文书档案管理系统说明文档

中学文书类档案管理办法范本第一章总则第一条为规范和加强中学文书类档案管理工作，提高档案利用效能，保护和发挥档案在中学管理中的重要作用，根据中学档案管理相关规定，制订本办法。

第二条中学文书类档案是指中学行政管理机构制作的各类文件、文书和资料，包括纸质档案和电子档案。

第三条中学文书类档案管理工作旨在做好档案的收集、整理、保存、利用和销毁等工作，确保档案的完整性、真实性和安全性。

第四条中学文书类档案管理工作实行分类管理，各级中学行政管理机构负责本级行政管理机构的档案管理工作。

第五条中学行政管理机构应建立健全文书类档案管理制度，确保档案工作顺利推进。

第六条各级中学行政管理机构应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的管理、整理、维护和利用工作。

第七条档案室应设在安全、防火、防水、湿度适宜、通风良好的地方，保证档案材料的安全和完整。

第八条电子档案数据中心应设在安全、防火、防水、通风良好的地方，保证档案数据的安全和完整。

第九条中学行政管理机构应做好电子档案的备份和灾害恢复工作，确保档案数据的安全。

第十条中学行政管理机构应指定专人负责档案的收集和整理工作，确保档案的及时、准确收集。

第十一条电子档案的收集和整理应采用合法、规范的方式，确保电子档案的真实、准确。

第十二条中学行政管理机构应按时进行档案的整理工作，确保档案的有序、规范。

第十三条中学行政管理机构应编制档案目录和档案名称索引，提升档案检索效率。

第十四条中学行政管理机构应建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅权限和条件，确保档案的安全。

第三章档案的保存第十五条中学行政管理机构应制定档案的保存期限，并依法执行。

第十六条纸质档案应按照规定进行封装、标识和存放，确保档案的长期保存。

第十七条电子档案应进行备份和归档，确保档案数据的完整保存。

第十八条中学行政管理机构应建立档案移交制度，确保档案顺利移交到职能部门或档案馆。

第十九条中学行政管理机构应定期进行档案的检查和修整，确保档案的完整性和准确性。

目录一、档案管理平台综述 (2)二、档案案卷管理 (3)三、档案文件管理平台 (6)四、档案文件的列表导入 (10)五、档案借阅管理 (12)一、档案管理平台综述档案管理分为文书档案和工程档案。

操作路径为：工作管理→档案管理→分类档案管理→文书档案/工程档案如右面图1所示。

双击打开进入档案管理平台界面，如下面图2所示（以文书档案为例）图1图2 案卷平台卷内文件未归卷文件组织目录树1.组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）；2.案卷平台：显示的是具体档案目录下的卷（盒）列表，对文件进行归盒归卷处理；3.卷内文件：选中具体的卷（盒），会将卷（盒）内已有的文件在此平台中以列表的形式展现；4.未归卷文件：所有已经入档，但未归卷（盒）的文件列表。

二、档案案卷管理图3如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示：图4文书档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成组织号.年+流水（2位）2保管期限选择录入永久、长期、短期3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通4件数自动生成本卷内文件总份数5页数自动生成本卷内文件总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷单位选择录入8存放位置手工录入实体档案存放地点9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期工程档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成项目编号.流水（2位）2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目3保管期限选择录入永久、长期、短期4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通5件数自动生成本卷内文件总份数6页数自动生成本卷内文件总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选择录入9存放位置手工录入实体档案存放地点10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期录入完毕后，点击“保存”即可。

档案管理系统使用方法一、登录系统（一）登录档案管理系统界面在浏览器上（推荐使用谷歌浏览器）输入网址，网址：http://10.128.18.1/archives/，也可以从学校办公室网页菜单栏进入文书档案网页找到相关链接，即“学校办公室——文书档案——数字档案管理系统”。

（二）输入用户名和密码用户名为本部门规范性全称或简称（部门全称超过5个汉字）的首字母，初始密码abc12345，可登陆系统后修改（登录不了，可联系文书档案室）。

（三）安装插件方法一：在档案管理系统里下载第一步，点击菜单——我的空间——找到工具下载，如图1。

图1 查找“工具下载”第二步，点击下载，然后安装，安装后关闭当前页，如图2。

图2 点击下载安装方法二：在“师大档案工作群”（qq群：*********）下载“师大档案工作群”---文件——下载档案管理系统插件。

1说明：下载和安装该插件时，建议使用谷歌浏览器，不能用360浏览器，否则会破坏插件。

二、录入及挂接原文（一）找到著录界面第一步，点击菜单——文件中心——全流程整理，如图3。

图3 找到著录界面第二步，点击文书档案库——待处理库，进入待处理库界面（类似excel表格），如图4、图5。

图4 点击进入待处理库图5 待处理库界面2（二）条目著录及原文挂接第一步，如图5中，点击添加条目，弹出图6的著录界面图6 著录界面第二步，按照字段提示要求（在本文档最后），填入相应的信息，并点击上传原文，上传文件，如图7。

图7 按要求著录字段3第三步，可以上传一个或多个文件，上传文件后，要操作图8中的3个步骤，如图8，可以对文件增删处理。

图8上传文件第四步，如果所有文件条目著录完毕并保存后，点击“关闭”退出，如图9，跳转到待处理库界面如图10。

图9 著录保存后关闭著录界面图10 条目显示界面（三）核对或修改文件条目4例如：从OA系统接到档案系统的条目只需进行核对或修改，无需再新建条目，修改条目的方法有三种：方法一：选中要修改的条目，然后点击任务栏的“修改条目”，如图11，进入图6的著录界面，修改后保存退出，如图9。

文书档案归档总结-概述说明以及解释1.引言1.1 概述概述部分主要介绍了文书档案归档在各个领域中的重要性和必要性。

文书档案归档是指将文件按照一定的规则和标准进行分类、整理和存档的过程，旨在方便管理和查阅。

在日常工作和学习中，我们需要处理大量的文件和资料，如果没有有效的归档方法，就会导致文件遗失、查找困难等问题。

因此，文书档案归档的工作是非常重要的，不仅可以提高工作效率，还可以保证文件的完整性和准确性。

本文将重点介绍文书档案归档的定义、概念、流程、方法、管理和维护等方面内容，希望通过对文书档案归档这一重要议题的深入探讨，为读者提供更为全面和系统的了解，从而更好地应用到日常工作和学习中。

1.2 文书档案归档的重要性文书档案归档是组织中一个非常重要的环节，其重要性体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：文书档案归档可以帮助组织更好地管理和利用大量的文件和资料，避免了文件混乱、难以查找的情况，提高了工作效率和工作质量。

2. 保障信息安全：文书档案归档可以有效地保障组织的信息安全，保护重要文件不被泄露或丢失，防止信息外泄的风险。

3. 遵守法规要求：各行各业都有着严格的法规规定要求组织对文书档案进行合理管理和归档，这不仅可以让组织规范自身行为，还可以避免因未按照规定管理文件而导致的法律风险。

4. 节约资源：通过文书档案归档，可以避免重复性工作和资源浪费，提高资源的有效利用率，降低管理成本，达到节约资源的目的。

因此，文书档案归档对于组织来说是至关重要的，它不仅可以提高工作效率、保障信息安全，还可以帮助组织更好地遵守法规要求，节约资源，为组织的稳定发展提供有力支持。

1.3 研究目的研究目的是为了深入探讨文书档案归档在组织管理中的作用和价值，以及为什么文书档案归档对于组织的运作至关重要。

通过对文书档案归档的概念、流程、方法、管理和维护进行研究和总结，为各类组织提供更加有效和高效的文书档案管理方案。

同时，本研究旨在探讨文书档案归档在数字化时代的发展趋势和未来展望，为组织在数字化转型中提供支持和指导。

档案管理系统使用说明系统运转环境：显示器分分辨率在1024x768 以上；windows 9x； windows xp；windows 2000；建议使用 windows xp 成效最好。

excel.97 及以上版本； word.97 以上版本；建议使用 word2003 及 excel2003系统使用：只要将档案管理系统直接复制到硬盘上 D 盘根目录下（不可以在其余地点，若在其余地点将犯错）即可使用特别注意：不可以改正档案管理系统内任何文件夹内的文件构造，任何表格只好增减、改正记录。

一、系统登录：翻开文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击翻开。

初始用户名： 123；密码： 123初次使用，将提示软件还没有注册，点击“是”翻开注册界面，出现下列图界面时请电话联系讨取注册码。

二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现如图主界面：本系统可录入文书档案、教课档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照有关说明操作。

此中文书档案、教课档案、科技档案、声像档案操作方法完好同样，现以文书档案为例进行操作方法介绍。

点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。

完好规范的采集档案应按这四个模块的次序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。

（一）文书档案收文簿1.新增点击“新增”按钮后在左侧的输入框内输入相应内容录入有关内容后将在表格中自动增添一条新记录并自动保留。

注意：（1）收文号与年度自动生成，一般不需变动。

但年度发生变化时，请变动。

（2）收文月与收文日自动与上一次输入的内容一致（防止同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与目前日期不一致，请改正。

2．文件办理单打印：填写文件办理单时，最好是在新增信息录入完成后，点击文件办理单按钮，即可实现对目前新增记录文件办理单的打印。

若不是目前记录，需将要办理的文件设置为目前记录（用鼠标点击表格中相应记录，在表格的最左侧将出现一个黑色三角形标记，以下列图，该记录为目前记录），并挨次点击左侧输入框的收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该记录的信息将自动进入到输入框内，再点击文件办理单按钮，实现该记录的办理单的打印。

文书档案管理系统XX 文书档案管理系统说文档XXXXXXX 有限公司4月1.系统介绍..................................... 错误! 未定义书签1.1 系统特点 ................................. 错误!未定义书签1.2 系统定位 ................................. 错误!未定义书签1.3 系统优势 ................................. 错误!未定义书签2.体系结构设计................................. 错误! 未定义书签2.1 系统架构 ................................. 错误!未定义书签2.2 部署结构 ................................. 错误!未定义书签2.3 层次结构 ................................. 错误!未定义书签3.系统功能..................................... 错误! 未定义书签3.1 功能结构 ................................. 错误!未定义书签3.1.1 用户管理............................ 错误!未定义书签3.1.2 文档管理............................. 错误!未定义书签3.1.3 查询借阅管理........................ 错误!未定义书签3.1.4 统计分析............................. 错误!未定义书签3.1.5 基础数据维护........................ 错误!未定义书签3.1.6 系统管理............................ 错误!未定义书签3.2 业务流程 ................................. 错误!未定义书签3.2.1 文书档案管理流程.................... 错误!未定义书签3.2.1.1 文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版 ....................................................................... 错误!未定义书签3.2.1.1 文书来源为纯电子版................ 错误!未定义书签3.2.2 文书档案分发流程.................... 错误!未定义书签3.2.2.1 归档前分发......................... 错误!未定义书签3.2.2.2 归档后分发......................... 错误!未定义书签3.3 功能说明................................. 错误!未定义书签3.3.1用户管理............................ 错误!未定义书签3.3.2 文件与档案管理...................... 错误!未定义书签3.3.3 查询借阅管理........................ 错误!未定义书签3.3.4 统计分析 ............................ 错误! 未定义书签3.3.4系统管理............................ 错误!未定义书签3.3.4 基础数据维护........................ 错误!未定义书签4.系统接口.................................... 错误! 未定义书签5.表结构...................................... 错误! 未定义书签5.1 数据结构................................. 错误!未定义书签5.1.1数据来源............................ 错误!未定义书签5.1.2业务数据............................ 错误!未定义书签5.1.3管理数据............................ 错误!未定义书签5.2 报表格式................................. 错误!未定义书签5.3 文书编目................................. 错误!未定义书签5.3.1 电子文书编目........................ 错误!未定义书签5.3.2 纸质文书编目........................ 错误!未定义书签5.4 分类表................................... 错误!未定义书签5.5 工作流实现............................... 错误!未定义书签5.6 安全存储与共享的实现..................... 错误!未定义书签6.性能与并发性................................. 错误! 未定义书签6.1设计目标.............................. 错误!未定义书签6.2 应用层性能优化 ....................... 错误!未定义书签6.3 数据库层性能优化 ..................... 错误!未定义书签7.系统环境..................................... 错误! 未定义书签7.1软件环境.............................. 错误!未定义书签7.2硬件环境.............................. 错误!未定义书签1. 系统介绍系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台经过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制, 使用户单位能够安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。

档案管理系统使用说明档案管理系统使用说明系统运行环境：显示器分分辨率在1024x768以上；windows 9x；windows xp；windows ；建议使用windows xp 效果最好。

excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word 及excel系统使用：只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其它位置，若在其它位置将出错）即可使用特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构，任何表格只能增减、修改记录。

一、系统登录：打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。

初始用户名：123；密码：123首次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联系索取注册码。

二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现如图主界面：本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照相关说明操作。

其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。

点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。

完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。

（一）文书档案收文簿1.新增点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容自动增加一条新记录并自动保存。

注意：（1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。

但年度发生变化时，请改动。

（2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。

文档管理系统介绍文档系统是办公自动化系统中的一项内容,现在很多单位都对文档工作中的自动化问题重视了起来,纷纷开发了自己的文档系统,下面我们将对文档系统作一介绍。

文档一体化系统介绍。

一文书档案工作概述文书档案工作在我们今天的各行各业中都起着重要的作用,特别是在国家机关和大型企业中,这项工作受到特别的重视,一般都有专门的机构负责公文的运转和档案的管理,而且国家和各地方都有专门的档案管理机构,如国家档案局和地方档案馆,定期检查指导有关各单位的档案工作,收集保管各单位移交的档案。

同时,档案的来源是文书工作所管理的公文,公文在履行完它的任务后,要由专人负责,定期把它们收集立卷,编写档案目录。

因此,文书工作和档案工作是密切联系在一起的,是同一事物的两个阶段。

二文书档案工作的内容和流程1文书工作文书档案工作的主要对象是公文,公文是联系上下级机关和机关内各部门以至每个人的纽带,各级机关之间的各种联系,大多都是以公文的形式进行的。

比如利率调整,与其它银行建立代理行关系,增设分支机构,调整会计科目,召集会议,组织培训,工资调级等各种内容,都可以用公文的形式传达到有关机构和个人。

因此要求公文工作具有准确性,及时性和安全性。

由于各单位的实际情况不同,公文运转的具体过程会存在较大差异,但基本步骤大同小异。

文书工作的流程主要可以分为两类:收文和发文。

收文是接收外单位的来文,并转发给内部有关的部门。

发文是把由本单位内的部门起草的文件,发往外单位或本单位的其它部门。

收文流程:外界———》总收发拆封——》登记——》批分——》文件交换——》部门签收——》部门登记——》送有关人员发文流程:有关人员起草——》部门登记——》送领导审批——》文件交换——》总收发登记——》编文号——》打字印刷——》封装——》外界2档案工作档案的管理由国家和地方档案局指定统一标准,所以业务作法比较规范。

档案工作的最终目的是提供利用,利用的最主要方式就是查询。

文书档案自动化管理系统的建立【摘要】本文主要介绍了文书档案自动化管理系统的建立。

首先通过需求分析明确了系统建立的目的和功能。

然后在系统架构设计部分讨论了系统的整体结构和技术架构。

接着在功能实现部分详细介绍了系统各项功能的具体实现方法。

在系统测试阶段，通过对系统的功能性和性能进行测试，确保系统的稳定性和可靠性。

最后在系统应用部分探讨了系统在实际应用中的效果和意义。

通过本文的阐述可以清晰地了解文书档案自动化管理系统的建立过程，为实现文档管理的自动化和高效化提供了重要的参考依据。

【关键词】文书档案自动化管理系统, 建立, 引言, 需求分析, 系统架构设计, 功能实现, 系统测试, 系统应用, 总结1. 引言1.1 引言文书档案自动化管理系统的建立是现代管理工作中的一个重要问题。

随着信息化技术的不断发展和普及，传统的文书档案管理方式已经无法满足效率和安全性的需求，因此建立一个高效、安全、便捷的文书档案自动化管理系统显得尤为重要。

在这个信息化的时代，各种文书档案管理系统层出不穷，但是要想建立一个符合自己需求的系统并非易事。

本文将从需求分析、系统架构设计、功能实现、系统测试和系统应用等方面来讨论如何建立文书档案自动化管理系统。

在需求分析阶段，我们将明确系统的功能需求、性能需求、安全需求等方面的要求，以确保系统能够满足用户的需求。

在系统架构设计阶段，我们将确定系统的整体架构，包括前端界面设计、后端数据存储设计等方面的内容。

在功能实现阶段，我们将实现系统的各项功能，并确保系统能够稳定运行。

在系统测试阶段，我们将对系统进行全面的测试，以确保系统的稳定性和安全性。

在系统应用阶段，我们将介绍系统如何应用到实际工作中，并总结系统的优缺点，为今后的改进提供参考。

通过本文的讨论，相信读者对文书档案自动化管理系统的建立会有更深入的理解，也会对实际工作中遇到的问题有更好的解决方案。

希望本文能够为相关领域的研究和实践提供有益的启示。

文书档案管理岗位说明书【正文】岗位名称：文书档案管理岗一、岗位职责：1.负责机构内各类文书和档案的管理、收集、整理和归档工作。

包括但不限于传真、信函、合同、报告等各种文件的收集及文件登记、文号分配、装订和归档。

2.负责建立和维护机构内的档案管理系统。

包括但不限于建立档案目录，整理并挂号归档文件，及时更新档案库存，确保档案的完整性和有序性。

3.负责机构档案的查阅和管理。

包括但不限于对外提供档案查阅服务，处理申请人的查询，确保档案信息的安全和保密。

4.负责机构信息披露工作。

包括但不限于向内部和外部人员提供相关档案材料，协助机构信息披露部门完成相关任务。

二、任职要求：1.熟悉文书档案管理相关法律法规和工作流程，具备良好的书写和归档技巧。

2.具备较强的组织和协调能力，能够独立完成档案管理工作。

3.具备较强的沟通和协作能力，能够与其他部门和人员进行积极有效的沟通和合作。

4.具备较强的保密意识和责任心，能够严格按照规定保管档案，并保持档案信息的安全和保密。

5.具备较强的学习能力和适应能力，能够随时掌握新的档案管理技术和工作方法。

三、工作条件：1.工作地点：办公室。

2.工作时间：周一至周五，每天8小时，具体工作时间根据工作需求而定。

3.工作环境：办公室内，配有必要的办公设备和工具，并提供相应的培训和支持。

四、岗位福利：1.薪酬待遇：根据个人能力和工作表现进行薪酬调整。

2.社会保险：按照国家相关规定缴纳社会保险。

3.年假和节假日：按照国家相关规定享受年假和节假日。

4.培训和晋升：根据个人能力和工作表现提供培训和晋升机会。

五、岗位描述：文书档案管理岗位是一个重要的职能部门，负责机构内各类文书和档案的管理和归档工作。

岗位职责包括但不限于文书的收集、整理和归档，建立和维护档案管理系统，档案的查阅和管理，以及机构信息的披露工作。

在文书档案管理岗位上，工作人员需要具备熟悉相关法律法规和工作流程的能力，并具备良好的书写和归档技巧。

系统介绍《文书档案管理系统》是一套适用于各行政机关、企事业单位的管理软件。

该软件包含基本设置、文档管理、文档借阅、文档查询和工作相关。

其中：1、基本设置主要包括文档分类、保管期限、文档密级和紧急程度；2.文档管理主要包括收文登记、发文登记和归档登记；3.文档借阅主要包括人员信息、档案借阅、档案归还和借阅未还查看；4.文档查询主要包括期间收文查询、期间发文查询、期间借阅查询和期间归还查询；5.工作相关主要包括工作计划、会议记录、工作计划查询、会议记录查询等全方位管理。

《文书档案管理系统》包括以下功能模块：一、输入功能:该系统提供了文档分类、紧急程度、发文登记、收文登记、归档登记、借阅登记、归还登记、工作计划和会议记录等的模式录入和表格界面录入。

录入信息时可能会出现相同的信息，为避免重复录入部分字段设置了辅助录入功能，您只需输入几项即可完成录入功能。

操作方便快捷，可大大提高您的工作效率。

二、查询功能：根据不同的查询统计条件显示出需要的结果。

三、报表功能：根据查询或者统计出来的结果生成报表。

四：打印功能：系统支持打印功能，如想打印信息单击预览报表上的打印按钮即可。

五、安全功能：进入系统后，单击菜单“系统→工具→用户及权限”可以设置系统的各用户权限。

六、数据备份与恢复功能：可备份在硬盘或其他可移动磁盘中，并可对备份的数据进行多项操作。

七、适应性：适应在WINDOWS98/ME/2000/XP 系统上运行。

公司首页 公司概况 软件下载定制开发进入社区 返回主目返回主目录录八、灵活的版本选择：系统有单机版和网络版，可以安装在每台电脑上，分别是数据独立的单机版和数据共享的网络版。

表格界面表格界面根据当前选定节点指定的连接数据源，以表格的形式显示信息内容，如果信息节点同时包含主表和从表，则表格界面分为上下两部分，分别显示主表和从表，如果有多个从表，则从表部分以多页控件的方式显示多个从表，可以通过单击相应的按钮选择查看相应的从表。

人保健康综合办公应用系统使用说明书(普通用户)OA档案系统操作手册二〇一〇年十二月档案管理手册目录1 档案系统使用概述 (3)2 文书档案系统 (4)2.1 档案归档方式设置 (5)2.2 档案管理模块功能 (6)2.3 档案基础数据维护（档案管理员） (7)2.3.1 档案基础数据 (7)2.3.2 档案部门维护 (7)3 档案归档操作 (11)3.1 文书档案库管理（部门归档用户） (11)3.1.1 文书档案著录 (13)3.1.2 文书档案文档一体操作 (17)3.1.3 档案库 (20)4 档案查询借阅（全体用户） (26)4.1 档案查询 (26)4.2 档案借阅申请单 (29)1档案系统使用概述档案管理模块是办公系统中的一个大型模块，其功能齐全、方便，可操作性强；涵盖“文档一体”和其他门类材料的归档。

档案利用、档案统计等功能。

档案管理模块菜单项如下：档案库、文档一体、档案查询借阅、归档部门设置、文书档案分类管理、年度基础数据、配置初始化，不同权限的用户看到不同的部分。

（档案管理员）（分散档案用户，即各部门归档员）档案库和文档一体：主要是对公文系统生成的各种公文按照年度、部门进行归档，主要由分散归档用户（各部门归档员）按照一定的原则进行归档，对档案进行排号、装盒最终移交给档案管理人员（集中归档用户）；电子公文系统之外的档案可通过著录归入档案系统中。

档案查询：主要是供用户对归入档案进行查询。

档案借阅：主要是供用户对公开标题的档案进行借阅。

其它菜单项为系统的档案管理员提供管理归档部门和归档分类及年度等基础数据。

2文书档案系统文书档案以《中华人民共和国档案法》、2006年第8号令正式施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、最新DA/T系列档案管理数字电子规范（DA/T18档案著录规则，DA/T22归档文件整理规则）；《电子文件元数据标准》和《电子文件管理细则》两项行业标准的征求意见稿中相关规定、《文书档案案卷格式》（GB 9705-88）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）、《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发[2001]6号）等法规性文件以及直属单位档案管理的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、编目、保管、统计、检索、提供利用等项工作。

文书档案归档说明文书档案是组织和个人在日常工作中产生的各类文件，对于一个单位或个人来说，文书档案的归档工作至关重要。

正确归档文书档案可以提高信息的整理和查找效率，保证文件的安全与完整性。

本文将对文书档案的归档流程和注意事项进行详细说明。

一、文书档案归档流程文书档案归档的流程一般包括收集、整理、分类、编码、归档和存储。

下面将逐一介绍这些流程。

1. 收集：收集指定范围内的文书档案，包括纸质文件和电子文件。

对于纸质文件，需要确保文件完整且无重复；对于电子文件，需要确保文件安全，并制定一套合理的电子归档系统。

2. 整理：对收集到的文书档案进行整理，包括拆分、分类、过滤、整理纸质文件等操作。

拆分是指将复杂的文件拆分成易于管理和查找的单元；分类是将文件按照一定的分类标准进行归类；过滤是去除重复、无用的文件；整理纸质文件是将纸质文件按照文件夹或盒子进行整齐摆放。

3. 分类：根据文件的性质和用途，将文书档案进行分类。

常见的分类方式包括按部门、按时间、按主题等。

合理的分类可以帮助后续的归档和查找工作。

4. 编码：编码是给文书档案赋予唯一的标识符，以方便后续的归档和查找工作。

编码方式可以是数字编码、字母编码或混合编码。

编码规则需要设置合理，并进行记录，以免出现混淆或遗忘。

5. 归档：将已整理、分类和编码的文件装订或存放到文件柜、档案袋等容器中。

归档时需要注意文件的顺序、整齐和牢固，以免文件丢失或损坏。

6. 存储：将已归档的文书档案存放在指定的存储地点，可以是档案室、文件库或数字化存储系统。

存储地点需要具备良好的环境条件，如适宜的温度、湿度和防火防潮设施。

二、文书档案归档的注意事项在进行文书档案归档时，还需要注意以下几个方面：1. 文件完整性：确保收集到的文书档案是完整的，没有遗漏任何重要文件。

如果发现遗漏或遗失的文件，应及时进行补充或寻找。

2. 文件保密性：对于涉及机密信息的文书档案，应采取相应的保密措施，如加密、限制访问权限等，以防止信息泄露。