公文材料编写模板

行政机关公文格式

前 言

本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T 9704－1988进行修订。本标准相对GB/T 9704－1988作如下修订：

（1）将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》；

（2）删去原标准中的引言部分；

（3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释；

（4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去国内16开型纸张的相应说明；

（5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整；

（6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明；

（7）增加了公文用纸的主要技术指标；

（8）增加了印刷和装订要求；

（9）增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号；

（10）增加了主要公文式样。

本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致。

本标准为第一次修订。 本标准由国务院办公厅提出。

本标准起草单位：中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。

本标准主要起草人：孟辛卯、房 庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。

1 范围

本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB 148－1977 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

3 定义

本标准采用下列定义。

3.1 字 Word

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3.2 行 line

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。

常见公文写作格式与范文

公文格式 （函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一

函的写作格式

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

二、函的特点

（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

—１— 一、决 定

001．重要事项决定

××××公司关于××××××（事由）

的决定

××××（主送单位)：

为了××××××（目的），根据××××××(依据)，经研究，决定××××××（决定事项)。

一、××××××。

二、××××××.

三、××××××.

……（决定的具体内容)

（印章）

××××年×月×日

—２—

002．嘉奖决定

××××公司关于表彰×××的决定

××××（主送单位）：

最近,××××××（被表彰人员或单位的事迹）。××××××（被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神）。

为了×××××× （表彰目的），根据×××××× （表彰依据），决定对×××等予以表彰（或授予××× 等×××××× 称号）。

希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。

附件：表彰名单

（印章）

××××年×月×日

—３—

003．处分决定

××××公司关于对×××处分的决定

××××（主送单位）：

最近，××××××（违规违纪事实）。×××××× （造成的危害和产生的不良影响)。

根据××××××（处分依据），为了××××××（目的主旨）,

经研究，决定给予×××（受处理的人或单位）××××××（处分决定）的处分。

（印章）

××××年×月×日

—４—

二、通 知

004．指示性通知

关于××××××(拟采取措施)的通知

××××（主送单位）：

近期，××××××（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）.××××××(指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据××××××（依据），为了××××××(目的主旨），经研究，决定××××××（拟采取措施），现就有关事项通知如下:

一、××××××。

二、××××××。

三、××××××。

……(通知的具体内容）

××××××（提出希望和要求)。

(印章）

—５— ××××年×月×日

005．周知性通知

国家行政机关各类公文格式

和写作范例

目 录

国家行政机关公文格式 .................................................................................................... 1

前 言 ....................................................................................................................... 1

1 范围......................................................................................................................... 1

2 引用标准.................................................................................................................. 1

3 定义......................................................................................................................... 1

4 公文用纸主要技术指标............................................................................................. 2

5 公文用纸幅面及版面尺寸 ......................................................................................... 2