怎样给公文标注主题词

行政机关公文格式各要素标识规则一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)秘密等级和保密期限。

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用"★"隔开。

"绝密"、"机密"级公文应当在版心左上角第1行标明份数序号。

(二)紧急程度。

紧急公文应当根据紧急程度，用3号黑体字顶格在版心右上角第1行标识"特急"或"急件"，两字之间空1字。

其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。

同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。

(三)发文机关标识。

发文机关标识一般由发文机关全称或者规范的简称后加"文件"组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

发文机关标识推荐使用文星简美黑体字，用红色标识。

字号应小于22mm×l5mm(高×宽)。

联合行文，应当列明联合行文的各机关名称。

同级行政机关联合行文，主办机关应当排前，"文件"置于发文机关名称右侧，上下居中排布；行政机关与其他机关联合行文，应当以党、政、军、群次序排列。

(四)发文字号。

发文字号一般由行政区域代字、机关代字、年份、序号组成，必要时可根据需要加入专业职能代字。

联合行文只标明主办机关发文字号。

行政区域代字、机关代字应当使用规范的简称。

本机关简称可能与其他机关简称相混淆的单位，由双方商定各自机关代字并报上级机关办公室备案。

中办秘书局《公文主题词表》使用方法根据《文献主题标引规则》（GB3860—83）和《文献工作—文献审读、主题分析与选定标引词的方法》（IS05963），结合党委系统公文特点，对本词表的使用方法介绍如下：一、标引细则（一）要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。

（二）选用的词，一般应是本词表的正式主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。

（三）选词时，应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。

（四）当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。

组配标引应遵循下列原则：1、应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系。

2、当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配。

3、组配结果应概念清楚、准确。

（五）若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。

（六）若仍无合适直接上位主题词进行标引时，方可选用本词表以外的适当词（称自由词）进行标引。

自由词标引应遵循下列原则：1、选用的自由词应符合本词表的选词原则。

2、标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词。

3、使用频率较高的自由词须填写“主题词增、删、改记录卡”。

4、选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。

（七）主题词的标引位臵。

按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求，主题词应们于抄送机关上方，词与词之间要有一个汉字的距离。

（八）主题词的标引数量。

每件公文所选用的主题词数量一般应在10个以内。

（九）主题词的排列次序。

一般次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。

在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。

标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，臵于反映公文内容的主题词后、文种之前。

公文主题词格式
一、公文主题词的含义与作用
公文主题词是公文中用于表达核心内容和要求的关键词汇，具有较强的针对性和指导意义。

它有助于提高公文的可读性和实用性，使收文单位能够迅速了解公文的主旨，从而提高工作效率。

二、公文主题词的格式要求
1.字体字号：公文主题词应使用规范化字体，如宋体、黑体等。

字号可根据文件重要程度和实际需要进行调整，一般使用小三号或四号字体。

2.词性标注：在主题词前加注词性标识，如“名词”、“动词”等，以便于收文单位对公文内容进行分类。

3.主题词数量：一般公文主题词数量为2-5个，重要文件可适当增加。

主题词应能够准确反映公文的主要内容，尽量避免使用含义相近的词汇。

4.主题词排列顺序：按照公文内容的重要程度和关联性，将主题词从左到右、从上到下依次排列。

同一层级内的主题词之间用顿号或短横线分隔。

三、如何选取合适的主题词
1.关联性：选取与公文内容密切相关的词汇，以确保公文主题词能够准确反映公文的主旨。

2.简洁性：尽量使用简洁明了的词汇，避免冗长复杂的表述。

这有助于提高公文的可读性。

3.规范性：遵循国家有关公文处理规定的词语规范，避免使用地方性或行业特定的术语。

四、注意事项
1.避免使用模糊词汇：如“加强”、“改进”等，这些词汇缺乏具体指向，不利于收文单位了解公文具体要求。

2.避免使用过于专业的术语：尽量避免使用仅限于特定领域专业人士才能理解的术语，以提高公文的普及性。

3.注重语言表达的准确性：选用含义明确、表达准确的词汇，避免一词多义或歧义现象。

总之，公文主题词的设置对于提高公文质量和效率具有重要意义。

党的机关公文的主题词标注方法一、公文主题标引规则党的机关公文主题标引规则主要内容包括：公文主题标引的基本要求；公文主题词的选定；公文主题词标引位臵、数量及排列次序等。

（一）公文主题标引的基本要求公文主题标引必须坚持客观性、准确性、针对性、全面性和一致性原则。

这是贯穿于公文主题标引工作全过程的基本要求。

1．客观性。

即：公文主题标引应以公文的实际内容为依据，客观地分析和反映公文主题，努力避免主观片面性和随意性。

2．准确性。

即：在认真阅读公文、客观分析公文内容的基础上，概括提炼出准确反映公文内容的主题概念，按规则准确转换成主题词，并进行正确标引。

3．针对性。

即：公文主题标引应重点考虑行文单位（即公文制发单位和主送、抄送单位）及公文检索系统的特点和需求，突出反映公文中与行文单位以及公文检索系统涉及的用户密切相关的主题概念。

4．全面性。

即：公文主题标引应充分反映公文的主题概念，以确保各级各类机关对党的机关公文检索、利用的需要，及时、准确地为广大用户提供服务。

5．一致性。

即：同类型或主题内容基本相同的公文，不论其表达形式或发布时间如何，应当有大体相同的标引结果。

确保公文主题标引的一致性，必须做到：①主题分析环节标准化，严格按照主题分析程序和要求进行；②主题概念转换标准化，严格按照主题词选定的具体原则进行；③加强对标引人员的培训，提高标引人员素质，注意标引经验的积累和交流，克服标引人员在具体标引工作中存在的不一致因素。

（二）公文主题词的选定作为表达公文主题概念的检索标识，通常为正式主题词，同时也包括特殊情况下选用的自由词，统称‚标引词‛。

为避免概念的混乱，这里均使用‚主题词‛。

主题词选定的具体原则主要包括规范化原则、专指性原则、组配标引原则、上位主题词标引原则及自由词标引原则。

1．规范化原则。

即：公文主题标引必须选用†公文主题词表‡中的正式主题词，而不能选用非正式主题词；选用的主题词的书写形式，必须与†公文主题词表‡中的正式主题词的词形完全一致。

如何做好公文处理中的主题词标引公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速了解公文的内容和要点，提高公文的阅读效率和处理速度。

本文将详细介绍如何做好公文处理中的主题词标引。

一、了解公文的性质和内容在进行主题词标引之前，首先要充分了解公文的性质和内容。

公文可以分为行政类、规范类、信息类等不同类型，每种类型的公文都有不同的特点和要求。

对于不同类型的公文，要了解其中的关键要点、部门、流程等信息，以便更好地进行主题词标引。

二、选择合适的主题词在进行主题词标引时，要选择适合公文内容的主题词。

主题词应该能够准确地反映公文的核心内容和要点，具有明确的概念和含义。

同时，主题词还应该具备一定的代表性和共性，能够适用于不同的情况和背景。

在选择主题词时，可以参考相应的分类标准和词汇表，确保标引的准确性和一致性。

三、遵循标引规范在进行主题词标引时，要遵循相应的标引规范。

一般来说，主题词应该标在公文的标题、摘要和正文的相关段落中，以便读者能够迅速找到所需信息。

同时，主题词的标注应该明确、简洁，不含有歧义或模糊性，以免造成误解或困惑。

此外，还要注意主题词的顺序和层次，按照重要性和逻辑关系进行标引，使读者更易于理解和把握。

四、使用标引工具现代科技的发展使标引工作更加便捷和高效。

在进行公文处理中的主题词标引时，可以借助相应的标引工具和软件，提高标引的质量和效率。

这些工具可以自动识别和标引公文中的关键词和主题词，减少人工操作的繁琐和错误，同时还可以提供相应的检索功能和统计分析，方便用户查询和应用。

总之，公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速理解公文的内容和要点，提高处理效率和准确性。

在进行主题词标引时，应该充分了解公文的性质和内容，选择合适的主题词，遵循标引规范，使用标引工具。

通过合理的主题词标引，可以有效地提高公文的阅读效率和处理速度，提供便捷和准确的信息查询和应用。

五、建立主题词标引库为了更好地进行公文处理中的主题词标引，可以建立一个主题词标引库。

行政机关公文格式各要素标识规则一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)秘密等级和保密期限。

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用"★"隔开。

"绝密"、"机密"级公文应当在版心左上角第1行标明份数序号。

(二)紧急程度。

紧急公文应当根据紧急程度，用3号黑体字顶格在版心右上角第1行标识"特急"或"急件"，两字之间空1字。

其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。

同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。

(三)发文机关标识。

发文机关标识一般由发文机关全称或者规范的简称后加"文件"组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

发文机关标识推荐使用文星简美黑体字，用红色标识。

字号应小于22mm×l5mm(高×宽)。

联合行文，应当列明联合行文的各机关名称。

同级行政机关联合行文，主办机关应当排前，"文件"置于发文机关名称右侧，上下居中排布；行政机关与其他机关联合行文，应当以党、政、军、群次序排列。

(四)发文字号。

发文字号一般由行政区域代字、机关代字、年份、序号组成，必要时可根据需要加入专业职能代字。

联合行文只标明主办机关发文字号。

行政区域代字、机关代字应当使用规范的简称。

本机关简称可能与其他机关简称相混淆的单位，由双方商定各自机关代字并报上级机关办公室备案。

公文主题词格式摘要：一、公文主题词的定义与作用1.定义2.作用二、公文主题词的分类1.按性质分类2.按用途分类三、公文主题词的标注规范1.格式要求2.关键词提取四、公文主题词在公文处理中的作用1.提高检索效率2.便于归档和管理正文：公文主题词是用于概括公文内容的关键词，它在公文中起到至关重要的作用。

公文主题词的恰当与否，不仅影响到公文的检索效率，还关系到公文的归档和管理。

因此，了解公文主题词的定义、分类和标注规范，对于提高公文处理效率具有重要意义。

一、公文主题词的定义与作用公文主题词是反映公文内容特点，能表达公文内容的关键词。

公文主题词的作用主要体现在以下几个方面：1.定义：公文主题词是对公文内容的精准概括，有助于读者快速了解公文的主要内容。

2.作用：公文主题词在公文检索、归档和管理过程中起到关键作用，能够提高工作效率。

二、公文主题词的分类根据公文的性质和用途，公文主题词可以分为以下几类：1.按性质分类：包括通用主题词、专业主题词和非法主题词。

2.按用途分类：包括上行文主题词、平行文主题词和下行文主题词。

三、公文主题词的标注规范为了保证公文主题词的准确性和规范性，需要在公文处理过程中遵循一定的格式要求：1.格式要求：公文主题词应位于公文发文字号之下，正文之前。

2.关键词提取：公文主题词应选取能反映公文内容的关键词，关键词之间用顿号分隔。

四、公文主题词在公文处理中的作用公文主题词在公文处理中具有重要作用，主要体现在以下两个方面：1.提高检索效率：通过公文主题词，用户可以快速在公文库中找到所需公文。

2.便于归档和管理：公文主题词为公文归档和管理提供了便利，有助于实现公文的有序存放和查找。

公文写作格式备注
在写公文时，确保没有重复出现与标题相同的文字是很重要的。

以下是一些建议，以避免在文中出现与标题相同的文字：
1.避免重复关键词：在起草公文时，尽量避免在正文中使用标
题中的关键词。

尽量使用同义词、近义词或相关词语来表达相同的意思。

2.使用简洁的表达方式：尽量使用简洁的句子和词汇来表达信息。

避免冗长的表达方式，这样可以减少与标题相同的文字的出现频率。

3.将重点放在不同的方面：标题通常用来概括主要内容，而正
文可以进一步展开细节和提供更多相关信息。

确保正文部分提供更详细的信息，而不仅仅是标题的复述。

4.随机使用同义词/近义词：可以在正文中使用与标题相同的
概念，但使用不同的词汇表达。

这样可以丰富文本的内容，同时避免直接复述标题文字。

5.避免重复整个句子：如果标题中的句子已经非常简明扼要地
表达了要点，正文部分可以尝试用不同的方式再次呈现，以避免整个句子完全重复。

6.构建文本段落：构建具有逻辑和连贯性的文本段落，能够有
助于适当地展开和发展思想，从而避免与标题相同的文字重复。

需要注意的是，在一些特定的公文格式中，有明确规定正文开头要陈述文号、发文机关、日期等信息。

在这种情况下，这些信息可能会与标题中的某些内容重复，但这是一种特殊情况，需遵守相应的格式规定。

最后，仔细审查和编辑文本是至关重要的。

通过多次修改和校对，确保没有意外的标题相同文字出现在文中。

公文主题词标注方法一、什么是公文主题词进入20世纪80年代，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。

为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。

主题词又叫关键词。

它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。

它是办公现代化的产物。

主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。

二、为什么要标引公文主题词(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。

信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。

主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。

(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。

办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。

办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。

(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。

档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。

办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。

(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。

三、怎样标引公文主题词（一）主题词标引程序“三步”走第一步：审读文件，分析主题。

首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。

一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。

如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。

否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。

主题类型分为单主题和多主题两种。

单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。

多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。

单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

怎样给公文标注主题词主题词又叫关键词。

它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。

主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。

《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。

因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。

从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。

以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。

《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。

第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。

第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。

”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。

《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。

第二层是对13类中每一类的具体分类。

如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。

我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。

如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”(这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面)，然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。

这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。

接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。

再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。

附件1：主要行政公文格式1．适用文种：请示、意见、报告、议案［如涉密和紧急程度,按以下格式标注：秘密等级、保管期限、★、紧急程度：3号黑体］机密★×年特急［发文机关标识字号：小标宋，字号不大于14×21㎜。

其上可标注藏文］××××××文件［发文字号：3号仿宋。

用六角括号，序号不编虚位］［“签发人”：3号仿宋，签发人姓名：3号楷体］××文〔200×〕××号签发人：×××[红色反线156㎜]［标题：2号小标宋，红色反线下空2行］××××××××关于××××××××的请示县人民政府：［正文：3号仿宋］××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

公文如何标列主题词信息来源：中国党建网主题词又称关键词，是文件中表达主旨、代表内容特征并可供制作索引、检索文件主题依据的词或词组。

一篇公文标注的主题词一般为3～５个词或词组，也可略少略多，不要求表达一个完整的意思，不考虑语法结构、词语搭配，仅仅是简单的组合，其间不用标点符号。

自国发(1986)1号文件，即《国务院关于发布〈中华人民共和国银行管理暂行条例〉的通知》，在我国公文史上首开标注主题词的范例以来，各地党政机关文件依例而行。

总观我国公文，这一作法已呈方兴未艾之势。

选定的主题词，必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。

主题词的词义必须明确清晰，具有单义性，排除义有两歧的概念，以准确鲜明地突显文件的中心思想。

《辽宁省国家行政机关公文处理实施细则》规定：“主题词列在文件尾部分横线之上，由左向右横排，词目之间要有适当空白间隔。

”具体说来，主题词位于文尾部分第一条间隔线之上，其字号与正文同，“主题词”三字使用粗体，以示醒目。

在顶格排印的“主题词”之后，将词或词组依次排开，间隔处空出一个字的位置。

举例如下：主题词：经济增产节约增收节支决定标列主题词通常有下列几种：1. 文件标题摘录。

这是最简单的一种方法，即从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语，构成主题词。

例如，《国务院关于加强预算外资金管理的通知》主题词为：“预算管理”。

??2. 文件正文提取。

在文件的标题文字或过少难以提取，或过多需要概括的条件下，则可从正文内选取恰切的单词、词组作主题词。

例如，《国务院关于清理和整顿“小钱柜”的通知》主题词为“纪检财务”。

3. 题文结合撮要。

此法为前两种方法的结合，即将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。

例如，《省委、省政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知〉的通知》主题词则为：“组织机构人事法制”。

4. 批发文件择重。

凡批转、转发性文件，凡发布法规、条例的文件，重点都在被批转、被发布的文件上，其主题词只能从重点文件内选择。

公文决定的格式及范文公文决定的格式及范文精选3篇〔一〕公文决定是政府或企事业单位的一种行政管理文书，常用于对公司的重要决策作出明确的规定和指示。

正确的格式和标准化的语言是公文决定中必不可少的局部。

下面，我们将深化讨论公文决定的格式和范文。

1.제목：应在正文的上方左对齐位置注明。

2.公文决定编号：是公文决定的技术编码，号码应该有明确的记录以供管理，也便于日后查询和使用。

3.日期：应标注出公文决定的制定日期，以区别于之前和之后的重要时间节点。

4.发文机关：应注明机关的名称、地址等重要联络信息，以便于接收相关的信息和联络。

5.主题词或【关键词】：^p ：是公文决定的主要内容的概括，通常在正文的下面或最后一页政府的左下角处。

6.正文：是文书的核心局部，包含了政府对于某件事情做出的明确规定、指示或者决策执行。

7.签名、签章或印鉴：公文决定的最后一步是确认及签章，以便于证明文件的真实性和权威性。

下面，我们就来看一下一份公文决定的详细内容和格式：公文决定文号：SM2024-035制定日期：2024年7月1日南京市政府关于加强城市环境卫生治理的决定为加快全市城市环境卫生治理，提升市容市貌品质，进一步提升居民的幸福指数，南京市政府决定，自本决定发布之日起：第一、加强和完善垃圾处理设施的规划建立，对城市中心区域垃圾压缩设备建立给予奖励，并建立健全垃圾处理监视管理机制。

第二、进步城市环境卫生治理效率，加强垃圾分类监管，推行不适用一次性物品政策，鼓励市民使用可降解的环保产品，扩大城市废品回收力度。

第三、加强城市绿化带建立和改造，增加公共绿地面积，开展道路调研，制定合适城市绿地的配套设施措施。

第四、特别提醒市民加强环境保护意识，教育市民积极参与城市环境治理工作，推进文明城市创立，积极参与社会监视。

本决定自发布之日起生效，同时废止市政府20__年卫生环境治理决定。

本决定解释权归南京市政府所有。

南京市政府2024年7月1日印章：南京市政府一份公文决定就是如此，简短、明了、实在可行。

公文主题词的提炼一、什么是公文主题词进入20世纪80年代，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。

为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。

主题词又叫关键词。

它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。

它是办公现代化的产物。

主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。

二、为什么要标引公文主题词(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。

信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。

主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。

(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。

办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。

办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。

(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。

档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。

办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。

(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。

三、怎样标引公文主题词（一）主题词标引程序“三步”走第一步：审读文件，分析主题。

首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。

一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。

如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。

否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。

主题类型分为单主题和多主题两种。

单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。

多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。

单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。