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一、引言随着信息技术的飞速发展，数字化已成为档案管理的重要趋势。
为了确保数字档案的安全、完整、可用，提高档案管理的效率和水平，建立健全数字档案管理制度方法至关重要。
本文将从以下几个方面阐述数字档案管理制度方法。
二、数字档案管理制度方法概述1. 制度建设（1）制定数字档案管理相关法律法规，明确数字档案的定义、范围、归档要求等。
（2）建立健全数字档案管理机构，明确各部门职责，确保档案管理的统一领导。
（3）制定数字档案管理标准，包括档案分类、命名、存储、备份、恢复等环节。
2. 技术保障（1）选用性能稳定、安全可靠的数字档案管理软件，实现档案的电子化、数字化。
（2）建立安全可靠的存储系统，确保数字档案的长期保存。
（3）采用先进的备份技术，定期对数字档案进行备份，防止数据丢失。
3. 人员培训（1）对档案管理人员进行数字化档案管理知识培训，提高其业务水平。
（2）定期组织档案管理人员参加相关学术交流活动，了解数字档案管理最新动态。
（3）加强档案管理人员的职业道德教育，提高其责任意识。
4. 安全管理（1）制定数字档案安全管理制度，明确档案访问权限、数据加密、安全审计等。
（2）加强对数字档案管理系统的安全防护，防止黑客攻击、病毒入侵等。
（3）建立安全审计机制，定期对数字档案管理系统进行安全检查，确保系统安全稳定运行。
三、具体实施方法1. 档案收集与整理（1）明确数字档案收集范围，对各类档案进行电子化处理。
（2）按照档案分类、命名、存储等标准，对数字档案进行整理。
（3）对归档的数字档案进行质量检查，确保档案的准确性、完整性。
2. 数字档案存储与备份（1）选用高性能、高安全性的存储设备，对数字档案进行存储。
（2）采用分布式存储技术，提高数字档案的访问速度和可靠性。
（3）定期对数字档案进行备份，确保数据安全。
3. 数字档案检索与利用（1）建立完善的数字档案检索系统，方便用户查询。
（2）根据用户需求，提供多种检索方式，如关键词检索、全文检索等。
数字化档案管理系统的设计与实现第一章引言数字化档案管理系统的设计与实现是近年来信息技术的发展与档案管理需求的提升相结合的产物。
随着各行业信息化的快速发展，传统的纸质档案管理方式已经无法满足日益增加的档案管理需求。
数字化档案管理系统的设计与实现正是为了提高档案管理的效率和质量，实现档案资源的合理利用和共享。
本文将重点探讨数字化档案管理系统的设计原则、核心功能以及实施步骤。
第二章数字化档案管理系统的设计原则2.1 整体性原则数字化档案管理系统的设计应当具备整体性，即将各类档案资源整合为一个统一的系统。
这样可以方便用户对档案资源进行全局性的管理和查询，避免了不同档案资源难以整合的问题。
2.2 安全性原则数字化档案管理系统的设计应注重数据的安全性。
档案资源往往包含大量敏感信息，如个人隐私、商业机密等，需要使用者完全信任系统的安全性。
因此，在设计过程中应考虑加密技术、权限管理和访问日志等安全措施，以保证档案资源不被非法获取或篡改。
2.3 可扩展性原则数字化档案管理系统的设计应具备良好的扩展性。
随着时间的推移，档案资源的数量和种类都会不断增加，因此系统应能够方便地进行功能的扩展和升级，以应对不断变化的档案管理需求。
第三章数字化档案管理系统的核心功能3.1 档案资源的数字化存储与获取数字化档案管理系统的核心功能之一是对档案资源进行数字化存储与获取。
这涉及到对纸质档案的扫描、OCR文字识别、影像存储、元数据管理等技术的应用。
用户可以通过系统快速检索档案资源，并进行浏览、打印等操作，极大地提高了档案资源的利用效率。
3.2 档案资源的分类与标引数字化档案管理系统应具备档案资源的分类与标引功能，以方便用户对档案资源进行归类和检索。
系统可以根据档案的属性和内容，自动提取关键词、建立索引，并进行分类和标签的管理，使用户能够更加快速地找到所需的档案资源。
3.3 档案资源的权限管理与共享数字化档案管理系统应支持档案资源的权限管理与共享。
档案数字化技术规范1 适用范围为统一集团公司纸质、照片、音频、视频档案数字化的主要技术要求，推动档案现代化和数字档案馆的建设，特制定本规范。
本规范适用于各单位档案的数字化处理及数字化成果的管理。
2 总则2.1 基本原则2.1.1 同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。
2.1.2 采用先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移。
2.1.3 采取有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。
2.1.4 确保档案实体与数字化成果间的有机联系。
2.2 过程管理要求2.2.1制定档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法，确保档案数字化工作标准化、规范化和流程化。
2.2.2档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描（转换）、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2.2.3建立档案数字化各环节的安全保密机制和工作制度，确保档案数字化工作的安全与高效。
2.2.4档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
2.3 数据挂接2.3.1档案数字化转换过程中形成的图像、音频、视频数据，经质量验收合格后，加载到档案数据库服务器。
通过编制的程序或借助相应的软件，实现档案数据库条目与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。
2.3.2认真填写档案数字化挂接检查情况登记表单，记录数据关联后的页（张、盘）数，核对每一份文件关联后的页（张、盘）数与档案整理、扫描（转换）时填写的页（张、盘）数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
2.4 数据验收2.4.1 图像、音频、视频数据验收以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的档案条目数据对应的图像、音频、视频数据。
图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。
图像、音频、视频文件的命名必须与条目数据题名相一致。
智能化智能档案管理系统的技术要求智能化智能档案管理系统的技术要求随着信息技术的发展，智能化智能档案管理系统逐渐成为组织机构和企事业单位进行档案管理的首选。
这种系统能够实现档案数字化存储、检索、查询、共享以及安全管理等功能，大大提高了档案管理的效率和便捷性。
下面将从技术要求的角度，探讨智能化智能档案管理系统的各方面需求。
一、硬件要求1.服务器：智能化智能档案管理系统需要一个稳定可靠的服务器来存储和管理大量的档案数据。
服务器要求具备高性能处理器、大容量内存和高速磁盘阵列等硬件配置，以满足系统高并发访问和数据处理的需求。
2.存储设备：由于档案数据量巨大，需要使用高容量的硬盘或固态硬盘作为存储设备。
并且要求具备高速传输和稳定性能，以确保档案数据的安全和可靠性。
3.网络设备：智能化智能档案管理系统需要通过网络实现档案数据的查询和共享，要求网络设备能够提供稳定的网络连接和高速的数据传输能力。
4.终端设备：智能化智能档案管理系统需要提供多种终端设备来满足用户的不同需求，包括PC、平板电脑和手机等。
终端设备要求具备良好的用户体验和友好的操作界面。
二、软件要求1.操作系统：智能化智能档案管理系统需要运行在稳定可靠的操作系统上，常用的操作系统包括Windows、Linux和MacOS等。
操作系统要求具备高性能、高稳定性和高安全性。
2.数据库管理系统：智能化智能档案管理系统需要使用数据库管理系统来存储和管理档案数据。
数据库管理系统要求具备高效的数据存储和检索能力，以及良好的数据安全性和可扩展性。
3.应用程序开发语言：智能化智能档案管理系统的开发需要使用合适的应用程序开发语言，常用的开发语言包括Java、C#、Python等。
开发语言要求具备良好的编程能力和开发效率，并且要能够实现系统的功能需求。
4.前端技术：智能化智能档案管理系统需要使用前端技术来实现用户的界面和交互操作。
常用的前端技术包括HTML、CSS、JavaScript等。
关于《档案数字化管理技术标准及规范》的发文本标准根据国家档案局《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》制定，适用于四川省各级档案馆（室）的数字化工作，其它单位可参照执行。
1.1 数字化指用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。
1.2 纸质档案数字化对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
1.3 数字图像表示景物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
1.4 连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
1.5 失真度对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原件色彩、几何、压缩算法等差值。
1.6 可懂度表示数字图像向人或机器提供信息的能力。
1.7 图像压缩清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
1.8 分辨率指单位长度内图像包含的点数或像素数。
1.9 TIFF 标记图像文件格式。
一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。
因为它存储的图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高，故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存。
1.10 JPEG 联合照片专家组。
一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。
JPEG格式文件小，影像质量多数情况下均可接受。
考虑储存空间及传输效率，原件为彩色的档案可选此格式复制储存。
1.11 灰度值指进行灰度扫描时把图像由纯黑到纯白整个色彩区域进行划分的级数，编辑图像时一般都使用到８位，即２５６级灰度。
1.12 黑白二值图像是与彩色及灰度相对应的一种模式，黑白图在表示图像时只区分黑白二值，他把其它色彩根据其特性转换为黑白两种，因此形成只有两种颜色的图像。
最新档案数字化规范标准档案数字化是将传统的纸质档案转换为电子形式，以便于存储、检索和利用。
随着信息化时代的到来，档案数字化已成为档案管理工作的重要组成部分。
以下是最新档案数字化规范标准的具体内容：一、档案数字化的目的与意义档案数字化旨在提高档案的保存质量，延长档案的使用寿命，同时提高档案的利用效率和安全性。
通过数字化，档案可以更易于检索、复制和传播，满足现代社会对信息资源的需求。
二、档案数字化的基本原则1. 完整性：确保数字化过程中档案内容的完整性，不得遗漏任何部分。
2. 准确性：数字化后的档案应与原始档案保持一致，无误读或错误。
3. 可读性：数字化后的档案应清晰易读，便于电子设备上的查看和打印。
4. 安全性：在数字化过程中要确保档案信息的安全，防止数据泄露或损坏。
三、档案数字化的流程1. 档案预处理：包括档案的清洁、修复、分类和排序。
2. 扫描：使用高分辨率扫描仪对档案进行扫描，确保图像质量。
3. 图像处理：对扫描后的图像进行去污、去噪、矫正等处理，提高图像质量。
4. 格式转换：将图像转换为通用的电子格式，如PDF或JPEG。
5. 数据录入：将档案的元数据录入数字化管理系统。
6. 质量检查：对数字化后的档案进行质量检查，确保符合标准。
7. 存储与备份：将数字化档案存储在安全的服务器上，并进行定期备份。
四、档案数字化的技术要求1. 扫描分辨率：彩色档案推荐使用300dpi，黑白档案推荐使用600dpi。
2. 色彩管理：确保扫描过程中色彩的准确性和一致性。
3. 文件格式：推荐使用无损压缩的PDF/A格式，以保证档案的长期保存和兼容性。
4. 元数据标准：遵循国际标准，如Dublin Core或EAD，以便于档案的检索和管理。
五、档案数字化的安全管理1. 访问控制：设置用户权限，确保只有授权人员才能访问数字化档案。
2. 数据加密：对存储的档案数据进行加密处理，防止未授权访问。
3. 备份策略：制定定期备份计划，确保档案数据的安全和可恢复性。
数字化档案管理系统1.引言1.1 目的数字化档案管理系统旨在帮助组织或机构实现电子档案的集中管理、检索和保护，提高工作效率和信息安全性。
1.2 背景随着信息技术的快速发展，传统的纸质档案管理面临着许多挑战，例如存储空间、检索困难等。
数字化档案管理系统应运而生，以解决这些问题，提供方便快捷的电子档案管理和检索方式。
1.3 受众本文档适用于组织或机构内的档案管理员、IT部门以及其他涉及档案管理系统的相关人员。
2.系统概述2.1 系统目标- 提供集中管理和存储电子档案的功能；- 实现档案的快速检索和访问；- 提供档案备份和恢复机制，确保档案的安全性；- 支持权限控制，限制用户对档案的访问权限；- 提供日志记录和审计功能，跟踪档案管理操作；- 支持档案的数字化处理，如扫描、OCR等。
2.2 功能概述- 用户管理：支持用户注册、权限管理和用户角色定义；- 档案管理：包括档案、分类、存储、检索和删除等功能；- 权限管理：设置档案的访问权限，确保只有授权用户能够访问档案；- 日志记录：记录用户的操作日志，包括档案的、删除等；- 备份与恢复：定期备份档案数据，并提供数据恢复功能；- 数字化处理：支持档案的扫描、OCR识别、关键词提取等功能。
3.系统设计3.1 架构设计系统采用客户端-服务器架构，客户端通过网络与服务器通信，实现对档案的管理和访问。
3.2 数据库设计系统使用关系型数据库管理档案数据，包括档案元数据、权限信息、用户信息等。
3.3 安全设计- 用户认证：用户在登录时需要提供有效的用户名和密码进行认证；- 权限控制：根据用户角色和权限设置，限制用户对档案的访问权限；- 数据加密：对敏感数据进行加密，确保数据在传输和存储过程中的安全性；- 防止未授权访问：通过网络安全措施防止未授权用户访问系统和档案数据。
4.测试方法4.1 单元测试对系统的每个功能模块进行单元测试，确保各功能的正确性和稳定性。
4.2 集成测试将各功能模块进行集成，测试系统的整体功能和协调性。
档案整理及数字化技术参数要求一、档案交接供应商与采购人需各派出一名人员作为项目实体档案领取和归还的唯一交接人员，在交接过程当中必须做到清点数据清楚并建立登记台账确保双方权利，原则上是当天领取档案当天实施当天归还。
二、档案整理档案整理是在档案扫描之前，对档案进行整理的过程。
在施工前，档案在数字化前应确保整理规范，符合整理标准由加工方与客户方确认档案整理标准和扫描标准，包括页面级别的定义要求，并且形成书面材料，双方签字后备档。
三、拆档不去除装订物影响扫描工作进行，且装订拆除后可复原的档案，可拆除装订物进行数字化。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。
四、档案分类、排序分类:排序主要参照《干部人事档案材料分类排序说明一览表》执行企业职工档案内容和分类：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。
排列—参照干部排列要求：按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料；按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。
其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；第九类材料可根据档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。
按材料性质相对集中排序的方法是：工资情况的材料、任免材料、出国、出境材料、其他材料。
数字档案馆建设标准和规范
1、数据安全
（1）建立责任体系，明确质量管理、安全保护责任，建立完善数字档案馆管理机制；
（2）安装安全防护系统，将应用系统物理与逻辑封闭，形成完整的安全屏蔽；
（3）购买保险实施数据备份，确保数据完整，安全；
2、登记管理
（1）对数字档案馆内数字档案的登记管理，形成完善的数字档案识别机制；
（2）登记数字档案的形态、内容、时间等重要资料，建立数字档案馆资料索引。
3、档案存储
（1）提出完善的数字档案存储规划，将数字档案馆内存储的重要文件以物理的形式
储存；
（2）建立便捷的档案存储管理系统，便于安全存储；
（3）定期检查更新新收集档案，科学规范管理起来。
4、资源共享
（1）经过标准化处理后，将数字档案内容全面共享；
（2）建立系统的资源共享体系，促进资源的共享与交流；
（3）设置提醒机制，定期更新服务。
1、技术硬件设备
（1）确定数字档案馆技术硬件设备类型，与制定工作标准；
（2）安装工作要求，保证功能模块的正确设置；
（3）保障与外部网络接入安全，加强监控。
2、应用系统
（1）根据应用需求，确定好软件类型、功能特性；
（2）提供全面的数据管理技术支撑；
（3）定期升级软件系统，保障高效运行。
3、数据处理与服务
（1）确保统一的档案存储标准，实现快速的归档处理；
（2）实施按需查询服务，加快数据检索；
（3）建立精确的数据统计功能，提升分析报告品质。
4、远程服务
（1）确保远程服务软件系统的安全性；
（2）加强数据传输安全，保障实时传输；
（3）及时应对运行中出现的故障，保障系统稳定。
档案数字化管理规定随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方式已经无法满足现代社会的需求。
数字化管理成为了现代档案管理的发展趋势，以提高工作效率、保护档案安全为目标。
为了规范档案数字化管理，保证其顺利进行，下面制定了档案数字化管理规定。
一、背景和目的档案数字化管理的背景是信息化时代的发展需求和国家对档案管理的要求，其目的是通过数字化技术对档案进行准确、高效、安全的管理，提高档案管理的效率和质量。
二、适用范围本规定适用于各类机关、企事业单位、学校等组织，对其管理的各类纸质档案、电子档案及其他形式的档案遵循数字化管理。
三、档案数字化管理的原则1. 法律合规原则：档案数字化管理必须遵循国家相关法律法规和档案管理制度，确保合法合规。
2. 信息安全原则：档案数字化管理过程中需要注意信息安全和保密，防止档案被非法获取、篡改或销毁。
3. 数据可追溯原则：档案数字化管理应保留操作痕迹和版本记录，确保档案的可追溯性和可控性。
4. 数据完整性原则：档案数字化过程中需要保证数据的完整性，防止数据丢失或损坏。
5. 流程规范原则：档案数字化管理需要制定完善的操作流程和工作规范，确保操作的一致性和规范性。
四、档案数字化管理的要求1. 技术设备要求：档案数字化管理需要配置专业的数字化设备和软件系统，保证对档案的扫描、存储、检索等操作的高效和准确。
2. 数据采集要求：档案数字化管理需要对纸质档案进行扫描、拍摄或录入等方式进行数字化采集，确保数据的真实性和完整性。
3. 索引和标引要求：对数字化档案进行索引和标引工作，建立起档案目录和检索系统，方便用户进行查询和利用。
4. 存储和备份要求：数字化档案需要进行规范的存储和备份，确保数据的安全性和可靠性，避免丢失或损坏。
5. 查询与检索要求：建立起档案数字化管理平台，对各类档案进行分类、整理、编目，实现方便快捷的查询与检索功能。
6. 数据保存和保护要求：对数字化档案进行定期检查和维护，确保数据的保存和长久的可访问性。
数字档案管理系统功能参数及要求10、档案查询：可以多种方式查找自己录入的内容。
11、档案原件导入支持逐条上传档案原件。
已经批量数字化化的档案：针对已经批量数字化的档案可以直接导入本系统。
12、导入导出把已经存在的电子档案可以通过导入接口进入本系统，支持所有关系型数据库、XMLsTXT、EXCEL等数据格式，也可以把本系统的数据以多种格式进行导出备份。
13、档案管理：档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节;是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节；档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大影响。
14、收发文归档：系统应预设专门的收发文管理表，并设有专门的归档按键一键归档至归档文件表。
15、取消归档对错误的归档，档案管理员可以取消，并重新归档。
16、插入归档：归档时如何有漏归的文件，档案管理员可以在指定的地方进行插入归档,插入归档的文件的件号会从指定的地方重新编，后面已经归好档的文件的件号也会自动重新编。
17、档案移交：系统有专门的档案移交功能，支持案卷级和文件级移交，可以一键导出相应的档案移交压缩包并自动命名，名称中应包含移交日期，压缩包中应包含元数据XML文件与档案原件。
18、保管期限鉴定：在档案整理之前可以批量的对保管期限进行鉴定，确定每份文件的保管期限。
19、确定档案分类：按照不同档案的分类标准和本单位分类特色，把档案进行有序的分类存放。
20、归一件：依据档案管理的规范，将需要作为一件存放的多份文件进行归一件操作，如请示和批复归为一件，如整理后发现归一件错误可取消操作。
21、一文一件管理：按照新的《归档文件整理规则》，采用各种分类方案，实现一文一件新的档案管理办法，操作简便。
22、自动组卷：本系统在新增新的立卷方式的同时还应保留旧的立卷方式，便于处理历史记录。
23、修改：支持逐条手动修改和批量自动修改，其中批量自动修改应包括固定值修改、栏目替换、子串替换、查找替换、补足长度、删除空格、重排序号、合并栏目、拆分栏目。
数字化档案馆招标技术要求
一、系统基本要求
1、系统整体架构：要求提供可靠、健壮且可扩展的系统架构，及其设计和实现方案，包括多层结构应用软件、数据库、网络和系统软件设施；
2、统一的系统和网络接口：要求支持任何平台任何浏览器的统一接入技术，使用户
浏览和管理档案均可通用；
3、档案管理：要求提供可以方便地管理档案，包括类型分类、查询、文件系统和统
计分析等功能；
4、安全管理：要求系统采用基于统一认证机制的安全管理机制，行之有效的限制每
个用户对档案和资源的访问或操作、权限模块；
5、文件共享功能：要求系统支持文件共享功能，可以实现档案数字文件的重复上传
和使用；
6、集成建档：要求系统支持多种形式的建档，用户可以在系统中进行自助建档；
7、系统可信性：要求系统设计必须能够保证数据传输的宣城会，确保系统的可靠性
和完备性；
8、可定制功能：要求系统支持可根据不同场景和用户需求扩展定制改进功能，以满
足不同用户群体的需求；
9、日志审计：要求系统支持操作日志的自动记录和审计，用户可以查看系统详细的
操作信息。
第一章总则第一条为规范数字档案系统的运行和管理，确保档案信息的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本系统实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本系统内所有数字档案的收集、整理、存储、利用、鉴定、销毁等各个环节。
第三条数字档案系统应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案信息的完整性，防止档案信息的丢失或损坏。
2. 安全性原则：采用技术手段和物理措施，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和篡改。
3. 可靠性原则：保证档案系统的稳定运行，确保档案信息的准确性和可用性。
4. 高效性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率。
第二章数字档案的收集与整理第四条数字档案的收集应遵循以下要求：1. 收集范围：根据本系统工作需要，收集具有保存价值的各类数字档案。
2. 收集内容：包括电子文件、图片、音频、视频等数字形式的信息。
3. 收集方式：通过数字化转换、网络传输、在线采集等方式进行。
第五条数字档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案的来源、内容、形式等特征进行分类。
2. 编号：对档案进行统一编号，确保档案的唯一性和可追溯性。
3. 归档：按照分类和编号，将档案整理归档。
第三章数字档案的存储与备份第六条数字档案的存储应遵循以下要求：1. 选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等。
2. 采用合理的存储方式，如分布式存储、集中存储等。
3. 定期检查存储设备，确保档案信息的安全。
第七条数字档案的备份应遵循以下要求：1. 定期进行备份，确保档案信息的完整性。
2. 采用多级备份策略，包括本地备份、异地备份等。
3. 备份数据应加密存储，防止数据泄露。
第四章数字档案的利用与鉴定第八条数字档案的利用应遵循以下要求：1. 严格遵守档案保密制度，未经授权不得查阅、复制档案。
2. 提供便捷的查询服务，方便用户快速找到所需档案。
3. 确保档案信息的真实性和准确性。
第九条数字档案的鉴定应遵循以下要求：1. 根据档案的保存价值，对档案进行定期鉴定。
数字档案系统建设标准一、建设目标与原则数字档案系统建设的目标是实现档案信息数字化、档案管理现代化、档案利用网络化。
以提高档案管理效率和水平，更好地服务于单位的工作需要。
建设过程中应遵循以下原则：1.实用性原则：以满足单位实际需求为出发点，选择合适的数字档案系统，确保系统功能与单位实际需求相符合。
2.可靠性原则：保证数字档案系统的稳定性和安全性，确保数据的完整性和可靠性。
3.可扩展性原则：考虑系统未来的发展需求，保证系统可以方便地进行扩展和升级。
4.经济性原则：在满足系统需求的前提下，合理控制建设成本，避免资源浪费。
二、建设标准与规范数字档案系统建设应遵循以下标准和规范：1.国家相关法律法规和政策文件，如《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档和管理规范》等。
2.相关行业标准和规范，如《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价办法》、《电子文件系统通用功能要求》等。
3.单位内部的相关制度和规定，如《档案管理规定》、《电子文件管理制度》等。
三、系统架构与功能数字档案系统应具有以下架构和功能：1.系统架构：采用B/S或C/S架构，方便用户访问和操作。
2.系统功能：包括档案分类、档案整理、档案查询、档案利用、档案统计等功能。
3.权限管理：对不同用户赋予不同的权限，保证系统的安全性和稳定性。
4.数据备份：定期备份数据，防止数据丢失和损坏。
5.系统维护：对系统进行日常维护和升级，保证系统的稳定性和安全性。
四、数据管理及安全数字档案系统应确保数据的完整性和安全性：1.数据完整性：通过数据校验等技术手段，保证数据的完整性。
2.数据安全性：采用加密技术、防火墙技术等措施，确保数据的安全性。
3.数据备份与恢复：定期备份数据，并制定相应的应急预案，确保数据能够及时恢复。
4.数据流向与控制：对数据的输入、处理和输出进行全面控制，确保数据的正确性和合法性。
5.数据生命周期管理：根据数据的生命周期，对数据进行分类管理和保存，确保数据的长期保存和使用。
档案数字化工作要求
随着技术的飞速发展，档案数字化的需求也日益增多。
作为档案管理工作的核心部分，档案数字化工作意义重大。
档案数字化不仅仅是将纸质档案转换成数字档案，还包括其他工作，如数据采集、存储和管理等。
因而，从完善档案管理角度出发，本文就档案数字化工作的具体要求和实施过程进行详细阐述。
首先，档案数字化工作应从采集和存储两个方面出发。
采集方面，需要按照档案的类别、重要程度和现实需要，合理配置采集设备，完善采集系统和标准，有效提高工作效率；其次，存储方面，应根据档案的类别、重要程度和现实需要，按要求整理、存储和管理档案，保证档案的稳定性和安全性。
其次，档案数字化工作应强调信息化建设。
在此过程中，需要建立一套完善的档案信息系统，以支持档案管理系统的运行，并通过完善的数据处理流程，实现档案信息的可视化、检索化和标准化，使档案管理工作真正实现自动化和智能化。
此外，档案数字化工作还需要重视技术人员的培训和管理工作。
也就是说，应根据档案数字化的实际需求，合理安排技术人员的培训，使其掌握关于档案管理信息系统技术和经验，并重视技术人员管理，改善现有的技术人员管理制度，以保证档案数字化工作的高质量、高效率完成。
最后，档案数字化工作还需要注重重大文件的安全存储和备份工作。
一方面，应重点关注重大档案的安全性，并采用相应的保密措施；
另一方面，应建立专业的备份机制，并结合数据完整性、安全性、及时性三个指标，保障档案的稳定性和完整性。
综上所述，档案数字化工作必须按照上述要求进行，以使得档案管理工作真正实现质量更高、效率更高的发展。
以此为保障，可以有效提高档案管理的效率和质量，为档案管理工作提供全面有效的保障。
技术要求一、项目背景及信息化现状（一）项目的建设背景随着技术的发展、社会的进步，德清县国土资源局在工作过程中产生了大量各类介质的原始材料，主要以纸制档案为主，由于工作中需要经常查阅相关的档案，这种以纸张介质为载体的档案查阅耗时、费力，导致工作效率低下，因此，必须将这些不同介质的原始材料实现数字化转换和处理，适合于信息时代的数字化管理及信息的共享。
目前德清县国土资源局不仅需要解决纸制材料的数字化转换和处理，还需要对数字化的电子档案资源进行有效管理，提供方便的档案查询和利用。
因此，本项目所用的档案管理系统软件要求具有极强扩展性并能适应各种复杂需求的档案解决方案，对档案扫描、档案管理、档案查询等功能，可以利用系统自由定义功能定制。
档案管理系统需要建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字手段，以高度有序的综合档案管理信息资源为处理核心，以高速带宽通信网络为技术设施的大规模、分布式数字信息系统。
其功能涵盖对档案的数字化加工、数字档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。
包括统一平台基础之上的多个分布式的、大规模的、具有可互操作的电子档案资源管理系统。
（二）德清县国土资源局信息化现状信息化建设采取总体规划、分步实施、网络平台建设结合基础应用开发的技术路线，经过几年的建设，德清县国土资源局已经建立了包括6台IBM服务器、1套EMC光纤磁盘阵列、1套磁带库及由思科网络设备组成的高性能千兆局域网络。
二、项目内容德清县国土资源局本次档案信息化建设招标主要分为两大部分内容，进行统一招标：（一）德清县国土资源局数字档案管理系统定向开发（二）德清县国土资源局纸质档案的数字化加工：待加工档案总数为9.5万卷宗（300万页）三、档案数字化项目技术要求（一）档案管理系统建设原则1、先进性在保证系统实用、稳定的前提下，适当采用先进成熟的主流技术，符合今后的发展方向，延长系统的生命周期，在软件开发思想上，严格按照软件工程的标准和面向对象的理论来设计、管理和开发。
2、实用性系统应满足工作流程合理、直观、操作简单、易于使用，即实用性原则。
本系统将实现档案扫描、数据管理、查询统计、数据交换应用等日常管理功能，优化的系统结构和完善的数据库系统，完善灵活的查询与统计功能，友好的用户界面等。
3、可扩展性系统采用在总体框架基础上挂接实现业务功能子系统的模式，实现数据的自动流转，并且这个模式本身具有高度的灵活性和可扩展性。
在规定的业务规范范围内，能够机动、灵活地更改业务内容，增删业务处理程序，改变相关报表及统计信息，并能够为后续系统扩展和功能完善增加组件设置接口，使得数据更新简便和系统升级容易，保证系统的可持续发展和强大的生命力。
由于国土资源管理工作的法律、法规和政策随着社会经济建设发展会作相应的调整，要求系统应具有良好的动态性与可扩展性，能够依据实际工作情况作一定程度的动态修改、扩充和调整，并保证调整前后应用过渡的平稳性，能以零编码扩展实现相关表单、字段、报表等的变化。
4、兼容性选择符合国家和浙江省标准的软、硬件平台，基于组件式、模块化的设计思想和开发方法（部分功能采用底层开发），对现有各种异构数据源在进行数据有效性检验后通过适当的修改被系统接受，与当前业务人员使用的MS Word、MS Excel等通用软件兼容，实现数据交互。
系统实施要在形成高度统一和集成的系统解决方案基础上，整合现有的网络资源和数据资源，对已经建成的基础设施和数据资源，在本系统建设中要充分加以利用。
在基础数据库和业务系统建设中，要注重系统之间的衔接，切实保障系统之间的信息资源共享，避免重复建设，最大程度发挥现有各类资源的效益，保护已有的投资。
5、安全性系统应遵循安全性原则，可建立较为严密的访问分级、数据加密、电子身份验证等机制，并通过手工、定期自动等方式进行多途径数据备份，在保证系统用户权限合法性的同时，保证数据的准确、不易破坏和不易泄密。
系统建设中应充分考虑分级联网及与外网衔接中的应用操作与信息访问安全问题。
6、系统性地籍、土地利用、OA、档案等相关数据要素之间关系错综复杂，综合分析业务内涵和数据要素之间的关联，充分考虑各系统之间的接口、数据调用的问题，保证系统具有较好的关联性、整体性和一致性。
7、规范性一是技术上要符合国家和国土行业信息化建设的规范，要有能与采购方其他系统实现对接和数据相互调用的功能，同时能随关键技术的发展不断升级，始终保持先进性和适用性；二是外观上要符合采购方的相应要求，做到美观、大方、大气、庄重；三是作为综合档案管理工作的专业平台，反映业务工作内容上要符合档案工作规范，无论术语、符号、格式、数据关系，还是法律、法规、政策规定的其他内容，都要严格符合专业要求。
（二）档案管理系统总体技术要求1、系统架构要求系统采用三层体系结构：整个系统的设计框架应该基于三层体系结构，将逻辑业务层、应用处理层和数据层分开，提高系统的管理性能。
应用查询模块必须采用B/S架构，应用程序除操作系统外不依赖任何第三方软件、中间件、硬件；管理模块和扫描加工模块可以采用B/S架构或C/S架构。
2、数据库要求本项目可采用SQL Server 2005或者Oracle数据库。
3、应用服务器要求应用服务器采用IBM Websphere，但也支持选择WebLogic，Tomcat等其它J2EE应用服务器。
4、操作系统要求服务器操作系统采用Windows Server 2008，兼容Windows Server 2003；客户端适用Windows XP、Windows VISTA等操作系统。
（三）档案管理系统功能模块要求档案管理软件必须具备以下功能1、档案管理模块功能要求（1）档案分类管理功能I、可根据国土资源管理工作实际情况，自行增设档案分类。
II、灵活增加同级类目、增加下级类目、编辑当前级分类及修改当前分类，并能体现出隶属关系。
III、根据各组织机构的信息资料类别进行分级管理，可编辑信息资料类别的属性；具有信息分类属性的继承功能，方便查找档案。
按照档案分类大纲，德清县国土资源局档案卷宗主要分以下几个类别：业务类：地籍管理、国有、集体建设用地、土地估价、土地监察、土地利用规划、土地整理、土地出让、转让、土地详查、农村私人建房用地、矿产管理等类别；文书档案类：含文秘、劳动人事、党群、纪检、行政、政策法规；会计档案：含报表、账簿、凭证等；特种载体档案：含照片、声像、磁介质档案、实物等；（2）密级管理功能秘级可以根据国土局实际情况，根据用户业务情况，自行设置。
档案的密级等级分别为公开、秘密、机密、绝密四个保密等级。
（3）保管期限管理功能保管期限可以根据国土局实际情况，根据用户业务情况，自行设置。
保管期限分为永久、长期、定期（10年、30年）。
（4）组织机构管理功能可以根据国土资源局的实际情况，组织机构是可以自由增加、修改和删除的，结合需求建立自上而下的树状组织结构，可以创建子部门，在组织机构发生变化时也可以随需要进行修改。
（5）角色管理功能角色是从现存的各组织机构中选择具有相同权限的人员的一个组，以方便授权（例如系统管理员、扫描人员、质检人员、查询人员等）。
在系统中，角色也是可以根据需要可以自由增加、修改和删除的。
（6）人员管理功能在系统中，可灵活定义人员属性，增加、修改和删除人员，并且根据需要可以更换部门，方便处理人员调动部门的情况，人员的相关权限具有同步变更性，人员可以单独分配权限，也可以属于某个角色，满足机构重组的需要。
（7）字段管理功能无须再进行程序开发，可以灵活自由定义字段名称、字段类型（如日期型、字符型、数字型等）、字段长度等属性，通过一定的字段组合，满足不同的国土档案业务类型。
（8）属性录入界面管理功能兼容扫描加工模块中的属性录入（详细内容见描加工模块功能要求），支持属性字段的自定义。
按照需要，提供人性化的表单输入界面设置功能：设置哪些字段需要录入，哪些排在前面，哪些排在后面，录入框的长度和高度，哪些需要多行显示等。
（9）权限管理功能完善严密的授权机制，针对不同的档案分类，为不同的用户赋予相应的权限；只有经过授权的用户才能使用本系统；必须提供用户分层权限管理，角色授权，人员授权，权限申请和审批，条件授权，临时授权，字段隐藏，代理管理员等各种权限管理功能，满足灵活授权的功能。
所有涉及到用户密码的信息全部采用加密方式存储。
（10）日志管理功能提供系统日志、业务日志、数据库日志、操作员日志、管理员日志等详尽的信息。
对涉密数据的查询需要有查询记录日志，从该日志中可以获取查询人、查询内容、查询计算机基本信息等情况。
（11）其他功能要求包括数据导入导出、一文一件管理、未归档文件管理、卷内文件管理、归档文件管理、案卷管理、复制、粘贴、修改(单个/批量)、智能检索、排序、报表、统计、组卷、拆卷、调整文件顺序、档号自动生成等功能。
1）、提供灵活的报表、统计表设计功能，可以对档案业务进行不同角度的统计，如根据统计类别、案卷年度、保管期限和案卷类别等来统计。
也可以根据需要自行设计报表。
如可以设计档案列表、案卷目录表、卷内文件列表等。
设计好的报表格式可以保存，以便重复使用，报表设计方法能兼容MS Excel的操作方式。
2）、同时实现电子影像文件原件的出入库管理和存放，统计原始档案借阅情况。
主要包括：借阅管理、档案存放管理。
借阅管理是对档案原件的借阅/归还、销毁等情况进行记录和管理的过程。
档案存放管理是记录档案在档案库房的实际存放位置(库房号、架号、排号、盒号)的管理，用来快速找到相对应的纸质档案原件。
2、应用查询模块功能要求查询浏览应提供BS查询浏览方式，BS查询使用IE浏览器即可使用查询功能，适合于一般用户的查询使用。
用户通过网络连接档案管理系统，可以不受地理位置和时间的限制，按照分配权限方便快捷地进行查询。
各类检索功能让每个用户能轻松找到想要的文档，各种排序功能让信息显示更有序化，分组功能对数据进行分组显示，让用户一目了然。
能根据各种检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率、快速查询的要求；能根据用户需要设置检索条件；能对查询结果进行显示、排序、保存、打印输出等技术处理。
（1）单项查询功能对条目属性(如：归档编号，土地使用者，土地坐落，宗地号，证书号，发证日期，权属性质，申请编号，使用权类型面积等……)进行检索，并且提供精确查询、模糊查询、匹配前面、匹配后面等查询选项。
比如：需要检索“档案号”为“C41-3-1-1”的地籍个人资料，则在“档案号”录入框中输入“C41-3-1-1”即可。
一般情况下，单项查询只用于“归档编号”等具有唯一值的查询，如果对“土地使用者”等进行单项查询，有可能会出现多个具有相同“土地使用者”的档案，像这种情况可以使用“复合查询”。
