办公会议管理制度
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办公会议管理制度
1.目的
为了规范公司办公会议管理，确保在组织内建立适当的沟通过程，协调企业内部资源合理配置，特制订本制度。
2.范围
本规定适用于公司总经办办公会议、专题会议、部门会议、班组会议、外部会议及其他会议活动。
3.术语
3.1 总经办办公会议指由总经办召集，以沟通协调公司内部各部门之间活动为目的，各部门副经理（包括部门副经理）以上人员参加的公司级会议；
3.2 专题会议指由某一部门召集，以解决公司经营活动中某一专题为目的，相关部门及人员参加的公司级会议，如质量分析会、技术专题会、生产调度会、安全生产工作会议、培训工作会议等
3.3 部门会议指由各部门经理召集，以沟通协调部门内各岗位工作为目的，本部门内部人员参加的部门级会议，如各车间、部门例会和工作会议；
3.4 班组会议指由各班组长召集，以沟通协调班组内部各岗位工作为目的，本班组内部人员参加的班组级会议，如班前班后会等；
3.5 外部会议指政府各上级主管部门领导莅临公司而召开的调研会议等；
3.5 其他会议指除以上会议以外的其他会议，如员工座谈会等。
4.会议的组织
4.1 总经办办公会议
4.1.1 会议组织：总经办。
4.1.2 会议主持人：公司总经理或总经理指定人员。
4.1.3 会议参加人：副总经理、总监、部门经理、部门副经理。
4.1.4 列席人员：根据需要通知相关与会人员。
4.1.5 会议内容：
各部门经理对上周本部门各项工作进行总结，对下周工作进行计划。
需要其他部门配合的事项，需要公司配置的资源。
总经办安排公司下周工作重点。
4.1.6 会议记录：行政人事部。
4.1.7 会议时间：每周一上午9:00-10:00，如遇节假日则为上班后首个工作日
上午9：00-10:00。
4.1.8 会议地点：公司会议室。
4.2 专题会议
4.2.1 会议组织：部门。
4.2.2 会议主持人：发起部门经理或其指定人员。
4.2.3 会议参加人：专题相关部门及人员。
4.2.4 列席人员：根据需要通知相关与会人员。
4.2.5 会议内容：
会议的目的和需要解决的问题。
就相关主题展开讨论。
确定解决方案。
需要其他部门配合的事项，需要公司配置的资源。
4.2.6 会议记录：会议发起部门。
4.2.7 会议时间：根据实际情况。
4.2.8 会议地点：公司会议室。
4.3 部门会议
4.3.1 会议组织：部门。
4.3.2 会议主持人：发起部门经理或其指定人员。
4.3.3 会议参加人：本部门人员。
4.3.4 列席人员：根据需要通知相关与会人员。
4.3.5 会议内容：
部门工作总结。
部门内部需要协调的事项，需要配备的资源，传达公司会议精神。
部门工作计划。
4.3.6 会议记录：会议发起部门。
4.3.7 会议时间：根据实际情况，每月至少一次。
4.3.8 会议地点：公司会议室。
4.4 班组会议
4.4.1 会议组织：班组。
4.4.2 会议主持人：发起班组班组长或其指定人员。
4.4.3 会议参加人：本班组人员。
4.4.4 列席人员：根据需要通知相关与会人员。
4.4.5 会议内容：
班组工作总结。
班组内部需要持续改进的地方和部门会议精神的传达。
班组工作计划。
4.4.6 会议记录：会议发起部门。
4.4.7 会议时间：根据实际情况，每周至少一次。
4.4.8 会议地点：根据实际情况安排。
4.5 外部会议
4.5.1 会议组织：人事行政部。
4.5.2 会议主持人：公司总经理或总经理指定人员。
4.5.3 会议参加人：上级主管部门领导和公司相关部门经理。
4.5.4 列席人员：根据需要通知相关与会人员。
4.5.5 会议内容：根据实际情况。
4.5.6 会议记录：人事行政部。
4.5.7 会议时间：根据实际情况。
4.5.8 会议地点：公司会议室。
4.6 其他会议
4.6.1 根据实际情况，灵活安排。
5.与会人员职责
5.1 会议组织者或主持人视会议具体情况，应当决定是否指定专人记录，并组织
好签到工作。
5.2 除定期召开的各类例会外，会议组织者或主持人需在会议开始前，书面或口
头通知参会人员以下信息：时间、地点、参会人员、会议内容、会议进程和
其他事宜。
5.3 会议的组织者或主持人应当组织好会场纪律，防止会议偏离主题，并引导会
议进程，最后做出总结。
5.4 与会人员应当遵守会议规范，认真签到，准备好个人发言，做好会议笔记，
听从会议组织者或主持人就会议内容所做的安排。
5.5 分公司、办事处或出差人员以电话会议形式参加。
6.会议规范
6.1 会议通知应当在会议召开前2 天发出。
定期召开的各类例会可以不用通知，如遇节假日应当提前通知。
6.2 严禁迟到、早退、无故缺席、中途退席。
如遇特殊情况，需预先向会议组织者或主持人请假，经组织者批准，方可退场。
6.3 会议参加者要畅所欲言，但不可长篇大论、滔滔不绝和从头到尾沉默到底（记录人员除外）。
6.4 参会人员应将手机调到振动状态或转到秘书台，如有重要电话须到会议室外接听。
6.5 参会人员不得交头接耳，不得吸烟，不得随便打断别人发言，不得做与会议无关的事情。
6.6 会议发言严禁做人身攻击，不可不懂装懂、胡言乱语，不要尽谈期待性的预测，不讲空话、套话。
6.7 参会人员应当严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄漏会议内容，否则追究相关人员责任。
6.8 会议记录应当在会议结束后2 天内发给与会人员。
6.9 对于违反上述规定的人员，每次向公司“快乐基金”捐款10 元。
7.附则
本制度由人事行政部制订并负责解释，经总经理批准后施行，修改时亦同。
批准/日期：XX 审核/日期：XX 编写/日期：XXX2011.1.1 2011.1.1 2011.1.1。
