办公室事务管理作业3及参考

《办公室管理》作业一以下彩色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。

请同学们在答题时加以注意。

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。

P3办公室实务工作一览表同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。

大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。

在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。

比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。

还有些内容要分开来写。

比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。

二、办公用易耗品主要包括哪些？本题主要考核本课程的第一章第5点的“办公用品的种类”这一知识点。

办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

本题在书上有明确答案，得分率很高。

主要认真阅读教材，就能答对。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。

P27文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。

上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。

2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

●1认真阅读下列案例，试予以分析，然后请按各案例的要求回答问题。

（考试用题）1. 某外宾即将光临工厂参观访问，秘书小郑拟了一份接待计划奉呈办公室主任审批。

主任仔细阅读了全文，眼光落在接待计划的第五大点第三小点第四小小点上：“备面包一两”。

主任忍俊不禁：“一两面包就把肚子填满了？这些外国人净提这些稀奇古怪的要求。

”主任不以为然地将接待计划呈报厂长批示。

厂长审阅时也被第五大点第三小点第四小小点吸引住了：“备面包一两——也许这个外国人有胃病吧！”他对自己的推理很满意。

接待计划迅速送到市政府办公厅。

几天后，市政府办公厅秘书长打电话给公司经理：“请问‘备面包一两’究竟是什么意思？”经理答道：“外国人可能有胃病吧。

”“你真能肯定是这个意思么？”秘书长追问，经理语塞。

本是猜度，未经核实，怎敢肯定？只得三分歉意地说：“我再了解了解。

”于是，厂长接到了经理的电话：“请问‘备面包一两’究竟是什么意思？”厂长答道：“据说外国人不大吃饭。

”“是这么回事么？”经理追问，厂长却疑惑起来。

他没出国考察过，怎敢肯定？于是只得十分歉意地说：“再了解了解。

”于是，主任接到了厂长的电话：“请问‘备面包一两’究竟是什么意思？”主任答道：“这可能是外国人自己提出的要求吧。

”“可能？工作这么粗！”厂长吼了起来，主任一听话头不对，马上万分内疚地说：“我再了解了解。

”于是，拟稿人小郑被叫到办公室主任的办公室。

主任问小郑：“你那个接待计划中写的备面包什么的，是不是外国人自己提出的要求？”小郑答道：“不是。

”“不是？那你怎么能自作主张地给人家吃这么少？”主任质问，小郑搞懵了：“主任，你怎么扯起吃的来了？”主任吃惊地问：“‘面包一两’不是吃的，那干什么用？”他把接待计划复本掷过去，小郑一看便叫苦起来：“主任，‘备面包一两’是指面包车一辆，我，我不应该这样随便简写，我，我……。

”分析与讨论：①秘书小郑违背了秘书工作的哪些原则？②谈谈你由此案例受到的启发。

办公室事务管理作业3及参考江苏开放⼤学形成性考核作业学号姓名课程代码 110072课程名称办公室事务管理（专）评阅教师第三次任务共四次任务江苏开放⼤学任务内容：⼀、判断题（每⼩题2分，共10分）（ X ）1、负反馈⼀般为决策执⾏中的成绩、经验⽅⾯的信息反馈，使系统的输⼊对输出的影响增⼤。

（√）2、印章的使⽤程序：申请——填写⽤印申请单——专⼈审核签名——⽤印——登记。

（√）3、带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和⽂末落款章。

（√）4、电话铃响三声之内应该拿起话筒，即“铃响不过三”。

（√）5、信息传递的要素：信源、信道和信宿。

⼆、单选题（每⼩题3分，共15分）1、⼯作中，秘书以领导的⾓⾊或者假借领导名义越俎代庖，发号施令，甚⾄以“领导”⾃居，颐指⽓使。

这是秘书⾓⾊错位中的（ A ）。

A.关系越位B.⼯作越位C.表态越位D.社交越位2、上司临时交办事项不具有（ B ）特点。

A.⼴泛性B.永久性3、秘书必须坚定不移地、毫不⾛样地贯彻领导的决策，执⾏领导的决定，并学会对不同领导的适应和⼼理调节，保持⼼态的稳定和平衡。

这是秘书的（ C ）。

A. 责任意识B. 服务意识C. 服从意识D. 主体意识4、按照个⼈时间管理的ABCD原则，每⽇应从（ A ）事情开始依轻重缓急、循序着⼿，⽅能充分利⽤时间，取得最佳效益。

A. A类B. B类C. C类D. D类5、下列哪种不是信息筛选的⽅法（ D ）。

看标题 C. 看正⽂ D. 看结尾三、多选题（每⼩题3分，共15分）1、正确拨打、接听电话的基本原则包括：（ BCD ）A. 左录右听原则B. 热情礼貌原则C. 保密原则D. 时间原则2、信息⼯作包括（ ABCD ）等程序。

A、信息收集B、信息整理C、信息传递D、信息存储3、秘书接受⼯作任务是要弄清的“三要素”是指（ ABD ）A. 内容B. 时限C. 费⽤D. 要求4、单位印章的作⽤包含（ABCD ）。

A. 标志作⽤D. 法律作⽤5、公务印章包含（ ABCD ）等种类。

办公室事务治理模拟试题及答案1.恰当的办公室布置有利于员工自我监视与公司内部监视。

公司内部监视的特点是( )。

A、内部监视具有格外规性B、内部监视具有单向性C、内部监视是一种内部力气的约束D、内部监视是上司对员工的监视2.表示趋势及比较性信息宜承受( )。

A、框图B、饼状图C、折线图D、流程图3.CD—RW 刻录机两项最主要的性能指标是( )。

A、刻录速度与擦写速度B、刻录速度与读取速度C、擦写速度与读取速度D、转速与读取速度4.每支出一笔现金，秘书均应准时( )。

A、向主管领导汇报B、向财务部门报销C、在零用现金帐簿上记录D、核对现金余额5.以下关于数码摄像机的表达，错误的选项是()。

A、数码摄像机也是使用磁带来记录的B、数码摄像机主要用于捕获景物的连续活动C、数码摄像机输出的是模拟视频与音频信号D、使用数码相机拍摄时应避开镜头直对阳光6.( )是秘书帮助上司通过与各方协商，对自己和上司的一天活动做出合理安排，并予以实施的关心工具。

A、周打算表B、工作日志C、时间表D、商务通7.下面各项中说法不正确的选项是()。

A、不应任凭更换公章治理人员B、不应将公章交与他人治理C、印章的保管者也是具体用印者D、应由专业技术人员保管印章8.办公室开具介绍信时必需加盖( )。

A、日期章B、领导公用私章C、行政公章D、钢印9.秘书必需能依据( )确定接待规格。

A、来访者的意图B、来访者的身份C、来访者的要求D、来访者的职业10.秘书应经常对( )进展安全检查。

A、办公室的文件柜B、办公楼的电梯C、办公区的建筑D、办公设备11.刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X 表示每秒钟能够传输( )的数据。

A、400KBB、800KBC、1200KBD、1600KB12.数码相机图像的存储格式一般为( )格式。

A、GIFB、JPEGC、BMPD、AVI13.用科学的治理方法，将有保存价值的信息系统化的工作，属于( )。

江苏开放大学形成性考核作业学号姓名课程代码 110072课程名称办公室事务管理评阅教师第三次任务共四次任务江苏开放大学任务内容：一、选择题（15分）1. 关于握手礼仪，说法正确的是（ D ）。

A.与女性握手，男性一定要主动伸手。

B.与年长者握手，年幼者要主动伸手。

C.与主人握手，客人要主动伸手。

D.握手时，力度要适中，握上两三秒种就行。

2. 关于席间礼仪，说法错误的是（ C ）。

A.“主不动，客不食。

”B.用公筷夹菜，或者请服务员分菜。

C.如果汤太烫，可以用口轻轻吹或者用勺子搅一搅。

D.吃面条、喝汤都不能发出吸吮的声音。

3. 迎接来访者的礼节，说法错误的是（ A ）A.握手时，如果表示对对方的重视，可以加长握手时间，一般可以达到七八秒左右。

B.为他人介绍时，对于更被尊敬的人，应先把对方介绍给他。

C.在缺少介绍人的时候，及时自我介绍是非常必要的。

D.递名片时，应该站起来，以齐胸的高度递上。

二、情境分析题（35分）一天上午，总经理办公室秘书李虹正在为老总起草讲话稿。

突然，从前台传来一阵吵闹声，有人大声嚷着要见总经理。

原来，客人说公司的销售人员欺骗了他，产品以次充好，他要找总经理讨个说法。

请运用所学的知识，想一想，如果你是李虹，你将怎样接待这样的客人？答题提示：请先学习办公室人员接待工作的各方面基础知识，然后结合自己的理解有条理答题。

如果我是李虹，我将这样接待客人：1、迅速整理一下着装和配饰，以给客人良好的形象（当然作为办公室人员，平时肯定是按公司要求穿戴的）。

2、以得体的举止向客人诚恳地表达歉意，并将客人请到接待室，倒上茶水，并表达出公司肯定会为客户着想的观点，以安抚客人的情绪。

3、向客人简单了解事情的原委，并委婉地说明此事可安排销售部门的负责人来进行处理，销售经理会给出客人处理方案。

4、向客人再次说明，如果客人对处理不满意，可与总经理预约后见面。

三、实际操作题（50分）情境：年终，宏远房地产总公司为了奖励各子公司的优秀业绩，准备在光华大酒店宴请各子公司部门经理。

办公室管理作业3答案第五,第六章
第五章答案：
1. 会议管理、记录管理、信息管理、安全管理、档案管理和文书处理。

2. (1)秘书应熟练掌握Excel、Word、PowerPoint等软件；（2）秘书应能
够有效组织会议、文件档案的整理、管理、归档工作，并具有良好的职业素养；（3）秘书需要有较强的实用性写作才能，具有能够独立解决工作中遇到的各种问题的良好逻辑思维能力。

3.（1）审批文件，包括各种部门处理的手续文件；（2）协助部门经理处理
各项日常事务；（3）承办部门的文件管理工作；（4）进行文件的签字发放和归
档工作；（5）协助准备会议材料及记录会议记录；（6）协助部门进行办公用品
采购等等。

第六章答案:
1. 电子邮件、彩信、电话会议、在线会议等。

2. （1）计算机硬件方面：包括有对硬件设备的操作维护，对计算机网络系统的安装配置；（2）软件方面：包括有MS Office等办公软件的熟练运用，以及常用的杀毒软件的熟练装载与及时更新；（3）信息网络技术方面：包括有信息网络系统的搭建、管理和使用，包括是有以太网、令牌环网、光纤网络和宽带网络等等。

3. (1)硬件维护：包括对各种计算机、打印机、扫描仪、传真机设备的维护；（2）软件安装：包括MS Office办公套件的安装及其他行业应用软件的安装；（3）网络设计：包括企业内部信息网络系统的建设、设计、维护；（4）备份工作：包括系统文件备份、恢复的管理；（5）杀毒工作：定期进行病毒扫描，及时更新杀毒软件；（6）其他：根据用户所需安装其他软件。

《事务管理》工作实务题汇总（三级）（四）工作实务题示例（见指导书192页）背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。

便条高叶：从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。

为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。

请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。

谢谢。

1、提高团队士气的方法。

2、团队任务的分配方法。

3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。

总经理：苏明2007年2月12日[参考答案]：备忘录发给：苏明发自：高叶日期：2007年2月12日主题：关于团队工作1、提高团队士气的方法（1）有一个良好的工作环境（2）让队员了解团队的使命（3）努力的目标相同（4）记住每个队员是独立的个体（5）创立团队识别系统（6）分享成果（7）确保团队正面气氛2、团队任务的分配方法认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任。

公平分配每个成员工作。

分配工作时，应考虑下列因素：（1）团队成员工作经验的多少（2）每人承担的工作总量（3）尽可能变化着平均分配任务（4）应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性（5）组织团队会议，公开化讨论（6）在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径（1）定期向上级主管部门提交书面报告（2）由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触（3）上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议（4）通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通管理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合。

（四）工作实务题示例（176页三级）背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。

便条高叶：为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。

江苏开放大学形成性考核作业学号姓名课程代码课程名称办公室事务管理（专）评阅教师第三次任务共三次任务江苏开放大学题号一一一 二二二 -三 总分分数图2 宏达房地产公司办公室主任办公室任务内容:得分评卷人 情境分析题（每题 30分，共30分）图1 宏达房地产总经理办公室, 各子公司部门经理。

操作：在酒店长城厅里摆放三张桌子，三张横排，用来宴请，请你根据具体情况（见下图）谈一谈桌次排列原则。

选择一个中等规模的企业或街道、社区作为调研对象，了解办公室人员组成结构、室各类人员的职责和具体工作内容（重点文秘类工作人员）、办公室人员一天的工作、最难办的事如何处理的（举例）、工作感想，并调研结果写成调查报告。

作答结果：一、情景分析题1、答：图1 宏达房地产总经理办公室优点：总体设计简单大方，给人的感觉是现代化和古典艺术设计相结合的完美之作。

古色古香的书桌和书架及充满人文气息的艺术品和字画都透露着主人高尚的人格修养。

接待区简单的茶几，桌椅又无不给人以轻松，大方之感。

绿色植物的点缀又给整个办公环境之灵气，不至于呆板沉闷。

缺点：不失简单大方但显得空旷资源浪费。

图2 宏达房地产公司办公室主任办公室优点：给人总体感觉是亲近自然崇尚自由，远景，阳光从大大的窗户中自由自在的伸进来，放飞主人的是思想，灵感和压力。

大多的设计师用直线条，又给人简单之美缺点：设计颜色搭配似乎太过大胆明艳，这样的配色效果容易使人心浮气躁、操作题1 、答：在安排多桌宴请的桌，要注意“以门定位”、“以右为尊”、“中间为大”、“以远为上”等原则。

当三桌横排时，中间那桌的桌次最高，面对正门的右桌的桌次为第二，最左边的桌次为第三，即遵循居中为大，以右为尊的原则。

得分评卷人操作题（每小题20分，共20分）准备在光华大酒店宴请得分评卷人三、实践题（每小题50分，共50 分）办公三：实践题答：一、调查的原因及目的为了让2015 届本科生提前感受职场文化，了解相应职业岗位基本信息，逐渐明确未来实习方向，为以后职场求职提供经验，学院特意要求我们藉此机会面向企业人事主管开展职业岗位调研工作，写一份职业调查报告。

江苏开放大学形成性考核作业学号 2017050800139姓名丁正江课程代码 110072课程名称办公室事务管理（专）评阅教师第三次任务共四次任务江苏开放大学任务内容：一、判断题（每小题2分，共10分）（）1、负反馈一般为决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈，使系统的输入对输出的影响增大。

（）2、印章的使用程序：申请——填写用印申请单——专人审核签名——用印——登记。

（）3、带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和文末落款章。

（）4、电话铃响三声之内应该拿起话筒，即“铃响不过三”。

（）5、信息传递的要素：信源、信道和信宿。

二、单选题（每小题3分，共15分）1、工作中，秘书以领导的角色或者假借领导名义越俎代庖，发号施令，甚至以“领导”自居，颐指气使。

这是秘书角色错位中的（）。

A.关系越位B.工作越位C.表态越位D.社交越位2、上司临时交办事项不具有（）特点。

A.广泛性B.永久性C.具体性D.紧迫性3、秘书必须坚定不移地、毫不走样地贯彻领导的决策，执行领导的决定，并学会对不同领导的适应和心理调节，保持心态的稳定和平衡。

这是秘书的（）。

A. 责任意识B. 服务意识C. 服从意识D. 主体意识4、按照个人时间管理的ABCD原则，每日应从（）事情开始依轻重缓急、循序着手，方能充分利用时间，取得最佳效益。

A. A类B. B类C. C类D. D类5、下列哪种不是信息筛选的方法（）。

A. 看来源B. 看标题C. 看正文D. 看结尾三、多选题（每小题3分，共15分））A. 左录右听原则B. 热情礼貌原则C. 保密原则D. 时间原则2、信息工作包括（）等程序。

A、信息收集B、信息整理C、信息传递D、信息存储3、秘书接受工作任务是要弄清的“三要素”是指（）A. 内容B. 时限C. 费用D. 要求4、单位印章的作用包含（）。

A. 标志作用B. 权威作用C. 凭证作用D. 法律作用5、公务印章包含（）等种类。

A. 正式印章B. 套印章C. 钢印D. 领导人签名章四、简答题（每题5分，共20分）2、信息收集的要求有哪些？3、秘书应该具备哪些专业能力？4、秘书办理上司交办事项，应当遵循哪些基本原则？五、论述及案例分析题（每小题20分，共40分）1、请谈谈如何正确使用介绍信。

国家开放大学《办公室管理》形考任务三参考答案
国家开放大学《办公室管理》形考任务三参考答案
一、单项选择题（每小题5分，共50分）
1、办公室人员辅助领导进行决策，意味着（）
A. 办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断
B. 办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策
C. 只能充当领导的参谋和助手
D. 办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭台补台”，而是要登台唱戏
反馈
2、办公室在做调查研究工作时不能（）
A. 要尊重客观事实
B. 有针对性
C. 要遵循结论后于调研的原则
D. 调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料
3、办公室调查研究的选题原则不包括下列哪一项（）
A. 可行原则
B. 适量原则
C. 易出成果原则
D. 价值原则
4、督查工作的原则不包括（）
A. 实事求是
B. 督查与代办相结合
C. 讲求时效
D. 依法督查
5、办公室信息工作的要求不包括（）
A. 完整
B. 信息量越大越好
C. 及时
D. 准确。