Access 第7章 报表制作

Access2010数据库应用
《Access2010数据库应用》
单元7 创建与使用Access报表
报表的视图
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《Access2010数据库应用》
Access 2010报表操作提供了以下四种视图：
（1）设计视图
设计视图用于创建与编辑报表的结构，在报表
的设计视图中可以调整报表的布局和报表所包括对
象的位置和尺寸，绘制表格线，添加报表标题、日
图7-4 图书信息报表的打印预览视图
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四种视图之间的切换可以通过【开始】选项 卡中【视图】按钮的下拉菜单进行，如图7-5所示。
图7-5 【设计】选项卡中切图7-6所示的状态栏中切换报表 视图的按钮进行切换操作。
图7-6 状态栏中切换报表视图的按钮
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期和页码，添加数据源的数据，设置报表属性以及
报表所包括对象的属性，进行页面设置等，但是在
设计视图中无法预览报表的效果。图书信息报表设
计视图如图7-1所示。
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图7-1 图书信息报表的设计视图
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（2）报表视图
报表视图用于浏览创建完成的报表效果，报表 视图中浏览报表时不能调整报表的布局、修改报表 的结构、设置报表的属性，图书信息报表的报表视 图如图7-2所示。
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图7-2 图书信息报表的报表视图
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（3）布局视图
布局视图同时具有设计视图和报表视图 两方面的功能，既可以查看报表的版式设置、 浏览报表效果，也可以调整报表的布局、设 置报表及其所包含对象的属性。图书信息报 表的布局视图如图7-3所示。
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图7-3 图书信息报表的布局视图
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（4）打印预览视图
打印预览视图用于查看报表的页面数据输出形 式，图书信息报表的打印预览视图如图7-4所示。

单击报表选项组中的空报表按钮可以快速建立一个空白报表， 表明报表的建立可从一个空白报表入手，在建立了空白报表的 同时，右侧出现字段列表，可提供空白报表的多个数据源的字 段选择，进而使得空白报表称为一张满意的报表。
7.2.3创建标签报表
标签报表是一种特殊类型的报表，主要用于制作物品标签、客户 标签等，下面我们就利用第3章查询中“不及格”查询为数据源，创 建一个补考通知单标签，具体操作步骤如下：
7.1.3 报表和窗体的区别
报表和窗体有许多共同之处:
它们的数据来源都是基础表、查询和SQL语句，创建窗体时所用的控件基 本上都可以在报表中使用，设计窗体时所用到各种控件操作也同样可以 在报表的设计过程中使用。
报表与窗体的区别
第一用途不同：
在窗体中可以输入数据，在报表中则不能输入数据，报表的主要用途是 按照指定的格式来打印输出数据。报表除不能进行数据输入外，可以完 成窗体的所有工作，也可以把窗体保存为报表，然后在报表设计视图中 自定义窗体控件。
2020年1月12日星期日
7.2.3 创建标签报表
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7.2.4 使用报表向导创建报表
当使用“报表向导”创建报表时，“报表向导”会提示指定相关 的数据源、选择字段和报表版式等内容，且根据向导提示可 以完成大部分报表设计的基本操作，加快了创建报表的过程。
例如使用“报表向导”创建“教材” 报表。具体操作步骤如下： 在数据库窗口中，选择左侧数据源列表中的“教材”表。 选择“创建”选项卡上的“报表”选项组中的“报表向导”选项 ，
报表主要分为以下3种类型： 纵栏式报表 表格式报表 标签报表。
7.1.1 报表类型
纵栏式报表
纵栏式报表类似前面讲过的纵栏式窗体，以垂直方式显示—条记 录。在主体节中可以显示一条或多条记录，每行显示一个字段， 行的左侧显示字段名称，行的右侧显示字段值。

❖ 一个报表最多可以对10个字段或表达式进行分组。 ❖ 分组后的报表设计视图，增加了“组页眉”和“组页脚”
节。一般在组页眉中显示和输出用于分组的字段的值，在 组页脚中添加计算型控件，对同组记录的数据汇总和显示 输出。
【例7-8】在“学生成绩管理”数据库中，基于“例7-4学生清单 （报表设计）”设计一个按“院系代码”分组的报表，并要求 统计各院系学生的人数，报表名称为“例7-8 统计各院系学生 人数报表”。
7.2.2 使用“空报表”按钮创建报表
❖ 类似于用“空白窗体”创建窗体。启动一个空报表， 自动打开一个“字段列表”窗口
❖ 可以通过在“字段列表”窗口中双击字段或拖曳字 段，在设计界面上添加绑定型控件显示字段内容。
【例7-2】 在“学生成绩管理”数据库中，使用“空报表”按钮 创建一个报表，在该报表中能打印输出所有学生的学号、 姓名、选修的课程、该课程成绩和学分，并使输出的记录 按“学号”升序排列。报表名称为“例7-2学生选课成绩报表 （空报表）”。
7.1.1 报表的类型
提供了4种类型的报表 （1）纵栏式报表
每个字段都显示在主体节中的一个独立的行上，并且左边 带有一个该字段的标题标签。 （2）表格式报表 以行和列的方式输出数据，一个记录的所有字段显示在一 行。 （3）图表报表 报表中的数据以图表格式显示，类似Excel中的图表。 （4）标签报表 是一种特殊类型的报表，用来邮寄学生的通知、信件等。
7.3.3 报表中添加日期时间和页码
❖ “报表”和“报表向导”生成的报表中，系统自动 在页脚处生成显示日期和页码的文本框控件。
❖ 自定义生成的报表，可通过系统提供的“日期和时 间”对话框添加日期和时间。
❖ 添加计算控件：添加文本框，将“控件来源”属性 设置为日期、时间或者页码的表达式。如设置为 “=Date( )”、“=Time( )”、“=[Page]”，（报 表的当前页码） “=[Pages]”（报表的总页码数）。

使用Access创建表单和报告的步骤Access是一种广泛使用的关系型数据库管理系统，它具备方便易用的可视化界面，使得创建表单和报告变得简单快捷。

下面将详细介绍使用Access创建表单和报告的步骤。

步骤一：打开Access并选择数据库首先，双击打开Access应用程序。

在Access启动界面，点击“新建空白数据库”或选择已有的数据库。

如果是新建数据库，请为其命名并选择保存位置。

步骤二：创建表格在Access的工具栏上，点击“创建”选项卡，然后选择“表格设计”来创建一个新的表格。

在表格设计视图中，您可以定义表的结构。

例如，可以在第一列创建一个唯一的ID字段，并在后续列中添加其他需要的字段。

选择字段名和数据类型之后，点击保存表格并为其命名。

步骤三：创建表单在Access的工具栏上，点击“创建”选项卡，然后选择“表单设计”来创建一个新的表单。

在表单设计视图中，您可以根据自己的需求添加字段、标签、按钮等。

可以拖动字段到表单上并调整它们的位置和大小。

您还可以设置字段的属性，例如数据验证规则、默认值等。

设计完成后，保存表单并为其命名。

步骤四：表单数据输入创建完表单后，您可以通过双击表单打开并开始输入数据。

在表单中，可以逐个字段输入数据，然后按下Enter键或点击下一个输入字段来保存数据并继续输入下一个字段的值。

步骤五：创建报告在Access的工具栏上，点击“创建”选项卡，然后选择“报告设计”来创建一个新的报告。

在报告设计视图中，您可以选择需要显示的字段以及其排列格式。

可以拖动字段到报告中并调整它们的位置和大小。

还可以设置报告的页眉、页脚和分组等属性。

设计完成后，保存报告并为其命名。

步骤六：报告预览和打印创建完报告后，您可以点击“预览”按钮来查看报告的显示效果。

在预览视图中，您可以浏览整个报告并检查格式是否符合预期。

如果需要打印报告，可以点击打印按钮，并按照打印向导上的提示进行设置和打印。

通过上述步骤，您可以轻松地使用Access创建表单和报告。