Access课程设计报告-档案管理系统

Access课程设计报告

档案管理系统

目录

 设计方案………………………………

1. 系统任务

2. 系统功能

 设计任务或主要技术指标…………………

1. 档案管理系统永久性关系

2. 档案查询

3. 窗体设计

4. 报表

5. 宏

（三）学习心得………………………………

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前言

Access是Office系列软件中用来专门管理数据库的应用软件，它蒹具了易学易用的特色。Access也是一个开放式的数据库管理系统，它不仅能与Office套装办公软件进行数据资源共享，还可以与其他应用程序共享，深入了解Access之后，就会发现利用宏，也可以完成一般中小型应用系统，若再结合VBA，就可以完成一个专业达到应用程序。

数据库是计算机软件的一个重要分支，是在二十世纪六十年代末七十年代初发展起来的了。它的计算机网络、人工智能并称为当今计算机技术的三大热门技术。

使用数据库的主要目的是跟踪数据的变化。用户除了将信息放在数据库外，还需要编辑、排序或筛选信息，或者根据需要生成各种各样的报表。因此，为了更好地控制和使用数据库，应该选择一个易学易用的数据库管理系统。

Access 2000/2/3是Office 2000/2/2的一个组件，是一种关系数据库的管理程序，它不仅能输入、组织数据，而且可以执行基于数据的管理任务，提供表、表格查询、报表等数据库管理工具。可以对数据进行排序、搜索、按需要取出数据并分析数据，最终生成报表。

提示：Access 2000、2002（XP）、2003创建库文件、数据表；记录的添加、删除等基本功能的操作方法相同。

但是，如果2002/3版保存库文件时，采用Access 2002－2003格式（参见右图所示“选项”对话框中的设置），则2000版就无法打开。

为了说明Access是一个易学易用的数据库管理系统，下面将它与FOX Foxprow，作一简单对比。

1、概念方面

一个Access数据库文件中，可以包含多张表（相当于多个关系数据库）及其相关的对象（如窗体、标签、报表等）。为了方便，有时也将一个Access文件（mdb）称为一个数据库。

Foxprow中数据库（dbf）、索引（idx）、备注（fpt）等均为独立文件。

2、操作方法方面

通过导入外部数据，来建立数据表；涉及多个数据表（库）的查询方法。

3、数据库定义

以一定的组织方式存储在一起的、能为多个用户共享的、独立于应用程序的、相关数据的集合。

4、数据模型

数据模型就是数据库的组织形式。共有三种，即，层次型、网络型、关系型。

关系型数据库相当于没有重复行和重复列的二维表格。表中的列称为字段；行称为记录。

提示：我们通常接触的均是关系型数据库。

5、数据库组成

数据库由两部分组成：数据库结构和存放在其中的数据。结构包括：字段名、数据（字段）类型和字段属性。

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Access课程设计报告

档案管理系统

一.设计方案

（一）.系统任务：

1.档案管理系统的主要任务是用计算机对学生的档案，成绩，课程，详细信息，学生选课资料进行查询，修改，增加，删除以及存储并快速准确地完成课程，操行分，学生档案和各科成绩的统计和汇总工作迅并速地打印出各种报表资料以供教学管理使用。（二）系统功能：

档案管理系统

系统登陆 档案查询 主菜单管理 档案管理

输入新档案 修改档案 查询信息 报表打印 档案窗体管理 输入参数 统计种类 修改资料 输入各项操行 查询工资 添加操作员 修改密码 4

（二）设计任务或主要技术指标：

系统需求： （）系统为档案们管理员建立用户档案，管理员进入系统前需要验证身份。

（2）系统对档案进行分类管理，档案管理员可为不同部门建立各自的档案资料柜。

管理员可修改档案信息时记录修改人员及修改时间等信息。

（3）系统提供对档案资料柜资料信息的维护功能，档案管理员可对资料信息进行录入、查询、修改及删除操作。

档案管理员可在不同的分类折纸下，在建立或维护档案信息时，可选择该档案所使用的档案柜。

（4）系统中，档案管理员可根据借用状态对档案进行管理。若借用状态表示为“未归还”，该档案可被归还；归还后，将借用状态表示为“已归还”，同时修改状态为“未借出”。系统保留档案的归还信息，以方便管理员进行查询、修改和删除。当执行删除操作时，系统需保证档案归还信息一致性。

（5）档案管理员可通过不同的查询条件（如：档案编号、名称、状态）对档案的基本信息、借阅信息进行查询。

 Access的数据库不只包含数据表南海包括查询、窗体、报表、宏以及模块等对象。

1、档案管理系统永久性关系：

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2、档案查询：

包括表达式查询和参数式查询两种类型。

利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据。也可以将查询作为窗体和报表的记录源。Access数据库的查询用于在表中搜索、查看以及修改已存在的数据。用户可以为每个表建立查询，也可以将多个表的字段集中建立查询。最常见的查询类型是选择查询。选择查询将按指定的准则，从一个或多个表中获取数据，并按照所需的排列次序显示。可以在“数据表”视图中查看这些查询，还可以作为数据源用于创建数据库中的窗体和报表。除了提供根据查询条件进行的搜索功能以外，查询还可以用于汇总、分析、追加和删除数据。

例如，从职工信息和电话号码薄两个数据表中，根据职工信息中的“姓名”字段和电话号码薄中相同名字记录中的“办电”、“宅电”，组合新的记录，然后保存在新建的查询表中。

从多个表中查询时，应先定义它们之间的关系。

4．1 查询视图（Top）

查询有三种视图，即，“设计视图”、“数据表视图”和“SQL视图”（SQL即结构化查询语言）。

在“设计视图”用户可设定查询的条件等，“数据表视图”中显示的是符合查询条件的结果（返回值）。

SQL视图是一种高级的检测查询方式。该视图提供了实际的SQL代码，当执行查询时便要执行该代码。

4．2 使用查询向导创建（Top）

在一个庞大的数据库中，每次为了特定的目的使用其中特定的记录时，只有通过建立查询才能准确快捷地达到目的。创建查询可以在不用首先打开特定的表或窗体的条件下，查看记录的子集；也可以选择包含所需记录的表，并在需要的情况下添加更多的表；控制记录的子集中的那些字段显示在结果中；在字段中执行计算。

查询总的来说有两种方法，一种是使用向导创建查询；另外一种是使用设计器创建查询。在前一种方法中，包含四种使用向导创建查询方法。下面，详细介绍使用查询向导的几种方法：

1、使用“简单查询向导”：该向导用来指导用户完成简单查询的创建。此方法仅适合于简单查询的创建。用户可以用它来快速创建查询，然后用户利用其进行查询设计的更改。

2、使用“交叉表查询向导”：该向导用来指导用户创建交叉表查询。交叉表查询显示来源于表中某个字段的总结值（合计、计算以及平均），并将它们分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部。这样，就增加了数据可视性，更利于数据的查看。

3、使用“查找在复项查询向导”：该向导用来指导用户创建一个在单个表或者查询中查找重复取值的查询。

4、查找不匹配项查询：该向导用来指导用户创建一个在多表关系中查找不匹配或者孤立的记录。

第二种方法是使用设计器创建查询。该方法的特点是它能够让用户创建自己想要的查询，用户能够完全定制该查询。它能够创建选择查询，也能建立交叉表查询等等。

下面将具体介绍查询向导的使用方法。

4．2．1 简单查询向导（Top）

使用“简单查询向导”可以创建一个简单的查询。该向导的使用十分方便，有两种方法 6可以启动该向导。

第一种，在数据表窗口中，按下“查询”主题按钮，单击工具栏“新建”按钮，然后在“新建查询”对话框上，选中“简单查询向导”，再单击“确定”按钮。

第二种，在数据库窗口中，按下“查询”主题按钮，再双击使用向导创建查询。

在该向导的引导下，用户根据需要进选择有关选项即可。

4．2．2 交叉表查询向导（Top）

交叉表查询向导可以用来快速创建一个交叉表查询。交叉表查询是查询的另一种类型。交叉表查询显示来源于表中某个字段的总结值（合计、计算以及平均等），并将它们分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部。这样就增加了数据可视性，更利于数据的查看。

4．2．3 查找重复项查询向导（Top）

“查找重复项查询向导”可以用来创建一个查找重复项的查询。查找重复项查询在一个单个的表中显示所有的重复项，它以表中的字段作为基础。该向导会询问用户想把哪一个或者哪些字段用于检查字段项，是否重复，然后它会询问是否想要查看视图中的其他字段。这种查询帮助用户查找数据库中的重复数据，例如重复键值冲突。如果已经有一个没有惟一主关键字字段的表，现在想将一个字段作为惟一的关键字字段，但又不能确定是否有重复的记录取值那么，利用查找重复键值冲突是十分有帮助的。其使用过程很简单，且操作过程与前两个向导基本相同，此处不再叙述。

查找不匹配项查询向导可以用来创建一个查找不匹配项查询。这种查询会显示一个表中在其他表中不存在相应记录的所有记录。其中一些这类记录在一个关系的一端是没有记录的，而在关系的另一端却有记录。其他的记录是一对多或多对一关系的记录，这种关系在其他表中没有相应的记录。这种查询有助于查找在其他表中没有相应记录的记录。当要设置关系以及增强参考完整性时，使用它会很容易发现引起问题的记录。关于其创建步骤，此处不再叙述。

4．3 利用“设计视图”（查询设计器）创建多表查询（Top）

使用查询设计器，用户可以创建用户所需要的查询。它可以创建选择查询，也可以创建交叉表查询，还可以创建每次运行时都会提示准则的参数查询、SQL查询、操作查询、自动填人数据的“自动查阅”查询等等。

4．3．1 创建方法（Top）

使用设计视图来创建多表查询的第一步是，选择查询要用到的表或查询，并将其添加到该查询的“字段列表”窗格中。

例如，需以“职工信息一览表”表中的“姓名”、“性别”、“工作时间”字段，与“房屋公积金”中的“合计”字段组成一张“房屋公积金统计表”的查询表

方法是：

⑴在数据库窗口中，按下“查询”主题按钮，单击“使用设计器创建表”，打开查询设计器（见右图）。

⑵在“显示表”对话框中，选择“职工信息一览表”和“房屋公积金”，然后单击“添加”。

⑶首先建立两张之间的关系，对应是字段是“姓名”。

⑷将需要添加到查询中的字段上双击，即可将它们添加到设计网格的字段行中。

⑸为新建的查询表起个名保存即可。也可直接转换到数据表视图中，察看该查询表。

4．3．2 查询的基本结构（Top）

通过介绍查询的基本结构，重点讨论如何使用查询设计器。

1．字段