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物业公司文件管理制度1. 文件管理的重要性在物业管理工作中，文件是重要的工作资料和信息载体。
良好的文件管理制度能够确保文件的安全、完整和便于查阅，提高工作效率和管理水平。
因此，制定物业公司文件管理制度对于保证工作的顺利进行至关重要。
2. 文件管理的基本原则2.1 文件的分类与编号所有文件应根据内容进行分类，如合同文件、报告文件、会议文件等。
每个文件都应有唯一的编号，方便查找和管理。
2.2 文件的保存与归档文件应按照规定的时间段保存，根据重要性进行归档。
对于已过期的文件，应进行销毁或迁移存储，以节约存储空间。
2.3 文件的备份与存储所有电子文件应进行定期的备份，并保存在不同的存储介质中，以防止因意外事件导致文件丢失。
2.4 文件的保密与安全对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应严格控制访问权限，确保信息的保密性。
物理文件的存放位置也应选择安全可靠的地点。
2.5 文件的定期检查与更新定期对文件进行检查和更新，删除已无效或过时的文件，保持文件管理的持续性和有效性。
3. 文件管理的流程与控制3.1 文件的登记与分发新建文件时，应进行登记，包括文件名称、分类、编号、创建日期等信息，并按照规定的流程分发给相关人员。
3.2 文件的审核与审批文件的重要性不同，审批的程序也不同。
一般而言，文件需要经过主管部门的审核和批准，确保文件的准确性和合法性。
3.3 文件的传递与处理文件在不同部门之间的传递应有明确的责任人，避免文件的丢失和延误。
同时，对于文件的处理应按照规定的程序进行，保持文件的完整性。
3.4 文件的借阅与归还对于需要借阅文件的人员，应填写借阅登记表，并在规定时间内归还。
借阅期限超过规定时间的，应承担相应的责任和处罚。
4. 文件管理的监督与评估4.1 监督与检查物业公司应设立文件管理的监督机构或专职负责人，定期进行监督与检查，确保文件管理制度的落实和执行。
4.2 评估与改进定期对文件管理制度进行评估，发现问题和不足，并进行改进和修订，以适应企业发展的需要。
物业管理中心文件管理规定【物业管理经验分享】在物业管理中心，文件管理是一个非常重要的工作，它直接影响到物业管理的效率和质量。
为了规范文件管理工作，提高工作效率，制定了一系列文件管理规定。
本文将从几个方面详细介绍物业管理中心文件管理规定。
一、文件分类管理1.1 制定文件分类标准：根据文件的性质、用途和保管期限等因素，对文件进行分类，制定相应的分类标准。
1.2 设立文件分类目录：建立文件分类目录，明确各类文件的归属和管理责任，便于查阅和管理。
1.3 定期清理归档：定期对文件进行清理和归档，删除过期文件，保持文件管理的整洁和有序。
二、文件存储管理2.1 制定存储规范：规定文件存储的位置、方式和环境要求，确保文件的安全和完整性。
2.2 设立存储档案柜：为文件存储专门设立档案柜，按照分类标准进行存放，方便查阅和管理。
2.3 定期检查维护：定期检查存储设施和文件状态，及时进行维护和整理，确保文件的长期保存和利用价值。
三、文件借阅管理3.1 制定借阅规定：明确文件借阅的程序、权限和责任，规范借阅行为，防止文件遗失或者泄露。
3.2 登记借阅记录：对文件的借阅情况进行登记和备案，及时掌握文件的流转情况，保证文件的安全和准确性。
3.3 限制借阅权限：根据文件的保密等级和重要性，限制部份文件的借阅权限，确保文件的安全和保密性。
四、文件备份管理4.1 制定备份计划：制定文件备份的计划和频率，确保文件的安全和可靠性。
4.2 多地备份存储：将文件备份存储在不同地点，防止因灾害等情况导致文件丢失。
4.3 定期检查备份：定期检查备份文件的完整性和可用性，确保备份文件的有效性和可靠性。
五、文件销毁管理5.1 制定销毁标准：根据文件的保管期限和保密等级，制定文件销毁的标准和程序。
5.2 定期销毁文件：对已经过期或者无用的文件进行定期销毁，避免文件的堆积和浪费。
5.3 审计销毁记录：对文件销毁的记录进行审计和备案，确保文件销毁的合规性和可追溯性。
物业公司公文管理制度范文物业公司公文管理制度范文第一章总则第一条为规范物业公司公文处理程序，提高公文处理效率，保证公文的合法、准确、及时传送和回复，制定本《物业公司公文管理制度》。
第二条物业公司公文管理制度是物业公司内部设立的文件管理制度，适用于公司内部收发公文的全部程序和要求，规范公文的处理、传送和查阅等环节。
第三条物业公司公文管理制度必须严格执行，不得随意修改或有违规操作。
第四条公文管理流程分为新建公文、公文传送、公文回复、公文归档四个环节。
第二章新建公文第五条公文包括纸质公文和电子公文两种形式。
第六条新建纸质公文时，起草人应准备好公文正文，保持书写的规范和易读性。
第七条需新建电子公文时，起草人应在公文处理系统中进行，填写必要的详细信息。
第八条公文必须填写清晰的标题，简明扼要地反映公文的主题，方便查找和归档。
第九条公文的正文部分应包括引言、正文、结尾等必要部分，要求规范书写，准确表述。
第三章公文传送第十条公文传送环节包括分发和收取两个步骤，必须确保公文能够准时送达。
第十一条分发公文时，必须将公文交由专人进行，避免遗失或发错。
第十二条分发纸质公文时，必须填写公文传阅单，登记详细的传送和接收信息。
第十三条分发电子公文时，必须通过公文处理系统进行，确保公文传送的准确性和可追溯性。
第十四条收取公文时，必须及时查收，并在公文传阅单上签字确认。
第四章公文回复第十五条公文回复环节包括答复和归档两个步骤，必须确保回复的及时性和准确性。
第十六条答复公文时，必须对公文进行详细的阅读和理解，并做出准确的回答。
第十七条答复纸质公文时，答复人必须将答复内容填写在公文传阅单上，并加盖公司章。
第十八条答复电子公文时，答复人必须通过公文处理系统进行，填写必要的回复信息并发送。
第十九条完成答复后，答复人应在公文处理系统中标记为已回复，并将答复公文归档。
第二十条公文归档时，必须按照公司规定的文件分类进行，确保公文可以方便地被检索和查阅。
文书处理的管理规定
一、行文工作：
1、行文用统一格式，部门经理签字，进行登记，送交总经理，
副总经理审阅，签署意见后，转交签字返回。
2、对外行文一律用统一格式统一由管理处总经理签发。
3、做到及时、不拖延，防止漏办，做到呈报准确，对呈文要
及时催办，对不规范行文提出修改意见。
二、呈文：
1、文字准确、简略、通顺，标点符号准确。
2、呈文专题专用，内容准确。
3、文号、题目、主管领导指示，内容符合规范要求。
4、呈取文件需严格办理收发文手续，写明收发文稿的内容，
收发人的姓名。
5、收发文：对外来公文，文件由管理处前台进行签收、登记、
分发、催办（除机密文件由总经理或秘书亲自签收）。
凡对外
发文，统一交总经理、副总经理审阅、批转后加盖管理处印
章，交管理处前台，由管理处前台交有关部门。
6、对待收发文要求及时准确、严格执行程序。
7、传真件复印后呈有关领导和部门阅外，原件存档。
物业公司文件管理规定一、文件管理的重要性在物业公司的日常运营中，文件管理是一项重要的工作。
有效的文件管理可以保障公司的正常运作，提高工作效率，保护公司的合法权益。
因此，制订合理的文件管理规定是物业公司管理的基础，下面将详细介绍物业公司文件管理规定的相关内容。
二、文件的分类和归档1. 文件分类（1）行政文件：包括公司管理层决策的文件，如会议纪要、决议等。
（2）人事文件：包括员工档案、合同等与人事管理有关的文件。
（3）财务文件：包括财务报表、发票等与财务管理有关的文件。
（4）业务文件：包括客户合同、委托书等与业务工作有关的文件。
2. 文件归档为了方便文件的管理和查找，物业公司应该建立一个科学的文件归档系统。
具体步骤如下：（1）根据文件的性质和用途，设立不同的文件夹或文件柜。
（2）给每个文件夹或文件柜标上明确的编号或名称。
（3）为每个文件设定编号或标签，并将文件归档在相应的文件夹或文件柜中。
（4）建立详细的文件目录，记录每个文件的名称、编号、存放位置等信息。
三、文件存档期限根据不同的文件性质和法律法规的要求，物业公司需要确定文件的存档期限和处置方式。
1. 行政文件行政文件的存档期限一般为5年。
在存档期满后，可以选择销毁或转存至档案馆。
2. 人事文件员工档案的存档期限应根据国家相关法律法规的规定执行。
在存档期满后，应将档案提交给人力资源部审查，决定是否进行销毁或转存。
3. 财务文件财务文件的存档期限应根据税务部门的规定执行。
在存档期满后，一般需要进行销毁。
但对于重要的财务文件，如年度财务报表等，应转存至档案馆。
4. 业务文件业务文件的存档期限可以根据具体情况进行制定。
在存档期满后，可以选择销毁或转存至档案馆。
四、文件的保密与安全对于物业公司的文件管理而言，保密和安全是至关重要的方面。
1. 文件保密（1）制定文件保密制度，明确文件的保密级别和权限。
（2）加强员工对文件保密的培训，提高其保密意识和能力。
（3）建立权限制度，确保只有获得授权的人员才能查阅、复制或修改文件。
物业公司文档管理制度第一章总则第一条为规范物业公司的文档管理工作，提高工作效率，确保信息安全，保障数据的完整性和可靠性，制定本制度。
物业公司所有员工均应遵守本制度，确保文档管理工作顺利进行。
第二条物业公司的文档管理遵循便于管理、规范化、标准化的原则。
通过建立完善的文档管理制度，提高信息管理水平，提升服务质量，提高工作效率。
第三条物业公司的文档管理工作主要包括文档的归档、保管、检索、销毁等各项工作，各部门和人员应按照规定开展文档管理工作，确保信息的及时性和准确性。
第四条物业公司的文档管理系统应当符合国家法律法规和相关标准要求，加强信息安全管理，建立信息安全管理体系，防止信息泄漏和丢失。
第二章文档管理职责第五条物业公司设立文档管理部门，负责制定和修订文档管理制度、规范文档管理流程，督促各部门严格执行文档管理制度。
第六条各部门负责整理本部门产生的文档，按照规定进行归档、保管和销毁，确保文件的完整性和可靠性。
第七条物业公司全体员工对所接触的文件负有保密责任，不得泄露文件内容，以免给公司和客户带来损失。
第八条物业公司建立文件借阅制度，明确借阅文件的程序和权限，确保文件的安全性和保密性。
第三章文档管理流程第九条物业公司的文档管理流程包括文件的产生、登记、分发、利用、归档和销毁等环节，各部门和人员应当按照规定流程进行操作。
第十条文件的产生应当根据实际业务需要，明确文件的标题、编号、版本等基本信息，并由责任人签字确认。
第十一条文件的登记应当将文件信息录入文档管理系统中，明确文件的存放位置和保管责任人。
第十二条文件的分发应当按照规定程序进行，确保文件的准确传递到指定人员手中。
第十三条文件的利用应当严格按照规定程序操作，避免文件丢失或泄漏。
第十四条文件的归档应当按照规定的分类标准进行，确保文件的有序存放和便于检索。
第十五条文件的销毁应当按照规定程序进行，包括销毁申请、审批、记录和执行，确保文件的安全销毁。
第四章文档管理制度的执行第十六条物业公司应当加强对文档管理制度的宣传和培训，提高全体员工文档管理意识和能力。
物业公司文件管理规定物业公司文件管理规定一、文件归档原则1. 文件归档应按照文件种类、时间进行分类，并进行编号。
2. 文件归档应按照一定的规范和标准，确保文件的整齐、美观、便于查询和使用。
3. 文件归档要注重保密性，保护文件中包含的敏感信息。
二、文件存储要求1. 文件应存放在封闭、干燥、防潮、无灰尘的地方，避免受到湿气和污染。
2. 不同类型的文件应使用不同类型的文件夹进行存储，并按照统一的编制编号进行管理。
3. 文件存储的位置应定期进行检查和整理，确保文件的完整性和可用性。
三、文件查阅和借阅1. 文件查阅应遵循申请、审批、登记、查阅的流程。
2. 文件查阅时，应注意保护文件的完整性和安全性，不得私自调换或破坏文件。
3. 文件借阅应填写借阅表格，并按借阅期限归还，逾期未归还的应进行追责。
四、文件销毁和保管1. 文件的保管期限应根据相关法律法规和公司规定进行合理确定。
2. 文件保管期限届满后，应依照公司规定进行销毁，保证文件信息的安全性。
3. 文件销毁应由指定人员进行，销毁过程应留下相应的记录和证明文件。
五、文件备份和恢复1. 文件备份应定期进行，确保文件信息的安全可靠。
2. 文件备份应保存在不同的地点，以防止因灾害等不可抗力因素导致文件的完全丢失。
3. 文件恢复时，应确保备份文件的完整性和准确性，以保证文件信息的完整性和可用性。
六、文件安全和保密1. 文件安全和保密是物业公司的重要责任，任何人不得私自查阅、复制或泄露文件中的信息。
2. 对于涉及公司机密的文件，应采取加密和存储在安全设备中的措施，确保信息的安全性。
3. 文件安全和保密责任由相关人员和部门共同承担，一旦发生泄密事件，应立即采取补救措施并进行调查处理。
七、文件管理责任1. 文件管理责任属于文件的创建者或负责人，并由相关部门进行监督和协助。
2. 文件管理责任包括文件的创建、审批、存储、查阅、借阅、销毁、备份和恢复等各个环节。
3. 对于违反文件管理规定的行为，应依照公司相关规定进行相应的纪律处分。
物业管理中心文件管理规定【物业管理经验分享】引言概述：物业管理中心文件管理规定在物业管理工作中起到了重要的作用。
通过规范的文件管理，可以提高工作效率，减少工作中的纰漏和错误。
本文将从五个方面详细阐述物业管理中心文件管理规定的内容和重要性。
正文内容：1. 文件分类管理1.1 文件的分类标准：按照文件的性质、用途和管理部门进行分类，如财务文件、人事文件、合同文件等。
1.2 文件的编号和归档：每个文件都应有唯一的编号，并按照一定的规则进行归档，以方便查找和管理。
2. 文件存储与保管2.1 文件存储设备：选择适当的存储设备，如服务器、云存储等，确保文件的安全性和可靠性。
2.2 文件保管期限：根据法律法规和公司规定，明确文件的保管期限，并按时进行销毁或归档。
3. 文件的查阅和借阅3.1 查阅权限管理：根据工作职责和权限，设定不同人员的查阅权限，并建立相应的查阅记录。
3.2 文件借阅管理：对于需要借阅的文件，建立借阅流程和登记制度，确保文件的安全和及时归还。
4. 文件的更新和修订4.1 文件的定期更新：根据需要，对文件进行定期的更新和修订，确保文件内容的准确性和及时性。
4.2 文件修订的审批流程：对于重要的文件修订，建立相应的审批流程，确保修订的合理性和合规性。
5. 文件的备份和恢复5.1 文件的定期备份：对重要的文件进行定期的备份，以防止文件丢失或损坏。
5.2 文件恢复的应急措施：建立文件恢复的应急措施和流程，以应对突发情况，保证文件的完整性和可用性。
总结：综上所述，物业管理中心文件管理规定对于提高工作效率和减少工作中的纰漏和错误具有重要意义。
通过文件分类管理、文件存储与保管、文件的查阅和借阅、文件的更新和修订以及文件的备份和恢复等方面的规定，可以有效地管理和利用文件资源，提高工作效率，保证工作的准确性和可靠性。
因此，物业管理中心应高度重视文件管理规定的制定和执行，以推动物业管理工作的持续发展。
物业常规服务文件管理规定pCoca-cola standardization office【ZZ5AB-ZZSYT-ZZ2C-ZZ682T-ZZT18】XX物业常规服务文件管理规定目的规定物业管理部、各地物业公司常规服务文件的编写、上报、审批程序，对常规服务文件的编制、审批、发放等全过程进行控制，确保物业管理部及各地物业公司所使用的常规服务文件的有效性。
适用范围适合于物业管理部及各地物业公司常规服务文件的控制。
定义常规服务文件是指企业服务标准、各项目等级服务标准、物业管理部检查标准、各地物业公司职能部室检查标准及各项目作业指导书及物业管理部、各地物业公司的检查通报。
职责、物业管理部负责物业公司企业常规服务标准（例如XX物业企业等级服务标准、[选取日期]各项目等级服务标准）的编制审核，负责物业管理部对各地物业公司常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核，负责组织各地物业公司对常规服务文件进行适宜性评审。
、各地物业公司：4.2.1各地物业公司经理负责本公司职能部室的常规服务检查标准及管辖项目各专业作业指导书的审批。
4.2.2各地物业公司的职能部室负责对所辖项目常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核，组织所辖项目对作业作业指导书进行适宜性评审。
4.2.3各项目负责本项目内各专业作业指导书的编制、审核、修订、管理。
常规服务文件的分类及编号常规服务文件分类5.1.1 按照文件作用分：XX物业常规服务文件分为服务标准、检查标准、作业指导书及检查通报。
服务标准分为XX物业企业等级服务标准和各项目等级服务标准。
检查标准分为物业管理部检查标准和物业公司检查标准。
作业指导书即各项目的常规服务操作性文件。
检查通报是指物业管理部及各地物业公司职能部室常规服务检查的检查通报。
5.1.2 按照编制部门分为：常规服务文件分为物业管理部常规服务文件、物业公司常规服务文件及各项目常规服务文件。
物业管理部常规服务文件有服务标准、检查标准和检查通报。
物业文件管理制度第一章总则第一条为规范物业管理工作，促进物业工作效率，保障物业文件的保密性和完整性，制定本制度。
第二条物业文件指管理处必须生成或收到的各类合同、协议、证照、计划、规章、制度、决议、通知、公告、公函等一切书面资料。
物业文件应根据内容和形式的不同分类存储，并严格保密。
第三条本制度适用于物业公司的所有员工，包括管理处人员、保洁人员、保安人员等一切相关从业人员。
第四条物业文件管理必须按照国家法律法规、物业公司的有关规定和本制度的要求进行，凡违背本制度规定的行为都是违纪行为。
第五条物业文件管理需要物业公司的全体员工共同配合，才能保证其工作效率和安全性。
第二章文件的流转第六条物业文件的流转必须按照一定的程序进行，流转必须填写《文件流转单》，并经过柜面的签字确认方可进行。
第七条文件流转单的填写必须真实，不得填写错误或失实信息。
填写错误或违反规定的，应按相应的规定进行追诉处理。
第八条文件的流转必须有正面和背面的文件标识，并注明文件名称、文件编号及流转部门、个人的签字确认。
第九条外来文件的流转必须进行登记，办理外来文件必须按照规定的时间进行。
超时未办理的，应当及时上报领导并做好延期手续。
第十条正式文件流转的时候，不得删除、篡改文件内容，更不得随意进行目的性的转发流转。
对此类行为必须进行相应处理。
第三章文件的存储第十一条物业文件必须按照一定的标准分类存储，并在存储之前负责人进行确认。
第十二条物业文件存储必须进行保密，必须按照文件的保密等级进行分类存储，最高级的文件更要保证绝对的保密。
第十三条文件存储必须在专门的存储室内进行，并进行登记存储。
文件存储必须进行一定的检查和保养。
第十四条文件的保密等级分为A、B、C级，分别是最高级机密文件、重要文件、一般文件。
根据不同的等级文件进行不同的存储要求。
第四章文件审批第十五条文件审批必须在文件上进行签字，可凭借文件的流转单上的签字。
第十六条公文出现错字、错句、错处时，审批人应当在相应的章处注明。
XX物业常规服务文件管理规定1.0 目的规定物业管理部、各地物业公司常规服务文件的编写、上报、审批程序，对常规服务文件的编制、审批、发放等全过程进行控制，确保物业管理部及各地物业公司所使用的常规服务文件的有效性。
2.0 适用范围适合于物业管理部及各地物业公司常规服务文件的控制。
3.0定义常规服务文件是指企业服务标准、各项目等级服务标准、物业管理部检查标准、各地物业公司职能部室检查标准及各项目作业指导书及物业管理部、各地物业公司的检查通报。
4.0 职责4.1、物业管理部负责物业公司企业常规服务标准（例如XX物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准）的编制审核，负责物业管理部对各地物业公司常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核，负责组织各地物业公司对常规服务文件进行适宜性评审。
4.2、各地物业公司：4.2.1各地物业公司经理负责本公司职能部室的常规服务检查标准及管辖项目各专业作业指导书的审批。
4.2.2各地物业公司的职能部室负责对所辖项目常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核，组织所辖项目对作业作业指导书进行适宜性评审。
4.2.3各项目负责本项目内各专业作业指导书的编制、审核、修订、管理。
5.0常规服务文件的分类及编号5.1 常规服务文件分类5.1.1 按照文件作用分：XX物业常规服务文件分为服务标准、检查标准、作业指导书及检查通报。
服务标准分为XX物业企业等级服务标准和各项目等级服务标准。
检查标准分为物业管理部检查标准和物业公司检查标准。
作业指导书即各项目的常规服务操作性文件。
检查通报是指物业管理部及各地物业公司职能部室常规服务检查的检查通报。
5.1.2 按照编制部门分为：常规服务文件分为物业管理部常规服务文件、物业公司常规服务文件及各项目常规服务文件。
物业管理部常规服务文件有服务标准、检查标准和检查通报。
服务标准包括XX物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准。
物业公司常规服务文件有物业公司各职能部室常规服务检查标准、检查通报。
各项目常规服务文件有项目作业指导书，包括项目管理规定及各专业组作业指导书。
5.2常规服务文件编号5.2.1 服务标准编号规定a)文件类别服务标准为（A）；文件级别：分为1-4级，如果是整体企业标准（Q），如果是项目的服务标准为项目名称代码，如廊坊阿尔卡迪亚（LA），廊坊锦绣（LJ），廊坊群星（LQ），霸州阿尔卡迪亚（BA），沧州丽水（CL），蚌埠阿尔卡迪亚（BA），南京水榭（NS），南京方州（NF）…，如果是单项服务标准为专业名称代码/等级号，如综合管理类一级标准（GL/1），安防类二级标准（AF/2），环境类三级标准（HJ/3），维修类四级标准（WX/4）；文件序号为发放号和年号的组合，分别取两位有效数字-01**、02**、03**…，其中**代表发放年号2005年计为05，2006年计为06，以此类推。
b) 服务标准编号图示RSWY- A-***-****文件序号文件级别文件类别即：RSWY-A-文件级别-文件序号。
例如：XX物业企业等级服务标准，2005年第1号，文件编号为：RSWY-A-Q-0105；XX物业廊坊锦绣等级服务标准，2005年第2号，文件编号为：RSWY-A-LJ-0205；XX物业安防类一级服务标准，2005年第3号，编号为：RSWY-A-AF/1-0305。
5.2.2 检查标准编号规定a)文件类别：检查标准为（B）；使用部门为物业管理部（WG）或**物业公司（地点代码，如LF、CZ、BB、NJ）；检查类别，如综合管理类（GL），安防类（AF），环境类（HJ），维修类（WX）；文件序号同上；b)检查标准编号图示：RSWY-B-***-***-**** 文件序号使用部门检查类别即：RSWY-B-检查类别-使用部门-文件序号。
例如：物业管理部综合管理类检查标准，2005年第1号，编号为：RSWY-B-GL-WG-0105；廊坊物业公司环境类检查标准，2005年第2号，编号为：RSWY-B-HJ-LF-0205。
5.2.3 检查通报编号a)文件类别：检查通报为（C）；如果编制部门为物业管理部（wg）；发放对象为**物业公司，廊坊物业公司（LF），沧州物业（cz），南京物业公司（nj），蚌埠物业公司（bb）；文件序号同上。
b)编号图示：RSWY-C-***-****文件序号发放对象编制部门即：RSWY-C-发放对象-序号。
备注：如果编制部门为**物业公司(**RSWY),廊坊XX物业(LFRSWY)、南京XX物业（NJRSWY）、沧州XX物业（CZRSWY）、蚌埠XX物业（BBRSWY）等；发放对象省略，其它不变。
即：**RSWY-C-序号。
例如：物业管理部对沧州物业公司的检查通报， 2005年第5号，编号为RSWY-C-CZ-0505；廊坊物业公司检查通报，2005年第5号，编号为LFRSWY-C-0505.5.2.3 作业指导书编号a)文件类别：作业指导书编号为D，一般省略；使用部门为**物业公司**管理处，廊坊物业公司锦绣管理处（LJ），阿尔卡迪亚管理处（LA），…；专业类别如综合管理类（GL），安防类（AF），环境类（HJ），维修类（WX）；文件序号为发放号，取阿拉伯数字的位有效数字-01、02、03…；b)作业指导书编号图示：RSWY-***-***-** 文件序号专业类别使用部门即：RSWY-使用部门-专业类别-文件序号。
例如：廊坊物业公司锦绣管理处综合管理类作业指导书，2005年第1号，编号为：RSWY -LJ-GL-0105；沧州物业公司丽水花庭管理出环境类作业指导书，发放号为2，编号为：RSWY-CL-HJ-0205。
5.2.4物业管理部、各地物业公司的除常规服务的行政类文件不属本规定的范围，可自行编号。
6.0 物业常规服务文件的控制图示1：编制审核审批服务标准物管部物管部地产/控股物管部检查标准/检查通报物管部物管部物管物业公司检查标准/检查通报职能部室职能部室物业公司经理作业指导书项目项目物业公司经理6.1 常规服务文件的编写6.1.1 新的服务内容产生时需要编制，如接管项目，服务内容增加等。
6.1.2 编写原则：谁使用谁编写。
6.1.3 按照图示1的职责划分编写责任区内的常规服务文件。
6.1.4 项目内各专业组作业指导书的编制责任人为各专业组主管。
6.2 常规服务文件的审核与审批6.2.1 审核与审批原则：编写者的上级进行审核，审核者的上级进行审批。
6.2.3 按照图示1的职责划分审核与审批责任区内的常规服务文件。
6.2.3常规服务文件报送必须填写《物业常规服务文件审批单》；所有在用常规服务文件，组织部门应组织编制部门主管对文件进行适时评审，确定文件是否进行修改，予以修改则按本规程5.4条款更改。
6.2.4编制部门主管将文件草案和《物业常规服务文件审批单》报送。
审批人员对文件进行审批。
若文件审批通过，则执行5.3条款，当组织部门与编制部门不是同一部门时应将审批后的文件报送组织部门；若审批不通过，则应对文件进行修改，并重新依据文件的审批程序进行。
6.3 文件的发布6.3.1 服务标准、物业管理部检查标准、检查通报的发放a)物业管理部将审批后的文件进行编目，确定发放范围及数量，打印/复印所需份数，并标注发放号。
b) 物业管理部相关人员依据《物业常规服务文件审批单》发放范围发放，并填写《发文登记表》。
6.3.2 物业公司检查标准、检查通报的发放：a)物业公司编制人员将通过审批的文件草案传送至本部门资料员，并标注发放号。
.b)资料员按规定对该文件进行编目，确定发放范围及数量，打印/复印所需份数。
c）资料员根据要求的发放范围发放，并填写《发文登记表》。
d)要求报送物业管理部备案。
6.3.3 作业指导书的发放a)项目编制人员将通过审批的文件草案传送至本项目资料员，并标注发放号。
b)资料员按规定对该文件进行编目，确定发放范围及数量，打印/复印所需份数。
c）资料员根据要求的发放范围发放，并填写《发文登记表》。
d)要求报送物业管理部及该项目所属物业公司备案。
6.4 常规服务文件更改流程6.4.1更改常规服务文件若核查不符合而需要更改时，需更改部门/人员将修改详细内容填制《物业常规服务文件变更通知单》，若有必要，则应填写修订理由。
6.4.2审批参见本规定5.2.1条款，应填制《物业常规服务文件审批单》。
如果审批未执行5.2.1条款，受委托部门应得到相应的背景材料。
6.4.3 更改常规服务文件的发布修订部门将通过的草案及《物业常规服务文件审批单》按照5.3.1的要求传递给相关部门相关人员，其依据《发文登记表》发放范围/数量，打印/复印所需份数，并标注发放号，修订文件按《物业常规服务文件审批单》打印修订标识。
发放标明修改状态的新文件，同时收回失效版本旧文件，并填制一页新的《发文登记表》，旧的相应《发文登记表》妥善保管。
6.4.4 文件发放人员保存《物业常规服务文件审批单》，说明现行文件的修改状态，利于管理。
6.5 常规服务文件作废流程6.5.1若核查不适宜而需作废时，编制部门/人员需向审批部门/人员提请作废，并标注原因。
6.5.2作废实施主管部门按照 5.2.1条款将通过作废申请的常规服务文件传递给该文件的发放部门相关人员，由其依据《发文登记表》，收回所有原已下发的该作废文件。
6.5.3 作废受控文件的处置a)发放新文件并及时收回失效或作废文件。
标注作废标记，防止继续使用。
b)作废或失效文件若归档保存，相关人员应在失效文件上标注作废标记，单独保存；若作废文件不归档，相关人员填写《档案销毁清单》，部门主管/经理审核后立即予以销毁。
6.6 常规服务文件管理要则6.6.1 各部门负责人应妥善保存文件，注意保持整洁，不得擅自涂改、外借。
6.6.2 未经授权，公司任何人不得私自复印/打印受控文件。
6.6.4 文件使用中损坏、丢失，责任人应提交书面报告，经发放部门批准发放新文件。
7.0 附件7.1 《物业常规服务文件清单》7.2 《物业常规服务文件审批单》7.3 《发文登记表》7.4 《物业常规服务文件变更通知单》7.5 《档案销毁清单》物业常规服务文件清单序号:序号发放号文件名称编号备注物业常规服务文件审批单文件名称编号文件编写概述:编写负责人签字: 日期:审核人/部门意见: 签名: 日期:审批人/部门意见：签名: 日期:备注：发文登记表序号:序号文件名称编号分发号发放部门签收日期份数备注物业常规服务文件变更通知单序号:文件名称编号更改位置及原由:更改后内容:受此影响引起的其他更改文件名称:申请人: 日期:审批人/部门意见：签名: 日期:备注：档案销毁清单序号:序号文件名称编号销毁日期备注。
