秘书实训报告

秘书实务实训总结报告一、实训项目名称：秘书实务实训二、实训日期：2012年11月5日星期一至2012年11月9日星期五三、指导教师：李兰英、薛丽丽、郭威四、同组人：顾韵嘉、李敏、黄惠琳、乔淑颖、浦育春、唐金凤陆永蕙、乔荆晶、胡雯倩、陈晨五、实训目的：1、接待训练：本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化秘书人员的基本接待、接待程序、接待规格、接待计划等知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生掌握基本的接待技能，熟练各种不同情况的接待程序与处理方法，根据情况确定接待规格，制订并实施接待计划，能够具体安排操作各项接待事宜。

2、沟通训练：本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，使学生切实认识到沟通协调的重要性，强化学生的沟通协调意识，并能准确地分析出沟通协调中存在的问题，有针对性地使用合适的方法与技巧进行沟通协调，从而提高其沟通协调能力。

3、会议训练：本实训通过案例和情景模拟、现场演示、等不同的训练方法，强化秘书人员的会议组织与管理知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生切实认识到办理会议的重要性，提高学生组织与管理会议的技能。

使学生对会务工作有一个具体、清晰的认识，能够做好“会前”、“会中”、“会后”的各项会务工作。

4、商务活动训练：本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化学生掌握组织商务活动与商务旅行的相关知识，切实将理论知识转化为实际操作技能，使学生切实掌握商务活动组织与商务旅行方面的技能。

目录实训内容…………………………………………４~ 6 第一个项目实训日程……………………………6~ 12 第二个项目实训日程……………………………12~15 第三个项目实训日程……………………………15~19 第四个项目实训日程……………………………19~23 个人体会………………………………………23~24六、实训的内容：1、书上要求：A.接待训练1)接待的准备工作通过训练，使学生能够准备各种接待如：日常接待、重要客人的接待、外宾的接待、团体接待等的准备工作。

能够做好接待环境的准备，接待物质的准备，接待心理的准备。

2)日常接待的基本程序通过设计不同的场景，训练学生亲切迎客、热情待客、礼貌送客的最基本的接待程序。

同时，训练学生做好各种日常接待工作的能力，如接待预约客人，接待未预约客人，接待被访者愿意接待的客人，接待被访者不愿接待的客人，秘书都能够有针对性地妥善处理。

3)制定接待计划设计一些重要的接待工作及团体的接待工作场景，让学生分角色演练，训练他们能够根据接待对象，确定相应的接待规格，制定接待计划，制作接待日程安排表，具体安排各项接待工作。

B.沟通训练1)沟通工作通过情景模拟、游戏训练，强化学生的内部及外部、横向与纵向的沟通技能。

重点训练学生基本的沟通方法与技巧。

使学生认识到信息沟通、认识沟通与感情沟通的重要性。

2)协调工作通过情景模拟、游戏训练，强化学生对上关系协调、对下关系协调、上下关系协调的知识与技能。

重点训练学生基本的协调方法与技巧。

C.会议训练1)会议筹备阶段的会务操作日程；制作并发出会议通知；准备领导讲话稿；起草会议报告、决议草案；制作会议证件；布置会场等工作。

2)会议进行阶段的会务操作接待处签到，分发会议资料；检查会场准备情况；做会议记录、简报与新闻报道；打印并分发会议代表通讯录；保证参观、访问及娱乐活动的顺利进行等工作。

3)会议结束阶段的会务操作安排车辆送站；清理会场；整理会议记录；收全会议文件与材料；形成会议决议、会议纪要；将会议材料分类、立卷、归档。

D.商务活动训练通过训练，使学生能够做好各种会见与会谈活动、签字、庆典、新闻发布会、宴请等商务活动的准备工作，掌握举办和参与各项活动的注意事项，熟悉各项活动的程序，做好各项活动工作的服务工作。

1、实训的日程♥2012年11月5日星期一实训第一天【题目一】你是宏达公司总经理王时中的秘书张华，后天，美国艾地公司副总经理Johnson先生一行五人到你公司洽谈业务，请演练整个接待过程。

在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下：前台：唐金凤宏达公司总经理：黄惠琳宏达公司项目经理：浦育春宏达公司法律顾问：乔淑颖宏达公司总经理秘书：顾韵嘉艾地公司副总经理Johnson：陆永蕙艾地公司副总经理Johnson秘书：李敏艾地公司项目经理：乔荆晶艾地公司法律顾问：胡雯倩摄影：陈晨→在确定安排好人员工作后，我们就实训题目进行分析：首先我们确定，整道题的核心内容，就是将接待前的准备工作到接待再到洽谈合同事项，双方签订合同到最后的送客这整个过程全部演绎出来。

其次，我们不忘在接待过程中应该注意的礼仪，比如走路先后的礼仪、介绍的礼仪、握手、交换名片应注意的事项、还有考虑到Johnson是美国人，我们进行了同声翻译。

位置坐法的礼仪等细节也在表演中体现出来。

最后，在确定好演示目标后，小组成员们开了一个集体会议，准备了道具，把过程都细节化并进行了多次的操练，最终取得了不错的效果。

所遇到的问题：可能是第一次拍摄的原因，一开始显得有点茫然、紧张，除了演员们总NG以外，还有一个很大的问题，就是前面用的书上称呼，后面用的是自己的名字，但这个问题在之后的项目中我们就统一过来了。

剧本展示：场景一：下午，总经理王时中的秘书张华（顾韵嘉饰）在办公室里接到美国艾地公司副总经理秘书的电话。

（叮铃铃。

）张华：hello ,this is Hongda company,这里是宏达公司，请问有什么可以帮您的嘛？李秘书（李敏饰）：您好，这里是美国艾地公司总经理办公室，我是总经理秘书小李，关于上次你们发来的计划书，我们已经看过了，副总经理对于你们的计划书非常感兴趣，我们拟定后天来你们公司洽谈业务，您看合适嘛？张华：请问你们几点到机场？请问是浦东机场还是虹桥机场？.......好的，今天晚上北京时间八点前把我们的日程安排都告诉您的，用传真发给您，您看可以嘛？.........好的，非常感谢您，再见。

李秘书：再见。

场景二：（晚上八点，浦东机场接机）李秘书：您好，请问这里是宏达公司的接机人员嘛？张华：您好，你一定是来自美国艾地公司的小李秘书吧，我是张秘书，我们通过电话的。

李秘书：你好顾秘书！张华：欢迎来到上海！这边请！（双方秘书各自介绍经理和随行人员）张华：hello, this is our manager Mrs Wang，this is our programmanager Mrs Pu,this is our lawyer Mrs Qiao,welcome to Shanghai! 李秘书：你们好，这是我们的副总经理Mrs Jonhson.这是我们的项目经理乔小姐，这是我们的法律顾问胡小姐。

（两位老总互换名片）王时中让小张安排接下来的接待事宜。

张华：This way please.Oue driver will pick you up at 5 o'clock to have dinner.Tomorrow he will pick yours at 9 o'clock to the meeting.Johnson:Ok thank you.场景三：（一行人来到宏达公司，前台接待）张华：小唐啊，美国艾地代表团她们已经来了，你都准备好了吗？前台（唐金凤饰）：都准备好了，黄总经理已经在会议室等候。

张华：好，谢谢你。

场景四：（一行人在接待室等候）张华：这边请，先休息一下吧。

艾地公司一行人坐下休息喝茶，前台小唐倒水。

场景五：（张华带着艾地公司一行人去会议室开会）王时中起身迎接Johnson，宏达公司的项目经理接着向大家用PPT介绍项目的内容和细节（乔项目经理和Johnson对项目进行讨论，看上去很满意）李秘书向宏达公司表示愿意合作。

（双方互换礼物并拍照合影）场景六：合作结束后，宏达公司安排美国艾地公司在上海进行参观和品尝上海美食。

场景七：第二天上午，总经理带着一行人为美国艾地公司一行人送机。

王时中：this time,we have a good working relationship,I hope we can see you again.Johnson：OK,I will and welcome you to America.(美国艾地公司一行人转身，宏达公司挥手说byebye，目送艾地公司等人进关）剧照展示：来到艾地公司（秘书小李指引总经理Johnson）项目经理在进行有关项目PPT演示分析会议合影留恋（情节）♥2012年11月6日星期二实训第二天【题目二】秘书进入总经理办公室时，总经理和副总经理正在激烈讨论，王秘书听了一会儿后，当场附和了副总经理的意见，引起了总经理的不悦。

办公室主任知道这件事情后，语重心长地向她讲述了领导关系协调的基本方法，以及遇到这种情况应该如何处理等意见。

在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下：总经理：顾韵嘉副总经理：黄惠琳总经理秘书：陈晨办公室主任：乔淑颖员工：李敏唐金凤胡雯倩乔荆晶浦育春摄像：陆永蕙△所遇到的问题：一开始是总经理和副总经理吵架的戏份很多，我们觉得只要能体现矛盾就好，所以又拍了个吵两句的，最后我们认真审题，搞清楚是秘书的一个协调工作，如果要协调好，首先的有矛盾，而且矛盾才是重点。

理清这个主次关系后，我们为这场剧特意加了个小细节，就是办公室员工八卦的偷听两位领导讲话，在办公室主任的一声“哼~”下逃回办公室的场景，很真实的演绎了办公室的场景。

剧本展示：场景一：副总经理在总经理办公室里正在进行一项投资业务的谈话，总经理认为此次风险太大，不同意投资，但副总经理认为此次透支是有必要的，能够为公司获得不少的利益，结果两人争吵愈演愈烈，期间，王秘书走进办公室，当场附和了副总经理的意见，引起了总经理的不悦。

场景二：总经理办公室外的其他同时得知了这件事后纷纷议论，办公室主任也知道了这件事，于是他把王秘书叫到了办公室，向她询问了事情的前因后果后，语重心长地向她讲述了领导关系协调的基本办法，也帮她出了些主意。

场景三：总经理生日当天，恰逢有重大会议要开，没能过生日，王秘书贴心的为总经理送上早已准备好的礼物，让总经理觉得倍感温馨。

几天后，她为副总经理泡了杯咖啡，说这是“总经理怕副总累着，为她准备的。

”又为总经理泡了杯咖啡，说是副总为她泡的，总经理和副总经理觉得对方只是为了公司利益着想才会发生冲突，至此，双方误会解除。

剧照展示：总经理和副总经理正在激烈争论办公室主任找秘书语重心长的谈话员工偷听领导吵架♥2012年11月7日星期三实训第三天【题目三】xx市民政局于2007年11月16日召开各区民政局局长会议，会议由市民政局局长李春强住持，秘书张帆做记录，各区民政局局长10人出席了会议。