文件分类代码_代码表

审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。

二、范围适用于文件分类与编码管理。

三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。

2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。

四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。

主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。

1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。

包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。

b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。

c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。

d）工厂主文件。

1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。

1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。

2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。

科普资源分类与代码1 范围本文件规定了科普资源的基本要素、分类原则、分类与编码方法以及代码表。

本文件适用于科普资源的信息采集、分类、存储、管理、共享与交换。

2 规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。

3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。

科普 science popularization采取公众易于直观理解、接受、参与的方式，弘扬科学精神、普及科学知识、倡导科学方法、传播科学思想的活动。

[来源：GB/T 41132—2021，定义3.1]科普资源 science popularization resource用于普及科技知识、倡导科学方法、传播科学思想、弘扬科学精神的实物资源和数字资源。

注：本文件中的科普资源包括实物形式、数字形式的科普作品，不包括科普人力资源、科普财力资源和科普设施资源。

分类 classification按照选定的属性（或特征）区分分类对象，将具有某种共同属性（或特征）的分类对象集合在一起的过程。

[来源：GB/T 10113—2003，定义2.1.2]代码 code表示特定事物或概念的一个或一组字符。

注：这些字符可以是阿拉伯数字、拉丁字母或便于人和机器识别与处理的其他符号。

[GB/T 10113-2003，定义2.2.5]4 基本要素内容要素科普资源应具有明确的科技内涵，能够反映科学技术知识、科学方法、科学思想、科学精神。

创作与传播要素科普资源应经过适当的转化加工，具有一定的通俗性、趣味性。

使传播更加快捷，受众更加广泛，内容更易接受。

人文要素科普资源应具有明确的社会意义，能够促进公众理解科学和树立科学世界观，提高公众科学素质，促进科技与社会融合。

5 分类原则科学性根据科普资源所具有的本质属性特征，划分不同的从属关系和并列次序，组成一个合理的科普资源分类体系。

以内容属性作为科普资源的本质属性特征，以当前科普领域的内容为主要依据，对科普资源进行分类，保证稳定性和可用性。

实用性以满足科普资源管理的实际需求为目标，尤其要满足科普资源信息化管理的实际需求。

1.文件编号的组成1.1公司标准编号组成形式如下：GN X XX XX X历次修订标识标准顺序号标准分类代号标准类别代号公司代号6.1.1 标准类别标识分为“技术”和“管理”两类。

技术标准不需要加字母，“管理”类需加字母，一般用“管理”的英文大写字母“M”表示。

6.1.2 标准分类代号采用两位阿拉伯数字，有特殊要求亦可采用特殊分类代号。

超过两位数字时，也可用三位数字编号；④修订标识采用英文大写字母（除0，I外）按顺序标识。

如：“A”表示第一次修订，“B”表示第二次修订。

以此类推，首次发布的标准不加字母。

6.2质量管理体系文件的编号：1) 质量手册的文件编号组成形式如下：按6.1条执行(A 类)GN M QM 9001 X历次修订标识ISO9001标准号质量手册标准分类代号管理标准类别代号公司代号2) 程序文件的编号组成形式如下（B类）GN M PD XXXX X历次修订标识标准章节和顺序号程序文件标准分类号管理、标准类别代号公司代号注：标准章节采用两位阿拉伯数字对应ISO9001—2008中的章节号，如：42—表示对ISO9001—2008中的4.2。

3) 三层次文件的编号（C类）①三层次文件的编号组成形式如下：GN M JI XXX X历次修订标准（同6.1条）部门三层次文件顺序号作业指导标准分类代号管理类，标准类别代号公司代号②三层次文件（C类）标准“顺序号”采用阿拉伯数字，其中编号为： 01—099用于品管部编制的三层次文件编号；100—199用于市场部编制的三层次文件编号；200—249用于研发部编制三层次文件编号；250—299用于品管部编制三层次文件编号；300—349用于供应链编制的三层次文件编号；350—399用于行政人事部编制三层次文件编号；400—449用于财务部编制三层次文件编号；6.3设计文件编号的组成：1) 设计文件编号的组成形式如下;GN X. XX XXX XXX文件简号顺序号分类特征标记公司代号①公司分类标记是指产品的设计文件按产品的技术特征分为级、类、型标记、由三位阿拉伯数字组成，分别表示级、类、型、顺序号从000-999依序编制。

标准管理规程1 目的规范文件的分类和编号，便于文件管理的标准化。

2 适用范围本公司现有的文件。

3 责任者质量管理部.4 内容4。

1 本公司GＭP文件系统包括标准和记录两部分，分类如下:岗位职责技术标准——工艺规程、批生产记录、质量标准、验证方案标准标准管理规程—－生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量标准操作规程－-生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量记录-—生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量、行政、财务4.２每一文件必须有一个确定的编号和版本号。

文件的版本号用大写英文字母表示,新订文件的版本号为A，第一次修订则为B,照此类推。

4。

3 标准类文件编号4.3.1 组成由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成,如X—Y—ＺZZ表示,X为文件代码，Y为类别代码，后三位是流水编号,为001～999.例如：SOP—MF－1０１表示生产类标准操作规程,编号为１01。

具体的文件代码、类别代码列表如下：标准管理规程4。

３。

2 类别项下的编号分类4．3。

2.1 岗位职责类文件(文件代码为RS）,各部门流水编号均为００1~999。

4。

３。

2。

2 管理制度类文件(文件代码为ＳMP),各部门流水编号均为００1~９99.4.３．2。

3 标准操作规程类文件（文件代码为SOＰ），按以下分类：类别代码为QA、MM,流水编号均为00１～999。

标准管理规程注:如增加产品,流水编号依次增加。

有限公司标准管理规程4.４记录类文件的编号4。

４。

1 与标准类文件编号相同，由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成，如Ｒ－Y－ZＺZ形式, R代表记录文件，Ｙ为类别代码，后三位是流水编号，为0０1~９99。

4。

4。

2 同一类别的文件所属的记录编号应连续。

例如：R—MF—001表示生产类（类别代码MＦ）的第一份记录表格。

4.４。

3 记录文件的编号在表格的右下角标注。

４.５文件的格式4。

5.1 文件首页题头:具体样式见附表1、２;次页提头省略制订人、审核人、批准人、生效日期、颁发部门、分发部门等，具体样式见附表３。

企业文件编码规则及部门代码The document was finally revised on 2021文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：抬头码：通常是公司简写文件阶层码：表明文件是哪一层的，比如，属于质量手册的用QM来表示文件类别码：代表过程，比如：用5来代表与管理职责相关的文件序列码：比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管理评审等等文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：抬头码：公司简写，用大写英文表示文件阶层码：用大写英文表示，其中，一级文件质量手册用QM表示，二级文件程序文件用QP表示，三级作业文件等三级文件用QW表示，四级表单用QR表示，外来文件用ED表示。

文件类别码：代表文件所属过程，为管理规范，用一位阿拉伯数字表示。

特规定为文件类别码与ISO9001各个大点相对应：代码......表示过程......标准4 ...... 与体系策划、文件、记录管理相关的......质量管理体系5 ...... 与管理职责、质量目标、管理评审相关......管理职责6 ...... 与资源管理相关......资源管理7 ...... 与产品实现过程相关......产品实现8 ...... 与产品、过程测量和监视、持续改进有关......测量、分析与改进文件序列码：为两位阿拉伯数字，本部分，从01开始，直到99，在实际编写中，尽量与标准条文小点对应，比如：比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管理评审等等文件版本码：表明文件的版本，用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如：A/0。

比如：ABC/QP/501—A/0阅读者能够很清楚地知道，这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚，在新编一个文件的时候，如何进行明确准确编码。

文件编号：Q/CPA-W-A-01-11发放编号：文件编号规范版本：A/0编制：吴莉莉日期：2011年01月20日审核：李铁军日期：2011年01月20日批准：牟风涛日期：2011年01月20日发布日期: 2011年01月20日实施日期: 2011年01月20日1.质量体系文件编号原则1.1.质量体系标识统一为Q/CPA，共5位。

1.2.文件类别M：一层次文件（质量手册）P：二层次文件（程序文件）W：三层次文件（作业指导书）R：四层次文件（质量记录）1.3.部门代号M：市场部D：研发部E：工程部A：行政部F：财务部1.4.文件序号部门文件编制的文件流水号。

编号范围从01~99。

1.5.发布年份号发布年份的末两位数字。

如：2005年发布的版本，发布年份号就是05 2.合同编号2.1.合同编号第1~2位为公司代号：SS；第3~4位为年份代码：例如，2005年的年份代码是05；第5~6位为合同类型识别码：具体分类和编号对应如下表；Array第7~9位为合同序列号：编号范围是001~999。

2.2. 合同补充协议、补充合同、备忘录等编号第1~9位为合同编号：具体描述见上边的合同编号；第10位为追加文件标是码：对于补充协议、备忘录的文件，不作为新的合同进行编号，故此追加到相关合同后。

A 代表addition ；第11~12位为附加文件流水号：记录追加文件的个数。

编号范围为01~99。

3. 合同相关文件编号合同编码：即9位的合同编号；文件代码：与合同相关的所有资料的编号，是流水号，按文件产生的先后顺序，从01~99。

举例如下表：4. 项目/产品编号4.1. 项目编号的编号规则● 可由项目经理根据项目合同名称，提取汉语拼音首字母； ● 以简洁为标准，尽量不超过5个；● 如果需要区分同一种产品的不同种版本，可以添加数字。

4.2. 产品编号的编号规则● 自主研发产品标识：表明产品的归属；● 产品名称代码：产品名称缩写 +版本（同名产品区分）标识符号；其中“产品名称缩写”可以依据项目编号的编写规范。

公司文件编号详解司文件编号详解文件组成结构：文件性质＋文件级别＋文件内容＋年号＋文件顺序号＋版本结构名称具体内容划分文件性质 1、受控文件编号MD2、非受控文件编号FM文件级别 1、一级文件I2、二级文件II3、三级文件III 文件内容1、工作程序指示（流程）MANUFACTURE INSTRUCTION（简写MI）2、管理制度MANAGERIAL SYSTEM（简写MS）3、检查辅助INSPECTION AID （简写IA）4、试验报告EXPERIMENT REPORT (简写ER)5、产品编号MATERIAL PART NUMBER （简写MPN）6、技术标准Practical Standard (简写PS)年号文件公布的年份顺序号同类文件依此按先后排序，不要随心所欲随便填写。

版本 1、第一次版本A2、修改版本B备注：1、表格编号在表格右下角以小五号字体显示2、合同、技术资料、管理制度在首页中显示（右下角）编号：Form No:文件类别－版本结构名称具体内容划分文件类别 1、合同0012、管理制度09－0213、技术资料0034、公司表格004版本 1、第一次版本A2、修改版本B表格编号组成结构（右上角）编号：部门代码＋年号＋月份＋顺序号结构名称具体内容划分部门代码 1、财务部General Accounting Department （简写GAD）2、人事部Human Resources Department （简写HRD）3、行政部 Administration Department （简写AD）4、营销部Sales Department （简写SD）5、营业部Marketplace Dpartment (简写MD)6、营运支持部Director Bear Department (简写DBD)7、采购部Purchasing Department (简写PD)8、售后维修部Account Service Department （简写ASD）9、仓库Warehouse Department （简写WD）年号文件公布的年份月份表格所出的月份，比如1月份即01，依此类推。