会计档案的名词解释

1、档案 名词解释

答案：是机关、组织或个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来的以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文字。

2、企业档案 名词解释

答案：是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件材料的总称。

3、档案工作 名词解释

答案：包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供、利用等工作。

4、档案工作的基本原则 名词解释

答案：集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作。

5、档案的作用 名词解释

答案：一是凭证作用；二是参考作用。

6、类目 名词解释

答案：类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。

7、全宗 名词解释

答案：就是一个独立的机关或组织、个人在社会活动中形成的全部档案的总称。

8、案卷 名词解释

答案：由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

9、归档 名词解释

答案：行文处理完毕的文件，经过整理立卷定期交给档案室集中统一保存，称为“归档”。

10、档案总目录 名词解释

答案：是档案的总登记。

11、卷内目录 名词解释

答案：案卷内登记文件及其排列次序的目录。

12、保管期限 名词解释

答案：根据档案的利用价值划定的档案保管期限。

13、永久档案 名词解释

答案：档案的保管期限为永久。

14、长期档案 名词解释

答案：档案的保管期限为16~50年。

15、短期档案 名词解释

答案：档案的保管期限为15年以下。

16、密级 名词解释

答案：依据保密规定对档案划定的级别。

17、编制日期 名词解释

答案：日期即文件形成的时间。

18、页号 名词解释

答案：装订文件材料的顺序号。

19、责任者 名词解释

答案：是指对文件内容负有责任的团体和个人，即文件的署名者。

20、文号 名词解释

答案：填写文件制发机关的发文字号。

21、主题词 名词解释

答案：是表达档案中心主题的规范化词汇。

22、卷内备考表 名词解释 答案：说明案卷内文件状况的表格。

会计档案管理的原则与方法

1.会计档案的概念

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。是记录和放映单位经济

业务的重要史料和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。一个

年度会计核算工作结束，它所产生的——凭证、账簿和财务报告就是会计档案。

需要注意的是：会计部门形成的材料很多，只有会计专业核算材料才是会计档案，财会部门

经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以及来

往文书，不属于会计档案。应按照文书档案管理办法执行。

2会计档案管理原则

集中统一管理；维护档案的完整与安全；便于利用。

3.会计档案管理制度

以《中华人民共和国会计法》为准绳，提高法治观念；按照《会计档案管理办法》的原则规

定，制定具体实施办法；适应形势发展的需要，不断完善会计档案管理办法。各单位应建立

健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、

方便查阅，严防损毁、散失和泄密。

4.会计档案机构

综合档案室。是国家机关或企事业单位建立的一种负责收集和保管本单位各种门类档案的内

部性档案管理机构。综合档案室统管本单位党政工团、科技、会计、经营等方面的全档案。

会计档案室。是形成会计档案较多的单位建立在财会部门的专门性会计档案机构。有些大型

或特大规模的企业，为加强对会计档案的集中统一管理，将所属机构的会计档案有效集中起

来保管，以保证会计档案的齐全、系统、有序、得当，需要建立专门的会计档案室。

5.会计档案管理方法

5.1会计档案的收集

5.1.1会计档案收集工作的要求

（1）贯彻执行“统一领导、分级管理”的原则，集中统一管理会计档案。

（2）遵循会计档案的形成规律。

（3）保证会计档案的齐全、完整和准确。

5.1.2会计档案的收集（归档）范围

（1）会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为经济依据的书面证明文书。包括：

原始凭证、记账凭证。

财务与会计

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□山东肥城方永楷

会计档案主要指的是，单位在以 往经济上进行业务往来的过程中，对 其活动过程进行有效记录，以此来作 为日后核查的重要历史资料和相关证 据。因此，会计档案管理工作意义重 大，下面笔者就会计档案管理工作中 存在的问题进行相关论述。一、会计档案管理工作中存在的 问题关于会计档案管理工作，主要出 现的问题存在于以下几个方面：在保 管方式上还不够规范、会计档案管理 不规范，档案移交工作不规范、销毁 管理方面行为不当、不遵守相应的 政策法律制度，下文对此展开详细 论述。1. 保管方式上还不够规范。关于 在会计档案管理工作中，根据正常的 规定，应该由部门单位的综合档案室 来完成此项工作，通过综合档案室来 实现统一保管。然而，在现实的情况 是，某些单位会计人员由个人擅自保 管或者是对于各部门产生的会计档案 由各部门人员进行管理。另外，也存 在部分单位对会计档案管理工作不够 重视，不设立综合档案室。或者，单 位虽然建立了综合档案室并且指派了 专门的管理人员，但是却从来不接收 会计档案，没有实质行动。2. 会计档案管理不规范。其不规 范行为主要体现在立卷上。会计档案 管理工作要合乎一定的规范，然而在 立卷方面问题则层出不穷。关于会计 凭证方面，在完成会计凭证的工作 后，要对其进行装订管理，然而由于 单位工作人员的不在意，常常不按规 定进行封粘。或者是虽然进行了封 粘，但是却没有完成签章，致使其效 力发生缺失。另外，还出现不对封皮 关于项目资料的内容进行完整的书 写，对于内部的活页账簿上，在填写 规范上不按照相应标准。在会计文件 资料方面，凭证、账簿、报表不进行 统一规划位置安排存放、不按照月份 进行有序整理、不设置永久、定期类 别。这样容易出现查找困难，会计档 案积压。3. 档案移交工作不规范。涉及到 会计档案移交工作时，有的单位不依 据相关法律法规，明晰会计档案的所 有权问题，出现送交方和接收方不进 行档案清点，往往是双方人员缺额情 况下完成。不对会计档案资料进行清 点，导致无法移交清单，或者清单资 料出现不全面的情况，就完成移交手 续。如果在此种情况下出现问题，为 将来的追责上带来困难，难以判定责 任方。4. 销毁管理方面行为不当。单位 在进行档案销毁工作时，应当具有严 谨的工作态度，不要轻易对档案进行 销毁，也不要在留存那些已不具有价 值的档案资料。因此要严格依据《会 计档案管理办法》，按照规范进行销 毁。然而，某些单位在档案保管期满 后，需要进行销毁时，却不按照相应 的法律程序，没有进行统一排查，不 进行销毁清册的汇编工作，不进行档 案资料的审核工作，甚至没有经过单 位领导的批准，根据主观意愿，任意 销毁，缺乏严谨细致的审查工作，这 静可瞇雌要档案遗失。5. 不遵守相应的政策法律制度。 在进行会计档案管理工作时，要依据 相应的法律法规。然而有的单位漠视 法规的存在，只是追求经济效益，不 能遵循《会计档案管理办法》等相关 法律法规，按照原则行事，在会计档 案管理工作中出现了不少问题。二、会计档案管理对策分析1. 完善会计档案保管工作。单位 的财物会计部门应该设立综合档案 室，来进行档案统一保管工作。对于 没有建立综合档案室的单位，会计档 案应该需派专门管理人员，先由财会 部门来进行管理。做好相应的防火、 防盗、防霉蛀等工作。对于那些已终 止会计核算业务的部门，要做好会计 档案的交接管理工作。2. 规范会计档案立卷。关于会计 凭证，要使用其装订封皮，对于封皮 涉及的内容要完整填写。填写完毕 后，要按照装订线进行封贴处理，还 需在封粘处加盖公章。完成会计凭证 的装订后，要按照日期顺序放入档案 盒里，依旧完成盒上相关资料填写。 到了年度末，要进行封账。关于活页 账簿，需要把空白账页排查出来。对 于那些已经建立了会计科目，却没有 实际业务的账页则继续存留。要按照 账页编号顺序，来完成目录、登记表 的填写工作。3. 完善会计档案移交工作。对于 会计档案的移交要依照会计档案的相 关法律法规，明晰会计档案的所有权 问题，在档案移交的过程中要合乎规 范。在进行移交档案时，要保证交接 双方人员齐备，核心重要人员同时在 场，交接完毕加盖公章，对会计档案 资料进行清点时，核实会计档案是否 出现残缺，缺少资料。另外，除了依 据会计档案管理基本制度外，还应该 在此过程中进行优化，制定出会计档 案的归档类别以及（下转第147页）

1、档案室：是集中统一管理本单位档案的部门，是单位内部具有信息服务与咨询性质的机构，一般情况下不对外开放。

2、档案馆：是党和国家设置的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地和对外提供档案服务的单位，是社会各方面利用档案的中心。

3、文件归档（文件向档案转化的3个条件）：是指各单位处理完毕且具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理立卷后，定期向档案室或档案人员移交的过程。

4、立档单位：构成全宗的具有独立性的社会组织或个人就是立档单位，也称为“全宗构成者”。

5、档号：是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号。

6、档案价值鉴定：是指档案室（馆）按照一定的原则、标准和方法，分析和评价档案的价值，确定其保管期限，剔除丧失保存价值的档案予以销毁的工作。

7、档案存放位置索引：是以表册或卡片的形式记录档案在库房及装具中存放位置的一种引导性管理工具。

8、档案代理卡（档案代券卡）：是档案室（馆）在档案暂时移出库外时在档案原存放位置放置的一位替代卡片。

9、档案著录：是指在编制档案目录时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

10、档案标引：是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。档案标引包括分类标引和主题标引两种类型；其中，赋予分类号标识的过程为分类标引，赋予主题词标识的过程为主题标引。

11、档案开放：是指档案馆将没有机密性、可以公开的，或保密期限已满、解除密级的档案，向全社会开放，以各种形式提供给用户利用的过程。

12、档案咨询：档案室（馆）通过口头或书面的形式解答利用者的问题；它是向档案用户提供档案信息的一种服务方式。