公司文秘档案管理制度(总1页)

公司文秘档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文秘档案管理，规范档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关法规，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门和员工在文秘档案管理工作中的行为规范。

第三条公司文秘档案管理工作应遵循下列原则：（一）统一领导、分级负责；（二）集中管理、分散保管；（三）真实完整、便于利用；（四）保密安全、防止丢失。

第四条公司文秘档案的种类包括：（一）公司章程、规章制度、重要会议记录；（二）公司发展规划、年度计划、工作总结；（三）公司合同、协议、重要法律文件；（四）公司人事档案、员工名册、薪酬福利记录；（五）公司财务报表、审计报告、税务登记证；（六）公司业绩、荣誉、奖励、处罚记录；（七）其他具有保存价值的文秘资料。

第二章组织机构与职责第五条公司设立文秘档案管理小组，负责公司文秘档案的管理工作。

文秘档案管理小组由总经理、财务部经理、人力资源部经理、行政部经理等组成。

第六条文秘档案管理小组的职责：（一）制定和完善文秘档案管理制度；（二）指导、检查和监督各部门文秘档案管理工作；（三）负责文秘档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（四）建立文秘档案数据库，实现档案的电子化管理；（五）组织文秘档案的鉴定和销毁工作；（六）定期对文秘档案进行检查、清理和维护；（七）及时向上级领导报告文秘档案管理工作的情况。

第七条各部门设有一位文秘档案管理员，负责本部门文秘档案的管理工作。

文秘档案管理员的职责：（一）负责本部门文秘档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（二）及时向文秘档案管理小组报告本部门文秘档案管理工作的情况；（三）协助文秘档案管理小组开展文秘档案的鉴定和销毁工作。

第三章档案的收集与整理第八条各部门在办理完毕文件后，应按照文秘档案管理要求及时收集相关资料，并进行整理。

第九条文秘档案的整理应遵循以下要求：（一）归类明确，便于查找；（二）编号有序，利于管理；（三）页面整洁，字迹清楚；（四）注释完整，签字盖章；（五）装订牢固，封面规范。

公司文秘档案管理制度一、总则文秘档案是公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，是公司信息管理的重要组成部分，对于保证公司的正常运作、加强信息共享、提高工作效率具有重要意义。

本制度的目的是规范公司文秘档案的管理工作，确保文秘档案的安全性、便捷性和可追溯性，强化公司信息管理的专业化和科学化。

二、文秘档案的定义文秘档案是指公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，包括但不限于合同、协议、报告、会议纪要、公函、备忘录等。

三、文秘档案的管理原则1.规范性原则：文秘档案的管理应遵循相关法律法规和政策规定，并制定相应的管理制度和操作流程。

2.全过程原则：从文秘档案的产生、流转到保存和销毁，都应有明确的管理措施和责任人。

3.安全性原则：文秘档案的管理应保证信息的安全性，严禁泄露、损毁或篡改。

4.便捷性原则：文秘档案的管理应便于查找和获取，确保信息共享和工作效率。

5.责任追溯原则：文秘档案的管理应有明确的责任人，对档案的使用和操作应有明确的记录和追溯。

四、文秘档案的管理责任1.公司领导负责制定并修订文秘档案管理制度，明确各级档案管理人员的职责与权限，并组织培训。

2.档案管理人员负责执行公司领导的相关政策和制度，组织维护、整理、归档、借阅和销毁文秘档案，并保障档案的安全性。

3.各部门负责按照规定的流程和要求，产生并提交文秘档案，确保档案及时归档并准确记录。

五、文秘档案的管理流程1.档案的产生和提交：各部门在产生文秘档案时应按照规定的流程和要求，填写档案相关信息，并及时提交给档案管理人员。

2.档案的整理和归档：档案管理人员接收到文秘档案后，应按照要求进行整理和分类，然后进行归档，确保档案的有序性和易查性。

3.档案的借阅和复制：有需要的人员可以提出档案借阅申请，经过审批后，可以在规定的地点进行借阅；对于涉及保密内容的档案，需经过相关部门的批准方可借阅或复制。

4.档案的销毁：档案管理人员应按照规定的期限和程序进行档案销毁，确保已经不需要保留的档案被及时销毁，并做好销毁记录。

公司文秘档案管理制度范本第一条为了规范公司文秘档案管理工作，提高文秘工作效率，落实信息管理的科学化、规范化和自动化要求，依照国家有关文件、法规的规定，制定本管理制度。

第二条公司文秘档案管理制度适用于公司内部所有文秘档案的管理工作，包括纸质档案和电子档案。

第三条公司文秘档案管理的目标是确保公司文秘档案的安全可靠，保障信息的完整性、可用性和可追溯性。

第四条公司应成立专门的文秘档案管理部门或设立专职文秘档案管理员，负责公司文秘档案的管理工作。

第五条公司文秘档案应按照文件类型、部门、时间等进行分类归档，并制定详细的文秘档案管理手册，明确各类档案的保管期限、查阅、借阅和销毁等相关事项。

第六条公司文秘档案管理采用电子档案与纸质档案相结合的形式，通过电子文档管理系统进行电子档案的存储和管理，并定期进行数据备份和技术更新。

第七条公司文秘档案应设立专用的存放区域，保证档案的安全、防火、防水和防盗。

第八条公司文秘档案应制定档案借阅申请和档案借阅登记制度，借阅人应填写借阅申请并得到相关部门的批准，借阅期限不得超过规定期限。

第九条文秘档案管理员应对公司文秘档案进行定期巡查和整理，确保档案的完好无损和秩序井然。

第十条档案移交和销毁应按照规定的程序进行，并有相关部门的审批和签字确认。

第十一条对于重要的公司文秘档案，应制定安全备份和保密措施，避免信息泄露和丢失的风险。

第十二条公司文秘档案管理制度应定期评估和审查，及时对不符合要求的环节进行整改和改进。

第十三条违反公司文秘档案管理制度的，将根据公司相关规定进行相应的问责和处罚。

第十四条本公司文秘档案管理制度自发布之日起生效，并由相关部门负责对全体员工进行宣传和培训。

以上公司文秘档案管理制度范文仅供参考，实际制定应根据公司实际情况进行具体规定。

公司文秘档案管理制度范本（2）公司档案管理制度一、总则1.1 目的本制度旨在规范、统一公司档案管理工作，确保档案的安全、完整、准确和便捷的检索和利用，以提高办公效率和工作质量。

文档档案管理制度范文一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。

3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。

对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。

交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

文档档案管理制度范文（2）一、制度目的本制度的目的是为了建立和维护组织的文档档案管理体系，确保文档档案的有效管理、保存、利用和安全，提高工作效率和信息共享的便捷性。

文秘档案管理规章制度一、目的和范围：1.1 目的：为了规范文秘档案的管理，保障档案的安全、完整、可靠和便捷的使用，提高工作效率，制定本规章制度。

1.2 范围：适用于本单位内的所有文秘档案的管理工作。

二、档案管理的基本原则：2.1 法定性原则：按照国家有关档案管理的法律、法规、标准和规定进行管理。

2.2 统一性原则：按照一套统一的档案管理制度进行管理。

2.3 完整性原则：保证档案的完整保存，不得随意篡改、破坏或遗失文档。

2.4 保密性原则：严守档案的保密性，确保档案的机密性和安全性。

2.5 归档原则：按照档案的文件类别、时间顺序、主题内容等进行分类归档。

2.6 可检索性原则：确保档案的信息能够方便检索。

2.7 借阅制度：建立文秘档案的借阅制度，明确借阅条件和程序。

2.8 定期审查原则：按照一定的时间周期对档案进行定期检查和审核，确保档案的质量和完整性。

三、档案的管理职责：3.1 主管领导：负责档案管理工作的组织和指导，制定相应的管理办法。

3.2 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的分类、整理、归档、借阅等工作。

3.3 档案使用人：按照规定的程序借阅、利用档案，保证档案的安全和完整性。

四、档案管理的具体措施：4.1 档案的收集与整理：对于单位内产生的各类文秘档案，及时进行收集和整理，确保档案的完整性和可靠性。

4.2 档案的归档：按照制定的归档原则，将档案进行分类归档，建立相应的档案目录。

4.3 档案的存储和保管：建立适当的存储环境和设备，确保档案的安全性和稳定性。

4.4 档案的借阅和利用：建立档案的借阅制度，明确借阅的条件和程序，提供便捷的借阅服务。

4.5 档案的销毁：对于已经过期或无需保留的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理的监督和评估：5.1 监督：建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理的规范和有效。

5.2 评估：按照一定的时间周期进行档案管理的评估工作，查找问题，推进档案管理的改进和提高。

公司文秘档案管理制度1.目的作用公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

2.管理职责2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。

同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：3.归档资料的范围、内容3.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

3.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3.3法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。

____公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。

如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等3.8劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

文秘档案管理制度一、制度目的：1、规范企业在文秘档案管理方面的行为，确保对文秘档案的收集、利用、转移、保管、销毁等环节严格按照规定执行，保证档案的完整性、可靠性和保密性，为企业经营管理和决策提供基础资料和信息服务；2、明确文秘档案的归档范围、归档程序、资料保管期限和销毁程序，激励职工发挥自身专长和职责所在，承担档案分类和整理工作，降低档案管理的工作成本；3、为进一步推动企业知识管理和保护知识产权提供制度支持。

二、适用范围：本制度适用于公司全体员工，所有业务、管理、内部监督部门及技术人员，适用于该公司所有部门保管的纸质文秘档案和电子文秘档案。

三、档案的定义：文秘档案是指公司行政、经济、生产、技术、人事、财务、审计等方面的文件、文书、资料、印刷品、磁介质等各种形式的记录和信息，在企业的工作和决策过程中具有参考和决策价值的记录和信息。

四、档案的分类：文秘档案可以分为纸质档案和电子档案两种。

五、档案的保密性：1、文秘档案必须要严格保密，员工应该加强安全意识，保证自己所保管的文秘档案不会被外泄；2、凡是涉及到公司商业机密、技术秘密和个人隐私的文秘档案，必须进行级别定密，严格限制范围；3、凡是涉及到外部单位隐私的文秘档案，必须进行信息保护，严格掌握权限；4、文秘档案采取不同级别的保存措施，确保安全。

六、档案的收集：1、对于重要的文秘档案，应该逐级上报并经过批准后方能收集储存；2、对于企业各部门产生的文秘档案，各部门的负责人应当分类储存，并制定档案收集计划，并向公司归档中心进行申请。

七、档案的整理：1、各部门应当会同公司归档中心对其所属的文秘档案进行分类，分级整理；2、对于纸质档案，应当按照日期、文件名称、编号、部门等进行分类，制定档案编号；3、对于电子档案，应当能够进行搜索和分类，制定档案目录。

八、档案的储存：1、各部门应当制定涉及到机要、保密文秘档案的安全储存措施，确保机要、保密文秘档案不受非法侵入和泄密。

第一章总则第一条为加强办公室文秘档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家档案管理的有关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有文秘档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

第三条文秘档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、连续性和规范性的原则。

第四条文秘档案管理工作由办公室负责，各部门应积极配合，共同做好档案管理工作。

第二章档案收集与整理第五条文秘档案的收集范围：（一）上级机关、下级单位、同级单位及外单位来文、来电、来访等材料；（二）我单位制发的文件、报告、请示、总结、计划、会议记录等文书材料；（三）科研、生产、经营、管理等活动中形成的各类技术档案；（四）声像、电子等档案材料；（五）其他需要归档的材料。

第六条文秘档案的收集要求：（一）档案收集要及时、全面，确保档案的完整性；（二）档案收集要真实、准确，不得伪造、篡改、销毁档案；（三）档案收集要按照档案分类标准进行，便于管理和利用。

第七条文秘档案的整理要求：（一）档案整理要按照档案分类标准进行，实行分类、编号、登记、编目等规范化管理；（二）档案整理要确保档案的准确性、完整性和连续性；（三）档案整理要按照档案保护要求，妥善保管档案。

第三章档案保管与维护第八条文秘档案的保管要求：（一）档案保管要实行专库、专柜、专人负责制度；（二）档案库房要符合国家档案保护标准，保持适宜的温度、湿度、通风等条件；（三）档案柜要定期检查，确保档案安全；（四）档案借阅要实行登记制度，严格借阅手续。

第九条文秘档案的维护要求：（一）档案维护要定期进行，包括除尘、消毒、防虫、防霉等；（二）档案维护要确保档案的完好无损，延长档案使用寿命；（三）档案维护要记录维护情况，便于追溯。

第四章档案利用与销毁第十条文秘档案的利用要求：（一）档案利用要遵守国家档案法律法规，确保档案安全；（二）档案利用要实行登记制度，记录利用情况；（三）档案利用要按照档案保密规定，保护档案秘密。

公司文秘档案管理制度范文一、总则文秘档案是公司经营管理的基础，是公司各项业务活动的重要支撑，为了规范公司文秘档案的管理并确保档案的安全、完整和可追溯，特制定本《公司文秘档案管理制度》。

二、管理目标本制度的管理目标是建立科学、规范、高效的公司文秘档案管理体系，确保文秘档案的真实性、准确性和完整性，提高公司各项业务活动的效率和质量，促进公司的可持续发展。

三、档案责任人1. 公司设立档案专员，负责全面协调和管理公司文秘档案工作。

2. 档案专员应具备相关档案管理专业知识和能力，具备较高的责任心和维护公司利益的意识。

四、档案管理流程1. 文秘档案的收集（1）公司各部门应按照相应要求将产生的文秘档案及时、完整地提交给档案专员。

（2）档案专员应确保档案材料的真实性、完整性和准确性，并按照规定的存档要求进行分类整理。

2. 文秘档案的归档（1）档案专员应按照档案著录规则对档案材料进行编号和整理，将其归入相应部门或项目的档案库中。

（2）档案专员应将档案材料进行密封和标记，确保档案的安全性和机密性。

3. 文秘档案的保存（1）档案专员应按照档案保存期限的规定，将档案材料转移到相应的归档库中进行长期保存。

（2）档案专员应确保档案库的环境干燥、通风、卫生，并对档案进行定期检查和保养，确保档案的保存完好。

4. 文秘档案的调阅（1）档案专员应按照公司领导的要求和授权，及时调阅档案材料，并提供必要的辅助材料和解释说明。

（2）档案专员应确保档案的调阅过程记录详细，保密性和安全性，确保调阅信息的正确性和及时性。

五、档案销毁与移交1. 档案销毁（1）公司档案到期后，档案专员应按照国家和行业的相关规定进行销毁。

（2）档案专员应按照销毁程序进行操作，确保档案的彻底销毁，并制作销毁证明，加盖公司印章，保留备查。

2. 档案移交（1）档案专员应按照公司领导的要求和授权，将特定的档案移交给相关部门或人员。

（2）档案专员应制作移交清单和移交记录，确保档案的移交过程规范、准确和可追溯。

公司档案管理制度范本第一章：总则第一条：为了规范公司档案管理工作，保护公司档案的完整性和安全性，制定本制度。

第二条：本制度适用于公司内所有部门的档案管理工作，具体责任单位为公司财务部门。

第二章：档案管理目标第三条：公司档案管理的目标是保证档案的安全、完整、准确、及时，最大限度地实现档案的利用价值。

第三章：档案管理的内容第四条：公司档案管理内容包括档案的收集、整理、保管、利用、借阅、销毁等环节。

第五条：档案的收集范围包括公司内所有与业务相关的文件、资料和记录。

第六条：档案的整理应根据文件的性质、用途、年限等规定进行分类、编号、装订等处理。

第七条：档案的保管要求应根据档案的重要性、保密等级、保存期限等进行分类处理。

第八条：档案的利用应遵循规定的程序和权限，确保档案的合法使用。

第九条：档案的借阅需要符合公司规定的程序和权限，借阅后应及时归还并保证档案安全。

第十条：档案的销毁应根据规定的流程和程序进行，确保档案销毁过程合规、安全。

第四章：档案管理的责任第十一条：公司财务部门是公司档案管理的责任主体，负责档案管理制度的执行和监督。

第十二条：各部门应配合财务部门做好档案管理工作，确保档案的安全与完整。

第五章：档案管理的监督与检查第十三条：公司将建立档案管理的监督与检查制度，定期对各部门的档案管理工作进行检查。

第十四条：发现档案管理问题的，应及时向财务部门汇报，并按照规定的流程整改。

第六章：附则第十五条：本制度自发布之日起生效，原有不符合本制度规定的档案管理制度同时废止。

第十六条：本制度的解释权归公司财务部门所有，如有修改或补充，须经公司领导同意后生效。

以上为公司档案管理制度范本，制度内容根据公司实际情况可进行适当调整。