江苏熔盛重工有限公司标准
Jiangsu Rongsheng Heavy Industries Co., Ltd.
Q/RS.3.IT.00X
企业邮箱使用管理规定
[版本1/修改0]
年月日发布年月日实施编制：校对：审核：编制单位：信息技术部会签：审定：批准：
1.范围
本文件规定了公司企业邮箱使用者的权利和义务。
本文件适用于公司各部门。
2. 引用标准
《通讯设施控制程序》……………………………………………………Q/RS.2.11
《企业邮箱使用介绍》……………………………………………………
3. 术语和定义
无
4. 培训和资格
公司企业邮箱使用人员和各部门信息员应学习和掌握本规定。
5. 职责
信息技术部负责企业邮箱的审批、开通和维护事宜。
6. 企业邮箱的账号构成
6.1 企业邮箱域名后缀如下：
用户名@
6.2 用户命名规则如下：
姓名的拼音+邮箱域名后缀，如：
王强：*****************
张荣威：********************
重名或重音的命名规则：
先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、
8、9……加以区分。
6.3 企业邮箱初始密码为：全拼的首字母+123组成，用户初次登陆后请立刻修改密码并完善
个人信息，防止邮件被其他人恶意篡改。
7. 企业邮箱收发参数设定
7.1 浏览器访问：
/
7.2 邮件客户端软件访问（建议使用Outlook,Foxmail）：
接收服务器（POP3）地址：
发送服务器（SMTP）地址：
相关指导：:8080/know/
8．企业邮箱使用管理办法
8.1频繁与外单位有业务往来的员工可以申请企业邮箱，申请时请填写“企业邮箱申请表
（)（附录B）”,同时按照“企业邮箱申请流程（附录A）”严格执行。
8.2 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门信息员通知信息技术部注销邮箱帐
号，经审核确认邮箱无重要信息后，方可注销。员工离职时，将注销已经开通的企业邮箱。
8.3 企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用，禁止将其作为活动存储器使用，信息技术部
不提供邮箱服务器的管理备份，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失的，责任由用户自己承担。
8.4 企业邮箱容量是263G，企业邮箱附件最大容量为30M，超大附件容量为600M。
8.5 邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在30天内一直保持在80%）的用户，管
理员将发送通知邮件到该邮箱，此状况一周后仍未整改，管理员有权清理该邮箱邮件。
8.6 企业邮箱管理员定期审查所有企业邮箱的使用情况，对于邮箱使用率低或超过15天未登
录的用户发送邮件通知，7天内未得到使用确认的账户予以注销。
8.7 在使用企业邮箱跟外单位沟通过程中，请邮箱使用人做好信息保密工作，同时信息技术
部管理人员做好邮箱信息的安全管理工作。
8.8禁止通过企业邮箱对外发送公司机密资料以及所有涉密文件，信息技术部做好邮箱发送、
接收状态监督工作，如有违反，将第一时间上报公司严惩。
8.9禁止在企业邮箱内部发送大群组邮件，如有发现此类现象，信息技术部有权收回此邮箱
使用权并通知员工所属部门信息员。
9. 本规定最终解释权属于信息技术部
附录A
企业邮箱申请流程
信息技术部
各部门
信息员向信息部邮
箱管理员提交申请
表
开始
信息员受理后员工填写企业邮箱申请表交由部门长签字
批准
邮箱管理员把申请
表交由领导审批
是否批准
邮箱管理员
向申请部门
信息员通告
处理结果
邮箱管理员
开通新的企
业邮箱用户
是否有遗留问题N
Y
员工向部门信息员
提出需求
Y
结束
N
企业邮箱使用管理规定 Q/RS.3.IT.00X[版本1/修改0]
5
附录B ： 江苏熔盛重工有限公司
企业邮箱申请表（)
部门： 编号：
姓名 工号 二级部门 姓名全拼
性别 电话 职位
申请理由
备注
□ 我已仔细阅读并
同意《企业邮箱使用管理规定》
□ □ □
□ □ □ □ □
□
部门IT 管理员： 部门领导： 信息部部门领导：
