大学档案实体分类方案

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大学档案实体分类方案

为了保证学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，依据国家档案局颁布实施的《高等学校档案实体分类法》（DA/T10-1994），特制定本方案。

本方案由类目设置及标识符号（含主表）、档号编制方式、附则等三部分组成。

一、类目设置及标识符号

档案类目通常分为：一级类目、二级类目和三级类目。

（一）一级类目及其标识符号

根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质和载体特点，学校档案分为党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产和科技开发类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类、人事类、人物类和征集类等15个一级类目。

一级类目是档案实体分类的最高层位。一级类目的标识符号，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“DQ”即“dangqun”（党群）的简称。其名称、标识符号和主要内容如下：

党群类 DQ

主要包括：校（院）党委、工会、团委、民主党派等党群系统在工作中形成的文件材料。

行政类 XZ - 2 - 主要包括：校行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料和各学院除“党群类”之外的文件材料。

教学类 JX

主要包括：反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料（含学生学籍类文件材料）。

科研类 KY

主要包括：科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

基本建设类 JJ

主要包括：基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

仪器设备类 SB

主要包括：仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

产品生产与科技开发类 CP

主要包括：产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

出版类 CB

主要包括：出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

外事类 WS

主要包括：外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。 - 3 - 财会类 CK

主要包括：财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

声像类 SX

主要包括：以声音、图像为内容，以磁性或感光材料为载体，可阅读保存使用的文件材料。

实物类 SW

主要包括：反映办学历史及成就的、可收藏保存的物品，包括奖状、证书、奖牌、印章、纪念品、礼品和字画等。

人事类RS

主要包括：学校人事档案室向档案馆移交的已故人员人事档案材料。

人物类 RW

主要包括：为学校事业发展作出了重大贡献的师生员工、校友及知名人士的文件材料。

征集类 ZJ

在档案征集活动中获得的各类档案材料包括校史资料等。

（二）二级（或三级）类目设置及标识符号

二级类目是对一级类目的细分。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但不适用10、20……等带“0”的数字。三级类目是在二级类目基础上的细分和拓展，其标识方法与符号和二级类目相同。

根据我校档案管理工作的实际，二级（或三级）类目的设 - 4 - 置及标识如下：

DQ党群

DQ11党务综合（各学院党委综合材料入此）

DQ12纪检监察

DQ13组织

DQ14宣传教育

DQ15统战（民主党派材料入此）

DQ16工会（院工会工作材料入此）

DQ17团委（学生社团材料、院团委材料入此）

XZ行政

XZ11综合（各学院综合材料入此）

XZ12人事（师资培养材料入此）

XZ13审计（采购办材料入此）

XZ14人武、保卫

XZ15国资、后勤

XZ16档案、图书、文博

XZ17学生工作

JX教学

JX11综合（管理性文件材料入此）

JX12研究生教育

JX13全日制本科生教育

JX14继续教育

KY科研

KY11综合（管理性文件材料入此） - 5 - KY12课题申报、批复及研究、结题、鉴定、报奖等材料

KY13专利材料

KY14军工项目材料

JJ基本建设

JJ11综合 （管理性文件材料入此）

JJ12维修工程

JJ［13—n］ 按新建工程项目设置类目

SB仪器设备

SB11综合 （管理性文件材料入此）

SB [12—n]按仪器设备名称设置类目

CP产品生产与科技开发

CP11综合

CP[12—n]按产品种类或项目设置类目（档案实体由产品研发和生产单位保存）

CB出版

CB11综合（管理性文件材料入此）

CB12《扬州大学报》（报纸）

CB[13-n]按正式出版刊物名称分类WS外事

WS11综合 （管理性文件材料入此）

WS12出国（境）文件材料（含学校组团出访的材料）

WS13来校文件材料（含外籍教师材料）

WS14国际合作与主办、承办、参加的国际会议材料

WS15外国留学生工作材料（含学籍等） - 6 - CK财会

CK11综合 （管理性文件材料入此）

CK12会计报表

CK12.12 财务处会计报表

CK12.31 后勤保障处会计报表

CK12.32 资产经营公司会计报表

CK12.33 实验农牧场会计报表

CK13会计帐簿

CK13.12财务处会计帐簿

CK13.15基建财务会计帐簿

CK13.21工会财务会计帐簿

CK13.22国际交流服务中心财务会计帐簿

CK13.23校友会财务会计帐簿

CK13.24教育发展基金会财务会计帐簿

CK13.25镇江高新技术研究院财务会计帐簿

CK13.31后勤保障处会计帐簿

CK13.32资产经营公司会计帐簿

CK13.33实验农牧场会计帐簿

CK14会计凭证

CK14.12结报中心会计凭证

CK14.13瘦西湖校区财办会计凭证

CK14.14扬子津校区财办会计凭证

CK14.15基建财务会计凭证

CK14.21工会财务会计凭证 - 7 - CK14.22国际交流服务中心财务会计凭证

CK14.23校友会财务会计凭证

CK14.24教育发展基金会财务会计凭证

CK14.25镇江高新技术研究院财务会计凭证

CK14.31后勤保障处会计凭证

CK14.32资产经营公司会计凭证

CK14.33实验农牧场会计凭证

CK15工资清册

CK15.12 财务处工资清册

CK15.31 后勤保障处工资清册

CK15.32 资产经营公司工资清册

CK15.33 实验农牧场工资清册

SX声像

SX12-照片

SX12.12——毕业生集体照

SX12.13——学生个人信息采集照（或学位照）

SX12.14——上级领导来校视察的照片；上级领导接见我校干部师生的照片。学校举办的重要会议、活动照片；学校举办和参加的重大赛事的照片

SX12.15——学校重要外事活动照片

SX12.16——校园建筑物（含基建类照片）和校景照片

SX12.17——校级领导班子集体照；学校主要领导、院士和其他“著名人物”（列入“人物档案”范畴）的标准照

SX13-录音带 - 8 - SX14-录像带

SX15-幻灯片

SX16-磁盘

SX17-影视胶片

SX18-缩微胶片

SX19-光盘

SX19.12——照片

SX19.13——学位论文

SX19.14——图纸、数据库

SX19.15——重要会议、重要活动及电视新闻等

SX19.16——其它

SW实物

SW12——奖状

SW13——证书

SW14——奖牌

SW15——锦旗

SW16——礼品

SW17——字画

SW18——印章

SW19——其它（包括学校在重大活动中制作的有保存价值的纪念品、属于学校所有的各类文物或其它反映学校历史面貌的重要物件）

RS人事

学校人事档案室向档案馆移交的已故人员人事档案 - 9 - RW人物

RW12生平传记材料

RW13创作材料

RW14公务活动材料

RW15个人信函

RW16经济材料

RW17社会评价材料

RW18声像材料

RW19实物材料

ZJ征集

ZJ11文书类

ZJ12声像类

ZJ13实物类

二、档号编制方式

档号是存取档案的代号和排架的依据，反映档案的分类体系和物理位置。档号通常由全宗号、年度号、分类号、件号组成。全宗号、年度号、分类号、件号之间用连接符号“-”连结。

“全宗号”根据本单位全宗编号来确定。我校共设有七个全宗号：01号全宗，指扬州大学档案全宗；02号全宗，指原扬州师范学院及其前身档案全宗；03号全宗，指原江苏农学院及其前身档案全宗；04号全宗，是指原扬州工学院及其前身档案全宗；05号全宗，是指原扬州医学院及其前身全宗；06号全宗，指江苏水利专科学校及其前身档案全宗；07号全宗，指江 - 10 - 苏商业专科学校及其前身档案全宗。

“年度号”是指归档材料形成年份，由四位阿拉伯数字组成。“分类号”是档号的主体，一般由一、二级（三级）类目代号组成，“件号”是按所选择的分类号中最下位类自然顺序编码。

鉴于人事类档案、人物类档案和征集类档案的特殊性，本办法规定：人事类档案的档号为“年度号-RS-件号”；人物类档案的档号为“人物姓名（汉字或英文）-RWxx-件号”；征集档案档号为“全宗号-年度-ZJxx-件号”

三、附则

本方案由学校档案馆负责解释并自发布之日起执行。