结算依据。

4.4 采购过程控制:

4.4.1 材料分类及申购:

见《原辅材料管理制度》 4.4.2 采购订单发出前,应核对拟采购物资的品名、规格、数量、图纸、标准及有关外协件的加工要求等必备资 料是否备齐。 4.4.3 采购部必须与合格供方恰谈与之相关的价格、质量等相关业务,进行采购(4.4.5的情况除外 。

4.4.4 采购部应在《物料跟催统计表》上记录供方交货情况,确保供方按时交货;遇有异常情况,应采取相应措 施,以保证生产的顺利进行。 4.4.5 例外采购: 若应 A 、 B 类物资的合格供方发生终点质量问题,或因不可抗拒的原因不能供货时,采购部员提出,采购 主管审批同意后,可实行例外采购,批次价格在 10000元以上的需总经理批准后方可采购。但应按本程序的有关 要求对供方进行适时评估和控制。 4.5 采购物资的验证:

采购物资的验证应按采购合同或订单中的规定要求进行。 a 当本公司需要在供方现场验证所要采购的物资时,验证的具体安排和产品放行的方式在相应合同或订单 中说明; 由采购部组织品管部门的人员参加 (必要时可请研发部门人员参加 , 品管部应出具来料检验合 格报告,作为物资进厂的依据。 b 当顾客要求在供方的现场验证原材料时,采购部应与供方联系,协助顾客完成验证工作。 c 一般情况下,由供方将订购的物资送到本公司材料仓库,再由品管部来料检验员检验或试验,由物控科 按规定进行点收,详见《产品的监测程序》 。 4.6采购资金的准备和结算:

4.6.1 会计部应按《购销合同》或采购订单中与供方约定的规则,按期准备资金,与供方结算货款,应根据《材 料入库单》和发票或收据办理付款手续。 4.6.2 会计部有权对未办理申购单审批手续的采购项目予以拒付。

5 支持性文件

5.1 PT-09 《产品的监测程序》

5.2 MM-IT-01 《原辅材料的管理制度》