外贸信函的结构

英文商务信函格式1.信端（Heading）信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。

一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。

西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。

信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。

用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。

若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。

信端的写法主要有齐头式(block style) 和斜列式(indented style) 两种。

从目前情况来看，前者更为常用。

采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。

例如（1）齐头式(block style)16 Fuxing StreetHaidian DistrictBeijingPost Code: 100035People’s Republic of ChinaTel: 63211234Aug. 20, 2004（2）斜列式（Indented Form）16 Fuxing StreetHaidian DistrictBeijingPost Code: 100035People’s Republic of ChinaTel: 63211234Aug. 20, 2004写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后与其它项目和发信日期。

具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。

如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。

如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、科、室名称；第三行写学校名称；第四行写市（县）、省（州）名称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。

基本格式 20 May 2000 Date Line ⽇期) Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Inside Address 收信⼈地址 Dear Sirs: Salutation 称呼 We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations. If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you. We look forward to your early reply. Body 信⽂ Yours faithfully Complimentary Close 客套结束语 Tony Smith Signature Block 签名栏 Enc. Enclosure Notation 附件说明 书写基本原则 ⼀、Courtesy 礼貌 语⾔要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如： We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. ⼆、Consideration 体谅 写信时要处处从对⽅的⾓度去考虑有什么需求，⽽不是从⾃⾝出发，语⽓上更尊重对⽅。

第一节P a t t e r n o f w r i t i n g L e t t e r s o f E s t a b l i s h i n g B u s i n e s s R e l a t i o n s建立业务关系信函的写作步骤◆建立业务关系的信函要写得诚恳、真挚、礼貌。

这种信函的结构一般包括四个步骤：1．首先说明信息来源（告知对方你从何渠道得知对方的姓名地址的）；[T h e s o u r c e o f i n f o r m a t i o n（h o w y o u l e a r n e d o f h i s c o m p a n y）]；情景搭配用语：[U s e f u l e x p r e s s i o n s]●Y o u r c o m p a n y h a s b e e n k i n d l y i n t r o d u c e d t o u s b y…（你们的公司由……介绍给我们。

）●W e o w e y o u r n a m e t o t h e…（我们感谢……把你们的名字介绍给我们。

）●W e l e a r n t h r o u g h…t h a t…（我们通过……得知……）●W e l e a r n f r o m…t h a t…（我们得知……）●O n t h e r e c o m m e n d a t i o n o f…（由……介绍）2．对你的公司作一个简单的介绍（例如公司的业务范围，稍稍“宣传”一下你的产品和服务）；[B r i e f i n t r o d u c t i o n t o y o u r o w n c o m p a n y（t h e s c o p e o f y o u r b u s i n e s s，l i t t l e“a d v e r t i s i n g”o n y o u r p r o d u c t s o r s e r v i c e）]情景搭配用语：[U s e f u l e x p r e s s i o n s]●W e w i s h t o i n t r o d u c e o u r s e l v e s t o y o u a s a…（我们把自己作为……介绍给你们。

如何写商务信函商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。

它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。

小编为大家整理了如何写商务信函，希望对你有帮助哦!(一)结构国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：1、信头(The Letter Head);2、案号和日期(The Reference and Date);3、封内地址(The Inside Address);4、经办者行(The Attention Line);5、称呼(The Salutation);6、事由行(The Subject Line);7、信的正文(The Body of Letter);8、结束礼词(The Complimentary Close);9、签名(The Signature);10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);11、附件(Enclosure);12、抄送(Carbon Copy Notation);13、附言(Postscript)(二)格式国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。

现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

1、齐列式。

除信笺上部已印好的信头外，2、凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。

2、缩行式。

用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方;封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。

外贸信函之技巧外贸信函之技巧一、版式设计1、字体大小。

一般用12号号，不要过大或过小，不要全部用大写或小写。

2、字体。

一般用Arial或Times New Roman,不要用太过花哨的字体。

3、颜色。

一般用白底黑字，可以加黑加粗以示突出，不用彩色。

4、强行分行。

为体现文章的层次和逻辑，方便读者阅读，可以把文字预先强行分行。

5、段落长短。

要注意分段，每段一般只有一个主题，段落不宜过长。

6、保留原件。

如果是回复对方的邮件，请务必保留对方原件在你回复邮件的下方，以便于对方查对。

二、标题设计外贸开发信的标题是不能心存欺骗，但是，如何巧妙吸引客户点开你的邮件，要花费心思，多动脑筋。

（一）标题是你的生命，语不惊人誓不罢休为了吸引对方来读你的外贸开发信，你的标题要提供给读者所期望的奖励，即告诉他们：通过你的产品或服务，他们可以节省、获得、达到、取得什么东西；他们应如何避免、降低、祛除他们的问题、风险、困难、担心、害怕等。

总之，外贸开发信标题的最基本要求是：你要告诉读者他们可能得到的好处和利益。

（二）引起注意、激发兴趣、刺激好奇心一定要认真研究读者心理，出奇制胜。

只要让对方产生好奇，他才有可能点开阅读你辛苦写作的正文。

以下介绍数种写作的思考方向，作为你写作标题的参考。

1、做出承诺。

如：让我告诉你某某最新技术，可以让你成倍地提高效率。

2、提出问题。

如：您想知道如何用一半的价格运送集装箱跨越太平洋吗？3、引发梦想。

如：忘记船期、质量、汇率等问题，无忧无虑地在加勒比海度假吧！4、口吻亲切。

如：距离圣诞节还有36天，你还记得某某吗？5、用语特别。

如最新商业情报，你的同行已经开始使用“现金兔子品质物流体系”了。

不要有先入为主的想法，对于不同的标题要在实践中不断检验效果，并做修改提高。

（三）传达明确、简要、完全的信息外贸开发信标题写作的文字风格要简单、快捷、清楚、易懂。

如果使用音节短的词汇，多用最常用的词语，句式不要复杂重叠，要用富有色彩的短语，多用强而有力的积极词句等。

外贸信函的基本格式
外贸书信常见格式有三种：
(1)平头式(Block form)：信件每行都向左对齐，不留空格，包括日期、地址、事由、结尾敬语。

(2)缩进式(Indented form)：信头、信内地址及签名每逢换行都向右缩进3-5个字母的位置，正文各段缩进5-10个字母，其他部分的排列是：日期位于右边，事由居中，结尾敬语位于右边或中间。

(3)混合式(Modified block form with indented paragraphs)：大体与平头式相同。

不同点：日期位于右边，事由居中，结尾敬语靠中右，正文每段开始都采用缩行。

目前最常用的是平头式，其次是混合式。

撰写外贸函电时，要采取体谅、诚恳的态度，要站在收信人的位置上来考虑，选择最适当的方式将信息传递给收信人，要使语言、信息适合收信人的需要;同时应注意表达清晰、简洁、具体、完整，要使传递的信息明确、生动，尽量不要使用一些抽象的词，也要避免使用模棱两可、意思不明确的句子及冗长、重叠的表达方式。

语气以达到的目的不同而不同，应注意礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。

外贸信函格式外贸信函实例
外贸信函是用于国际贸易交流的一种书信格式，以下是一个外贸信函的实例:
发件人公司名称
发件人地址
发件人城市，邮编
发件人国家
日期: 20XX年XX月XX日
收件人公司名称
收件人地址
收件人城市，邮编
收件人国家
尊敬的XX先生/女士（收件人姓名）：
首先，请允许我代表（发件人公司名称）向您致以最诚挚的问候和良好的祝愿。

我们很高兴在XX网站上发现了贵公司的产品，并对其质量和市场前景非常感兴趣。

我们经营着一家国际贸易公司，在外贸领域有着多年的经验。

我们将不断推广和销售各种优质产品，并与世界各地的客户建立长期合作关系。

在阅读贵公司的产品目录和介绍后，我们对贵公司的产品质量和竞争力深表赞赏。

希望能够与贵公司建立业务合作关系，并成为贵公司产品的中国区代理商。

我们相信，通过我们在中国市场的广泛渠道和资源，贵公司的产品将有更大的销售空间和增长潜力。

我们愿意与贵公司密切合作，共同推广我们的业务，并取得共同的发展与成功。

为了进一步商讨细节事宜并达成合作，我们希望能与贵公司进行深入的洽谈。

我们愿意派遣代表团前往贵公司进行商务访问，并就潜在的业务合作达成共识。

我们期待收到贵公司的回复，以便我们能够进一步商讨合作事宜。

如果您需要任何额外的信息，请随时与我们联系。

谢谢您抽出时间阅读我们的来信，期待您的回复。

祝生意兴隆！
此致
发件人公司名称
发件人姓名
发件人职位或部门
联系电话
电子邮件地址。

外贸英语函电一. 引言随着全球化的不断发展，外贸业务成为企业拓展市场和增加盈利的重要手段。

而在外贸业务中，英语函电是一个非常重要的沟通工具。

本文将介绍外贸英语函电的基本结构、常用词汇以及写作技巧，以帮助读者提高外贸英语函电的写作水平。

二. 外贸英语函电的基本结构英语函电的基本结构通常包括以下几个部分：1. 信头（Letterhead）信头是指函电上方的公司名称、地址、电话等信息，用于标识发件人的身份。

例如：ABC Company123 Main Street, Anytown, USATel: +1 123 456 78902. 日期（Date）日期标明了信函的起始时间，通常放在信头的下一行。

例如：Date: January 1, 20223. 收信人地址（Receiver’s Address）收信人地址通常位于信头下方，右对齐，包括收信人的姓名、公司名称、地址等信息。

例如：Mr. John SmithXYZ Company456 Broadway, Anytown, USA4. 称呼（Salutation）在信函的开头，使用适当的称呼来称呼收信人。

例如：Dear Mr. Smith,5. 正文（Body）正文是信函的核心部分，对于外贸英语函电而言，正文通常包括以下内容：•介绍自己的公司及业务背景•表达感兴趣的产品或合作意向•询问相关信息或提出问题•提出建议或解决方案•感谢对方的合作或回复6. 结尾（Closing）在正文结束后，使用适当的方式来结束信函。

常见的结尾用语包括：•Yours sincerely,•Yours faithfully,•Best regards,7. 签名（Signature）在结尾之后，留下发件人的签名和职位。

例如：Best regards,John SmithSales ManagerABC Company8. 附件（Attachments）如果有附件需要寄给收信人，可以在信函的结尾处注明。

外贸英语邮件写作技巧当我们谈到外贸英语邮件的写作技巧的时候，我们一定要牢记我们的写作原则。

下面我们首先从文章组织结构上浅谈一下外贸英语邮件写作技巧。

这里我们推荐的是著名的3W 文章组织结构即:Why do you write the letter?(第一部分)；What ’s the detailed reason?(第二部分)；What do you expect your reader to do?(第三部分)。

第一部分(Why do you write the letter?)：在邮件的一开头就要目的明确、简明扼要告诉客户你写这封邮件的目的。

例如：I I am am am writing writing writing in in in response response response to to to a a a phone phone phone call call call I I I received received received from from from your your company this morning 或者或者或者 Will you please send me information about your dress style no.，I am replying to your letter of April15 .这样的开头直接提出要求和询问，可以使得读信人立刻知道写信的意图，在读信的时候可以把注意力集中在问题的重点上. 第二部分（What ’s the detailed reason?），在这个部分里你要把事情或者愿意的详细情况告诉对方，此部分务必做到有条理。

最好能有1，2，3，这样的格式出现。

例如：1，For the price , we have to say that is most competitive we can offer , considering our excellent quality . 2, For the payment payment , , , our our our usual usual usual way way way is is is T/T, T/T, T/T, 30%deposit 30%deposit 30%deposit 70%balance .3,As 70%balance .3,As to to the the the lead lead lead time time time , , , usually usually usually it it it is is around 30 days for 3,000 pieces . 这样一条一条的说，这样一条一条的说，既思路清晰又方便客户回复，因为有经既思路清晰又方便客户回复，因为有经验的客户直接就会在你的1，2，3的基础上改用其他颜色的字体进行回复了。